اختراق الإنتاجية لمساعدتك على معالجة قائمة مهام تسويق المحتوى الخاصة بك

لا ينعم أي شخص بما يكفي ليجلس فقط وينشر على الفور مشاركة مدونة أو سيناريو للحصول على فيديو توضيحي. يستغرق إنشاء المحتوى وقتًا وجهدًا وتنظيمًا - ناهيك عن الطاقة العقلية التي ينطوي عليها الأمر.

بعد أن كنت هناك وفعلت ذلك ، يمكنني القول ، لقد جربت كل شيء.

لقد جربت تقنية بومودورو ، ومجلة الرصاص ، وفي مرحلة ما ، استخدمت السبورة البيضاء لتتبع مهامي.

لقد استخدمت Trello و Monday و Notion وجربت يدي في إصدارات DIY من هذه الأدوات.

الشيء هو أنني ما زلت غير قادر على التحقق من كل شيء في قائمة المهام الخاصة بي دون أن أنسى شيئًا ما أو تجاوز الجدول الزمني.

هذا حتى عثرت على قرصنة إنتاجية غيرت كل شيء.

أسميها مصفوفة أيزنهاور.

يمكنك استخدام هذا النظام للبقاء على رأس المهام وتفويض المهام وجدولة وقتك ومتابعة المهام والتخطيط للمستقبل ، كل ذلك في ضربة واحدة.

إنه سريع وبسيط ولا يتطلب أي أدوات فاخرة.

هل أنت مستعد لتجربتها؟ هيا بنا نبدأ.

ما هي مصفوفة أيزنهاور؟

إنها تقنية إنتاجية طورها الرئيس دوايت أيزنهاور ، الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة.

يساعد هذا النظام في تحديد أولويات المهام بناءً على الإلحاح والأهمية.

المهام العاجلة ليست مهمة. المهام المهمة ليست عاجلة.

تساعدك مصفوفة أيزنهاور على التمييز بين الاثنين وتخطيط وقتك وفقًا لذلك.

يتكون من أربعة أرباع: عاجل وهام ، غير عاجل ومهم ، عاجل وغير مهم ، وغير عاجل وغير مهم.

يمكنك البدء برسم محوري X و Y على ورقة لإنشاء أربعة أرباع ، كما هو موضح في الصورة أدناه.

ضع المحور x فوق المحور y بحيث يشكلون حرفًا مقلوبًا L.

بمجرد تعيين المصفوفة ، ارسم مهامك في الربع المناسب.

يغطي المحور Y درجة الأهمية ، مع وجود "غير مهم" في الأسفل و "مهم" في الأعلى.

يغطي المحور X حالة الاستعجال ، مع وجود "عاجل" على الجانب الأيسر و "غير عاجل" في أقصى الجانب الأيمن.

يحتوي كل صندوق على ملصق يعمل كإشارة لإجراءات محددة:

• إذا كانت المهمة عاجلة ومهمة (رباعي واحد) ، يجب أن تبدأ العمل عليها على الفور.
• إذا لم تكن المهمة عاجلة وهامة (الربع الثاني) ، يجب أن تقرر متى تقوم بها. حدد وقتًا للعمل عليها قبل أن يملأها شخص ما كمهمة عاجلة.
• إذا كانت المهمة عاجلة ولكنها "غير مهمة" (الربع الثالث) ، يجب أن تفوضها إلى شخص آخر.
• وأخيرًا ، إذا لم تكن المهمة ملحة أو مهمة (الربع الرابع) ، فيجب أن تنساها. يمكنك حذفها أو أرشفتها.

بينما يمكنك استخدام Eisenhower Matrix للتخطيط لليوم ، يمكنك إنشاء مصفوفة لفريقك أو لشهر أو عام كامل.

بمجرد أن تتعود على الأمر ، يمكنك تحديد أولويات المهام وتخطيط وقتك بشكل فعال.

