Un hack de productivitate pentru a vă ajuta să vă abordați lista de activități de marketing de conținut

Nimeni nu este suficient de binecuvântat încât să stea jos și să scoată imediat o postare pe blog sau un scenariu pentru un videoclip explicativ. Crearea de conținut necesită timp, efort și organizare – ca să nu mai vorbim de energia mentală implicată.

După ce am fost acolo și am făcut asta, pot spune că le-am încercat pe toate.

Am încercat tehnica Pomodoro, bullet journal și, la un moment dat, am folosit chiar și o tablă pentru a-mi urmări sarcinile.

Am folosit Trello, Monday și Notion și m-am încercat la versiuni DIY ale acestor instrumente.

Ideea este că încă nu am putut bifa totul de pe lista mea de lucruri de făcut fără să uit ceva sau să trec peste cronologia.

Asta până când am dat peste un hack de productivitate care a schimbat totul.

Eu o numesc Matricea Eisenhower.

Puteți folosi acest sistem pentru a rămâne la curent cu sarcinile, pentru a delega sarcini, pentru a vă programa timpul, pentru a urmări sarcinile și pentru a planifica viitorul, totul dintr-o singură lovitură.

Este rapid, este simplu și nu necesită instrumente de lux.

Ești gata să încerci? Să începem.

Ce este Matricea Eisenhower?

Este o tehnică de productivitate dezvoltată pentru prima dată de președintele Dwight Eisenhower, al 34-lea președinte al Statelor Unite.

Acest sistem ajută la prioritizarea sarcinilor în funcție de urgență și importanță.

Sarcinile urgente nu sunt importante; sarcinile importante nu sunt urgente.

Matricea Eisenhower vă ajută să faceți distincția între cele două și să vă planificați timpul în consecință.

Este alcătuit din patru cadrane: Urgent și Important, Nu Urgent și Important, Urgent și Neimportant și Nu Urgent și Neimportant.

Puteți începe prin a desena o axă X și Y pe o foaie de hârtie pentru a crea patru cadrane, așa cum se arată în imaginea de mai jos.

Plasați axa x deasupra axei y astfel încât să formeze o litera L inversată.

Odată ce matricea este setată, trasează-ți sarcinile în cadranul corespunzător.

Axa Y acoperă gradul de importanță, cu „neimportant” în partea de jos și „important” în partea de sus.

Axa X acoperă urgența, cu „urgent” în partea stângă și „neurgent” în extrema dreaptă.

Fiecare casetă are o etichetă care servește drept indiciu pentru anumite acțiuni:

• Dacă sarcina este urgentă și importantă (cadrantul unu), ar trebui să începeți să lucrați la ea imediat.
• Dacă sarcina nu este urgentă și importantă (cadrantul doi), ar trebui să decideți când să o faceți. Programează-ți timp pentru a lucra la el înainte ca cineva să-l completeze ca o sarcină urgentă.
• Dacă sarcina este urgentă, dar „nu este importantă” (cadrantul trei), ar trebui să o delegați altcuiva.
• Și, în sfârșit, dacă sarcina nu este urgentă sau importantă (cadrantul patru), ar trebui să o uitați. Îl puteți șterge sau arhiva.

În timp ce puteți utiliza Matricea Eisenhower pentru a planifica ziua, puteți crea o matrice pentru echipa dvs. sau o lună sau un an întreg.

Odată ce ați înțeles, puteți prioritiza sarcinile și vă puteți planifica timpul în mod eficient.

Beneficiile utilizării unei matrice Eisenhower pentru Hack de productivitate

Deci, cum ajută Eisenhower Matrix la crearea de conținut?

• Puteți împărți sarcinile complexe în părți mai mici, mai ușor de gestionat.
• Puteți împărți sarcinile complexe în părți mai mici, mai ușor de gestionat. Puteți prioritiza sarcinile și vă puteți concentra mai întâi pe cele mai importante.
• Vă permite să clasificați și să clasați sarcinile. Puteți stabili termene limită și puteți urmări progresul pentru a evita pierderea oricărei sarcini sau termen limită important.
• Ajută la reducerea stresului și anxietății prin crearea unei structuri de sarcini organizate.
• Puteți delega sarcini și elibera timp pentru alte sarcini.
• Și puteți planifica și face modificări ale matricei după cum este necesar. Matricea Eisenhower este un instrument excelent pentru creatorii de conținut, deoarece îi ajută să rămână organizați și concentrați.

Când ar trebui să-l folosești?

