콘텐츠 마케팅 할 일 목록을 처리하는 데 도움이 되는 생산성 해킹

아무도 그냥 앉아서 블로그 게시물이나 설명 비디오 스크립트를 즉시 강타할 만큼 축복받지 못했습니다. 콘텐츠 제작에는 관련된 정신적 에너지는 말할 것도 없고 시간, 노력 및 조직이 필요합니다.

거기에 가서 그렇게 했으니 모든 것을 시도했다고 말할 수 있습니다.

저는 불렛저널인 포모도로 기법을 사용해 보았고 어느 시점에는 작업을 추적하기 위해 화이트보드를 사용하기도 했습니다.

나는 Trello, Monday 및 Notion을 사용했으며 이러한 도구의 DIY 버전을 사용해 보았습니다.

문제는 여전히 할 일 목록에 있는 모든 항목을 잊어버리거나 일정을 넘기지 않고는 확인할 수 없다는 것입니다.

모든 것을 바꾼 생산성 해킹을 우연히 발견하기 전까지는 그랬습니다.

저는 그것을 아이젠하워 매트릭스라고 부릅니다.

이 시스템을 사용하여 작업을 파악하고, 작업을 위임하고, 시간을 예약하고, 작업을 후속 조치하고, 미래를 계획할 수 있습니다.

빠르고 간단하며 멋진 도구가 필요하지 않습니다.

시도해 볼 준비가 되셨습니까? 시작하자.

아이젠하워 매트릭스란?

미국 34대 대통령인 드와이트 아이젠하워 대통령이 처음 개발한 생산성 기법이다.

이 시스템은 긴급성과 중요성에 따라 작업의 우선 순위를 지정하는 데 도움이 됩니다.

긴급한 작업은 중요하지 않습니다. 중요한 일은 급하지 않다.

아이젠하워 매트릭스는 두 가지를 구별하고 그에 따라 시간을 계획하는 데 도움이 됩니다.

긴급 및 중요, 긴급 및 중요하지 않음, 긴급 및 중요하지 않음, 긴급하지 않음 및 중요하지 않음의 4개 사분면으로 구성됩니다 .

아래 그림과 같이 4개의 사분면을 만들기 위해 종이에 X축과 Y축을 그리는 것으로 시작할 수 있습니다.

거꾸로 된 문자 L을 형성하도록 x축을 y축 위에 배치합니다.

매트릭스가 설정되면 작업을 적절한 사분면에 플롯합니다.

Y축은 하단에 "중요하지 않음", 상단에 "중요"로 중요도를 나타냅니다.

X축은 왼쪽에 "긴급", 맨 오른쪽에 "긴급하지 않음"으로 긴급성을 나타냅니다.

각 상자에는 특정 작업에 대한 신호 역할을 하는 레이블이 있습니다.

• 작업이 긴급하고 중요한 경우(1사분면) 즉시 작업을 시작해야 합니다.
• 작업이 긴급하지 않고 중요하지 않은 경우(2사분면) 수행 시기를 결정해야 합니다. 누군가 긴급한 작업으로 채우기 전에 작업할 시간을 예약합니다.
• 작업이 긴급하지만 "중요하지 않은" 경우(3사분면) 다른 사람에게 위임해야 합니다.
• 그리고 마지막으로 작업이 긴급하거나 중요하지 않은 경우(4사분면) 잊어버려야 합니다. 삭제하거나 보관할 수 있습니다.

아이젠하워 매트릭스를 사용하여 하루를 계획할 수 있지만 팀 또는 전체 월 또는 연도에 대한 매트릭스를 만들 수 있습니다.

요령을 터득하면 작업의 우선순위를 정하고 시간을 효과적으로 계획할 수 있습니다.

생산성 해킹을 위해 아이젠하워 매트릭스를 사용할 때의 이점

그렇다면 아이젠하워 매트릭스는 콘텐츠 제작에 어떻게 도움이 될까요?