فوائد استخدام مصفوفة أيزنهاور لاختراق الإنتاجية

إذن ، كيف تساعد مصفوفة أيزنهاور في إنشاء المحتوى؟

• يمكنك تقسيم المهام المعقدة إلى أجزاء أصغر يسهل إدارتها.
• يمكنك تقسيم المهام المعقدة إلى أجزاء أصغر يسهل إدارتها. يمكنك تحديد أولويات المهام والتركيز على أهمها أولاً.
• يسمح لك بتصنيف المهام وترتيبها. يمكنك تحديد المواعيد النهائية وتتبع التقدم لتجنب فقدان أي مهمة أو موعد نهائي مهم.
• يساعد في تقليل التوتر والقلق من خلال إنشاء هيكل مهام منظم.
• يمكنك تفويض المهام وتوفير الوقت لمهام أخرى.
• ويمكنك التخطيط وإجراء التغييرات على المصفوفة حسب الحاجة. تعتبر Eisenhower Matrix أداة رائعة لمنشئي المحتوى لأنها تساعدهم على البقاء منظمين ومركزين.

متى يجب استخدامه؟

يمكنك استخدام أيزنهاور ماتريكس لأية مهمة. سواء كنت تنشئ محتوى أو تخطط لحملة تسويقية أو تنظم وقتك ، تساعدك المصفوفة في تحديد الأولويات والتركيز على المهام المهمة.

إليك بعض السيناريوهات التي يمكن أن تكون مفيدة:

• عندما يكون لديك مهام متعددة ولا تعرف من أين تبدأ.
• عندما تحتاج إلى تحديد الأولويات والمواعيد النهائية للمهام.
• عندما يكون لديك الكثير من الأفكار ولكن لا تعرف أي منها يجب أن تسعى إليه أولاً.
• عندما تشعر بالإرهاق وتحتاج إلى التراجع.
• تعزيز وتحسين الانسجام بين أعضاء الفريق
• لتحسين إدارة الوقت والتخطيط
• عندما تريد إنشاء هيكل مهام منظم

ما هي المستويات الأربعة لتحديد أولويات المهام؟

المستويات الأربعة لتحديد أولويات المهام هي:

المستوى 1 - المهام الحرجة (مهمة وعاجلة)

تعتبر هذه المهام عاجلة وحساسة للوقت. إذا كنت تعمل مع فريق ، فمن المفترض أن يوقف الفريق كل ما يفعله ويركز على هذه المهام أولاً. تشكل هذه المهام خطرًا على العمل إذا لم تكتمل على الفور.

المستوى 2 - المهام ذات الأولوية العالية (مهمة ولكنها ليست عاجلة)

هذه المهام مهمة ولكنها ليست حساسة للوقت. يجب جدولة هذه المهام في أسرع وقت ممكن وإكمالها في الوقت المحدد ، لكنها لا تشكل نفس مخاطر مهام المستوى 1. ومع ذلك ، يجب أن يتم إجراؤها في غضون أسبوع واحد أو نحو ذلك.

المستوى 3 - مهام محايدة (ليست مهمة ولكنها عاجلة)

هذه المهام ليست بنفس الأهمية ولكن لا تزال بحاجة إلى إكمال. يمكن أن تنتظر هذه المهام بضعة أيام ولكن لا يزال يتعين القيام بها في النهاية.

من الأفضل تفويض هذه المهام للآخرين أو الاستعانة بمصادر خارجية لهم. على سبيل المثال ، لنفترض أنك بحاجة إلى تجديد موقع الويب الخاص بك ، لكن المهمة ليست بنفس أهمية المهام الأخرى. يمكنك تفويض هذه المهمة إلى مطور ويب أو الاستعانة بمصادر خارجية لها.

المستوى 4 - المهام غير الأساسية (ليست مهمة وليست عاجلة)

هذه المهام غير مهمة ويمكن أن تنتظر بضعة أيام أو أسابيع. يمكنك حذف هذه المهام أو أرشفتها لأنها ليست ضرورية.

على سبيل المثال ، إذا كانت لديك فكرة عن منشور مدونة ليس حساسًا للوقت (المستوى الرابع الرابع) ، فيمكنك تحديد أولويات المهام الأخرى أولاً والعودة إلى منشور المدونة هذا لاحقًا عندما لا يكون لديك أي شيء آخر لتفعله.

الآن بعد أن تعرفت على أساسيات Eisenhower Matrix ، حان الوقت للتنظيم والتعامل مع قائمة مهام تسويق المحتوى الخاصة بك.