Puteți utiliza Matricea Eisenhower pentru orice sarcină. Indiferent dacă creați conținut, planificați o campanie de marketing sau vă organizați timpul, matricea vă ajută să prioritizați și să vă concentrați asupra sarcinilor importante.

Iată câteva scenarii în care poate fi utilă:

• Când ai mai multe sarcini și nu știi de unde să începi.
• Când trebuie să stabiliți priorități și termene limită pentru sarcini.
• Când ai prea multe idei, dar nu știi pe care să le urmezi mai întâi.
• Când te simți copleșit și trebuie să faci un pas înapoi.
• Creșterea și îmbunătățirea armoniei între membrii echipei
• Pentru o mai bună gestionare a timpului și planificare
• Când doriți să creați o structură de sarcini organizată

Care sunt cele 4 niveluri de prioritizare a sarcinilor?

Cele patru niveluri de prioritizare a sarcinilor sunt:

Nivelul 1 – Sarcini critice (importante și urgente)

Aceste sarcini sunt considerate urgente și necesită timp. Dacă lucrați cu o echipă, echipa ar trebui să oprească tot ceea ce face și să se concentreze mai întâi pe aceste sarcini. Aceste sarcini reprezintă un risc pentru afacere dacă nu sunt finalizate imediat.

Nivelul 2 – Sarcini cu prioritate ridicată (importante, dar nu urgente)

Aceste sarcini sunt importante, dar nu necesită timp. Aceste sarcini ar trebui programate cât mai curând posibil și finalizate la timp, dar nu prezintă același risc ca sarcinile de nivel 1. Cu toate acestea, ar trebui să se facă în aproximativ o săptămână.

Nivelul 3 – Sarcini neutre (nu sunt importante, dar urgente)

Aceste sarcini nu sunt la fel de importante, dar încă trebuie îndeplinite. Aceste sarcini pot aștepta câteva zile, dar ar trebui să fie făcute în cele din urmă.

Cel mai bine este să delegați aceste sarcini altora sau să le externalizați. De exemplu, să presupunem că trebuie să vă reînnoiți site-ul, dar sarcina nu este la fel de importantă ca alte sarcini. Puteți delega această sarcină unui dezvoltator web sau o puteți externaliza.

Nivelul 4 – Sarcini neesențiale (nu sunt importante și nu sunt urgente)

Aceste sarcini nu sunt importante și pot aștepta câteva zile sau săptămâni. Puteți șterge sau arhiva aceste sarcini, deoarece nu sunt necesare.

De exemplu, dacă aveți o idee pentru o postare de blog care nu este sensibilă la timp (nivelul 4 patru), puteți prioritiza mai întâi alte sarcini și puteți reveni la această postare de blog mai târziu când nu aveți nimic altceva de făcut.

Acum că cunoașteți elementele de bază ale matricei Eisenhower, este timpul să vă organizați și să vă abordați lista de activități de marketing de conținut.

Cum prioritizați sarcinile?

Deci, cum prioritizați sarcinile?

Listarea tuturor sarcinilor dvs.:

Primul pas este să enumerați toate sarcinile dvs. Aceasta ar putea include sarcini precum crearea de conținut, filmarea videoclipurilor, optimizarea postărilor de blog și multe altele.

Puteți crea o foaie de calcul sau un tabel sau puteți utiliza un instrument mai sofisticat precum KanbanFlow.

Sau le puteți enumera folosind un pix și hârtie.

Identificați greutatea și criteriile fiecărei sarcini:

Apoi, identificați greutatea și criteriile fiecărei sarcini. Ideea este de a compara raportul de intrare vs ieșire al fiecărei sarcini. Acest lucru vă va ajuta să determinați care sarcini sunt mai pline de satisfacții și care trebuie prioritizate. De exemplu, crearea de noi piese de conținut poate dura mai mult timp decât optimizarea unei postări pe blog, dar ar putea avea o valoare mai mare în ceea ce privește rentabilitatea.

Determinați nivelul de urgență:

Odată ce ați identificat greutatea și criteriile fiecărei sarcini, următorul pas este să determinați nivelul de urgență pentru fiecare sarcină. Trebuie făcute imediat unele sarcini? Unele sarcini pot aștepta câteva zile sau chiar săptămâni? Acest lucru vă va ajuta să decideți ce sarcini ar trebui să intre în ce niveluri ale matricei Eisenhower.