• 복잡한 작업을 더 작고 관리하기 쉬운 부분으로 나눌 수 있습니다.
• 복잡한 작업을 더 작고 관리하기 쉬운 부분으로 나눌 수 있습니다. 작업의 우선 순위를 정하고 가장 중요한 작업에 먼저 집중할 수 있습니다.
• 작업을 분류하고 순위를 매길 수 있습니다. 마감일을 설정하고 진행 상황을 추적하여 중요한 작업이나 마감일을 놓치지 않도록 할 수 있습니다.
• 체계적인 작업 구조를 만들어 스트레스와 불안을 줄이는 데 도움이 됩니다.
• 작업을 위임하고 다른 작업을 위한 시간을 확보할 수 있습니다.
• 그리고 필요에 따라 매트릭스를 계획하고 변경할 수 있습니다. Eisenhower Matrix는 콘텐츠 제작자가 체계적이고 집중할 수 있도록 도와주기 때문에 훌륭한 도구입니다.

언제 사용해야 합니까?

모든 작업에 아이젠하워 매트릭스를 사용할 수 있습니다. 콘텐츠 생성, 마케팅 캠페인 계획 또는 시간 구성에 관계없이 매트릭스는 중요한 작업의 우선 순위를 지정하고 집중하는 데 도움이 됩니다.

유용할 수 있는 몇 가지 시나리오는 다음과 같습니다.

• 여러 작업이 있고 어디서부터 시작해야 할지 모를 때.
• 작업의 우선 순위와 기한을 설정해야 할 때.
• 아이디어가 너무 많은데 어떤 것을 먼저 추진해야 할지 모를 때.
• 압도 당하고 한 걸음 뒤로 물러나야 할 때.
• 팀원 간의 화합 강화 및 향상
• 더 나은 시간 관리 및 계획을 위해
• 체계적인 업무 구조를 만들고 싶을 때

작업 우선순위의 4단계는 무엇입니까?

작업 우선 순위의 네 가지 수준은 다음과 같습니다.

레벨 1 - 중요한 작업(중요하고 긴급한 작업)

이러한 작업은 긴급하고 시간에 민감한 것으로 간주됩니다. 팀과 함께 작업하는 경우 팀은 수행 중인 모든 작업을 중지하고 이러한 작업에 먼저 집중해야 합니다. 이러한 작업을 즉시 완료하지 않으면 비즈니스에 위험이 따릅니다.

레벨 2 – 우선순위가 높은 작업(중요하지만 긴급하지는 않음)

이러한 작업은 중요하지만 시간에 민감하지 않습니다. 이러한 작업은 가능한 한 빨리 예약하고 정시에 완료해야 하지만 수준 1 작업과 같은 위험을 초래하지는 않습니다. 단, 1주일 이내에 완료해야 합니다.

레벨 3 – 중립적인 작업(중요하지는 않지만 긴급함)

이러한 작업은 그다지 중요하지 않지만 여전히 완료해야 합니다. 이러한 작업은 며칠이 걸릴 수 있지만 결국에는 완료되어야 합니다.

이러한 작업을 다른 사람에게 위임하거나 아웃소싱하는 것이 가장 좋습니다. 예를 들어 웹 사이트를 개편해야 하지만 다른 작업만큼 중요하지 않다고 가정해 보겠습니다. 이 작업을 웹 개발자에게 위임하거나 아웃소싱할 수 있습니다.

레벨 4 – 중요하지 않은 작업(중요하지 않고 긴급하지 않음)

이러한 작업은 중요하지 않으며 며칠 또는 몇 주 동안 기다릴 수 있습니다. 이러한 작업은 필요하지 않으므로 삭제하거나 보관할 수 있습니다.

예를 들어, 시간에 민감하지 않은(레벨 4 4) 블로그 게시물에 대한 아이디어가 있는 경우 다른 작업의 우선순위를 먼저 정하고 나중에 할 일이 없을 때 이 블로그 게시물로 돌아올 수 있습니다.