كيف تحدد أولويات المهام؟

لذا ، كيف تحدد أولويات المهام؟

قائمة بجميع المهام الخاصة بك:

الخطوة الأولى هي سرد ​​جميع المهام الخاصة بك. يمكن أن يشمل ذلك مهام مثل إنشاء المحتوى وتصوير مقاطع الفيديو وتحسين منشورات المدونة والمزيد.

يمكنك إنشاء جدول بيانات أو جدول أو استخدام أداة أكثر تعقيدًا مثل KanbanFlow.

أو يمكنك سردها باستخدام قلم وورقة.

حدد وزن ومعايير كل مهمة:

بعد ذلك ، حدد وزن كل مهمة ومعاييرها. الفكرة هي مقارنة نسبة المدخلات مقابل المخرجات لكل مهمة. سيساعدك هذا في تحديد المهام الأكثر فائدة والتي يجب تحديدها حسب الأولوية. على سبيل المثال ، قد يستغرق إنشاء أجزاء محتوى جديدة وقتًا أطول من تحسين منشور مدونة ، ولكن قد يكون لها قيمة أعلى من حيث العائد.

تحديد مستوى الاستعجال:

بمجرد تحديد وزن كل مهمة ومعاييرها ، فإن الخطوة التالية هي تحديد مستوى الإلحاح لكل مهمة. هل يجب القيام ببعض المهام على الفور؟ هل يمكن لبعض المهام الانتظار لبضعة أيام أو حتى أسابيع؟ سيساعدك ذلك على تحديد المهام التي يجب أن تذهب إلى أي مستويات من مصفوفة أيزنهاور.

ضع خطة وحدد المواعيد النهائية:

حان الوقت الآن للتخطيط وتحديد المواعيد النهائية لكل مهمة. حدد مقدار الوقت الذي تحتاجه لكل مهمة ثم حدد موعدًا نهائيًا لإكمالها. تأكد من إضافة وقت مؤقت في حالة ظهور شيء غير متوقع.

تحليل المصفوفة المكتملة:

بمجرد الانتهاء من المصفوفة ، حان الوقت لتحليل مهامك. يجب عليك مراجعة كل مهمة والتأكد من أنها في مستوى الاستعجال الصحيح. إذا كان يجب أن تكون المهمة في مستوى إلحاح أعلى ، فقم بتحريكها لأعلى في القائمة وضبط المهام الأخرى وفقًا لذلك.

كيفية إنشاء مصفوفة أيزنهاور في أداة تدوين الملاحظات من Microsoft OneNote

فيما يلي دليل تفصيلي حول كيفية إنشاء Eisenhower Matrix في OneNote:

الخطوة رقم 1: قم بإعداد المحور

يمكنك تسمية الصفحة باسم "Eisenhower Matrix".

بعد ذلك ، قم بتسمية المحور س الخاص بك بأنه "عاجل" و "ليس عاجلاً". تأكد من ترك مسافة كافية بين الكلمتين.

ثم قم بتسمية المحور ص الخاص بك بأنه "مهم" و "غير مهم". مرة أخرى ، اترك مسافة كافية بين الكلمتين لإضافة مهامك.

يجب أن تبدو الشاشة الناتجة كما يلي:

نصيحة للمحترفين: استخدم خط نمط العنوان الرئيسي لتسميات المحاور لإبرازها وجعلها أكثر وضوحًا.

الخطوة رقم 2: قم بتسمية الأرباع

حدد المربعات بتسمية كل واحد من الأرباع الأربعة. قم بتسمية الربع العلوي الأيسر باسم "افعل" ، وأسفل اليسار باسم "مفوض" ، وأعلى اليمين باسم "جدولة" ، وأسفل اليمين باسم "حذف".

أسفل كل ربع ، انقر وحرك المؤشر إلى وظيفة "المهام المطلوب تنفيذها" (الرمز بعلامة اختيار حمراء داخل مربع) قبل العنوان. انقر فوق رمز "المهام المطلوب تنفيذها".

يجب أن يبدو مثل هذا:

نصيحة للمحترفين: استخدم خط نمط "العنوان 2" لتسميات الأرباع لجعلها أكثر وضوحًا.

الخطوة 3: أضف المهام الخاصة بك

حان الوقت الآن لإضافة مهامك.

