Hack zwiększający produktywność, który pomoże Ci uporać się z listą rzeczy do zrobienia w marketingu treści

Nikt nie jest na tyle błogosławiony, aby po prostu usiąść i od razu napisać post na blogu lub napisać scenariusz filmu instruktażowego. Tworzenie treści wymaga czasu, wysiłku i organizacji – nie wspominając o zaangażowanej energii psychicznej.

Będąc tam i robiąc to, mogę powiedzieć, że próbowałem wszystkiego.

Wypróbowałem technikę Pomodoro, Bullet Journal, aw pewnym momencie nawet użyłem tablicy do śledzenia moich zadań.

Korzystałem z Trello, Monday i Notion i próbowałem swoich sił w wersjach DIY tych narzędzi.

Rzecz w tym, że wciąż nie byłem w stanie odhaczyć wszystkiego z mojej listy rzeczy do zrobienia, nie zapominając o czymś lub nie przekraczając osi czasu.

Tak było, dopóki nie natknąłem się na hack produktywności, który zmienił wszystko.

Nazywam to Matrycą Eisenhowera.

Możesz używać tego systemu, aby być na bieżąco z zadaniami, delegować zadania, planować swój czas, śledzić zadania i planować na przyszłość, wszystko za jednym zamachem.

Jest szybki, prosty i nie wymaga żadnych wymyślnych narzędzi.

Chcesz spróbować? Zacznijmy.

Co to jest macierz Eisenhowera?

Jest to technika produktywności opracowana po raz pierwszy przez prezydenta Dwighta Eisenhowera, 34. prezydenta Stanów Zjednoczonych.

Ten system pomaga ustalać priorytety zadań na podstawie pilności i ważności.

Pilne zadania nie są ważne; ważne zadania nie są pilne.

Matryca Eisenhowera pomaga rozróżnić te dwie rzeczy i odpowiednio zaplanować czas.

Składa się z czterech ćwiartek: pilne i ważne, niepilne i ważne, pilne i nieważne oraz niepilne i nieważne.

Możesz zacząć od narysowania osi X i Y na kartce papieru, aby utworzyć cztery ćwiartki, jak pokazano na poniższym obrazku.

Umieść oś x nad osią y tak, aby tworzyły odwróconą literę L.

Po ustawieniu macierzy umieść swoje zadania w odpowiednim kwadrancie.

Oś Y obejmuje stopień ważności, z „nieważne” na dole i „ważne” na górze.

Oś X obejmuje pilne sprawy, z „pilnymi” po lewej stronie i „niepilnymi” po prawej stronie.

Każde pudełko ma etykietę, która służy jako wskazówka do określonych działań:

• Jeśli zadanie jest pilne i ważne (ćwiartka pierwsza), powinieneś od razu przystąpić do jego realizacji.
• Jeśli zadanie nie jest pilne i ważne (ćwiartka druga), powinieneś zdecydować, kiedy je wykonać. Zaplanuj czas na pracę nad tym, zanim ktoś wypełni to jako pilne zadanie.
• Jeśli zadanie jest pilne, ale „nieważne” (ćwiartka trzecia), powinieneś przekazać je komuś innemu.
• I na koniec, jeśli zadanie nie jest pilne lub ważne (czwarta ćwiartka), powinieneś o nim zapomnieć. Możesz go usunąć lub zarchiwizować.

Chociaż możesz użyć macierzy Eisenhowera do zaplanowania dnia, możesz stworzyć macierz dla swojego zespołu lub całego miesiąca lub roku.

Gdy już to opanujesz, możesz ustalać priorytety zadań i efektywnie planować swój czas.

Korzyści z używania macierzy Eisenhowera do zwiększania produktywności

Jak więc macierz Eisenhowera pomaga w tworzeniu treści?

• Możesz podzielić złożone zadania na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu części.
• Możesz podzielić złożone zadania na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu części. Możesz ustalać priorytety zadań i skupiać się na tych najważniejszych w pierwszej kolejności.
• Pozwala kategoryzować i klasyfikować zadania. Możesz ustawić terminy i śledzić postępy, aby uniknąć pominięcia ważnych zadań lub terminów.
• Pomaga zmniejszyć stres i niepokój, tworząc zorganizowaną strukturę zadań.
• Możesz delegować zadania i zwolnić czas na inne zadania.
• W razie potrzeby możesz planować i wprowadzać zmiany w macierzy. Matryca Eisenhowera jest doskonałym narzędziem dla twórców treści, ponieważ pomaga im zachować porządek i koncentrację.

