Un trucco per la produttività per aiutarti ad affrontare la tua lista di cose da fare per il content marketing

Nessuno è abbastanza fortunato da sedersi e pubblicare immediatamente un post sul blog o una sceneggiatura per un video esplicativo. La creazione di contenuti richiede tempo, impegno e organizzazione, per non parlare dell'energia mentale coinvolta.

Essendo stato lì e fatto questo, posso dire, ho provato tutto.

Ho provato la tecnica del pomodoro, il diario dei proiettili e, a un certo punto, ho persino usato una lavagna per tenere traccia dei miei compiti.

Ho usato Trello, Monday e Notion e ho provato le versioni fai-da-te di questi strumenti.

Il fatto è che non ero ancora in grado di spuntare tutto sulla mia lista di cose da fare senza dimenticare qualcosa o andare oltre la sequenza temporale.

Questo fino a quando non mi sono imbattuto in un trucco per la produttività che ha cambiato tutto.

Io la chiamo la matrice di Eisenhower.

Puoi utilizzare questo sistema per rimanere aggiornato sulle attività, delegare attività, programmare il tuo tempo, seguire le attività e pianificare il futuro, tutto in un colpo solo.

È veloce, è semplice e non richiede strumenti fantasiosi.

Pronto a provarlo? Iniziamo.

Cos'è la matrice di Eisenhower?

È una tecnica di produttività sviluppata per la prima volta dal presidente Dwight Eisenhower, il 34° presidente degli Stati Uniti.

Questo sistema aiuta a dare priorità alle attività in base all'urgenza e all'importanza.

I compiti urgenti non sono importanti; i compiti importanti non sono urgenti.

La matrice di Eisenhower ti aiuta a distinguere tra i due e a pianificare il tuo tempo di conseguenza.

È composto da quattro quadranti: urgente e importante, non urgente e importante, urgente e non importante e non urgente e non importante.

Puoi iniziare disegnando un asse X e Y su un foglio di carta per creare quattro quadranti, come mostrato nell'immagine qui sotto.

Posiziona l'asse x sopra l'asse y in modo che formino una lettera L capovolta.

Una volta impostata la matrice, traccia le tue attività nel quadrante appropriato.

L'asse Y copre il grado di importanza, con "non importante" in basso e "importante" in alto.

L'asse X copre l'urgenza, con "urgente" a sinistra e "non urgente" all'estrema destra.

Ogni casella ha un'etichetta che funge da spunto per azioni specifiche:

• Se l'attività è urgente e importante (quadrante uno), dovresti iniziare a lavorarci subito.
• Se l'attività non è urgente e importante (quadrante due), dovresti decidere quando svolgerla. Pianifica il tempo per lavorarci prima che qualcuno lo riempia come un'attività urgente.
• Se il compito è urgente ma “non importante” (quadrante tre), dovresti delegarlo a qualcun altro.
• E infine, se l'attività non è urgente o importante (quarto quadrante), dovresti dimenticartene. Puoi eliminarlo o archiviarlo.

Mentre puoi utilizzare la matrice di Eisenhower per pianificare la giornata, puoi creare una matrice per il tuo team o per un intero mese o anno.

Una volta capito, puoi dare la priorità alle attività e pianificare il tuo tempo in modo efficace.

Vantaggi dell'utilizzo di una matrice di Eisenhower per l'hacking della produttività

Quindi, in che modo Eisenhower Matrix aiuta nella creazione di contenuti?

• Puoi suddividere attività complesse in parti più piccole e più facili da gestire.
• Puoi suddividere attività complesse in parti più piccole e più facili da gestire. Puoi dare la priorità alle attività e concentrarti prima su quelle più importanti.
• Consente di classificare e classificare le attività. Puoi impostare scadenze e tenere traccia dei progressi per evitare di perdere attività o scadenze importanti.
• Aiuta a ridurre lo stress e l'ansia creando una struttura di attività organizzata.
• Puoi delegare attività e liberare tempo per altre attività.
• E puoi pianificare e apportare modifiche alla matrice secondo necessità. La matrice di Eisenhower è un ottimo strumento per i creatori di contenuti perché li aiuta a rimanere organizzati e concentrati.