اكتب جميع المهام تحت الربع المناسب.

على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "منشور مدونة حول تسويق المحتوى" ضمن الربع "هل".

مع كل مهمة جديدة تضيفها ، انقر فوق وظيفة "المهام المطلوب تنفيذها" لإضافة مربع اختيار وتمييزها على أنها تم عند الانتهاء.

نصيحة للمحترفين: استخدم خط نمط "body" لتسميات المهام لجعلها أكثر وضوحًا.

يمكنك سحب هذه المهام من الملاحظات اللاصقة ودفاتر الملاحظات والقصاصات الورقية وملاحظات الهاتف والقوائم ورسائل البريد الإلكتروني والمزيد.

الخطوة 4: انقل مهامك إلى الأرباع المناسبة

أثناء عملك على المهام ، انقلها إلى أرباع مختلفة. على سبيل المثال ، انقل مهمة إلى الربع "هل" إذا كانت مهمة وملحة.

إذا كانت المهمة ليست عاجلة ولكنها مهمة ، فانقلها إلى ربع "الجدول الزمني".

بمجرد نقل مهمة ، قم بإلغاء تحديدها من القائمة — وبهذه الطريقة ، ستعرف المهام التي تم إكمالها والمهام التي لا تزال معلقة.

الفكرة هي تحديد أولويات المهام في الربع الأول والعمل في طريقك إلى أسفل الأرباع الأخرى.

إذا لم تتمكن من إكمال مهمة في "DO" اليوم ، فقم بنقلها إلى ربع آخر.

تتمثل الخطوة الأولى في وضعه في ربع "القرار" وجدولته في تاريخ لاحق.

واستمر في مراقبة تقدمك وضبط الجداول الزمنية وفقًا لذلك.

الخطوة 5: اتخذ إجراءً

إن أجمل جزء في استخدام OneNote لإنشاء مصفوفة أيزنهاور هو القدرة على إضافة علامات إلى مهامك.

يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق مهمة وتعيين علامة لها. تتضمن خياراتك وضع علامة على مهمة على أنها "مهمة" أو "تذكر لوقت لاحق" أو "تعريف" أو "سؤال".

سيؤدي وضع علامة على المهمة على أنها "مهمة" إلى إضافة نجمة ذهبية بجوار مربع الاختيار. هذا تذكير بأنها مهمة مهمة يجب القيام بها أولاً.

نصيحة للمحترفين: استخدم رموز الألوان للتمييز بين المشاريع أو السمات المتسقة ، مثل الزملاء أو المشاريع أو المهام.

الخطوة 6: ضع القواعد الخاصة بك واتبعها

أثناء بناء المصفوفة الخاصة بك ، تذكر أنه من المهم وضع القواعد واتباعها.

لإبقاء المصفوفة الخاصة بك قابلة للإدارة ، إليك بعض القواعد البسيطة التي يمكنك اتباعها:

احتفظ بجميع المهام في صفحة واحدة

قد يكون استخدام صفحات متعددة لمهامك مربكًا ويستغرق وقتًا طويلاً. احتفظ بجميع المهام في صفحة واحدة ، بحيث تكون مرئية وسهلة الإدارة.

إذا كانت قائمة المهام الخاصة بك طويلة جدًا بحيث يتسلل بعضها إلى الصفحة أو الشاشة ، فربما يجب عليك التفكير في مراجعتها وإعادة ترتيب أولوياتها.

تحقق مما إذا كان يمكنك تفويض أي مهام في قائمتك أو حذفها أو جدولتها.

أعرف ما تفكر فيه: "ماذا لو كانت جميع المهام بحاجة إلى القيام بها؟"

حسنًا ، لهذا السبب يجب عليك تحديد أولويات مهامك والتركيز على أهمها أولاً. تذكر أنه لا يمكنك فعل الكثير في يوم واحد.

حدد أولوياتك بثلاث مهام في اليوم

لا تفرط في تحميل نفسك. حافظ على أولوياتك عند الحد الأدنى وركز على إكمالها واحدة تلو الأخرى.

محاولة القيام بأشياء كثيرة في وقت واحد يمكن أن يسبب الارتباك والإحباط.

اجعل قائمة مهامك مركزة ومباشرة لتكون منتجًا دون الشعور بالإرهاق.

