Peretasan Produktivitas untuk Membantu Anda Menangani Daftar Pekerjaan Pemasaran Konten Anda

Tidak ada orang yang cukup diberkati untuk hanya duduk dan langsung mengeluarkan postingan blog atau skrip untuk video penjelasan. Pembuatan konten membutuhkan waktu, tenaga, dan pengaturan – belum lagi energi mental yang terlibat.

Setelah berada di sana dan melakukan itu, saya dapat mengatakan, saya telah mencoba semuanya.

Saya telah mencoba teknik Pomodoro, jurnal peluru, dan, pada titik tertentu, bahkan menggunakan papan tulis untuk melacak tugas saya.

Saya telah menggunakan Trello, Monday, dan Notion dan mencoba versi DIY dari alat ini.

Masalahnya, saya masih belum bisa mencentang semua yang ada di daftar tugas saya tanpa melupakan sesuatu atau melewati garis waktu.

Itu sampai saya menemukan peretasan produktivitas yang mengubah segalanya.

Saya menyebutnya Matriks Eisenhower.

Anda dapat menggunakan sistem ini untuk tetap di atas tugas, mendelegasikan tugas, menjadwalkan waktu Anda, menindaklanjuti tugas, dan merencanakan masa depan, semuanya dalam satu gerakan.

Cepat, sederhana, dan tidak memerlukan alat mewah.

Siap mencobanya? Mari kita mulai.

Apa itu Matriks Eisenhower?

Ini adalah teknik produktivitas yang pertama kali dikembangkan oleh Presiden Dwight Eisenhower, Presiden ke-34 Amerika Serikat.

Sistem ini membantu memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingan.

Tugas mendesak tidak penting; tugas-tugas penting tidak mendesak.

Matriks Eisenhower membantu Anda membedakan antara keduanya dan merencanakan waktu Anda sesuai dengan itu.

Itu terdiri dari empat kuadran: Mendesak & Penting, Tidak Mendesak & Penting, Mendesak & Tidak Penting, dan Tidak Mendesak & Tidak Penting.

Anda bisa mulai dengan menggambar sumbu X dan Y pada selembar kertas untuk membuat empat kuadran, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

Tempatkan sumbu x di atas sumbu y sehingga membentuk huruf terbalik L.

Setelah matriks diatur, plot tugas Anda ke kuadran yang sesuai.

Sumbu Y mencakup tingkat kepentingan, dengan "tidak penting" di bagian bawah dan "penting" di bagian atas.

X-Axis mencakup urgensi, dengan "mendesak" di sisi kiri dan "tidak mendesak" di sisi paling kanan.

Setiap kotak memiliki label yang berfungsi sebagai isyarat untuk tindakan tertentu:

• Jika tugas itu mendesak dan penting (kuadran satu), Anda harus segera mulai mengerjakannya.
• Jika tugas itu tidak mendesak dan penting (kuadran dua), Anda harus memutuskan kapan mengerjakannya. Jadwalkan waktu untuk mengerjakannya sebelum seseorang mengisinya sebagai tugas mendesak.
• Jika tugas itu mendesak tetapi “tidak penting” (kuadran tiga), Anda harus mendelegasikannya kepada orang lain.
• Dan terakhir, jika tugas tersebut tidak mendesak atau penting (kuadran empat), Anda harus melupakannya. Anda dapat menghapus atau mengarsipkannya.

Meskipun Anda dapat menggunakan Matriks Eisenhower untuk merencanakan hari, Anda dapat membuat matriks untuk tim Anda atau satu bulan atau satu tahun penuh.

Setelah Anda menguasainya, Anda dapat memprioritaskan tugas dan merencanakan waktu Anda secara efektif.

Manfaat Menggunakan Matriks Eisenhower untuk Peretasan Produktivitas

Jadi, bagaimana Matriks Eisenhower membantu pembuatan konten?