Kiedy należy go używać?

Możesz użyć macierzy Eisenhowera do dowolnego zadania. Niezależnie od tego, czy tworzysz treści, planujesz kampanię marketingową, czy organizujesz swój czas, macierz pomaga ustalać priorytety i koncentrować się na ważnych zadaniach.

Oto kilka scenariuszy, w których może się przydać:

• Kiedy masz wiele zadań i nie wiesz od czego zacząć.
• Kiedy musisz ustalić priorytety i terminy realizacji zadań.
• Kiedy masz za dużo pomysłów, ale nie wiesz, które zrealizować w pierwszej kolejności.
• Kiedy czujesz się przytłoczony i musisz zrobić krok w tył.
• Wzmocnienie i poprawa harmonii między członkami zespołu
• Dla lepszego zarządzania czasem i planowania
• Gdy chcesz stworzyć zorganizowaną strukturę zadań

Jakie są 4 poziomy ustalania priorytetów zadań?

Cztery poziomy priorytetyzacji zadań to:

Poziom 1 – Zadania krytyczne (ważne i pilne)

Zadania te są uważane za pilne i wymagające czasu. Jeśli pracujesz z zespołem, zespół powinien zatrzymać wszystko inne, co robi i skupić się najpierw na tych zadaniach. Te zadania stanowią zagrożenie dla firmy, jeśli nie zostaną natychmiast wykonane.

Poziom 2 – Zadania o wysokim priorytecie (ważne, ale nie pilne)

Te zadania są ważne, ale nie zależne od czasu. Te zadania należy zaplanować jak najszybciej i ukończyć na czas, ale nie stwarzają one takiego samego ryzyka jak zadania poziomu 1. Jednak powinny to zrobić w ciągu tygodnia.

Poziom 3 – Zadania neutralne (nieważne, ale pilne)

Te zadania nie są tak ważne, ale nadal muszą zostać wykonane. Te zadania mogą poczekać kilka dni, ale ostatecznie powinny zostać wykonane.

Najlepiej delegować te zadania innym lub zlecić je na zewnątrz. Załóżmy na przykład, że musisz przebudować swoją witrynę, ale zadanie to nie jest tak ważne jak inne zadania. Możesz przekazać to zadanie programiście WWW lub zlecić je na zewnątrz.

Poziom 4 – Zadania nieistotne (nieważne i niepilne)

Te zadania są nieistotne i mogą poczekać kilka dni lub tygodni. Możesz usunąć lub zarchiwizować te zadania, ponieważ nie są one konieczne.

Na przykład, jeśli masz pomysł na post na blogu, który nie jest ograniczony czasowo (poziom 4 czwarty), możesz najpierw nadać priorytet innym zadaniom i wrócić do tego posta później, gdy nie będziesz miał nic innego do roboty.

Teraz, gdy znasz podstawy macierzy Eisenhowera, nadszedł czas, aby się zorganizować i zająć się listą rzeczy do zrobienia związanych z marketingiem treści.

Jak ustalasz priorytety zadań?

Jak zatem ustalać priorytety zadań?

Lista wszystkich Twoich zadań:

Pierwszym krokiem jest sporządzenie listy wszystkich zadań. Może to obejmować takie zadania, jak tworzenie treści, kręcenie filmów, optymalizacja postów na blogu i nie tylko.

Możesz utworzyć arkusz kalkulacyjny lub tabelę albo użyć bardziej zaawansowanego narzędzia, takiego jak KanbanFlow.

Lub możesz je spisać za pomocą długopisu i papieru.

Zidentyfikuj wagę i kryteria każdego zadania:

Następnie określ wagę i kryteria każdego zadania. Chodzi o to, aby porównać stosunek danych wejściowych do wyjściowych każdego zadania. Pomoże Ci to określić, które zadania są bardziej satysfakcjonujące i należy nadać im priorytet. Na przykład tworzenie nowych elementów treści może zająć więcej czasu niż optymalizacja posta na blogu, ale może mieć wyższą wartość pod względem zwrotu.