Quando dovresti usarlo?

Puoi utilizzare la matrice di Eisenhower per qualsiasi attività. Che si tratti di creare contenuti, pianificare una campagna di marketing o organizzare il tuo tempo, la matrice ti aiuta a stabilire le priorità e a concentrarti su attività importanti.

Ecco alcuni scenari in cui può tornare utile:

• Quando hai più attività e non sai da dove iniziare.
• Quando è necessario stabilire priorità e scadenze per le attività.
• Quando hai troppe idee ma non sai quale perseguire per prima.
• Quando ti senti sopraffatto e hai bisogno di fare un passo indietro.
• Migliorare e migliorare l'armonia tra i membri del team
• Per una migliore gestione e pianificazione del tempo
• Quando si desidera creare una struttura di attività organizzata

Quali sono i 4 livelli di priorità delle attività?

I quattro livelli di priorità delle attività sono:

Livello 1 – Compiti critici (importanti e urgenti)

Questi compiti sono considerati urgenti e urgenti. Se stai lavorando con un team, il team dovrebbe interrompere tutto ciò che sta facendo e concentrarsi prima su queste attività. Queste attività rappresentano un rischio per l'azienda se non vengono completate immediatamente.

Livello 2 – Compiti ad alta priorità (importanti ma non urgenti)

Queste attività sono importanti ma non urgenti. Queste attività dovrebbero essere pianificate il prima possibile e completate in tempo, ma non comportano lo stesso rischio delle attività di livello 1. Tuttavia, dovrebbero essere eseguiti entro una settimana circa.

Livello 3 – Compiti neutrali (non importanti ma urgenti)

Queste attività non sono così importanti ma devono ancora essere completate. Queste attività possono attendere alcuni giorni, ma alla fine dovrebbero comunque essere eseguite.

È meglio delegare queste attività ad altri o esternalizzarle. Ad esempio, supponi di dover rinnovare il tuo sito Web, ma l'attività non è importante quanto altre attività. Puoi delegare questa attività a uno sviluppatore web o esternalizzarla.

Livello 4 – Compiti non essenziali (non importanti e non urgenti)

Queste attività non sono importanti e possono attendere alcuni giorni o settimane. Puoi eliminare o archiviare queste attività poiché non sono necessarie.

Ad esempio, se hai un'idea per un post sul blog che non è sensibile al tempo (livello 4 quattro), puoi prima dare la priorità ad altre attività e tornare a questo post del blog in un secondo momento quando non hai nient'altro da fare.

Ora che conosci le basi della matrice di Eisenhower, è il momento di organizzarti e affrontare la tua lista di cose da fare per il content marketing.

Come si assegnano le priorità alle attività?

Quindi, come si assegnano le priorità alle attività?

Elenca tutte le tue attività:

Il primo passo è elencare tutte le tue attività. Ciò potrebbe includere attività come la creazione di contenuti, la ripresa di video, l'ottimizzazione dei post del blog e altro ancora.

Puoi creare un foglio di calcolo o una tabella o utilizzare uno strumento più sofisticato come KanbanFlow.

Oppure potresti elencarli usando carta e penna.

Identifica il peso e i criteri di ciascuna attività:

Successivamente, identifica il peso e i criteri di ciascuna attività. L'idea è di confrontare il rapporto input vs output di ciascuna attività. Questo ti aiuterà a determinare quali attività sono più gratificanti e devono avere la priorità. Ad esempio, la creazione di nuovi contenuti potrebbe richiedere più tempo rispetto all'ottimizzazione di un post sul blog, ma potrebbe avere un valore maggiore in termini di ritorno.

Determina il livello di urgenza:

Dopo aver identificato il peso e i criteri di ciascuna attività, il passaggio successivo consiste nel determinare il livello di urgenza per ciascuna attività. Alcune attività devono essere eseguite immediatamente? Alcune attività possono attendere alcuni giorni o addirittura settimane? Ciò ti aiuterà a decidere quali attività dovrebbero essere inserite in quali livelli della matrice Eisenhower.

