Un hack de productivité pour vous aider à gérer votre liste de tâches de marketing de contenu

Personne n'a la chance de s'asseoir et de publier immédiatement un article de blog ou un script pour une vidéo explicative. La création de contenu demande du temps, des efforts et de l'organisation, sans parler de l'énergie mentale impliquée.

Ayant été là et fait cela, je peux dire que j'ai tout essayé.

J'ai essayé la technique Pomodoro, le bullet journal, et, à un moment donné, j'ai même utilisé un tableau blanc pour suivre mes tâches.

J'ai utilisé Trello, Monday et Notion et j'ai essayé les versions DIY de ces outils.

Le truc, c'est que je n'étais toujours pas capable de tout cocher sur ma liste de choses à faire sans oublier quelque chose ou dépasser la chronologie.

C'est jusqu'à ce que je tombe sur un hack de productivité qui a tout changé.

Je l'appelle la matrice d'Eisenhower.

Vous pouvez utiliser ce système pour rester au courant des tâches, déléguer des tâches, planifier votre temps, suivre les tâches et planifier l'avenir, le tout d'un seul coup.

C'est rapide, c'est simple et cela ne nécessite aucun outil sophistiqué.

Prêt à essayer ? Commençons.

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower ?

C'est une technique de productivité développée pour la première fois par le président Dwight Eisenhower, le 34e président des États-Unis.

Ce système aide à hiérarchiser les tâches en fonction de l'urgence et de l'importance.

Les tâches urgentes ne sont pas importantes ; les tâches importantes ne sont pas urgentes.

La matrice Eisenhower vous aide à faire la distinction entre les deux et à planifier votre temps en conséquence.

Il est composé de quatre quadrants : urgent et important, non urgent et important, urgent et non important, et non urgent et non important.

Vous pouvez commencer par dessiner un axe X et Y sur une feuille de papier pour créer quatre quadrants, comme indiqué dans l'image ci-dessous.

Placez l'axe des x au-dessus de l'axe des y de sorte qu'ils forment une lettre L inversée.

Une fois la matrice définie, tracez vos tâches dans le quadrant approprié.

L'axe Y couvre le degré d'importance, avec « pas important » en bas et « important » en haut.

L'axe X couvre l'urgence, avec "urgent" sur le côté gauche et "non urgent" sur le côté droit.

Chaque case a une étiquette qui sert de repère pour des actions spécifiques :

• Si la tâche est urgente et importante (quadrant un), vous devez commencer à y travailler immédiatement.
• Si la tâche n'est pas urgente et importante (quadrant deux), vous devez décider quand la faire. Prévoyez du temps pour y travailler avant que quelqu'un ne le remplisse en tant que tâche urgente.
• Si la tâche est urgente mais "pas importante" (quadrant trois), vous devez la déléguer à quelqu'un d'autre.
• Et enfin, si la tâche n'est pas urgente ou importante (quadrant quatre), vous devez l'oublier. Vous pouvez le supprimer ou l'archiver.

Bien que vous puissiez utiliser la matrice Eisenhower pour planifier la journée, vous pouvez créer une matrice pour votre équipe ou pour un mois ou une année entiers.

Une fois que vous avez compris, vous pouvez hiérarchiser les tâches et planifier votre temps efficacement.

Avantages de l'utilisation d'une matrice Eisenhower pour le piratage de la productivité

Alors, comment la matrice Eisenhower aide-t-elle à la création de contenu ?

• Vous pouvez décomposer des tâches complexes en parties plus petites et plus faciles à gérer.
• Vous pouvez décomposer des tâches complexes en parties plus petites et plus faciles à gérer. Vous pouvez hiérarchiser les tâches et vous concentrer d'abord sur les plus importantes.
• Vous permet de catégoriser et de classer les tâches. Vous pouvez définir des délais et suivre les progrès pour éviter de manquer une tâche ou un délai important.
• Il aide à réduire le stress et l'anxiété en créant une structure de tâches organisée.
• Vous pouvez déléguer des tâches et libérer du temps pour d'autres tâches.
• Et vous pouvez planifier et apporter des modifications à la matrice selon vos besoins. La matrice Eisenhower est un excellent outil pour les créateurs de contenu car elle les aide à rester organisés et concentrés.

Quand devriez-vous l'utiliser ?