لا يعني وضع المهام في ربع "المهام" بالضرورة أنه يجب إكمالها جميعًا اليوم. هذا يعني ببساطة أنه يجب إعطاء الأولوية للمهام في هذا الربع عند جدولة يومك.

إذا كانت لديك مهمة عاجلة ومهمة يجب إكمالها اليوم ، فقم بنقل كل شيء آخر إلى أرباع "تحديد" و "تفويض". تأكد من أن الجميع يعلم أنك غير متاح حتى تنتهي من المهمة التي بين يديك.

كما أنه يساعد في حظر تقويم اليوم بحيث لا يمكن إضافة اجتماعات أو مكالمات.

نقل المهام المفوضة إلى صفحة منفصلة

بمجرد تفويض مهمة ، لا تنس نقلها من ربع "التفويض" إلى صفحة منفصلة. يجب أن يساعد ذلك في الحفاظ على المصفوفة منظمة ومركزة.

من خلال إنشاء صفحة منفصلة للمهام المفوضة ، يمكنك بسهولة مراقبة التقدم المحرز والتأكد من اكتمالها في الوقت المحدد.

جعله خاصا بك

الآن بعد أن عرفت كيفية إنشاء مصفوفة أيزنهاور في OneNote ، قم بتخصيصها لجعلها خاصة بك.

يمكنك إضافة رموز الألوان والعلامات والمواعيد النهائية والصور - أي شيء يساعدك على إدارة المهام وتحديد أولوياتها بشكل أفضل.

قم بإنشاء صفحة فوز

هل تريد تتبع تقدمك؟ قم بإنشاء صفحة فوز وقم بإدراج كل مهمة تكملها.

يجب نقل كل مهمة مكتملة إلى صفحة الفوز. سيمنحك ذلك شعورًا بالرضا والإنجاز ، مما يجعل العمل مع المصفوفة أكثر متعة.

بالإضافة إلى ذلك ، سيكون لديك قائمة بالنجاحات لتفكر فيها متى شعرت أنك لم تكن منتجًا بما يكفي.

بالإضافة إلى ذلك ، عندما يكون فارغًا ، يمكن أن يكون بمثابة تذكير للعودة إلى المسار الصحيح وإنهاء ما بدأته.

خذ فترات راحة لتحافظ على دوافعك

لا تنس أن تأخذ قسطًا من الراحة بين الحين والآخر. يتيح لك أخذ فترات راحة التركيز والتحفيز أثناء معالجة مهام تسويق المحتوى الخاصة بك.

اذهب في نزهة على الأقدام أو تناول فنجانًا من القهوة أو قيلولة أو اجلس وفكر فيما فعلته.

يمكن أن تساعد فترات الراحة القصيرة هذه في تنشيط عقلك ودفعك لإنهاء مهامك.

مشاكل مع ايزنهاور ماتريكس

الفكرة الأساسية وراء مصفوفة أيزنهاور هي تحديد أولويات المهام على أساس الإلحاح والأهمية.

ومع ذلك ، فإن هذا النهج له حدوده.

دعنا نلقي نظرة على بعضها:

# 1.لا يأخذ في الحسبان السياق

لا تأخذ مصفوفة أيزنهاور في الاعتبار السياق أو البيئة التي يتم فيها تنفيذ المهام.

على سبيل المثال ، لا يأخذ في الاعتبار تأثير المواعيد النهائية أو العوامل الخارجية الأخرى التي قد تؤثر على المهمة قيد البحث.

# 2.لا محاذاة في المعايير

غالبًا ما يكون لدى الأشخاص معايير مختلفة عند تحديد المهام التي يجب تحديد أولوياتها.

لذلك ، لا يمكن أن تضمن مصفوفة أيزنهاور أن يتفق الجميع على المهام التي يجب أن تعطى الأولوية.

تذكر ، يجب أن يكون العميل في قلب جميع القرارات. ولكنه يساعد أيضًا في مراعاة الموارد المتاحة والجدول الزمني وعوامل أخرى لاتخاذ قرار مستنير.

# 3.لا تركز على المستقبل

تم تصميم Eisenhower Matrix للمساعدة في إدارة المهام التي يجب إكمالها الآن ، ولكنها ليست فعالة في مساعدتك على التخطيط للمستقبل.