• Anda dapat memecah tugas kompleks menjadi bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.
• Anda dapat memecah tugas kompleks menjadi bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Anda dapat memprioritaskan tugas dan fokus pada tugas yang paling penting terlebih dahulu.
• Memungkinkan Anda mengkategorikan dan memberi peringkat tugas. Anda dapat mengatur tenggat waktu dan melacak kemajuan untuk menghindari kehilangan tugas atau tenggat waktu penting.
• Ini membantu mengurangi stres dan kecemasan dengan menciptakan struktur tugas yang terorganisir.
• Anda dapat mendelegasikan tugas dan meluangkan waktu untuk tugas lain.
• Dan Anda dapat merencanakan dan membuat perubahan pada matriks sesuai kebutuhan. Matriks Eisenhower adalah alat yang hebat untuk pembuat konten karena membantu mereka tetap teratur dan fokus.

Kapan Anda Harus Menggunakannya?

Anda dapat menggunakan Matriks Eisenhower untuk tugas apa pun. Apakah membuat konten, merencanakan kampanye pemasaran, atau mengatur waktu Anda, matriks membantu Anda memprioritaskan dan fokus pada tugas-tugas penting.

Berikut adalah beberapa skenario yang dapat berguna:

• Ketika Anda memiliki banyak tugas dan tidak tahu harus mulai dari mana.
• Saat Anda perlu menetapkan prioritas dan tenggat waktu untuk tugas.
• Ketika Anda memiliki terlalu banyak ide tetapi tidak tahu mana yang harus dikejar terlebih dahulu.
• Ketika Anda merasa kewalahan dan perlu mengambil langkah mundur.
• Meningkatkan dan meningkatkan keharmonisan antar anggota tim
• Untuk manajemen waktu dan perencanaan yang lebih baik
• Saat Anda ingin membuat struktur tugas yang terorganisir

Apa 4 Tingkat Prioritas Tugas?

Empat tingkat prioritas tugas adalah:

Level 1 – Tugas Penting (Penting dan Mendesak)

Tugas-tugas ini dianggap mendesak dan sensitif terhadap waktu. Jika Anda bekerja dengan tim, tim tersebut seharusnya menghentikan semua hal lain yang mereka lakukan dan fokus pada tugas-tugas ini terlebih dahulu. Tugas-tugas ini menimbulkan risiko bagi bisnis jika tidak segera diselesaikan.

Level 2 – Tugas Prioritas Tinggi (Penting tapi Tidak Mendesak)

Tugas-tugas ini penting tetapi tidak sensitif terhadap waktu. Tugas ini harus dijadwalkan sesegera mungkin dan diselesaikan tepat waktu, tetapi tidak menimbulkan risiko yang sama dengan tugas tingkat 1. Namun, mereka harus dilakukan dalam waktu satu minggu atau lebih.

Level 3 – Tugas Netral (Tidak Penting tapi Mendesak)

Tugas-tugas ini tidak begitu penting tetapi masih harus diselesaikan. Tugas-tugas ini dapat menunggu beberapa hari tetapi pada akhirnya harus tetap dilakukan.

Yang terbaik adalah mendelegasikan tugas-tugas ini kepada orang lain atau melakukan outsourcing. Misalnya, Anda perlu mengubah situs web Anda, tetapi tugas tersebut tidak sepenting tugas lainnya. Anda dapat mendelegasikan tugas ini ke pengembang web atau melakukan outsourcing.

Level 4 – Tugas Tidak Penting (Tidak Penting dan Tidak Mendesak)

Tugas-tugas ini tidak penting dan dapat menunggu beberapa hari atau minggu. Anda dapat menghapus atau mengarsipkan tugas ini karena tidak diperlukan.

Misalnya, jika Anda memiliki ide untuk postingan blog yang tidak terikat waktu (level 4 empat), Anda dapat memprioritaskan tugas lain terlebih dahulu dan kembali ke postingan blog ini nanti saat tidak ada lagi yang harus dilakukan.

Sekarang setelah Anda mengetahui dasar-dasar Matriks Eisenhower, saatnya mengatur dan menangani daftar tugas pemasaran konten Anda.