이제 아이젠하워 매트릭스의 기본 사항을 알았으니 콘텐츠 마케팅 할 일 목록을 정리하고 다룰 차례입니다.

작업의 우선 순위를 어떻게 정합니까?

그렇다면 작업의 우선 순위는 어떻게 정합니까?

모든 작업 목록:

첫 번째 단계는 모든 작업을 나열하는 것입니다. 여기에는 콘텐츠 생성, 비디오 촬영, 블로그 게시물 최적화 등과 같은 작업이 포함될 수 있습니다.

스프레드시트나 표를 만들거나 KanbanFlow와 같은 보다 정교한 도구를 사용할 수 있습니다.

또는 펜과 종이를 사용하여 목록을 작성할 수 있습니다.

각 작업의 가중치 및 기준 식별:

다음으로 각 작업의 가중치와 기준을 확인합니다. 아이디어는 각 작업의 입력 대 출력 비율을 비교하는 것입니다. 이렇게 하면 어떤 작업이 더 보람 있고 우선 순위를 지정해야 하는지 결정하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 새로운 콘텐츠를 만드는 것은 블로그 게시물을 최적화하는 것보다 시간이 더 걸릴 수 있지만 수익 측면에서 더 높은 가치를 가질 수 있습니다.

긴급도 결정:

각 작업의 가중치와 기준을 파악했으면 다음 단계는 각 작업의 긴급성 수준을 결정하는 것입니다. 일부 작업을 즉시 완료해야 합니까? 일부 작업은 며칠 또는 몇 주 동안 대기할 수 있습니까? 그러면 아이젠하워 매트릭스의 어느 수준에 어떤 작업이 들어가야 하는지 결정하는 데 도움이 됩니다.

계획을 세우고 기한을 정하십시오:

이제 각 작업의 기한을 계획하고 설정할 때입니다. 각 작업에 필요한 시간을 결정한 다음 완료 기한을 설정하십시오. 예상치 못한 상황이 발생할 경우를 대비하여 시간 버퍼를 추가하십시오.

완료된 매트릭스 분석:

매트릭스를 완성했다면 이제 작업을 분석할 차례입니다. 각 작업을 검토하고 적절한 긴급 수준에 있는지 확인해야 합니다. 작업의 긴급 수준이 더 높은 경우 목록 위로 이동하고 그에 따라 다른 작업을 조정합니다.

Microsoft의 메모 작성 도구 OneNote에서 아이젠하워 매트릭스를 만드는 방법

다음은 OneNote에서 아이젠하워 매트릭스를 만드는 방법에 대한 단계별 가이드입니다.

1단계: 축 설정

페이지에 "Eisenhower Matrix"라는 레이블을 붙일 수 있습니다.

다음으로 x축에 "긴급" 및 "긴급하지 않음" 레이블을 지정합니다. 두 단어 사이에 충분한 공간을 두어야 합니다.

그런 다음 y축에 "중요" 및 "중요하지 않음" 레이블을 지정합니다. 다시 말하지만, 작업을 추가하려면 두 단어 사이에 충분한 공간을 두십시오.

결과 화면은 다음과 같아야 합니다.

프로 팁: 축 레이블에 헤드라인 스타일 글꼴을 사용하여 눈에 잘 띄고 읽기 쉽게 만드세요.

2단계: 사분면 레이블 지정

네 개의 사분면 각각에 레이블을 지정하여 사각형을 식별합니다. 왼쪽 상단 사분면에 "할 일", 왼쪽 하단에 "위임자", 오른쪽 상단에 "일정", 오른쪽 하단에 "삭제"로 레이블을 지정합니다.

각 사분면 아래를 클릭하고 제목 앞의 "할 일" 기능(사각형 안에 빨간색 체크 표시가 있는 아이콘)으로 커서를 이동합니다. "할 일" 아이콘을 클릭합니다.

다음과 같아야 합니다.

프로 팁: 사분면 레이블에 "제목 2" 스타일 글꼴을 사용하여 더 읽기 쉽게 만드십시오.