Określ poziom pilności:

Po określeniu wagi i kryteriów każdego zadania następnym krokiem jest określenie poziomu pilności każdego zadania. Czy niektóre zadania muszą być wykonane natychmiast? Czy niektóre zadania mogą czekać kilka dni, a nawet tygodni? Pomoże ci to zdecydować, które zadania powinny przejść do poszczególnych poziomów macierzy Eisenhowera.

Zrób plan i ustal terminy:

Teraz nadszedł czas na zaplanowanie i ustalenie terminów realizacji każdego zadania. Określ, ile czasu potrzebujesz na każde zadanie, a następnie ustal termin ich wykonania. Pamiętaj, aby dodać bufor czasowy na wypadek, gdyby wydarzyło się coś nieoczekiwanego.

Przeanalizuj wypełnioną macierz:

Po wypełnieniu macierzy czas na analizę zadań. Powinieneś przejrzeć każde zadanie i upewnić się, że ma odpowiedni poziom pilności. Jeśli zadanie powinno mieć wyższy poziom pilności, przenieś je w górę listy i odpowiednio dostosuj pozostałe zadania.

Jak utworzyć macierz Eisenhowera w narzędziu do robienia notatek firmy Microsoft OneNote

Oto przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia macierzy Eisenhowera w programie OneNote:

Krok 1: Ustaw oś

Możesz oznaczyć stronę jako „Macierz Eisenhowera”.

Następnie oznacz swoją oś X jako „Pilne” i „niepilne”. Pamiętaj, aby zostawić wystarczająco dużo miejsca między dwoma słowami.

Następnie oznacz swoją oś Y jako „Ważne” i „nieważne”. Ponownie zostaw wystarczająco dużo miejsca między dwoma słowami, aby dodać swoje zadania.

Wynikowy ekran powinien wyglądać mniej więcej tak:

Pro Tip: użyj czcionki stylu nagłówka dla etykiet osi, aby się wyróżniały i były bardziej czytelne.

Krok 2: Oznacz ćwiartki

Zidentyfikuj kwadraty, oznaczając każdy z czterech ćwiartek. Oznacz lewy górny kwadrant jako „Do”, lewy dolny jako „Delegowany”, prawy górny jako „Harmonogram”, a prawy dolny jako „Usuń”.

Pod każdą ćwiartką kliknij i przesuń kursor do funkcji „do zrobienia” (ikona z czerwonym znacznikiem wyboru w kwadracie) przed nagłówkiem. Kliknij ikonę „do zrobienia”.

Powinno to wyglądać mniej więcej tak:

Pro Tip: Użyj czcionki w stylu „nagłówek 2” dla etykiet ćwiartek, aby były bardziej czytelne.

Krok 3: Dodaj swoje zadania

Teraz nadszedł czas, aby dodać swoje zadania.

Zapisz wszystkie zadania w odpowiedniej ćwiartce.

Na przykład możesz napisać „Post na blogu o content marketingu” w kwadrancie „Zrób”.

Przy każdym dodanym nowym zadaniu kliknij funkcję „do zrobienia”, aby dodać pole wyboru i oznaczyć je jako wykonane po ukończeniu.

Pro Tip: Użyj czcionki w stylu „body” dla etykiet zadań, aby były bardziej czytelne.

Możesz pobierać te zadania z karteczek samoprzylepnych, notatników, skrawków papieru, notatek telefonicznych, list, e-maili i innych.

Krok 4: Przenieś swoje zadania do odpowiednich kwadrantów

Kiedy pracujesz nad zadaniami, przenieś je do różnych ćwiartek. Na przykład przenieś zadanie do kwadrantu „Zrób”, jeśli jest pilne i ważne.

Jeśli zadanie nie jest pilne, ale ważne, przenieś je do kwadrantu „Zaplanuj”.

Gdy przeniesiesz zadanie, zaznacz je na liście — w ten sposób będziesz wiedzieć, które zadania zostały zakończone, a które nadal oczekują.

