コンテンツ マーケティングの To-Do リストに取り組むのに役立つ生産性ハック

座ってすぐにブログの投稿や説明ビデオのスクリプトを作成するほど恵まれている人はいません。 コンテンツの作成には時間、労力、組織が必要であり、それに伴う精神的エネルギーは言うまでもありません。

そこに行ってそれをやったので、私はそれをすべて試したと言えます。

ポモドーロ テクニックやバレット ジャーナルを試してみたり、ホワイトボードを使ってタスクを追跡したりしました。

私は Trello、Monday、および Notion を使用し、これらのツールの DIY バージョンを試してみました。

問題は、何かを忘れたり、タイムラインを超えたりせずに、やることリストのすべてをチェックすることができなかったということです.

それは、すべてを変えた生産性ハックに出くわすまでです。

私はそれをアイゼンハワー・マトリックスと呼んでいます。

このシステムを使用して、タスクを把握し、タスクを委任し、時間をスケジュールし、タスクをフォローアップし、将来の計画を立てることができます。

素早く、簡単で、派手なツールは必要ありません。

試してみる準備はできましたか？ 始めましょう。

アイゼンハワー マトリックスとは

これは、アメリカ合衆国の第 34 代大統領であるドワイト・アイゼンハワー大統領によって最初に開発された生産性手法です。

このシステムは、緊急性と重要性に基づいてタスクに優先順位を付けるのに役立ちます。

緊急のタスクは重要ではありません。 重要なタスクは緊急ではありません。

アイゼンハワー マトリックスは、この 2 つを区別し、それに応じて時間を計画するのに役立ちます。

緊急で重要、緊急でなく重要、緊急で重要ではない、緊急でなく重要ではない、の4 つの象限で構成されています。

下の図に示すように、1 枚の紙に X 軸と Y 軸を描画して 4 つの象限を作成することから始めることができます。

X 軸を Y 軸の上に置き、逆文字 L を形成するようにします。

マトリックスが設定されたら、タスクを適切な象限にプロットします。

Y 軸は重要度を表しており、下が「重要でない」、上が「重要」です。

X 軸は緊急性を表しており、左側が「緊急」、右端が「緊急ではない」です。

各ボックスには、特定のアクションの手がかりとして機能するラベルがあります。

• タスクが緊急で重要な場合 (クワドラント 1)、すぐに取り組み始める必要があります。
• タスクが緊急でも重要でもない場合 (第 2 象限)、いつそれを行うかを決定する必要があります。 誰かが緊急のタスクとしていっぱいになる前に、それに取り組む時間をスケジュールしてください。
• タスクが緊急であるが「重要ではない」場合 (第 3 象限)、他の人に委任する必要があります。
• 最後に、タスクが緊急でも重要でもない場合 (第 4 象限)、忘れてください。 削除またはアーカイブできます。

アイゼンハワー マトリックスを使用して 1 日を計画できますが、チームまたは 1 か月または 1 年全体のマトリックスを作成できます。

コツをつかめば、タスクに優先順位を付けて、効果的に時間を計画できます。

生産性ハックにアイゼンハワー マトリックスを使用する利点

では、アイゼンハワー マトリックスはコンテンツ作成にどのように役立つのでしょうか?

• 複雑なタスクをより小さく、管理しやすい部分に分割できます。
• 複雑なタスクをより小さく、管理しやすい部分に分割できます。 タスクに優先順位を付けて、最も重要なタスクに集中できます。
• タスクを分類およびランク付けできます。 重要なタスクや締め切りを見逃さないように、締め切りを設定して進捗状況を追跡できます。
• 組織化されたタスク構造を作成することで、ストレスや不安を軽減するのに役立ちます。
• タスクを委任して、他のタスクに時間を割くことができます。
• また、必要に応じてマトリックスを計画および変更できます。 アイゼンハワー マトリックスは、コンテンツ作成者が整理して集中できるようにするための優れたツールです。

いつ使用する必要がありますか?

アイゼンハワー マトリックスはあらゆるタスクに使用できます。 コンテンツの作成でも、マーケティング キャンペーンの計画でも、時間の整理でも、マトリックスは重要なタスクに優先順位を付けて集中するのに役立ちます。

これが役立ついくつかのシナリオを次に示します。

• 複数のタスクがあり、どこから始めればよいかわからない場合。
• タスクの優先順位と期限を設定する必要がある場合。
• アイデアが多すぎて、どれを最初に追求すればよいかわからない場合。
• 気分が落ち込み、一歩下がってしまいたいとき。
• チームメンバー間の調和の強化と改善
• より良い時間管理と計画のために
• 組織化されたタスク構造を作成したい場合

タスクの優先順位付けの 4 つのレベルとは?