Faceți un plan și stabiliți termene limită:

Acum este timpul să planificați și să stabiliți termene limită pentru fiecare sarcină. Stabiliți de cât timp aveți nevoie pentru fiecare sarcină și apoi stabiliți un termen limită pentru finalizarea acestora. Asigurați-vă că adăugați un tampon de timp în cazul în care apare ceva neașteptat.

Analizați matricea finalizată:

După ce ați finalizat matricea, este timpul să vă analizați sarcinile. Ar trebui să revizuiți fiecare sarcină și să vă asigurați că este la nivelul de urgență potrivit. Dacă o sarcină ar trebui să fie la un nivel de urgență mai ridicat, mutați-o în sus în listă și ajustați celelalte sarcini în consecință.

Cum se creează o matrice Eisenhower în instrumentul Microsoft de luare de note OneNote

Iată un ghid pas cu pas despre cum să creați o matrice Eisenhower în OneNote:

Pasul #1: Configurați axa

Puteți eticheta pagina ca „Matrice Eisenhower”.

Apoi, etichetați axa x ca „Urgent” și „nu este urgent”. Asigurați-vă că lăsați suficient spațiu între cele două cuvinte.

Apoi etichetați-vă axa y ca „Important” și „neimportant”. Din nou, lăsați suficient spațiu între cele două cuvinte pentru a vă adăuga sarcinile.

Ecranul rezultat ar trebui să arate cam așa:

Sfat profesionist: utilizați fontul în stil titlu pentru etichetele axelor pentru a le face să iasă în evidență și să fie mai lizibile.

Pasul 2: Etichetați cadranele

Identificați pătratele etichetând fiecare dintre cele patru cadrane. Etichetați cadranul din stânga sus ca „Efectuați”, din stânga jos ca „Delegat”, din dreapta sus ca „Programă” și din dreapta jos ca „Șterge”.

Sub fiecare cadran, faceți clic și mutați cursorul la funcția „de făcut” (pictograma cu o bifă roșie în interiorul unui pătrat) înainte de titlu. Faceți clic pe pictograma „de făcut”.

Ar trebui să arate cam așa:

Sfat profesionist: utilizați fontul în stil „titlu 2” pentru etichetele cadranelor pentru a le face mai lizibile.

Pasul 3: Adăugați sarcinile dvs

Acum este timpul să vă adăugați sarcinile.

Notați toate sarcinile în cadranul corespunzător.

De exemplu, puteți scrie „Postare de blog despre marketingul de conținut” sub cadranul „Fă”.

Cu fiecare sarcină nouă pe care o adăugați, faceți clic pe funcția „de făcut” pentru a adăuga o casetă de selectare și marcați-le ca finalizate când sunt finalizate.

Sfat profesionist: utilizați un font în stil „corp” pentru etichetele sarcinilor pentru a le face mai lizibile.

Puteți extrage aceste sarcini din note lipicioase, blocnotes, resturi de hârtie, note de telefon, liste, e-mailuri și multe altele.

Pasul 4: Mutați-vă sarcinile în cadranele corespunzătoare

Pe măsură ce lucrați la sarcini, mutați-le în cadrane diferite. De exemplu, mutați o sarcină în cadranul „Efectuați” dacă este urgentă și importantă.

Dacă o sarcină nu este urgentă, ci importantă, mutați-o în cadranul „Programare”.

Odată ce mutați o sarcină, bifați-o din listă - în acest fel, știți care sarcini au fost finalizate și care sunt încă în așteptare.

Ideea este să prioritizați sarcinile din primul cadran și să vă descurcați în celelalte cadrane.

Dacă nu puteți finaliza o sarcină în „DO” astăzi, mutați-o într-un alt cadran.

Primul pas este să îl puneți în cadranul „decide” și să îl programați pentru o dată ulterioară.

Continuați să vă monitorizați progresul și să ajustați calendarele în consecință.

Pasul 5: Luați măsuri

Cea mai frumoasă parte a utilizării OneNote pentru a crea o matrice Eisenhower este capacitatea de a adăuga etichete la sarcinile dvs.

Puteți face clic dreapta pe o sarcină și îi puteți atribui o etichetă. Opțiunile dvs. includ etichetarea unei sarcini ca „importantă”, „rețineți pentru mai târziu”, „definiție” sau „întrebare”.

Marcarea unei sarcini ca „importantă” va adăuga o stea aurie lângă caseta de selectare. Acesta este un memento că este o sarcină importantă care trebuie făcută mai întâi.