3단계: 작업 추가

이제 작업을 추가할 차례입니다.

해당 사분면 아래에 모든 작업을 기록합니다.

예를 들어 "해야 할 일" 사분면 아래에 "콘텐츠 마케팅에 대한 블로그 게시물"을 작성할 수 있습니다.

새 작업을 추가할 때마다 "할 일" 기능을 클릭하여 확인란을 추가하고 완료되면 완료로 표시합니다.

프로 팁: 작업 레이블에 "본문" 스타일 글꼴을 사용하여 더 읽기 쉽게 만드세요.

스티커 메모, 메모장, 종이 조각, 전화 메모, 목록, 이메일 등에서 이러한 작업을 가져올 수 있습니다.

4단계: 작업을 적절한 사분면으로 이동

작업을 수행할 때 다른 사분면으로 작업을 이동합니다. 예를 들어 긴급하고 중요한 경우 작업을 "할 일" 사분면으로 옮깁니다.

작업이 긴급하지는 않지만 중요한 경우 "일정" 사분면으로 이동합니다.

작업을 이동한 후에는 목록에서 확인하십시오. 이렇게 하면 어떤 작업이 완료되었고 어떤 작업이 아직 보류 중인지 알 수 있습니다.

아이디어는 첫 번째 사분면에서 작업의 우선 순위를 지정하고 다른 사분면에서 작업하는 것입니다.

오늘 "DO"에서 작업을 완료할 수 없으면 다른 사분면으로 이동하십시오.

첫 번째 단계는 그것을 "결정" 사분면에 놓고 나중 날짜로 예약하는 것입니다.

그리고 진행 상황을 계속 모니터링하고 그에 따라 일정을 조정하십시오.

5단계: 조치 취하기

OneNote를 사용하여 Eisenhower 매트릭스를 만드는 가장 멋진 부분은 작업에 태그를 추가하는 기능입니다.

작업을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 태그를 할당할 수 있습니다. 옵션에는 작업에 "중요", "나중을 위해 기억", "정의" 또는 "질문"으로 태그를 지정하는 것이 포함됩니다.

작업을 "중요"로 표시하면 확인란 옆에 금색 별표가 추가됩니다. 이는 먼저 수행해야 하는 중요한 작업임을 상기시켜줍니다.

프로 팁: 색상 코드를 사용하여 동료, 프로젝트 또는 작업과 같은 일관된 프로젝트 또는 주제를 구별하십시오.

6단계: 규칙을 만들고 따르십시오.

매트릭스를 구축할 때 규칙을 설정하고 따르는 것이 중요하다는 것을 기억하십시오.

매트릭스를 관리하기 쉽게 유지하기 위해 따라야 할 몇 가지 간단한 규칙은 다음과 같습니다.

단일 페이지에 모든 작업 유지

작업에 여러 페이지를 사용하면 혼란스럽고 시간이 오래 걸릴 수 있습니다. 모든 작업을 단일 페이지에 보관하여 눈에 잘 띄고 관리하기 쉽습니다.

작업 목록이 너무 길어 일부가 페이지나 화면에서 사라지는 경우 작업을 수정하고 우선 순위를 다시 지정하는 것이 좋습니다.

목록에 있는 작업을 위임, 삭제 또는 예약할 수 있는지 확인하세요.

나는 당신이 생각하는 것을 압니다. "모든 작업을 완료해야 한다면?"

그렇기 때문에 작업의 우선순위를 정하고 가장 중요한 작업에 먼저 집중해야 합니다. 하루에 할 수 있는 일이 너무 많다는 것을 기억하십시오.

하루에 세 가지 작업으로 우선 순위를 제한하십시오.

자신을 과부하하지 마십시오. 우선순위를 최소화하고 한 번에 하나씩 완료하는 데 집중하세요.

한 번에 너무 많은 일을 하려고 하면 혼란과 좌절이 생길 수 있습니다.