タスクの優先順位付けの 4 つのレベルは次のとおりです。

レベル 1 – 重要なタスク (重要かつ緊急)

これらのタスクは、緊急で時間的制約があると見なされます。 チームで作業している場合、チームは他のすべての作業を停止し、最初にこれらのタスクに集中する必要があります。 これらのタスクは、すぐに完了しないとビジネスにリスクをもたらします。

レベル 2 – 優先度の高いタスク (重要だが緊急ではない)

これらのタスクは重要ですが、時間に敏感ではありません。 これらのタスクはできるだけ早くスケジュールし、時間どおりに完了する必要がありますが、レベル 1 のタスクと同じリスクはありません。 ただし、1 週間程度で完了する必要があります。

レベル 3 – ニュートラル タスク (重要ではないが緊急)

これらのタスクはそれほど重要ではありませんが、完了する必要があります。 これらのタスクは数日待つことができますが、最終的には実行する必要があります。

これらのタスクは、他の人に委任するか、外部委託することをお勧めします。 たとえば、Web サイトを刷新する必要があるが、そのタスクは他のタスクほど重要ではないとします。 このタスクは Web 開発者に委任するか、外部委託することができます。

レベル 4 – 必須ではないタスク (重要でも緊急でもない)

これらのタスクは重要ではなく、数日または数週間待つことができます。 これらのタスクは不要なので、削除またはアーカイブできます。

たとえば、時間に左右されないブログ投稿のアイデアがある場合 (レベル 4 4)、最初に他のタスクに優先順位を付け、他に何もすることがないときに後でこのブログ投稿に戻ることができます。

アイゼンハワー マトリックスの基本を理解したところで、次はコンテンツ マーケティングの To Do リストを整理して取り組みます。

タスクの優先順位をどのように設定しますか?

では、どのようにタスクの優先順位を付けますか?

すべてのタスクをリストアップする:

最初のステップは、すべてのタスクをリストアップすることです。 これには、コンテンツの作成、ビデオの撮影、ブログ投稿の最適化などのタスクが含まれる場合があります。

スプレッドシートやテーブルを作成したり、KanbanFlow などのより高度なツールを使用したりできます。

または、ペンと紙を使ってそれらをリストアップすることもできます。

各タスクの重みと基準を特定します。

次に、各タスクの重みと基準を特定します。 アイデアは、各タスクの入力と出力の比率を比較することです。 これは、どのタスクがよりやりがいがあり、優先する必要があるかを判断するのに役立ちます。 たとえば、新しいコンテンツの作成には、ブログ投稿の最適化よりも時間がかかる場合がありますが、収益という点では価値が高くなる可能性があります。

緊急度の決定:

各タスクの重みと基準を特定したら、次のステップは、各タスクの緊急度を決定することです。 いくつかのタスクをすぐに実行する必要がありますか? 一部のタスクは、数日または数週間も待つことができますか? これは、アイゼンハワー マトリックスのどのレベルにどのタスクを入れるかを決定するのに役立ちます。

計画を立てて期限を設定する:

次に、各タスクの期限を計画して設定します。 各タスクに必要な時間を決定し、それらを完了する期限を設定します。 予期せぬ事態が発生した場合に備えて、必ずタイム バッファーを追加してください。

完成したマトリックスを分析します。

マトリックスを完了したら、タスクを分析します。 各タスクを確認し、適切な緊急度レベルであることを確認する必要があります。 タスクの緊急度を高くする必要がある場合は、リストを上に移動し、それに応じて他のタスクを調整します。

Microsoft のメモ作成ツール OneNote でアイゼンハワー マトリックスを作成する方法

OneNote でアイゼンハワー マトリックスを作成する方法の詳細なガイドを次に示します。

ステップ #1: 軸を設定する

ページに「アイゼンハワー マトリックス」というラベルを付けることができます。

次に、x 軸に「緊急」と「緊急ではない」のラベルを付けます。 2 つの単語の間には十分なスペースを空けてください。

次に、Y 軸に「重要」と「重要ではない」のラベルを付けます。 ここでも、タスクを追加できるように、2 つの単語の間に十分なスペースを空けてください。

結果の画面は次のようになります。

プロのヒント:軸ラベルに見出しスタイルのフォントを使用して、目立たせて読みやすくします。

ステップ #2: 象限にラベルを付ける

4 つの象限のそれぞれにラベルを付けて、正方形を識別します。 左上の象限を「実行」、左下を「委任」、右上を「スケジュール」、右下を「削除」とラベル付けします。

各象限の下で、見出しの前にある「to do」機能 (正方形の中に赤いチェックマークが付いたアイコン) をクリックしてカーソルを移動します。 「すること」アイコンをクリックします。