Sfat profesionist: utilizați coduri de culoare pentru a distinge proiecte sau teme consistente, cum ar fi colegii, proiectele sau sarcinile.

Pasul 6: Faceți-vă regulile și urmați-le

Pe măsură ce vă construiți matricea, amintiți-vă că este important să stabiliți și să respectați regulile.

Pentru a vă menține matricea gestionabilă, iată câteva reguli simple pe care le puteți urma:

Păstrați toate sarcinile pe o singură pagină

Utilizarea mai multor pagini pentru sarcinile dvs. poate fi confuză și consumatoare de timp. Păstrați toate sarcinile pe o singură pagină, astfel încât să fie vizibil și ușor de gestionat.

Dacă lista dvs. de sarcini este prea lungă, deoarece unele se strecoară de pe pagină sau de pe ecran, atunci poate că ar trebui să luați în considerare revizuirea și re-prioritizarea acestora.

Vedeți dacă puteți delega, șterge sau programa orice activitate din lista dvs.

Știu la ce te gândești: „Dacă toate sarcinile trebuie făcute?”

Ei bine, de aceea ar trebui să vă prioritizați sarcinile și să vă concentrați mai întâi pe cele mai importante. Amintiți-vă, puteți face doar atâtea într-o zi.

Limitați-vă prioritățile la trei sarcini pe zi

Nu vă supraîncărcați. Păstrați-vă prioritățile la minimum și concentrați-vă pe finalizarea lor pe rând.

Încercarea de a face prea multe lucruri simultan poate provoca confuzie și frustrare.

Păstrează-ți lista de lucruri de făcut concentrată și simplă pentru a fi productiv, fără a te simți copleșit.

Plasarea sarcinilor în cadranul „Efectuați” nu înseamnă neapărat că toate trebuie finalizate astăzi. Înseamnă pur și simplu că sarcinile din acest cadran ar trebui să aibă prioritate atunci când vă programați ziua.

Dacă aveți o sarcină urgentă și importantă care trebuie finalizată astăzi, mutați totul în cadranele „Decideți” și „Delegați”. Asigurați-vă că toată lumea știe că nu sunteți disponibil până când nu terminați sarcina pe care o aveți.

De asemenea, ajută la blocarea calendarului zilei, astfel încât să nu poată fi adăugate întâlniri sau apeluri.

Mutați sarcinile delegate pe o pagină separată

Odată ce ați delegat o sarcină, nu uitați să o mutați din cadranul „Delegați” pe o pagină separată. Acest lucru ar trebui să ajute la menținerea matricei organizate și concentrate.

Prin crearea unei pagini separate pentru sarcinile delegate, puteți monitoriza cu ușurință progresul acestora și vă puteți asigura că sunt finalizate la timp.

Fă-l al tău

Acum că știți cum să creați o matrice Eisenhower în OneNote, personalizați-o pentru a o face proprie.

Puteți adăuga coduri de culoare, etichete, termene limită, imagini — orice vă ajută să gestionați mai bine și să prioritizați sarcinile.

Creați o pagină de câștiguri

Doriți să vă urmăriți progresul? Creați o pagină de câștiguri și enumerați fiecare sarcină pe care o finalizați.

Fiecare sarcină finalizată trebuie mutată pe pagina de câștiguri. Acest lucru vă va oferi un sentiment de satisfacție și realizare, făcând matricea mai distractiv de lucrat.

În plus, vei avea o listă de succese la care să reflectezi ori de câte ori simți că nu ai fost suficient de productiv.

În plus, atunci când este gol, poate acționa ca un memento pentru a reveni pe drumul cel bun și a termina ceea ce ai început.

Faceți pauze pentru a rămâne motivați

Nu uita să iei o pauză din când în când. Luarea de pauze vă permite să rămâneți concentrat și motivat în timp ce vă ocupați de sarcinile de marketing de conținut.

Ieși la o plimbare, bea o ceașcă de cafea, pui un pui de somn sau stai pe spate și gândește-te la ceea ce ai făcut.

Aceste scurte pauze vă pot ajuta să vă revitalizați mintea și să vă împingă să vă finalizați sarcinile.

Probleme cu Eisenhower Matrix

Ideea de bază din spatele matricei Eisenhower este de a prioritiza sarcinile pe baza urgenței și importanței.

Cu toate acestea, această abordare are limitele sale.

Să aruncăm o privire la câteva dintre ele:

#1.Nu ține cont de context

Matricea Eisenhower nu ia în considerare contextul sau mediul în care sunt îndeplinite sarcinile.