Prepara un piano e fissa le scadenze:

Ora è il momento di pianificare e fissare le scadenze per ogni attività. Determina quanto tempo hai bisogno per ogni attività e quindi fissa una scadenza per completarle. Assicurati di aggiungere un buffer temporale nel caso in cui si verifichi qualcosa di inaspettato.

Analizza la matrice completata:

Una volta completata la matrice, è il momento di analizzare i tuoi compiti. Dovresti rivedere ogni attività e assicurarti che sia al giusto livello di urgenza. Se un'attività deve avere un livello di urgenza più elevato, spostala in alto nell'elenco e regola le altre attività di conseguenza.

Come creare una matrice Eisenhower nello strumento per prendere appunti di Microsoft OneNote

Ecco una guida dettagliata su come creare una matrice Eisenhower in OneNote:

Passaggio n. 1: impostare l'asse

Puoi etichettare la pagina come "Matrice di Eisenhower".

Successivamente, etichetta l'asse x come "Urgente" e "non urgente". Assicurati di lasciare abbastanza spazio tra le due parole.

Quindi etichetta l'asse y come "Importante" e "non importante". Ancora una volta, lascia abbastanza spazio tra le due parole per aggiungere le tue attività.

La schermata risultante dovrebbe essere simile a questa:

Suggerimento professionale: utilizza il carattere in stile Titolo per le etichette degli assi per farle risaltare e renderle più leggibili.

Passaggio n. 2: etichetta i quadranti

Identifica i quadrati etichettando ciascuno dei quattro quadranti. Etichetta il quadrante in alto a sinistra come "Esegui", in basso a sinistra come "Delega", in alto a destra come "Programma" e in basso a destra come "Elimina".

Sotto ogni quadrante, fai clic e sposta il cursore sulla funzione "da fare" (l'icona con un segno di spunta rosso all'interno di un quadrato) prima dell'intestazione. Fare clic sull'icona "da fare".

Dovrebbe assomigliare a qualcosa di simile a questo:

Suggerimento professionale: utilizza il carattere in stile "titolo 2" per le etichette dei quadranti per renderle più leggibili.

Passaggio 3: aggiungi le tue attività

Ora è il momento di aggiungere le tue attività.

Annota tutte le attività sotto il quadrante appropriato.

Ad esempio, puoi scrivere "Blog post about content marketing" sotto il quadrante "Do".

Con ogni nuova attività che aggiungi, fai clic sulla funzione "da fare" per aggiungere una casella di controllo e contrassegnarli come completati una volta completati.

Suggerimento professionale: utilizza un carattere in stile "corpo" per le etichette delle attività per renderle più leggibili.

Puoi estrarre queste attività da note adesive, blocchi note, ritagli di carta, note telefoniche, elenchi, e-mail e altro ancora.

Passaggio 4: sposta le tue attività nei quadranti appropriati

Mentre lavori alle attività, spostale in quadranti diversi. Ad esempio, sposta un'attività nel quadrante "Fai" se è urgente e importante.

Se un'attività non è urgente ma importante, spostala nel quadrante "Programma".

Dopo aver spostato un'attività, spuntala dall'elenco: in questo modo saprai quali attività sono state completate e quali sono ancora in sospeso.

L'idea è di dare la priorità alle attività nel primo quadrante e procedere verso il basso negli altri quadranti.

Se oggi non riesci a completare un'attività nel "DO", spostala in un altro quadrante.

Il primo passo è metterlo nel quadrante "decidere" e programmarlo per una data successiva.

E continua a monitorare i tuoi progressi e ad adeguare le tempistiche di conseguenza.

Passaggio 5: agire

La parte più bella dell'utilizzo di OneNote per creare una matrice Eisenhower è la possibilità di aggiungere tag alle tue attività.

Puoi fare clic con il pulsante destro del mouse su un'attività e assegnarle un tag. Le tue opzioni includono l'etichettatura di un'attività come "importante", "ricorda per dopo", "definizione" o "domanda".

Contrassegnare un'attività come "importante" aggiungerà una stella d'oro accanto alla casella di controllo. Questo è un promemoria che è un compito importante che deve essere svolto per primo.