Vous pouvez utiliser la matrice Eisenhower pour n'importe quelle tâche. Qu'il s'agisse de créer du contenu, de planifier une campagne marketing ou d'organiser votre temps, la matrice vous aide à hiérarchiser et à vous concentrer sur les tâches importantes.

Voici quelques scénarios où cela peut être utile :

• Lorsque vous avez plusieurs tâches et que vous ne savez pas par où commencer.
• Lorsque vous devez définir des priorités et des délais pour les tâches.
• Lorsque vous avez trop d'idées mais que vous ne savez pas lesquelles poursuivre en premier.
• Lorsque vous vous sentez dépassé et que vous avez besoin de prendre du recul.
• Renforcer et améliorer l'harmonie entre les membres de l'équipe
• Pour une meilleure gestion et planification du temps
• Lorsque vous souhaitez créer une structure de tâches organisée

Quels sont les 4 niveaux de priorisation des tâches ?

Les quatre niveaux de priorisation des tâches sont :

Niveau 1 – Tâches critiques (importantes et urgentes)

Ces tâches sont considérées comme urgentes et urgentes. Si vous travaillez avec une équipe, l'équipe est censée arrêter tout ce qu'elle fait et se concentrer d'abord sur ces tâches. Ces tâches présentent un risque pour l'entreprise si elles ne sont pas exécutées immédiatement.

Niveau 2 – Tâches hautement prioritaires (importantes mais non urgentes)

Ces tâches sont importantes mais non urgentes. Ces tâches doivent être planifiées dès que possible et terminées à temps, mais elles ne présentent pas le même risque que les tâches de niveau 1. Cependant, ils devraient être effectués dans un délai d'une semaine environ.

Niveau 3 – Tâches neutres (pas importantes mais urgentes)

Ces tâches ne sont pas aussi importantes mais doivent encore être accomplies. Ces tâches peuvent attendre quelques jours mais doivent quand même être faites éventuellement.

Il est préférable de déléguer ces tâches à d'autres ou de les externaliser. Par exemple, disons que vous devez réorganiser votre site Web, mais que la tâche n'est pas aussi importante que les autres tâches. Vous pouvez déléguer cette tâche à un développeur Web ou l'externaliser.

Niveau 4 – Tâches non essentielles (ni importantes ni urgentes)

Ces tâches sont sans importance et peuvent attendre quelques jours ou quelques semaines. Vous pouvez supprimer ou archiver ces tâches car elles ne sont pas nécessaires.

Par exemple, si vous avez une idée pour un article de blog qui n'est pas urgent (niveau 4 quatre), vous pouvez d'abord donner la priorité à d'autres tâches et revenir à cet article de blog plus tard lorsque vous n'avez rien d'autre à faire.

Maintenant que vous connaissez les bases de la matrice Eisenhower, il est temps de vous organiser et de vous attaquer à votre liste de tâches de marketing de contenu.

Comment hiérarchisez-vous les tâches ?

Alors, comment hiérarchisez-vous les tâches ?

Lister toutes vos tâches :

La première étape consiste à lister toutes vos tâches. Cela peut inclure des tâches telles que la création de contenu, le tournage de vidéos, l'optimisation des articles de blog, etc.

Vous pouvez créer une feuille de calcul ou un tableau ou utiliser un outil plus sophistiqué comme KanbanFlow.

Ou vous pouvez les énumérer à l'aide d'un stylo et de papier.

Identifiez le poids et les critères de chaque tâche :

Ensuite, identifiez le poids et les critères de chaque tâche. L'idée est de comparer le rapport entrée / sortie de chaque tâche. Cela vous aidera à déterminer quelles tâches sont les plus gratifiantes et doivent être priorisées. Par exemple, la création de nouveaux éléments de contenu peut prendre plus de temps que l'optimisation d'un article de blog, mais cela peut avoir une valeur plus élevée en termes de retour.

Déterminez le niveau d'urgence :

Une fois que vous avez identifié le poids et les critères de chaque tâche, l'étape suivante consiste à déterminer le niveau d'urgence de chaque tâche. Certaines tâches doivent-elles être effectuées immédiatement ? Certaines tâches peuvent-elles attendre quelques jours voire quelques semaines ? Cela vous aidera à décider quelles tâches doivent aller dans quels niveaux de la matrice Eisenhower.