次のようになります。

プロのヒント: 象限ラベルに「見出し 2」スタイルのフォントを使用して、読みやすくします。

ステップ 3: タスクを追加する

次に、タスクを追加します。

適切な象限の下にすべてのタスクを書き留めます。

たとえば、「Do」象限の下に「コンテンツ マーケティングに関するブログ投稿」と書くことができます。

新しいタスクを追加するたびに、「to do」機能をクリックしてチェックボックスを追加し、完了したら完了としてマークします。

プロのヒント: タスク ラベルに「本文」スタイルのフォントを使用して、読みやすくします。

これらのタスクは、付箋、メモ帳、紙くず、電話メモ、リスト、メールなどから取得できます。

ステップ 4: タスクを適切な象限に移動する

タスクに取り組んでいるときは、それらを別の象限に移動します。 たとえば、タスクが緊急で重要な場合は、タスクを「Do」象限に移動します。

タスクが緊急ではないが重要な場合は、「スケジュール」象限に移動します。

タスクを移動したら、リストからチェック マークを付けます。これにより、完了したタスクと保留中のタスクがわかります。

アイデアは、最初の象限のタスクに優先順位を付け、他の象限を下っていくというものです。

今日「DO」のタスクを完了できない場合は、別の象限に移動します。

最初のステップは、それを「決定」象限に入れて、後日に予定を立てることです。

そして、進捗状況を監視し続け、それに応じてタイムラインを調整してください。

ステップ 5: アクションを実行する

OneNote を使用してアイゼンハワー マトリックスを作成することの最も優れた点は、タスクにタグを追加できることです。

タスクを右クリックして、タグを割り当てることができます。 オプションには、タスクに「重要」、「後で覚えておく」、「定義」、または「質問」のタグを付けることが含まれます。

タスクを「重要」としてマークすると、チェックボックスの横に金の星が追加されます。 これは、最初に行わなければならない重要なタスクであることを思い出させてくれます。

プロのヒント:カラー コードを使用して、同僚、プロジェクト、タスクなどの一貫したプロジェクトやテーマを区別します。

ステップ 6: ルールを作り、それに従う

マトリックスを構築するときは、ルールを設定してそれに従うことが重要であることを忘れないでください。

マトリックスを管理しやすくするために、従うことができるいくつかの簡単なルールを次に示します。

すべてのタスクを 1 つのページにまとめる

タスクに複数のページを使用すると、混乱し、時間がかかる場合があります。 すべてのタスクを 1 つのページにまとめて、見やすく管理しやすくします。

タスクのリストが長すぎてページや画面からはみ出している場合は、それらを修正して優先順位を付け直すことを検討する必要があります。

リストのタスクを委任、削除、またはスケジュールできるかどうかを確認します。

「すべてのタスクを実行する必要がある場合はどうすればよいですか?」

そのため、タスクに優先順位を付け、最も重要なタスクに最初に集中する必要があります。 1日にできることは限られていることを忘れないでください。

優先順位を 1 日 3 つのタスクに制限する

過負荷にしないでください。 優先順位を最小限に抑え、一度に 1 つずつ完了することに集中します。

一度に多くのことをしようとすると、混乱やフラストレーションが生じる可能性があります。

圧倒されることなく生産的になるように、To Do リストを焦点を絞り、率直に保ちます。

タスクを「Do」象限に配置しても、必ずしもすべてを今日完了しなければならないというわけではありません。 これは単に、1 日のスケジュールを立てるときに、この象限のタスクを優先する必要があることを意味します。

今日完了しなければならない緊急かつ重要なタスクがある場合は、他のすべてを「決定」と「委任」の象限に移動します。 目の前のタスクを完了するまで、あなたが対応できないことを全員が知っていることを確認してください。

