幫助您處理內容營銷待辦事項列表的生產力技巧

沒有人有幸坐下來立即為解釋視頻寫一篇博客文章或腳本。 內容創建需要時間、精力和組織——更不用說所涉及的精神能量了。

去過那裡並做到了，我可以說，我已經嘗試了一切。

我嘗試過番茄工作法、子彈日記，有時甚至使用白板來跟踪我的任務。

我使用過 Trello、Monday 和 Notion，並嘗試過這些工具的 DIY 版本。

問題是，我仍然無法在不忘記某些事情或不超過時間表的情況下檢查待辦事項清單上的所有內容。

直到我偶然發現了一個改變一切的生產力黑客。

我稱之為艾森豪威爾矩陣。

您可以使用此系統來掌握任務、委派任務、安排時間、跟進任務和計劃未來，所有這些都一氣呵成。

它快速、簡單，而且不需要任何花哨的工具。

準備好嘗試一下了嗎？ 讓我們開始吧。

什麼是艾森豪威爾矩陣？

這是美國第 34 任總統德懷特·艾森豪威爾 (Dwight Eisenhower) 首創的生產力技術。

該系統有助於根據緊迫性和重要性確定任務的優先級。

緊急任務並不重要； 重要的任務並不緊急。

艾森豪威爾矩陣可幫助您區分兩者並相應地規劃您的時間。

它由四個像限組成：緊急且重要、不緊急且重要、緊急且不重要以及不緊急且不重要。

您可以先在一張紙上繪製 X 軸和 Y 軸以創建四個像限，如下圖所示。

將 x 軸放在 y 軸上方，使它們形成倒置的字母 L。

設置矩陣後，將您的任務繪製到適當的象限中。

Y 軸涵蓋重要程度，底部為“不重要”，頂部為“重要”。

X 軸涵蓋緊迫性，左側為“緊急”，最右側為“不緊急”。

每個框都有一個標籤，作為特定操作的提示：

• 如果任務緊急且重要（第一象限），您應該立即著手處理。
• 如果任務不緊急也不重要（第二象限），你應該決定什麼時候去做。 在有人將其作為緊急任務填寫之前安排時間進行處理。
• 如果任務緊急但“不重要”（第三象限），您應該將其委派給其他人。
• 最後，如果任務不緊急或不重要（第四象限），你應該忘記它。 您可以刪除或存檔它。

雖然您可以使用艾森豪威爾矩陣來計劃一天，但您可以為您的團隊或整個月或年創建一個矩陣。

一旦掌握了它，您就可以確定任務的優先級並有效地計劃您的時間。

使用艾森豪威爾矩陣提高生產力的好處

那麼，艾森豪威爾矩陣如何幫助內容創作呢？

• 您可以將復雜的任務分解為更小、更易於管理的部分。
• 您可以將復雜的任務分解為更小、更易於管理的部分。 您可以確定任務的優先級並首先關注最重要的任務。
• 允許您對任務進行分類和排名。 您可以設置截止日期並跟踪進度以避免錯過任何重要任務或截止日期。
• 它通過創建有組織的任務結構來幫助減輕壓力和焦慮。
• 您可以委派任務並為其他任務騰出時間。
• 您可以根據需要計劃和更改矩陣。 艾森豪威爾矩陣對於內容創作者來說是一個很好的工具，因為它可以幫助他們保持條理和專注。

你應該什麼時候使用它？

您可以將艾森豪威爾矩陣用於任何任務。 無論是創建內容、計劃營銷活動還是安排時間，矩陣都可以幫助您確定優先級並專注於重要任務。

以下是它可以派上用場的一些場景：

• 當您有多個任務並且不知道從哪裡開始時。
• 當您需要為任務設置優先級和截止日期時。
• 當你有太多的想法，但不知道先追求哪個。
• 當您感到不知所措並需要退後一步時。
• 加強和改善團隊成員之間的和諧
• 為了更好的時間管理和計劃
• 當您想要創建有組織的任務結構時

