帮助您处理内容营销待办事项列表的生产力技巧

没有人有幸坐下来立即为解释视频写一篇博客文章或脚本。 内容创建需要时间、精力和组织——更不用说所涉及的精神能量了。

去过那里并做到了，我可以说，我已经尝试了一切。

我尝试过番茄工作法、子弹日记，有时甚至使用白板来跟踪我的任务。

我使用过 Trello、Monday 和 Notion，并尝试过这些工具的 DIY 版本。

问题是，我仍然无法在不忘记某些事情或不超过时间表的情况下检查待办事项清单上的所有内容。

直到我偶然发现了一个改变一切的生产力黑客。

我称之为艾森豪威尔矩阵。

您可以使用此系统来掌握任务、委派任务、安排时间、跟进任务和计划未来，所有这些都一气呵成。

它快速、简单，而且不需要任何花哨的工具。

准备好尝试一下了吗？ 让我们开始吧。

什么是艾森豪威尔矩阵？

这是美国第 34 任总统德怀特·艾森豪威尔 (Dwight Eisenhower) 首创的生产力技术。

该系统有助于根据紧迫性和重要性确定任务的优先级。

紧急任务并不重要； 重要的任务并不紧急。

艾森豪威尔矩阵可帮助您区分两者并相应地规划您的时间。

它由四个象限组成：紧急且重要、不紧急且重要、紧急且不重要以及不紧急且不重要。

您可以先在一张纸上绘制 X 轴和 Y 轴以创建四个象限，如下图所示。

将 x 轴放在 y 轴上方，使它们形成倒置的字母 L。

设置矩阵后，将您的任务绘制到适当的象限中。

Y 轴涵盖重要程度，底部为“不重要”，顶部为“重要”。

X 轴涵盖紧迫性，左侧为“紧急”，最右侧为“不紧急”。

每个框都有一个标签，作为特定操作的提示：

• 如果任务紧急且重要（第一象限），您应该立即着手处理。
• 如果任务不紧急也不重要（第二象限），你应该决定什么时候去做。 在有人将其作为紧急任务填写之前安排时间进行处理。
• 如果任务紧急但“不重要”（第三象限），您应该将其委派给其他人。
• 最后，如果任务不紧急或不重要（第四象限），你应该忘记它。 您可以删除或存档它。

虽然您可以使用艾森豪威尔矩阵来计划一天，但您可以为您的团队或整个月或年创建一个矩阵。

一旦掌握了它，您就可以确定任务的优先级并有效地计划您的时间。

使用艾森豪威尔矩阵提高生产力的好处

那么，艾森豪威尔矩阵如何帮助内容创作呢？

• 您可以将复杂的任务分解为更小、更易于管理的部分。
• 您可以将复杂的任务分解为更小、更易于管理的部分。 您可以确定任务的优先级并首先关注最重要的任务。
• 允许您对任务进行分类和排名。 您可以设置截止日期并跟踪进度以避免错过任何重要任务或截止日期。
• 它通过创建有组织的任务结构来帮助减轻压力和焦虑。
• 您可以委派任务并为其他任务腾出时间。
• 您可以根据需要计划和更改矩阵。 艾森豪威尔矩阵对于内容创作者来说是一个很好的工具，因为它可以帮助他们保持条理和专注。

你应该什么时候使用它？

您可以将艾森豪威尔矩阵用于任何任务。 无论是创建内容、计划营销活动还是安排时间，矩阵都可以帮助您确定优先级并专注于重要任务。

以下是它可以派上用场的一些场景：

• 当您有多个任务并且不知道从哪里开始时。
• 当您需要为任务设置优先级和截止日期时。
• 当你有太多的想法，但不知道先追求哪个。
• 当您感到不知所措并需要退后一步时。
• 加强和改善团队成员之间的和谐
• 为了更好的时间管理和计划
• 当您想要创建有组织的任务结构时

优先任务的 4 个级别是什么？

任务优先级的四个级别是：

级别 1 – 关键任务（重要且紧急）

这些任务被认为是紧急且时间敏感的。 如果你和一个团队一起工作，团队应该停止他们正在做的所有其他事情，并首先专注于这些任务。 如果不立即完成，这些任务会给企业带来风险。

级别 2 – 高优先级任务（重要但不紧急）

这些任务很重要，但不是时间敏感的。 这些任务应尽快安排并按时完成，但它们不会造成与 1 级任务相同的风险。 但是，他们应该在一周左右的时间内完成。

级别 3 – 中性任务（不重要但紧急）

这些任务不是那么重要，但仍然需要完成。 这些任务可以等待几天，但最终仍应完成。

最好将这些任务委派给其他人或外包。 例如，假设您需要改造您的网站，但该任务不如其他任务重要。 您可以将此任务委托给 Web 开发人员或外包。

级别 4 – 非必要任务（不重要也不紧急）

这些任务并不重要，可以等待几天或几周。 您可以删除或归档这些不需要的任务。

例如，如果您有一篇对时间不敏感的博客文章（4 级四）的想法，您可以先确定其他任务的优先级，然后在您无事可做时返回此博客文章。

现在您已经了解了艾森豪威尔矩阵的基础知识，是时候组织起来并处理您的内容营销待办事项列表了。

您如何确定任务的优先级？

那么，您如何确定任务的优先级？

列出你所有的任务：

第一步是列出所有任务。 这可能包括创建内容、拍摄视频、优化博客文章等任务。

您可以创建电子表格或表格，或使用 KanbanFlow 等更复杂的工具。

或者您可以使用笔和纸将它们列出来。

确定每个任务的权重和标准：

接下来，确定每个任务的权重和标准。 这个想法是比较每个任务的输入与输出比率。 这将帮助您确定哪些任务更有价值并且必须优先考虑。 例如，创建新的内容片段可能比优化博客文章花费更多时间，但它可能在回报方面具有更高的价值。