Suggerimento professionale: utilizza i codici colore per distinguere progetti o temi coerenti, come colleghi, progetti o attività.

Passaggio 6: crea le tue regole e seguile

Mentre costruisci la tua matrice, ricorda che è importante impostare e seguire le regole.

Per mantenere gestibile la tua matrice, ecco alcune semplici regole che puoi seguire:

Mantieni tutte le attività su un'unica pagina

L'utilizzo di più pagine per le tue attività può creare confusione e richiedere molto tempo. Mantieni tutte le attività su un'unica pagina, quindi è visibile e facile da gestire.

Se il tuo elenco di attività è troppo lungo in quanto alcune strisciano fuori dalla pagina o dallo schermo, allora forse dovresti considerare di rivederle e ridefinire le priorità.

Verifica se puoi delegare, eliminare o programmare qualsiasi attività nel tuo elenco.

So cosa stai pensando: "e se tutti i compiti devono essere svolti?"

Bene, ecco perché dovresti dare la priorità ai tuoi compiti e concentrarti prima su quelli più importanti. Ricorda, puoi fare solo così tanto in un giorno.

Limita le tue priorità a tre attività al giorno

Non sovraccaricarti. Mantieni le tue priorità al minimo e concentrati sul completarle una alla volta.

Cercare di fare troppe cose contemporaneamente può causare confusione e frustrazione.

Mantieni la tua lista di cose da fare focalizzata e diretta per essere produttivo senza sentirti sopraffatto.

Posizionare le attività nel quadrante "Da fare" non significa necessariamente che devono essere completate tutte oggi. Significa semplicemente che le attività in questo quadrante dovrebbero avere la priorità quando si pianifica la giornata.

Se hai un compito urgente e importante che deve essere completato oggi, sposta tutto il resto nei quadranti "Decidi" e "Delega". Assicurati che tutti sappiano che non sei disponibile fino a quando non avrai completato l'attività da svolgere.

Aiuta anche a bloccare il calendario del giorno in modo da non poter aggiungere riunioni o chiamate.

Sposta le attività delegate in una pagina separata

Una volta delegata un'attività, non dimenticare di spostarla dal quadrante "Delega" a una pagina separata. Ciò dovrebbe aiutare a mantenere la matrice organizzata e focalizzata.

Creando una pagina separata per le attività delegate, puoi monitorare facilmente i loro progressi e assicurarti che vengano completate in tempo.

Rendilo tuo

Ora che sai come creare una matrice Eisenhower in OneNote, personalizzala per personalizzarla.

Puoi aggiungere codici colore, tag, scadenze, immagini: tutto ciò che ti aiuta a gestire meglio e dare priorità alle attività.

Crea una pagina vincente

Vuoi monitorare i tuoi progressi? Crea una pagina vincente ed elenca tutte le attività che completi.

Ogni attività completata deve essere spostata nella pagina delle vincite. Ciò ti darà un senso di soddisfazione e realizzazione, rendendo la matrice più divertente con cui lavorare.

Inoltre, avrai un elenco di successi su cui riflettere ogni volta che ritieni di non essere stato abbastanza produttivo.

Inoltre, quando è vuoto, può fungere da promemoria per tornare in pista e finire ciò che hai iniziato.

Fai delle pause per rimanere motivato

Non dimenticare di fare una pausa ogni tanto. Fare delle pause ti consente di rimanere concentrato e motivato mentre affronti le tue attività di content marketing.

Fai una passeggiata, prendi una tazza di caffè, fai un pisolino o siediti e pensa a quello che hai fatto.

Queste brevi pause possono aiutarti a rivitalizzare la tua mente e spingerti a portare a termine i tuoi compiti.

Problemi con la matrice di Eisenhower

L'idea alla base della matrice Eisenhower è quella di dare la priorità alle attività in base all'urgenza e all'importanza.

Tuttavia, questo approccio ha i suoi limiti.

Diamo un'occhiata ad alcuni di loro:

#1.Non tiene conto del contesto

La matrice di Eisenhower non considera il contesto o l'ambiente in cui i compiti vengono svolti.