優先任務的 4 個級別是什麼？

任務優先級的四個級別是：

級別 1 – 關鍵任務（重要且緊急）

這些任務被認為是緊急且時間敏感的。 如果你和一個團隊一起工作，團隊應該停止他們正在做的所有其他事情，並首先專注於這些任務。 如果不立即完成，這些任務會給企業帶來風險。

級別 2 – 高優先級任務（重要但不緊急）

這些任務很重要，但不是時間敏感的。 這些任務應盡快安排並按時完成，但它們不會造成與 1 級任務相同的風險。 但是，他們應該在一周左右的時間內完成。

級別 3 – 中性任務（不重要但緊急）

這些任務不是那麼重要，但仍然需要完成。 這些任務可以等待幾天，但最終仍應完成。

最好將這些任務委派給其他人或外包。 例如，假設您需要改造您的網站，但該任務不如其他任務重要。 您可以將此任務委託給 Web 開發人員或外包。

級別 4 – 非必要任務（不重要也不緊急）

這些任務並不重要，可以等待幾天或幾週。 您可以刪除或歸檔這些不需要的任務。

例如，如果您有一篇對時間不敏感的博客文章（4 級四）的想法，您可以先確定其他任務的優先級，然後在您無事可做時返回此博客文章。

現在您已經了解了艾森豪威爾矩陣的基礎知識，是時候組織起來並處理您的內容營銷待辦事項列表了。

您如何確定任務的優先級？

那麼，您如何確定任務的優先級？

列出你所有的任務：

第一步是列出所有任務。 這可能包括創建內容、拍攝視頻、優化博客文章等任務。

您可以創建電子表格或表格，或使用 KanbanFlow 等更複雜的工具。

或者您可以使用筆和紙將它們列出來。

確定每個任務的權重和標準：

接下來，確定每個任務的權重和標準。 這個想法是比較每個任務的輸入與輸出比率。 這將幫助您確定哪些任務更有價值並且必須優先考慮。 例如，創建新的內容片段可能比優化博客文章花費更多時間，但它可能在回報方面具有更高的價值。

確定緊急程度：

一旦確定了每項任務的權重和標準，下一步就是確定每項任務的緊急程度。 有些任務需要立即完成嗎？ 有些任務可以等待幾天甚至幾週嗎？ 這將幫助您決定哪些任務應該進入艾森豪威爾矩陣的哪些級別。