Bagaimana Anda Memprioritaskan Tugas?

Jadi, bagaimana Anda memprioritaskan tugas?

Cantumkan Semua Tugas Anda:

Langkah pertama adalah mencatat semua tugas Anda. Itu bisa termasuk tugas-tugas seperti membuat konten, merekam video, mengoptimalkan posting blog, dan banyak lagi.

Anda dapat membuat spreadsheet atau tabel atau menggunakan alat yang lebih canggih seperti KanbanFlow.

Atau Anda bisa menuliskannya menggunakan pena dan kertas.

Identifikasi Bobot dan Kriteria Setiap Tugas:

Selanjutnya, identifikasi bobot dan kriteria setiap tugas. Idenya adalah untuk membandingkan rasio input vs output dari setiap tugas. Ini akan membantu Anda menentukan tugas mana yang lebih bermanfaat dan harus diprioritaskan. Misalnya, membuat konten baru mungkin membutuhkan waktu lebih lama daripada mengoptimalkan posting blog, tetapi mungkin memiliki nilai pengembalian yang lebih tinggi.

Tentukan Tingkat Urgensi:

Setelah Anda mengidentifikasi bobot dan kriteria setiap tugas, langkah selanjutnya adalah menentukan tingkat urgensi untuk setiap tugas. Apakah beberapa tugas harus segera diselesaikan? Bisakah beberapa tugas menunggu beberapa hari atau bahkan berminggu-minggu? Itu akan membantu Anda memutuskan tugas mana yang harus masuk ke level mana dari Matriks Eisenhower.

Buat Rencana dan Tetapkan Batas Waktu:

Sekarang saatnya merencanakan dan menetapkan tenggat waktu untuk setiap tugas. Tentukan berapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk setiap tugas dan kemudian tetapkan tenggat waktu untuk menyelesaikannya. Pastikan untuk menambahkan buffer waktu jika terjadi sesuatu yang tidak terduga.

Menganalisis Matriks Selesai:

Setelah Anda menyelesaikan matriks, saatnya menganalisis tugas Anda. Anda harus meninjau setiap tugas dan memastikannya berada pada tingkat urgensi yang tepat. Jika suatu tugas harus berada pada tingkat urgensi yang lebih tinggi, pindahkan ke atas daftar dan sesuaikan tugas lainnya.

Cara Membuat Matriks Eisenhower di alat pencatat Microsoft OneNote

Berikut panduan langkah demi langkah tentang cara membuat Matriks Eisenhower di OneNote:

Langkah #1: Siapkan Axis

Anda dapat memberi label halaman sebagai "Matriks Eisenhower".

Selanjutnya, beri label sumbu x Anda sebagai "Mendesak" dan "tidak mendesak". Pastikan untuk meninggalkan ruang yang cukup di antara kedua kata tersebut.

Kemudian beri label sumbu y Anda sebagai "Penting" dan "tidak penting". Sekali lagi, sisakan ruang yang cukup di antara kedua kata tersebut untuk menambahkan tugas Anda.

Layar yang dihasilkan akan terlihat seperti ini:

Kiat Pro: Gunakan font gaya Judul untuk label sumbu agar menonjol dan lebih mudah dibaca.

Langkah #2: Beri label Kuadran

Identifikasi kuadrat dengan memberi label masing-masing dari empat kuadran. Beri label kuadran kiri atas sebagai "Lakukan", kiri bawah sebagai "Delegasikan", kanan atas sebagai "Jadwalkan", dan kanan bawah sebagai "Hapus".

Di bawah setiap kuadran, klik dan gerakkan kursor Anda ke fungsi “to do” (ikon dengan tanda centang merah di dalam kotak) sebelum heading. Klik ikon "untuk melakukan".

Seharusnya terlihat seperti ini:

Kiat Pro: Gunakan font gaya "judul 2" untuk label kuadran agar lebih mudah dibaca.