确定紧急程度：

一旦确定了每项任务的权重和标准，下一步就是确定每项任务的紧急程度。 有些任务需要立即完成吗？ 有些任务可以等待几天甚至几周吗？ 这将帮助您决定哪些任务应该进入艾森豪威尔矩阵的哪些级别。

制定计划并设定截止日期：

现在是时候为每项任务计划和设置截止日期了。 确定每项任务需要多少时间，然后设定完成它们的截止日期。 确保添加一个时间缓冲区，以防出现意外情况。

分析完成的矩阵：

完成矩阵后，就可以分析您的任务了。 您应该审查每项任务并确保其处于正确的紧急级别。 如果一项任务应该处于更高的紧急级别，请将其移到列表中并相应地调整其他任务。

如何在微软的笔记工具OneNote中创建艾森豪威尔矩阵

下面是有关如何在 OneNote 中创建艾森豪威尔矩阵的分步指南：

步骤#1：设置轴

您可以将页面标记为“艾森豪威尔矩阵”。

接下来，将您的 x 轴标记为“紧急”和“不紧急”。 一定要在两个词之间留出足够的空间。

然后将您的 y 轴标记为“重要”和“不重要”。 同样，在两个词之间留出足够的空间来添加您的任务。

生成的屏幕应如下所示：

专业提示：为轴标签使用标题样式字体，使它们脱颖而出并更易读。

步骤 #2：标记象限

通过标记四个象限中的每一个来识别正方形。 将左上象限标记为“执行”，将左下象限标记为“委托”，将右上象限标记为“安排”，将右下象限标记为“删除”。

在每个象限下方，单击并将光标移动到标题前的“待办事项”功能（方块内带有红色复选标记的图标）。 单击“待办事项”图标。

它应该看起来像这样：

专业提示：为象限标签使用“heading 2”样式字体，使它们更易读。

第 3 步：添加您的任务

现在是时候添加您的任务了。

写下适当象限下的所有任务。

例如，您可以在“做”象限下写“关于内容营销的博文”。

对于您添加的每个新任务，单击“待办事项”功能以添加一个复选框并在完成时将其标记为已完成。

专业提示：为任务标签使用“body”风格的字体，使它们更易读。

您可以从便利贴、记事本、纸屑、电话笔记、列表、电子邮件等中提取这些任务。

第 4 步：将您的任务移至适当的象限

在处理任务时，将它们移动到不同的象限。 例如，如果任务紧急且重要，则将其移至“执行”象限。

如果一项任务不紧急但很重要，请将其移至“日程”象限。

一旦你移动了一项任务，就把它从你的清单上划掉——这样你就知道哪些任务已经完成，哪些还没有完成。

这个想法是对第一象限的任务进行优先排序，然后按照其他象限的方式进行。

如果您今天无法完成“DO”中的任务，请将其移至另一个象限。

第一步是把它放在“决定”象限中，并安排在以后的某个日期。

并继续监控您的进度并相应地调整时间表。

第 5 步：采取行动

使用 OneNote 创建艾森豪威尔矩阵最美妙的部分是能够为您的任务添加标签。

您可以右键单击任务并为其分配标签。 您的选项包括将任务标记为“重要”、“稍后记住”、“定义”或“问题”。

将任务标记为“重要”会在复选框旁边添加一个金星。 这是一个提醒，这是一项必须首先完成的重要任务。

专业提示：使用颜色代码来区分一致的项目或主题，例如同事、项目或任务。

第 6 步：制定规则并遵守它们

在构建矩阵时，请记住设置并遵守规则很重要。

为了使您的矩阵易于管理，您可以遵循以下一些简单的规则：

将所有任务放在一个页面上

为您的任务使用多个页面可能会造成混乱和耗时。 将所有任务都放在一个页面上，这样一目了然且易于管理。

如果您的任务列表太长以至于有些任务会从页面或屏幕上消失，那么也许您应该考虑修改它们并重新确定它们的优先级。

查看您是否可以委派、删除或安排列表中的任何任务。

我知道您在想什么：“如果所有任务都需要完成怎么办？”