할 일 목록에 집중하고 간단하게 유지하여 부담감 없이 생산성을 높일 수 있습니다.

"할 일" 사분면에 작업을 배치한다고 해서 반드시 오늘 모두 완료해야 한다는 의미는 아닙니다. 하루를 계획할 때 이 사분면의 작업에 우선 순위를 부여해야 한다는 의미입니다.

오늘 완료해야 하는 긴급하고 중요한 작업이 있는 경우 다른 모든 것을 "결정" 및 "위임" 사분면으로 이동하십시오. 당신이 당면한 작업을 마칠 때까지 당신이 일할 수 없다는 것을 모두가 알게 하십시오.

또한 회의나 통화가 추가되지 않도록 하루 일정을 차단하는 데 도움이 됩니다.

위임된 작업을 별도의 페이지로 이동

작업을 위임한 후에는 "위임" 사분면에서 별도의 페이지로 이동하는 것을 잊지 마십시오. 이는 매트릭스를 체계적이고 집중적으로 유지하는 데 도움이 될 것입니다.

위임된 작업에 대한 별도의 페이지를 생성하여 진행 상황을 쉽게 모니터링하고 제시간에 완료되었는지 확인할 수 있습니다.

나만의 것으로 만들기

이제 OneNote에서 아이젠하워 행렬을 만드는 방법을 알았으므로 사용자 지정하여 자신만의 것으로 만들 수 있습니다.

작업을 더 잘 관리하고 우선 순위를 지정하는 데 도움이 되는 색상 코드, 태그, 마감일, 이미지 등 무엇이든 추가할 수 있습니다.

승리 페이지 만들기

진행 상황을 추적하고 싶습니까? 승리 페이지를 만들고 완료한 모든 작업을 나열하십시오.

완료된 모든 작업은 wins 페이지로 이동해야 합니다. 그것은 당신에게 만족감과 성취감을 줄 것이고, 매트릭스를 가지고 일하는 것을 더 재미있게 만들 것입니다.

또한 생산성이 충분하지 않다고 느낄 때마다 반영할 수 있는 성공 목록을 갖게 됩니다.

또한 비어 있는 경우 시작했던 작업을 다시 시작하고 완료하라는 알림 역할을 할 수 있습니다.

동기를 유지하기 위해 휴식을 취하십시오

때때로 휴식을 취하는 것을 잊지 마십시오. 휴식을 취하면 콘텐츠 마케팅 작업을 처리하는 동안 집중하고 동기를 유지할 수 있습니다.

산책을 하거나, 커피를 마시거나, 낮잠을 자거나, 편안히 앉아서 당신이 한 일에 대해 생각해 보십시오.

이러한 짧은 휴식은 마음에 활력을 주고 작업을 완료하도록 밀어붙이는 데 도움이 될 수 있습니다.

아이젠하워 매트릭스의 문제

아이젠하워 매트릭스의 핵심 아이디어는 긴급성과 중요성에 따라 작업의 우선순위를 정하는 것입니다.

그러나 이 방법에는 한계가 있습니다.

그중 몇 가지를 살펴보겠습니다.

#1.문맥을 고려하지 않음

아이젠하워 매트릭스는 작업이 수행되는 상황이나 환경을 고려하지 않습니다.

예를 들어 마감일의 영향이나 당면한 작업에 영향을 미칠 수 있는 기타 외부 요인은 고려하지 않습니다.

#2.기준에 대한 정렬 없음

어떤 작업의 우선 순위를 정해야 하는지 결정할 때 사람들은 종종 다른 기준을 가질 수 있습니다.

따라서 아이젠하워 매트릭스는 어떤 작업에 우선 순위를 부여해야 하는지 모든 사람이 동의할 것이라고 보장할 수 없습니다.

고객이 모든 결정의 중심에 있어야 함을 기억하십시오. 그러나 정보에 입각한 결정을 내리기 위해 사용 가능한 리소스, 일정 및 기타 요인을 고려하는 것도 도움이 됩니다.