Faites un plan et fixez des délais :

Il est maintenant temps de planifier et de fixer des délais pour chaque tâche. Déterminez le temps dont vous avez besoin pour chaque tâche, puis fixez une date limite pour les accomplir. Assurez-vous d'ajouter un tampon de temps au cas où quelque chose d'inattendu surviendrait.

Analysez la matrice complétée :

Une fois que vous avez rempli la matrice, il est temps d'analyser vos tâches. Vous devez examiner chaque tâche et vous assurer qu'elle est au bon niveau d'urgence. Si une tâche doit être à un niveau d'urgence plus élevé, déplacez-la vers le haut de la liste et ajustez les autres tâches en conséquence.

Comment créer une matrice Eisenhower dans l'outil de prise de notes de Microsoft OneNote

Voici un guide étape par étape sur la façon de créer une matrice Eisenhower dans OneNote :

Étape 1 : Configurer l'axe

Vous pouvez étiqueter la page comme "Eisenhower Matrix".

Ensuite, étiquetez votre axe des x comme "urgent" et "non urgent". Assurez-vous de laisser suffisamment d'espace entre les deux mots.

Ensuite, étiquetez votre axe y comme "Important" et "pas important". Encore une fois, laissez suffisamment d'espace entre les deux mots pour ajouter vos tâches.

L'écran résultant devrait ressembler à ceci :

Conseil de pro : utilisez une police de style titre pour les étiquettes des axes afin de les faire ressortir et d'être plus lisibles.

Étape 2 : Étiquetez les quadrants

Identifiez les carrés en étiquetant chacun des quatre quadrants. Étiquetez le quadrant supérieur gauche comme "Faire", en bas à gauche comme "Déléguer", en haut à droite comme "Planifier" et en bas à droite comme "Supprimer".

Sous chaque quadrant, cliquez et déplacez votre curseur sur la fonction "à faire" (l'icône avec une coche rouge à l'intérieur d'un carré) avant le titre. Cliquez sur l'icône "à faire".

Ça devrait ressembler a quelque chose comme ca:

Conseil de pro : utilisez une police de style "titre 2" pour les étiquettes des quadrants afin de les rendre plus lisibles.

Étape 3 : Ajoutez vos tâches

Il est maintenant temps d'ajouter vos tâches.

Notez toutes les tâches dans le quadrant approprié.

Par exemple, vous pouvez écrire "Article de blog sur le marketing de contenu" dans le quadrant "Faire".

Avec chaque nouvelle tâche que vous ajoutez, cliquez sur la fonction "à faire" pour ajouter une case à cocher et les marquer comme terminées une fois terminées.

Conseil de pro : utilisez une police de style "corps" pour les étiquettes de tâche afin de les rendre plus lisibles.

Vous pouvez extraire ces tâches à partir de notes autocollantes, de blocs-notes, de bouts de papier, de notes téléphoniques, de listes, d'e-mails, etc.

Étape 4 : Déplacez vos tâches vers les quadrants appropriés

Lorsque vous travaillez sur des tâches, déplacez-les vers différents quadrants. Par exemple, déplacez une tâche dans le quadrant "Faire" si elle est urgente et importante.

Si une tâche n'est pas urgente mais importante, déplacez-la dans le quadrant "Planifier".

Une fois que vous avez déplacé une tâche, cochez-la de votre liste. De cette façon, vous savez quelles tâches sont terminées et lesquelles sont toujours en attente.

L'idée est de hiérarchiser les tâches sur le premier quadrant et de progresser dans les autres quadrants.

Si vous ne pouvez pas terminer une tâche dans le "DO" aujourd'hui, déplacez-la dans un autre quadrant.

La première étape consiste à le placer dans le quadrant « décider » et à le programmer pour une date ultérieure.

Et continuez à suivre vos progrès et ajustez les délais en conséquence.

Étape 5 : Passez à l'action

La plus belle partie de l'utilisation de OneNote pour créer une matrice Eisenhower est la possibilité d'ajouter des balises à vos tâches.

Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur une tâche et lui attribuer une balise. Vos options incluent le marquage d'une tâche comme "importante", "souvenir pour plus tard", "définition" ou "question".

Marquer une tâche comme "importante" ajoutera une étoile dorée à côté de la case à cocher. Ceci est un rappel qu'il s'agit d'une tâche importante qui doit être effectuée en premier.