嗯，这就是为什么你应该优先处理你的任务并首先关注最重要的任务。 请记住，您一天只能做这么多。

将您的优先级限制为每天三项任务

不要让自己超负荷。 将您的优先事项保持在最低限度，并专注于一次完成一个。

试图一次做太多事情会导致混乱和沮丧。

让您的待办事项清单集中且直接，以提高工作效率，而不会感到不知所措。

将任务放在“执行”象限中并不一定意味着它们都必须在今天完成。 它只是意味着在安排你的一天时应该优先考虑这个象限中的任务。

如果您今天有一项必须完成的紧急且重要的任务，请将其他所有任务移至“决定”和“授权”象限。 确保每个人都知道在您完成手头的任务之前您无法使用。

它还有助于阻止当天的日历，因此无法添加会议或电话。

将委派的任务移动到单独的页面

委派任务后，不要忘记将其从“委派”象限移至单独的页面。 这应该有助于保持矩阵的组织性和重点。

通过为委派任务创建单独的页面，您可以轻松监控他们的进度并确保他们按时完成。

让它成为你自己的

现在您已经知道如何在 OneNote 中创建艾森豪威尔矩阵，并对其进行自定义以使其成为您自己的矩阵。

您可以添加颜色代码、标签、截止日期、图像 - 任何有助于您更好地管理任务和确定任务优先级的内容。

创建一个获胜页面

想跟踪您的进度？ 创建一个胜利页面并列出您完成的每项任务。

每个已完成的任务都必须移至获胜页面。 这会给你一种满足感和成就感，让矩阵工作起来更有趣。

另外，每当您觉得自己的工作效率不够高时，您都会有一份成功清单可以反思。

此外，当它为空时，它可以提醒您回到正轨并完成您开始的工作。

休息一下以保持动力

不要忘记时不时地休息一下。 休息一下可以让您在处理内容营销任务时保持专注和积极性。

去散散步，喝杯咖啡，小睡一下，或者坐下来想想你做了什么。

这些短暂的休息可以帮助您恢复精神并促使您完成任务。

艾森豪威尔矩阵的问题

艾森豪威尔矩阵背后的核心思想是根据紧迫性和重要性确定任务的优先级。

然而，这种方法确实有其局限性。

让我们来看看其中的几个：

#1。它不考虑上下文

艾森豪威尔矩阵不考虑执行任务的上下文或环境。

例如，它不考虑截止日期或其他可能影响手头任务的外部因素的影响。

#2。标准不一致

人们在决定应该优先处理哪些任务时通常可能有不同的标准。

因此，艾森豪威尔矩阵不能保证每个人都会同意优先处理哪些任务。

请记住，客户应该是所有决策的中心。 但它也有助于考虑可用资源、时间表和其他因素来做出明智的决定。

#3。不着眼于未来

艾森豪威尔矩阵旨在帮助管理现在需要完成的任务，但它无法有效地帮助您规划未来。

虽然您可以使用矩阵来计划您的任务，但它并不能为您提供对未来的准确看法。

要了解未来，您还必须考虑其他因素，例如趋势、客户反馈和竞争。

#4。没有建立权重的过程

艾森豪威尔矩阵也缺乏建立任务权重的过程。

决定哪些任务应该比其他任务更优先可能很困难，需要仔细考虑。

5. 没有监控进度的系统

艾森豪威尔矩阵不提供监控系统。

它只能用于确定任务的优先级，但不提供衡量完成情况和绩效的方法。

总的来说，艾森豪威尔矩阵仍然是管理任务的绝佳工具，但它也有一些局限性。

艾森豪威尔矩阵的替代方案

如果您不喜欢艾森豪威尔矩阵，还有其他方法可以管理您的内容营销任务。

以下是您可以用来保持工作效率的其他五种替代方法：

#1。看板方法

看板方法是任务的可视化表示，包含“待办事项”、“进行中”和“已完成”列。

这个想法是将任务从“待办事项”列移动到“进行中”，最终移动到“完成”列。

请注意，每一列应该只有有限数量的任务。 这应该有助于确保您不会超负荷并鼓励您一次专注于一项任务。

#2。番茄工作法

Pomodoro 技术是一种时间管理方法，它将任务分解为 25 分钟的间隔，然后休息 5 分钟。

有许多免费的番茄钟应用程序可以帮助您跟踪间隔和休息时间。

#3。帕累托分析法

帕累托分析是一种按重要性对任务进行优先排序的方法。

它基于 80/20 法则，即 20% 的努力产生 80% 的结果。

使用这种方法的想法是将您的精力集中在最有可能在实施时产生最大影响的任务上。

#4。常春藤李方法

Ivy Lee 方法是一个简单的任务管理系统，您可以在其中列出一天中最重要的六项任务，然后按从最重要到最不重要的顺序排列它们的优先级。

完成第一项任务后，您将继续执行第二项任务，依此类推。

#5。石川图

石川图是一种有效的问题解决技术，可帮助您确定问题的根本原因。

它经常用于制造和产品开发行业，但也可以应用于内容营销。

它用于识别流程和工作流中断的潜在原因，帮助您更好地管理任务并确定任务的优先级。

除了确定问题的原因和影响之外，Ishikawa 图还可以帮助您创建更好的内容。

最后的话

因此，如果您想像专业人士一样处理您的内容营销任务，请使用艾森豪威尔矩阵以获得最大的生产力和效率。