Langkah 3: Tambahkan Tugas Anda

Sekarang saatnya menambahkan tugas Anda.

Tuliskan semua tugas di bawah kuadran yang sesuai.

Misalnya, Anda dapat menulis "Pos blog tentang pemasaran konten" di bawah kuadran "Lakukan".

Dengan setiap tugas baru yang Anda tambahkan, klik fungsi "to do" untuk menambahkan kotak centang dan tandai sebagai selesai setelah selesai.

Kiat Pro: Gunakan font gaya "tubuh" untuk label tugas agar lebih mudah dibaca.

Anda dapat menarik tugas-tugas ini dari catatan tempel, buku catatan, potongan kertas, catatan telepon, daftar, email, dan lainnya.

Langkah 4: Pindahkan Tugas Anda ke Kuadran yang Sesuai

Saat Anda mengerjakan tugas, pindahkan ke kuadran yang berbeda. Misalnya, pindahkan tugas ke kuadran “Lakukan” jika mendesak dan penting.

Jika tugas tidak mendesak tetapi penting, pindahkan ke kuadran “Jadwalkan”.

Setelah Anda memindahkan tugas, centang daftar Anda—dengan begitu, Anda tahu tugas mana yang telah diselesaikan dan mana yang masih tertunda.

Idenya adalah untuk memprioritaskan tugas-tugas di kuadran pertama dan mengerjakan kuadran lainnya.

Jika Anda tidak dapat menyelesaikan tugas di "DO" hari ini, pindahkan ke kuadran lain.

Langkah pertama adalah memasukkannya ke dalam kuadran "putuskan" dan menjadwalkannya untuk kemudian hari.

Dan terus pantau kemajuan Anda dan sesuaikan jadwal yang sesuai.

Langkah 5: Ambil Tindakan

Bagian terindah tentang menggunakan OneNote untuk membuat matriks Eisenhower adalah kemampuan untuk menambahkan tag ke tugas Anda.

Anda dapat mengklik kanan tugas dan memberinya tag. Pilihan Anda termasuk menandai tugas sebagai "penting", "ingat untuk nanti", "definisi", atau "pertanyaan".

Menandai tugas sebagai "penting" akan menambahkan bintang emas di sebelah kotak centang. Ini adalah pengingat bahwa ini adalah tugas penting yang harus diselesaikan terlebih dahulu.

Kiat Pro: Gunakan kode warna untuk membedakan proyek atau tema yang konsisten, seperti kolega, proyek, atau tugas.

Langkah 6: Buat Aturan Anda dan Ikuti Mereka

Saat Anda membuat matriks, ingatlah bahwa penting untuk menetapkan dan mengikuti aturan.

Agar matriks Anda tetap dapat dikelola, berikut adalah beberapa aturan sederhana yang dapat Anda ikuti:

Simpan Semua Tugas di Satu Halaman

Menggunakan banyak halaman untuk tugas Anda bisa membingungkan dan menghabiskan waktu. Simpan semua tugas di satu halaman, sehingga terlihat dan mudah dikelola.

Jika daftar tugas Anda terlalu panjang sehingga sedikit keluar dari halaman atau layar, mungkin Anda harus mempertimbangkan untuk merevisi dan memprioritaskannya kembali.

Lihat apakah Anda dapat mendelegasikan, menghapus, atau menjadwalkan tugas apa pun di daftar Anda.

Saya tahu apa yang Anda pikirkan: "bagaimana jika semua tugas harus diselesaikan?"

Nah, itu sebabnya Anda harus memprioritaskan tugas Anda dan fokus pada tugas yang paling penting terlebih dahulu. Ingat, Anda hanya dapat melakukan banyak hal dalam sehari.

Batasi Prioritas Anda pada Tiga Tugas Sehari

Jangan membebani diri sendiri. Pertahankan prioritas Anda seminimal mungkin dan fokus untuk menyelesaikannya satu per satu.

Mencoba melakukan terlalu banyak hal sekaligus dapat menyebabkan kebingungan dan frustrasi.