Ad esempio, non considera l'impatto delle scadenze o altri fattori esterni che possono influenzare l'attività da svolgere.

#2.Nessun allineamento sui criteri

Le persone possono spesso avere criteri diversi quando decidono a quali attività dare la priorità.

Pertanto, la matrice Eisenhower non può garantire che tutti saranno d'accordo su quali compiti dovrebbero essere prioritari.

Ricorda, il cliente dovrebbe essere al centro di tutte le decisioni. Ma aiuta anche a considerare le risorse disponibili, la tempistica e altri fattori per prendere una decisione informata.

#3.Non focalizzato sul futuro

La matrice di Eisenhower è progettata per aiutare a gestire le attività che devono essere completate ora, ma non è efficace per aiutarti a pianificare il futuro.

Sebbene tu possa utilizzare la matrice per pianificare le tue attività, non ti offre una visione accurata del futuro.

Per capire cosa ci aspetta, devi considerare anche altri fattori, come le tendenze, il feedback dei clienti e la concorrenza.

#4.Nessun processo per stabilire i pesi

La matrice di Eisenhower manca anche di un processo per stabilire i pesi dei compiti.

Decidere a quali compiti dovrebbe essere data maggiore priorità rispetto ad altri può essere difficile e richiede un'attenta considerazione.

5. Nessun sistema per monitorare i progressi

La matrice di Eisenhower non fornisce un sistema di monitoraggio.

Può essere utilizzato solo per assegnare priorità alle attività, ma non fornisce un modo per misurare il completamento e le prestazioni.

Nel complesso, Eisenhower Matrix è ancora uno strumento eccellente per gestire le tue attività, ma presenta alcune limitazioni.

Alternative alla matrice di Eisenhower

Se la matrice Eisenhower non fa per te, ci sono altri modi per gestire le tue attività di content marketing.

Ecco altre cinque alternative che puoi utilizzare per rimanere produttivo:

#1.Il metodo Kanban

Il metodo Kanban è una rappresentazione visiva delle attività, con colonne per "Da fare", "In corso" e "Fatto".

L'idea è di spostare le attività dalla colonna "Da fare" alla colonna "In corso" e infine alla colonna "Fatto".

Tieni presente che ogni colonna dovrebbe avere solo un numero limitato di attività. Ciò dovrebbe aiutarti a non sovraccaricarti e incoraggiarti a concentrarti su un'attività alla volta.

#2.La tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro è un metodo di gestione del tempo che suddivide le attività in intervalli di 25 minuti, seguiti da una pausa di cinque minuti.

Ci sono molte app Pomodoro disponibili gratuitamente che possono aiutarti a tenere traccia dei tuoi intervalli e pause.

#3.Il metodo dell'analisi di Pareto

L'analisi di Pareto è un modo per dare priorità ai compiti in base all'importanza.

Si basa sulla regola 80/20, che afferma che il 20% dello sforzo produce l'80% dei risultati.

Con questo metodo, l'idea è di concentrare la tua energia su attività che hanno maggiori probabilità di produrre il maggiore impatto una volta implementate.

#4.Il metodo Ivy Lee

Il metodo Ivy Lee è un semplice sistema di gestione delle attività in cui si elencano le sei attività più importanti della giornata e quindi si assegna loro la priorità dalla più alla meno importante.

Una volta terminato il primo compito, si passa al secondo e così via.

#5.Il diagramma di Ishikawa

Il diagramma di Ishikawa è un'efficace tecnica di risoluzione dei problemi che ti aiuta a identificare la causa principale di un problema.

Viene spesso utilizzato nelle industrie manifatturiere e di sviluppo prodotto, ma può anche essere applicato al content marketing.

Serve a identificare le potenziali cause di interruzione dei processi e dei flussi di lavoro, aiutandoti a gestire meglio e dare priorità alle attività.

Oltre a identificare le cause e gli effetti di un problema, il diagramma di Ishikawa può aiutarti a creare contenuti migliori.

Alcune parole finali

Quindi, se vuoi affrontare le tue attività di content marketing come un professionista, usa Eisenhower Matrix per la massima produttività ed efficienza.