Chodzi o to, aby nadać priorytet zadaniom w pierwszej ćwiartce i przejść do innych ćwiartek.

Jeśli nie możesz dzisiaj wykonać zadania w „ZROBIĆ”, przenieś je do innej ćwiartki.

Pierwszym krokiem jest umieszczenie go w kwadrancie „decyduj” i zaplanowanie go na późniejszy termin.

I nadal monitoruj swoje postępy i odpowiednio dostosowuj ramy czasowe.

Krok 5: Podejmij działanie

Najpiękniejszą częścią korzystania z programu OneNote do tworzenia macierzy Eisenhowera jest możliwość dodawania tagów do zadań.

Możesz kliknąć zadanie prawym przyciskiem myszy i przypisać mu znacznik. Twoje opcje obejmują oznaczenie zadania jako „ważne”, „zapamiętaj na później”, „definicja” lub „pytanie”.

Oznaczenie zadania jako „ważne” spowoduje dodanie złotej gwiazdki obok pola wyboru. Jest to przypomnienie, że jest to ważne zadanie, które należy wykonać w pierwszej kolejności.

Porada specjalisty: używaj kodów kolorów, aby rozróżnić spójne projekty lub motywy, takie jak współpracownicy, projekty lub zadania.

Krok 6: Ustal swoje zasady i przestrzegaj ich

Budując macierz, pamiętaj, że ważne jest ustalenie zasad i przestrzeganie ich.

Aby Twoja matryca była łatwa do zarządzania, oto kilka prostych zasad, których możesz przestrzegać:

Zachowaj wszystkie zadania na jednej stronie

Używanie wielu stron do zadań może być mylące i czasochłonne. Przechowuj wszystkie zadania na jednej stronie, aby była widoczna i łatwa w zarządzaniu.

Jeśli twoja lista zadań jest zbyt długa i niektóre wymykają się ze strony lub ekranu, być może powinieneś rozważyć ich rewizję i zmianę priorytetów.

Sprawdź, czy możesz delegować, usuwać lub planować dowolne zadania ze swojej listy.

Wiem, co myślisz: „a co, jeśli trzeba wykonać wszystkie zadania?”

Cóż, dlatego powinieneś ustalić priorytety swoich zadań i skupić się na tych najważniejszych w pierwszej kolejności. Pamiętaj, że jednego dnia możesz zrobić tylko tyle.

Ogranicz swoje priorytety do trzech zadań dziennie

Nie przeciążaj się. Ogranicz swoje priorytety do minimum i skup się na ich realizacji pojedynczo.

Próba robienia zbyt wielu rzeczy naraz może powodować zamieszanie i frustrację.

Staraj się, aby Twoja lista rzeczy do zrobienia była skoncentrowana i prosta, aby być produktywnym bez poczucia przytłoczenia.

Umieszczenie zadań w kwadrancie „Do” niekoniecznie oznacza, że ​​wszystkie muszą zostać wykonane dzisiaj. Oznacza to po prostu, że zadania w tej ćwiartce powinny mieć priorytet podczas planowania dnia.

Jeśli masz pilne i ważne zadanie do wykonania dzisiaj, przenieś wszystko inne do kwadrantów „Decyduj” i „Deleguj”. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, że nie jesteś dostępny, dopóki nie zakończysz zadania.

Pomaga również zablokować kalendarz dnia, aby nie można było dodawać żadnych spotkań ani połączeń.

Przenieś delegowane zadania na oddzielną stronę

Po delegowaniu zadania nie zapomnij przenieść go z kwadrantu „Delegowanie” na osobną stronę. To powinno pomóc w utrzymaniu porządku i skupieniu matrycy.

Tworząc oddzielną stronę dla oddelegowanych zadań, możesz w łatwy sposób monitorować ich postęp i mieć pewność, że zostaną wykonane na czas.

Zrób to po swojemu

Teraz, gdy wiesz, jak utworzyć macierz Eisenhowera w programie OneNote, dostosuj ją do własnych potrzeb.

Możesz dodawać kody kolorów, znaczniki, terminy, obrazy — wszystko, co pomoże Ci lepiej zarządzać zadaniami i ustalać ich priorytety.