Conseil de pro : utilisez des codes de couleur pour distinguer des projets ou des thèmes cohérents, tels que des collègues, des projets ou des tâches.

Étape 6 : Établissez vos règles et suivez-les

Lorsque vous construisez votre matrice, n'oubliez pas qu'il est important de définir et de suivre les règles.

Pour garder votre matrice gérable, voici quelques règles simples que vous pouvez suivre :

Gardez toutes les tâches sur une seule page

L'utilisation de plusieurs pages pour vos tâches peut être déroutante et prendre du temps. Conservez toutes les tâches sur une seule page, afin qu'elles soient visibles et faciles à gérer.

Si votre liste de tâches est trop longue dans la mesure où certaines s'échappent de la page ou de l'écran, vous devriez peut-être envisager de les réviser et de les redéfinir.

Voyez si vous pouvez déléguer, supprimer ou planifier des tâches de votre liste.

Je sais ce que vous pensez : "et si toutes les tâches doivent être faites ?"

Eh bien, c'est pourquoi vous devez hiérarchiser vos tâches et vous concentrer d'abord sur les plus importantes. N'oubliez pas que vous ne pouvez pas faire autant de choses en une journée.

Limitez vos priorités à trois tâches par jour

Ne vous surchargez pas. Réduisez vos priorités au minimum et concentrez-vous sur leur réalisation une à la fois.

Essayer de faire trop de choses à la fois peut causer de la confusion et de la frustration.

Gardez votre liste de tâches ciblée et simple pour être productif sans vous sentir dépassé.

Placer les tâches dans le quadrant « À faire » ne signifie pas nécessairement qu'elles doivent toutes être terminées aujourd'hui. Cela signifie simplement que les tâches de ce quadrant doivent être prioritaires lors de la planification de votre journée.

Si vous avez une tâche urgente et importante qui doit être accomplie aujourd'hui, déplacez tout le reste dans les quadrants « Décider » et « Déléguer ». Assurez-vous que tout le monde sait que vous n'êtes pas disponible tant que vous n'avez pas terminé la tâche à accomplir.

Cela aide également à bloquer le calendrier du jour afin qu'aucune réunion ou appel ne puisse être ajouté.

Déplacer les tâches déléguées vers une page distincte

Une fois que vous avez délégué une tâche, n'oubliez pas de la déplacer du quadrant « Déléguer » vers une page distincte. Cela devrait aider à garder la matrice organisée et ciblée.

En créant une page distincte pour les tâches déléguées, vous pouvez facilement suivre leur progression et vous assurer qu'elles sont terminées à temps.

Faites-en votre propre

Maintenant que vous savez comment créer une matrice Eisenhower dans OneNote, personnalisez-la pour la personnaliser.

Vous pouvez ajouter des codes de couleur, des balises, des délais, des images, tout ce qui vous aide à mieux gérer et hiérarchiser les tâches.

Créer une page gagnante

Vous voulez suivre vos progrès ? Créez une page de victoires et répertoriez toutes les tâches que vous accomplissez.

Chaque tâche terminée doit être déplacée vers la page des gains. Cela vous donnera un sentiment de satisfaction et d'accomplissement, rendant la matrice plus amusante à utiliser.

De plus, vous aurez une liste de réussites sur lesquelles réfléchir chaque fois que vous aurez l'impression de ne pas avoir été assez productif.

De plus, lorsqu'il est vide, il peut servir de rappel pour se remettre sur la bonne voie et terminer ce que vous avez commencé.

Faites des pauses pour rester motivé

N'oubliez pas de faire une pause de temps en temps. Faire des pauses vous permet de rester concentré et motivé tout en vous attaquant à vos tâches de marketing de contenu.

Allez vous promener, prenez une tasse de café, faites une sieste ou asseyez-vous et réfléchissez à ce que vous avez fait.

Ces courtes pauses peuvent aider à revitaliser votre esprit et vous pousser à terminer vos tâches.

Problèmes avec la matrice d'Eisenhower

L'idée centrale derrière la matrice d'Eisenhower est de hiérarchiser les tâches en fonction de l'urgence et de l'importance.

Cependant, cette approche a ses limites.

Jetons un coup d'œil à quelques-uns d'entre eux :

#1.Il ne tient pas compte du contexte

La matrice d'Eisenhower ne tient pas compte du contexte ou de l'environnement dans lequel les tâches sont exécutées.