Jaga agar daftar tugas Anda tetap fokus dan lugas untuk menjadi produktif tanpa merasa kewalahan.

Menempatkan tugas di kuadran "Lakukan" tidak berarti semuanya harus diselesaikan hari ini. Ini berarti bahwa tugas-tugas di kuadran ini harus diprioritaskan saat menjadwalkan hari Anda.

Jika Anda memiliki tugas mendesak dan penting yang harus diselesaikan hari ini, pindahkan yang lainnya ke kuadran "Putuskan" dan "Delegasikan". Pastikan semua orang tahu bahwa Anda tidak tersedia sampai Anda menyelesaikan tugas yang ada.

Ini juga membantu memblokir kalender hari itu sehingga tidak ada rapat atau panggilan yang dapat ditambahkan.

Pindahkan Tugas yang Didelegasikan ke Halaman Terpisah

Setelah Anda mendelegasikan tugas, jangan lupa untuk memindahkannya dari kuadran “Delegasikan” ke halaman terpisah. Itu akan membantu menjaga matriks tetap teratur dan fokus.

Dengan membuat halaman terpisah untuk tugas yang didelegasikan, Anda dapat dengan mudah memantau kemajuannya dan memastikannya selesai tepat waktu.

Buat Sendiri

Sekarang setelah Anda mengetahui cara membuat matriks Eisenhower di OneNote, sesuaikan untuk menjadikannya milik Anda sendiri.

Anda dapat menambahkan kode warna, tag, tenggat waktu, gambar—apa pun yang membantu Anda mengelola dan memprioritaskan tugas dengan lebih baik.

Buat Halaman Kemenangan

Ingin melacak kemajuan Anda? Buat halaman kemenangan dan tuliskan setiap tugas yang Anda selesaikan.

Setiap tugas yang diselesaikan harus dipindahkan ke halaman kemenangan. Itu akan memberi Anda rasa kepuasan dan pencapaian, membuat matriks lebih menyenangkan untuk dikerjakan.

Plus, Anda akan memiliki daftar keberhasilan untuk direnungkan kapan pun Anda merasa belum cukup produktif.

Plus, saat kosong, itu bisa berfungsi sebagai pengingat untuk kembali ke jalur dan menyelesaikan apa yang Anda mulai.

Beristirahatlah Untuk Tetap Termotivasi

Jangan lupa istirahat sesekali. Beristirahat memungkinkan Anda tetap fokus dan termotivasi saat menangani tugas pemasaran konten Anda.

Jalan-jalan, minum kopi, tidur siang, atau duduk santai dan pikirkan apa yang telah Anda lakukan.

Istirahat singkat ini dapat membantu merevitalisasi pikiran dan mendorong Anda untuk menyelesaikan tugas.

Masalah dengan Matriks Eisenhower

Gagasan inti di balik matriks Eisenhower adalah memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingan.

Namun, pendekatan ini memang memiliki keterbatasan.

Mari kita lihat beberapa di antaranya:

#1.Itu tidak memperhitungkan konteks

Matriks Eisenhower tidak mempertimbangkan konteks atau lingkungan tempat tugas dilaksanakan.

Misalnya, tidak mempertimbangkan dampak tenggat waktu atau faktor eksternal lain yang mungkin memengaruhi tugas yang sedang dikerjakan.

#2.Tidak Ada Penyelarasan pada Kriteria

Orang mungkin sering memiliki kriteria berbeda saat memutuskan tugas apa yang harus diprioritaskan.

Oleh karena itu, Matriks Eisenhower tidak dapat menjamin bahwa setiap orang akan menyetujui tugas mana yang harus diprioritaskan.

Ingat, pelanggan harus menjadi pusat dari semua keputusan. Tetapi juga membantu untuk mempertimbangkan sumber daya yang tersedia, garis waktu, dan faktor lain untuk membuat keputusan yang tepat.