بينما يمكنك استخدام المصفوفة لتخطيط مهامك ، فإنها لا تمنحك رؤية دقيقة للمستقبل.

لفهم ما ينتظرنا في المستقبل ، يجب عليك أيضًا مراعاة عوامل أخرى ، مثل الاتجاهات وتعليقات العملاء والمنافسة.

# 4.لا توجد عملية لتحديد الأوزان

تفتقر مصفوفة أيزنهاور أيضًا إلى عملية لتحديد أوزان المهام.

قد يكون تحديد المهام التي يجب إعطاؤها أولوية أكثر من غيرها أمرًا صعبًا ويتطلب دراسة متأنية.

5. لا يوجد نظام لمراقبة التقدم

لا توفر مصفوفة أيزنهاور نظام مراقبة.

يمكن استخدامه فقط لتحديد أولويات المهام ، ولكنه لا يوفر طريقة لقياس الإنجاز والأداء.

بشكل عام ، لا تزال Eisenhower Matrix أداة ممتازة لإدارة مهامك ، ولكن لديها بعض القيود.

بدائل لمصفوفة أيزنهاور

إذا لم تكن مصفوفة أيزنهاور هي الشيء الذي تفضله ، فهناك طرق أخرى لإدارة مهام تسويق المحتوى الخاصة بك.

فيما يلي خمسة بدائل أخرى يمكنك استخدامها للبقاء منتجًا:

# 1.طريقة كانبان

طريقة كانبان هي تمثيل مرئي للمهام ، مع أعمدة لـ "المهام المطلوبة" و "قيد التقدم" و "تم".

الفكرة هي نقل المهام من عمود "المهام الواجبة" إلى عمود "قيد التقدم" وفي النهاية عمود "تم".

لاحظ أن كل عمود يجب أن يحتوي فقط على عدد محدود من المهام. يجب أن يساعد ذلك في ضمان عدم إرهاق نفسك ويشجعك على التركيز على مهمة واحدة في كل مرة.

# 2.تقنية بومودورو

تقنية بومودورو هي طريقة لإدارة الوقت تقسم المهام إلى فواصل زمنية مدتها 25 دقيقة ، تليها استراحة لمدة خمس دقائق.

هناك الكثير من تطبيقات Pomodoro المتاحة مجانًا والتي يمكن أن تساعدك على تتبع فترات الراحة وفترات الراحة.

# 3.طريقة تحليل باريتو

تحليل باريتو هو طريقة لتحديد أولويات المهام حسب الأهمية.

يعتمد على قاعدة 80/20 ، التي تنص على أن 20٪ من الجهد ينتج 80٪ من النتائج.

باستخدام هذه الطريقة ، تكمن الفكرة في تركيز طاقتك على المهام التي من المرجح أن تحدث أكبر تأثير عند تنفيذها.

# 4.طريقة آيفي لي

طريقة Ivy Lee هي نظام بسيط لإدارة المهام حيث تقوم بإدراج أهم ستة مهام في اليوم ثم ترتيبها حسب الأولوية من الأكثر إلى الأقل أهمية.

بمجرد الانتهاء من المهمة الأولى ، يمكنك الانتقال إلى الثانية ، وهكذا.

# 5.مخطط إيشيكاوا

مخطط إيشيكاوا هو أسلوب فعال لحل المشكلات يساعدك على تحديد السبب الجذري للمشكلة.

غالبًا ما تستخدم في صناعات التصنيع وتطوير المنتجات ، ولكن يمكن أيضًا تطبيقها على تسويق المحتوى.

إنه يعمل على تحديد الأسباب المحتملة لتعطل العمليات وسير العمل ، مما يساعدك على إدارة المهام بشكل أفضل وتحديد أولوياتها.

بالإضافة إلى تحديد أسباب وتأثيرات المشكلة ، يمكن أن يساعدك مخطط إيشيكاوا في إنشاء محتوى أفضل.

بعض الكلمات النهائية

لذلك ، إذا كنت ترغب في التعامل مع مهام تسويق المحتوى الخاصة بك مثل المحترفين ، فاستخدم Eisenhower Matrix لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية والكفاءة.