制定計劃並設定截止日期：

現在是時候為每項任務計劃和設置截止日期了。 確定每項任務需要多少時間，然後設定完成它們的截止日期。 確保添加一個時間緩衝區，以防出現意外情況。

分析完成的矩陣：

完成矩陣後，就可以分析您的任務了。 您應該審查每項任務並確保其處於正確的緊急級別。 如果一項任務應該處於更高的緊急級別，請將其移到列表中並相應地調整其他任務。

如何在微軟的筆記工具OneNote中創建艾森豪威爾矩陣

下面是有關如何在 OneNote 中創建艾森豪威爾矩陣的分步指南：

步驟#1：設置軸

您可以將頁面標記為“艾森豪威爾矩陣”。

接下來，將您的 x 軸標記為“緊急”和“不緊急”。 一定要在兩個詞之間留出足夠的空間。

然後將您的 y 軸標記為“重要”和“不重要”。 同樣，在兩個詞之間留出足夠的空間來添加您的任務。

生成的屏幕應如下所示：

專業提示：為軸標籤使用標題樣式字體，使它們脫穎而出並更易讀。

步驟 #2：標記象限

通過標記四個像限中的每一個來識別正方形。 將左上象限標記為“執行”，將左下象限標記為“委託”，將右上象限標記為“安排”，將右下象限標記為“刪除”。

在每個像限下方，單擊並將光標移動到標題前的“待辦事項”功能（方塊內帶有紅色複選標記的圖標）。 單擊“待辦事項”圖標。

它應該看起來像這樣：

專業提示：為像限標籤使用“heading 2”樣式字體，使它們更易讀。

第 3 步：添加您的任務

現在是時候添加您的任務了。

寫下適當象限下的所有任務。

例如，您可以在“做”象限下寫“關於內容營銷的博文”。

對於您添加的每個新任務，單擊“待辦事項”功能以添加一個複選框並在完成時將其標記為已完成。

專業提示：為任務標籤使用“body”風格的字體，使它們更易讀。

您可以從便利貼、記事本、紙屑、電話筆記、列表、電子郵件等中提取這些任務。

第 4 步：將您的任務移至適當的象限

在處理任務時，將它們移動到不同的象限。 例如，如果任務緊急且重要，則將其移至“執行”象限。

如果一項任務不緊急但很重要，請將其移至“日程”象限。

一旦你移動了一項任務，就把它從你的清單上劃掉——這樣你就知道哪些任務已經完成，哪些還沒有完成。

這個想法是對第一象限的任務進行優先排序，然後按照其他像限的方式進行。

如果您今天無法完成“DO”中的任務，請將其移至另一個像限。

第一步是把它放在“決定”象限中，並安排在以後的某個日期。

並繼續監控您的進度並相應地調整時間表。

第 5 步：採取行動

使用 OneNote 創建艾森豪威爾矩陣最美妙的部分是能夠為您的任務添加標籤。

您可以右鍵單擊任務並為其分配標籤。 您的選項包括將任務標記為“重要”、“稍後記住”、“定義”或“問題”。

將任務標記為“重要”會在復選框旁邊添加一個金星。 這是一個提醒，這是一項必須首先完成的重要任務。

專業提示：使用顏色代碼來區分一致的項目或主題，例如同事、項目或任務。

第 6 步：制定規則並遵守它們

在構建矩陣時，請記住設置並遵守規則很重要。

為了使您的矩陣易於管理，您可以遵循以下一些簡單的規則：

將所有任務放在一個頁面上

為您的任務使用多個頁面可能會造成混亂和耗時。 將所有任務都放在一個頁面上，這樣一目了然且易於管理。

如果您的任務列表太長以至於有些任務會從頁面或屏幕上消失，那麼也許您應該考慮修改它們並重新確定它們的優先級。

查看您是否可以委派、刪除或安排列表中的任何任務。

我知道您在想什麼：“如果所有任務都需要完成怎麼辦？”