#삼.미래 지향적이지 않음

아이젠하워 매트릭스는 지금 완료해야 하는 작업을 관리하는 데 도움이 되도록 설계되었지만 미래를 계획하는 데는 효과적이지 않습니다.

매트릭스를 사용하여 작업을 계획할 수는 있지만 미래에 대한 정확한 전망을 제공하지는 않습니다.

앞으로 일어날 일을 이해하려면 추세, 고객 피드백, 경쟁과 같은 다른 요소도 고려해야 합니다.

#4.가중치 설정 프로세스 없음

아이젠하워 매트릭스에는 작업 가중치를 설정하는 프로세스도 없습니다.

어떤 작업에 다른 작업보다 우선 순위를 부여해야 하는지 결정하는 것은 어려울 수 있으며 신중한 고려가 필요합니다.

5. 진행 상황을 모니터링할 시스템이 없음

아이젠하워 매트릭스는 모니터링 시스템을 제공하지 않습니다.

작업의 우선 순위를 지정하는 데만 사용할 수 있지만 완료 및 성능을 측정하는 방법은 제공하지 않습니다.

전반적으로 아이젠하워 매트릭스는 여전히 작업 관리를 위한 훌륭한 도구이지만 몇 가지 제한 사항이 있습니다.

아이젠하워 매트릭스의 대안

Eisenhower 매트릭스가 마음에 들지 않으면 콘텐츠 마케팅 작업을 관리하는 다른 방법이 있습니다.

다음은 생산성을 유지하는 데 사용할 수 있는 5가지 다른 대안입니다.

#1.칸반 방식

Kanban 방법은 "할 일", "진행 중" 및 "완료" 열이 있는 작업을 시각적으로 표현한 것입니다.

아이디어는 작업을 "할 일" 열에서 "진행 중" 및 결국 "완료" 열로 이동하는 것입니다.

각 열에는 제한된 수의 작업만 있어야 합니다. 그렇게 하면 자신에게 과부하가 걸리지 않도록 하고 한 번에 한 가지 작업에 집중할 수 있습니다.

#2.포모도로 기법

뽀모도로 기법은 작업을 25분 간격으로 나누고 5분 휴식을 취하는 시간 관리 방법입니다.

간격과 휴식을 추적하는 데 도움이 되는 무료로 사용할 수 있는 많은 Pomodoro 앱이 있습니다.

#삼.파레토 분석 방법

파레토 분석은 중요도에 따라 작업의 우선 순위를 정하는 방법입니다.

20%의 노력이 80%의 결과를 가져온다는 80/20 법칙을 기반으로 합니다.

이 방법의 아이디어는 구현 시 가장 큰 영향을 미칠 가능성이 가장 큰 작업에 에너지를 집중하는 것입니다.

#4.아이비 리 방법

Ivy Lee 방법은 오늘의 가장 중요한 6가지 작업을 나열한 다음 가장 중요한 것부터 가장 중요하지 않은 것까지 우선 순위를 지정하는 간단한 작업 관리 시스템입니다.

첫 번째 작업을 완료하면 두 번째 작업으로 넘어가는 식입니다.

#5.이시카와 다이어그램

Ishikawa 다이어그램은 문제의 근본 원인을 식별하는 데 도움이 되는 효과적인 문제 해결 기술입니다.

제조 및 제품 개발 산업에서 자주 사용되지만 콘텐츠 마케팅에도 적용될 수 있습니다.

프로세스 및 워크플로 중단의 잠재적 원인을 식별하여 작업을 더 잘 관리하고 우선 순위를 지정하는 데 도움이 됩니다.

문제의 원인과 결과를 식별하는 것 외에도 Ishikawa 다이어그램은 더 나은 콘텐츠를 만드는 데 도움이 될 수 있습니다.

몇 가지 최종 단어

따라서 전문가처럼 콘텐츠 마케팅 작업을 수행하려면 아이젠하워 매트릭스를 사용하여 생산성과 효율성을 극대화하십시오.