Par exemple, il ne tient pas compte de l'impact des délais ou d'autres facteurs externes susceptibles d'influencer la tâche à accomplir.

#2.Pas d'alignement sur les critères

Les gens peuvent souvent avoir des critères différents lorsqu'ils décident des tâches à prioriser.

Par conséquent, la matrice Eisenhower ne peut garantir que tout le monde sera d'accord sur les tâches à prioriser.

N'oubliez pas que le client doit être au centre de toutes les décisions. Mais il est également utile de tenir compte des ressources disponibles, du calendrier et d'autres facteurs pour prendre une décision éclairée.

#3.Pas tourné vers l'avenir

La matrice Eisenhower est conçue pour aider à gérer les tâches qui doivent être accomplies maintenant, mais elle n'est pas efficace pour vous aider à planifier l'avenir.

Bien que vous puissiez utiliser la matrice pour planifier vos tâches, elle ne vous donne pas une vision précise de l'avenir.

Pour comprendre ce qui vous attend, vous devez également tenir compte d'autres facteurs, tels que les tendances, les commentaires des clients et la concurrence.

#4.Aucun processus pour établir les pondérations

La matrice d'Eisenhower manque également d'un processus pour établir le poids des tâches.

Décider quelles tâches doivent être prioritaires par rapport aux autres peut être difficile et nécessite un examen attentif.

5. Aucun système pour surveiller les progrès

La matrice Eisenhower ne fournit pas de système de surveillance.

Il ne peut être utilisé que pour hiérarchiser les tâches, mais il ne fournit pas de moyen de mesurer l'achèvement et les performances.

Dans l'ensemble, la matrice Eisenhower reste un excellent outil pour gérer vos tâches, mais elle présente certaines limites.

Alternatives à la matrice d'Eisenhower

Si la matrice Eisenhower n'est pas votre truc, il existe d'autres façons de gérer vos tâches de marketing de contenu.

Voici cinq autres alternatives que vous pouvez utiliser pour rester productif :

#1.La méthode Kanban

La méthode Kanban est une représentation visuelle des tâches, avec des colonnes pour « À faire », « En cours » et « Terminé ».

L'idée est de déplacer les tâches de la colonne "À faire" vers la colonne "En cours" et éventuellement la colonne "Terminé".

Notez que chaque colonne ne doit contenir qu'un nombre limité de tâches. Cela devrait vous aider à ne pas vous surcharger et vous encourager à vous concentrer sur une tâche à la fois.

#2.La Technique Pomodoro

La technique Pomodoro est une méthode de gestion du temps qui décompose les tâches en intervalles de 25 minutes, suivis d'une pause de cinq minutes.

Il existe de nombreuses applications Pomodoro disponibles gratuitement qui peuvent vous aider à suivre vos intervalles et vos pauses.

#3.La méthode d'analyse de Pareto

L'analyse de Pareto est un moyen de hiérarchiser les tâches par importance.

Il est basé sur la règle des 80/20, qui stipule que 20 % de l'effort produit 80 % des résultats.

Avec cette méthode, l'idée est de concentrer votre énergie sur les tâches les plus susceptibles de produire le plus grand impact une fois mises en œuvre.

#4.La méthode Ivy Lee

La méthode Ivy Lee est un système de gestion des tâches simple dans lequel vous répertoriez les six tâches les plus importantes de la journée, puis les hiérarchisez de la plus importante à la moins importante.

Une fois que vous avez terminé la première tâche, vous passez à la seconde, et ainsi de suite.

#5.Le diagramme d'Ishikawa

Le diagramme d'Ishikawa est une technique efficace de résolution de problèmes qui vous aide à identifier la cause première d'un problème.

Il est souvent utilisé dans les industries de fabrication et de développement de produits, mais il peut également être appliqué au marketing de contenu.

Il sert à identifier les causes potentielles de perturbation des processus et des flux de travail, vous aidant à mieux gérer et à hiérarchiser les tâches.

En plus d'identifier les causes et les effets d'un problème, le diagramme d'Ishikawa peut vous aider à créer un meilleur contenu.

Quelques mots de conclusion

Donc, si vous souhaitez vous attaquer à vos tâches de marketing de contenu comme un pro, utilisez la matrice Eisenhower pour une productivité et une efficacité maximales.