#3.Tidak berfokus pada masa depan

Matriks Eisenhower dirancang untuk membantu mengelola tugas yang perlu diselesaikan sekarang, tetapi tidak efektif dalam membantu Anda merencanakan masa depan.

Meskipun Anda dapat menggunakan matriks untuk merencanakan tugas Anda, matriks tersebut tidak memberi Anda pandangan yang akurat tentang masa depan.

Untuk memahami apa yang ada di depan, Anda juga harus mempertimbangkan faktor lain, seperti tren, umpan balik pelanggan, dan persaingan.

#4.Tidak Ada Proses untuk Menetapkan Bobot

Matriks Eisenhower juga tidak memiliki proses untuk menetapkan bobot tugas.

Memutuskan tugas mana yang harus diberi prioritas lebih dari yang lain bisa jadi sulit dan membutuhkan pertimbangan yang cermat.

5. Tidak Ada Sistem untuk Memantau Kemajuan

Matriks Eisenhower tidak menyediakan sistem pemantauan.

Ini hanya dapat digunakan untuk memprioritaskan tugas, tetapi tidak memberikan cara untuk mengukur penyelesaian dan kinerja.

Secara keseluruhan, Matriks Eisenhower masih merupakan alat yang sangat baik untuk mengelola tugas Anda, tetapi memiliki beberapa keterbatasan.

Alternatif untuk Matriks Eisenhower

Jika Anda tidak menyukai matriks Eisenhower, ada cara lain untuk mengelola tugas pemasaran konten Anda.

Berikut lima alternatif lain yang bisa Anda gunakan untuk tetap produktif:

#1.Metode Kanban

Metode Kanban adalah representasi visual dari tugas, dengan kolom untuk "To Do", "In Progress", dan "Done".

Idenya adalah untuk memindahkan tugas dari kolom “To Do” ke kolom “In Progress” dan terakhir kolom “Done”.

Perhatikan bahwa setiap kolom hanya boleh memiliki tugas dalam jumlah terbatas. Itu akan membantu memastikan Anda tidak membebani diri sendiri dan mendorong Anda untuk fokus pada satu tugas pada satu waktu.

#2.Teknik Pomodoro

Teknik Pomodoro adalah metode manajemen waktu yang memecah tugas menjadi interval 25 menit, diikuti dengan istirahat lima menit.

Ada banyak aplikasi Pomodoro yang tersedia secara gratis yang dapat membantu Anda melacak interval dan waktu istirahat Anda.

#3.Metode Analisis Pareto

Analisis Pareto adalah cara memprioritaskan tugas berdasarkan kepentingannya.

Ini didasarkan pada aturan 80/20, yang menyatakan bahwa 20% usaha menghasilkan 80% hasil.

Dengan metode ini, idenya adalah memfokuskan energi Anda pada tugas-tugas yang kemungkinan besar menghasilkan dampak terbesar saat diterapkan.

#4.Metode Ivy Lee

Metode Ivy Lee adalah sistem manajemen tugas sederhana di mana Anda membuat daftar enam tugas terpenting hari ini dan kemudian memprioritaskannya dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting.

Setelah selesai dengan tugas pertama, Anda beralih ke tugas kedua, dan seterusnya.

#5.Diagram Ishikawa

Diagram Ishikawa adalah teknik pemecahan masalah yang efektif yang membantu Anda mengidentifikasi akar penyebab suatu masalah.

Ini sering digunakan dalam industri manufaktur dan pengembangan produk, tetapi juga dapat diterapkan untuk pemasaran konten.

Ini berfungsi untuk mengidentifikasi potensi penyebab gangguan pada proses dan alur kerja, membantu Anda mengelola tugas dengan lebih baik dan memprioritaskan.

Selain mengidentifikasi sebab dan akibat dari suatu masalah, diagram Ishikawa dapat membantu Anda membuat konten yang lebih baik.

Beberapa Kata Akhir

Jadi, jika Anda ingin menangani tugas pemasaran konten seperti profesional, gunakan Matriks Eisenhower untuk produktivitas dan efisiensi maksimum.