De exemplu, nu ia în considerare impactul termenelor limită sau alți factori externi care pot influența sarcina în cauză.

#2.Fără aliniere pe criterii

Oamenii pot avea adesea criterii diferite atunci când decid ce sarcini ar trebui să fie prioritizate.

Prin urmare, Eisenhower Matrix nu poate garanta că toată lumea va fi de acord asupra sarcinilor care ar trebui să primească prioritate.

Nu uitați, clientul ar trebui să fie în centrul tuturor deciziilor. Dar ajută și să luați în considerare resursele disponibile, calendarul și alți factori pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză.

#3.Nu axat pe viitor

Matricea Eisenhower este concepută pentru a ajuta la gestionarea sarcinilor care trebuie finalizate acum, dar nu este eficientă pentru a vă ajuta să vă planificați viitorul.

Deși puteți utiliza matricea pentru a vă planifica sarcinile, aceasta nu vă oferă o imagine exactă asupra viitorului.

Pentru a înțelege ce urmează, trebuie să luați în considerare și alți factori, cum ar fi tendințele, feedback-ul clienților și concurența.

#4.Niciun proces de stabilire a greutăților

Matricei Eisenhower nu are, de asemenea, un proces de stabilire a ponderilor sarcinilor.

A decide căror sarcini ar trebui să li se acorde mai multă prioritate decât altora poate fi dificilă și necesită o atenție atentă.

5. Nu există sistem de monitorizare a progresului

Eisenhower Matrix nu oferă un sistem de monitorizare.

Poate fi folosit doar pentru prioritizarea sarcinilor, dar nu oferă o modalitate de a măsura finalizarea și performanța.

În general, Eisenhower Matrix este încă un instrument excelent pentru gestionarea sarcinilor dvs., dar are unele limitări.

Alternative la Matricea Eisenhower

Dacă matricea Eisenhower nu este treaba ta, există și alte modalități de a-ți gestiona sarcinile de marketing de conținut.

Iată alte cinci alternative pe care le puteți folosi pentru a rămâne productiv:

#1.Metoda Kanban

Metoda Kanban este o reprezentare vizuală a sarcinilor, cu coloane pentru „De făcut”, „În curs” și „Terminat”.

Ideea este să mutați sarcinile din coloana „De făcut” în coloana „În curs” și, eventual, în coloana „Terminat”.

Rețineți că fiecare coloană ar trebui să aibă doar un număr limitat de sarcini. Acest lucru ar trebui să vă ajute să vă asigurați că nu vă supraîncărcați și să vă încurajeze să vă concentrați pe o sarcină la un moment dat.

#2.Tehnica Pomodoro

Tehnica Pomodoro este o metodă de gestionare a timpului care împarte sarcinile în intervale de 25 de minute, urmate de o pauză de cinci minute.

Există o mulțime de aplicații Pomodoro disponibile gratuit care vă pot ajuta să vă urmăriți intervalele și pauzele.

#3.Metoda de analiză Pareto

Analiza Pareto este o modalitate de prioritizare a sarcinilor după importanță.

Se bazează pe regula 80/20, care spune că 20% din efort produce 80% din rezultate.

Cu această metodă, ideea este să vă concentrați energia asupra sarcinilor care sunt cel mai probabil să producă cel mai mare impact atunci când sunt implementate.

#4.Metoda Ivy Lee

Metoda Ivy Lee este un sistem simplu de gestionare a sarcinilor în care enumerați cele mai importante șase sarcini ale zilei și apoi le prioritizați de la cea mai importantă la cea mai puțin importantă.

Odată ce ai terminat cu prima sarcină, treci la a doua și așa mai departe.

#5.Diagrama Ishikawa

Diagrama Ishikawa este o tehnică eficientă de rezolvare a problemelor care vă ajută să identificați cauza principală a unei probleme.

Este adesea folosit în industria de producție și dezvoltare de produse, dar poate fi aplicat și marketingului de conținut.

Acesta servește la identificarea cauzelor potențiale ale întreruperii proceselor și fluxurilor de lucru, ajutându-vă să gestionați mai bine și să prioritizați sarcinile.

Pe lângă identificarea cauzelor și efectelor unei probleme, diagrama Ishikawa vă poate ajuta să creați conținut mai bun.

Câteva cuvinte finale

Deci, dacă doriți să vă abordați sarcinile de marketing de conținut ca un profesionist, utilizați Matricea Eisenhower pentru productivitate și eficiență maximă.