また、その日のカレンダーをブロックして、会議や通話を追加できないようにすることもできます。

委任されたタスクを別のページに移動する

タスクを委任したら、「委任」象限から別のページに移動することを忘れないでください。 これは、マトリックスを整理し、焦点を絞った状態に保つのに役立ちます。

委任されたタスク用に別のページを作成することで、進捗状況を簡単に監視し、予定どおりに完了するようにすることができます。

独自のものにする

OneNote でアイゼンハワー マトリックスを作成する方法がわかったので、それをカスタマイズして独自のものにします。

カラーコード、タグ、締め切り、画像など、タスクの管理と優先順位付けに役立つものなら何でも追加できます。

勝利ページを作成する

あなたの進歩を追跡したいですか？ 勝利ページを作成し、完了したすべてのタスクをリストアップします。

完了したすべてのタスクは、wins ページに移動する必要があります。 これにより、満足感と達成感が得られ、マトリックスの作業がより楽しくなります。

さらに、十分な生産性が得られていないと感じたときはいつでも、成功のリストを振り返ることができます。

さらに、空の場合は、軌道に戻って開始したことを完了するためのリマインダーとして機能します。

モチベーションを維持するために休憩を取る

ときどき休憩することを忘れないでください。 休憩を取ることで、コンテンツ マーケティングのタスクに取り組みながら、集中力とモチベーションを維持できます。

散歩に行ったり、コーヒーを飲んだり、昼寝をしたり、座って自分が何をしたかを考えたりしてください。

これらの短い休憩は、あなたの心を活性化し、タスクを完了するのに役立ちます。

アイゼンハワー行列の問題

アイゼンハワー マトリックスの背後にある中心的な考え方は、緊急性と重要性に基づいてタスクに優先順位を付けることです。

ただし、このアプローチには制限があります。

それらのいくつかを見てみましょう：

＃1。文脈を考慮していない

アイゼンハワー マトリックスは、タスクが実行されるコンテキストや環境を考慮していません。

たとえば、締め切りや、目の前のタスクに影響を与える可能性のあるその他の外的要因の影響は考慮されていません。

＃2。基準に整合性がない

どのタスクを優先すべきかを決定する際に、人々は異なる基準を持っていることがよくあります。

したがって、アイゼンハワー マトリックスは、どのタスクを優先すべきかについて全員が同意することを保証することはできません。

顧客がすべての決定の中心にいる必要があることを忘れないでください。 ただし、利用可能なリソース、タイムライン、およびその他の要因を考慮して、十分な情報に基づいた決定を下すことも役立ちます。

＃3。未来志向ではない

アイゼンハワー マトリックスは、今すぐに完了しなければならないタスクを管理するのに役立つように設計されていますが、将来の計画を立てるのには効果的ではありません。

マトリックスを使用してタスクを計画することはできますが、将来を正確に把握することはできません。

今後何が待ち受けているかを理解するには、トレンド、顧客からのフィードバック、競合など、他の要因も考慮する必要があります。

＃4。ウェイトを設定するプロセスがない

アイゼンハワー マトリックスには、タスクの重みを確立するプロセスもありません。

どのタスクを他のタスクよりも優先するかを決定するのは難しい場合があり、慎重に検討する必要があります。

5.進捗状況を監視するシステムがない

アイゼンハワー マトリックスは監視システムを提供しません。

タスクに優先順位を付けるためにのみ使用できますが、完了とパフォーマンスを測定する方法は提供しません。

全体として、アイゼンハワー マトリックスは依然としてタスクを管理するための優れたツールですが、いくつかの制限があります。

アイゼンハワー マトリックスの代替案

アイゼンハワー マトリックスが気に入らない場合は、コンテンツ マーケティング タスクを管理する他の方法があります。

生産性を維持するために使用できるその他の 5 つの方法を次に示します。

＃1。かんばん方式

かんばん方式は、「To Do」、「In Progress」、および「Done」の列でタスクを視覚的に表現したものです。

アイデアは、タスクを「To Do」列から「進行中」列に移動し、最終的に「完了」列に移動することです。

各列には限られた数のタスクのみを含める必要があることに注意してください。 そうすることで、自分に過負荷をかけないようにし、一度に 1 つのタスクに集中するよう促します。

＃2。ポモドーロ・テクニック

ポモドーロ テクニックは、タスクを 25 分間隔に分割し、その後 5 分間休憩する時間管理方法です。

無料で利用できるポモドーロ アプリはたくさんあり、インターバルや休憩を記録するのに役立ちます。

＃3。パレート分析法

パレート分析は、タスクの重要度によって優先順位を付ける方法です。

これは、20% の努力で 80% の結果が得られるという 80/20 の法則に基づいています。

この方法では、実装したときに最大の影響を与える可能性が最も高いタスクにエネルギーを集中させるという考え方です。

＃4。アイビー・リー・メソッド

Ivy Lee メソッドは、1 日の最も重要な 6 つのタスクをリストし、重要度の高いものから順に優先順位を付けるシンプルなタスク管理システムです。

最初のタスクが完了したら、2 番目のタスクに進みます。

＃5。石川ダイアグラム

石川図は、問題の根本原因を特定するのに役立つ効果的な問題解決手法です。

製造業や商品開発業でよく使われますが、コンテンツマーケティングにも応用できます。

プロセスとワークフローの中断の潜在的な原因を特定するのに役立ち、タスクをより適切に管理して優先順位を付けるのに役立ちます。

石川図は、問題の原因と影響を特定するだけでなく、より良いコンテンツを作成するのにも役立ちます。

最後に一言

したがって、プロのようにコンテンツ マーケティングのタスクに取り組みたい場合は、アイゼンハワー マトリックスを使用して生産性と効率を最大化してください。