嗯，這就是為什麼你應該優先處理你的任務並首先關注最重要的任務。 請記住，您一天只能做這麼多。

將您的優先級限制為每天三項任務

不要讓自己超負荷。 將您的優先事項保持在最低限度，並專注於一次完成一個。

試圖一次做太多事情會導致混亂和沮喪。

讓您的待辦事項清單集中且直接，以提高工作效率，而不會感到不知所措。

將任務放在“執行”象限中並不一定意味著它們都必須在今天完成。 它只是意味著在安排你的一天時應該優先考慮這個像限中的任務。

如果您今天有一項必須完成的緊急且重要的任務，請將其他所有任務移至“決定”和“授權”象限。 確保每個人都知道在您完成手頭的任務之前您無法使用。

它還有助於阻止當天的日曆，因此無法添加會議或電話。

將委派的任務移動到單獨的頁面

委派任務後，不要忘記將其從“委派”象限移至單獨的頁面。 這應該有助於保持矩陣的組織性和重點。

通過為委派任務創建單獨的頁面，您可以輕鬆監控他們的進度並確保他們按時完成。

讓它成為你自己的

現在您已經知道如何在 OneNote 中創建艾森豪威爾矩陣，並對其進行自定義以使其成為您自己的矩陣。

您可以添加顏色代碼、標籤、截止日期、圖像 - 任何有助於您更好地管理任務和確定任務優先級的內容。

創建一個獲勝頁面

想跟踪您的進度？ 創建一個勝利頁面並列出您完成的每項任務。

每個已完成的任務都必須移至獲勝頁面。 這會給你一種滿足感和成就感，讓矩陣工作起來更有趣。

另外，每當您覺得自己的工作效率不夠高時，您都會有一份成功清單可以反思。

此外，當它為空時，它可以提醒您回到正軌並完成您開始的工作。

休息一下以保持動力

不要忘記時不時地休息一下。 休息一下可以讓您在處理內容營銷任務時保持專注和積極性。

去散散步，喝杯咖啡，小睡一下，或者坐下來想想你做了什麼。

這些短暫的休息可以幫助您恢復精神並促使您完成任務。

艾森豪威爾矩陣的問題

艾森豪威爾矩陣背後的核心思想是根據緊迫性和重要性確定任務的優先級。

然而，這種方法確實有其局限性。

讓我們來看看其中的幾個：

#1。它不考慮上下文

艾森豪威爾矩陣不考慮執行任務的上下文或環境。

例如，它不考慮截止日期或其他可能影響手頭任務的外部因素的影響。

#2。標準不一致

人們在決定應該優先處理哪些任務時通常可能有不同的標準。

因此，艾森豪威爾矩陣不能保證每個人都會同意優先處理哪些任務。

請記住，客戶應該是所有決策的中心。 但它也有助於考慮可用資源、時間表和其他因素來做出明智的決定。

#3。不著眼於未來

艾森豪威爾矩陣旨在幫助管理現在需要完成的任務，但它無法有效地幫助您規劃未來。

雖然您可以使用矩陣來計劃您的任務，但它並不能為您提供對未來的準確看法。

要了解未來，您還必須考慮其他因素，例如趨勢、客戶反饋和競爭。

#4。沒有建立權重的過程

艾森豪威爾矩陣也缺乏建立任務權重的過程。

決定哪些任務應該比其他任務更優先可能很困難，需要仔細考慮。

5. 沒有監控進度的系統

艾森豪威爾矩陣不提供監控系統。

它只能用於確定任務的優先級，但不提供衡量完成情況和績效的方法。

總的來說，艾森豪威爾矩陣仍然是管理任務的絕佳工具，但它也有一些局限性。

艾森豪威爾矩陣的替代方案

如果您不喜歡艾森豪威爾矩陣，還有其他方法可以管理您的內容營銷任務。

以下是您可以用來保持工作效率的其他五種替代方法：

#1。看板方法

看板方法是任務的可視化表示，包含“待辦事項”、“進行中”和“已完成”列。

這個想法是將任務從“待辦事項”列移動到“進行中”，最終移動到“完成”列。

請注意，每一列應該只有有限數量的任務。 這應該有助於確保您不會超負荷並鼓勵您一次專注於一項任務。

#2。番茄工作法

Pomodoro 技術是一種時間管理方法，它將任務分解為 25 分鐘的間隔，然後休息 5 分鐘。

有許多免費的番茄鐘應用程序可以幫助您跟踪間隔和休息時間。

#3。帕累托分析法

帕累托分析是一種按重要性對任務進行優先排序的方法。

它基於 80/20 法則，即 20% 的努力產生 80% 的結果。

使用這種方法的想法是將您的精力集中在最有可能在實施時產生最大影響的任務上。

#4。常春藤李方法

Ivy Lee 方法是一個簡單的任務管理系統，您可以在其中列出一天中最重要的六項任務，然後按從最重要到最不重要的順序排列它們的優先級。

完成第一項任務後，您將繼續執行第二項任務，依此類推。

#5。石川圖

石川圖是一種有效的問題解決技術，可幫助您確定問題的根本原因。

它經常用於製造和產品開發行業，但也可以應用於內容營銷。

它用於識別流程和工作流中斷的潛在原因，幫助您更好地管理任務並確定任務的優先級。

除了確定問題的原因和影響之外，Ishikawa 圖還可以幫助您創建更好的內容。

最後的話

因此，如果您想像專業人士一樣處理您的內容營銷任務，請使用艾森豪威爾矩陣以獲得最大的生產力和效率。