Utwórz stronę wygranych

Chcesz śledzić swoje postępy? Utwórz stronę wygranych i spisuj wszystkie wykonane zadania.

Każde ukończone zadanie musi zostać przeniesione na stronę wygranych. To da ci poczucie satysfakcji i spełnienia, dzięki czemu praca z matrycą będzie przyjemniejsza.

Ponadto będziesz mieć listę sukcesów, nad którymi możesz się zastanowić, gdy poczujesz, że nie byłeś wystarczająco produktywny.

Ponadto, gdy jest pusty, może działać jako przypomnienie, aby wrócić na właściwe tory i dokończyć to, co zacząłeś.

Rób przerwy, aby zachować motywację

Nie zapomnij od czasu do czasu zrobić sobie przerwy. Robienie przerw pozwala zachować koncentrację i motywację podczas wykonywania zadań związanych z marketingiem treści.

Idź na spacer, napij się kawy, zdrzemnij się lub usiądź i pomyśl o tym, co zrobiłeś.

Te krótkie przerwy mogą ożywić Twój umysł i zmotywować Cię do ukończenia zadań.

Problemy z macierzą Eisenhowera

Podstawową ideą macierzy Eisenhowera jest ustalanie priorytetów zadań w oparciu o pilność i ważność.

Jednak to podejście ma swoje ograniczenia.

Przyjrzyjmy się kilku z nich:

# 1.Nie uwzględnia kontekstu

Matryca Eisenhowera nie bierze pod uwagę kontekstu ani środowiska, w którym wykonywane są zadania.

Na przykład nie bierze pod uwagę wpływu terminów ani innych czynników zewnętrznych, które mogą mieć wpływ na wykonywane zadanie.

#2.Brak dostosowania do kryteriów

Ludzie często mają różne kryteria przy podejmowaniu decyzji, które zadania powinny być traktowane priorytetowo.

Dlatego macierz Eisenhowera nie może zagwarantować, że wszyscy zgodzą się, którym zadaniom należy nadać priorytet.

Pamiętaj, klient powinien być w centrum wszystkich decyzji. Ale pomaga również wziąć pod uwagę dostępne zasoby, harmonogram i inne czynniki, aby podjąć świadomą decyzję.

#3.Nie koncentruje się na przyszłości

Matryca Eisenhowera została zaprojektowana, aby pomóc w zarządzaniu zadaniami, które należy wykonać teraz, ale nie jest skuteczna w pomaganiu w planowaniu przyszłości.

Chociaż możesz użyć matrycy do planowania swoich zadań, nie daje ona dokładnego obrazu przyszłości.

Aby zrozumieć, co nas czeka, musisz również wziąć pod uwagę inne czynniki, takie jak trendy, opinie klientów i konkurencja.

#4.Brak procesu ustalania wag

W macierzy Eisenhowera brakuje również procesu ustalania wag zadań.

Decyzja, którym zadaniom należy nadać wyższy priorytet niż innym, może być trudna i wymaga starannego rozważenia.

5. Brak systemu monitorowania postępów

Matryca Eisenhowera nie zapewnia systemu monitorowania.

Może być używany tylko do ustalania priorytetów zadań, ale nie zapewnia sposobu pomiaru ukończenia i wydajności.

Ogólnie rzecz biorąc, macierz Eisenhowera jest nadal doskonałym narzędziem do zarządzania zadaniami, ale ma pewne ograniczenia.

Alternatywy dla macierzy Eisenhowera

Jeśli nie lubisz matrycy Eisenhowera, istnieją inne sposoby zarządzania zadaniami związanymi z marketingiem treści.

Oto pięć innych alternatyw, których możesz użyć, aby zachować produktywność:

# 1.Metoda Kanbana

Metoda Kanban to wizualna reprezentacja zadań z kolumnami „Do zrobienia”, „W toku” i „Gotowe”.

Chodzi o to, aby przenieść zadania z kolumny „Do zrobienia” do „W toku” i ostatecznie do kolumny „Zrobione”.

Pamiętaj, że każda kolumna powinna mieć ograniczoną liczbę zadań. To powinno pomóc upewnić się, że nie przeciążasz się i zachęcić do skupienia się na jednym zadaniu na raz.

#2.Technika Pomodoro

Technika Pomodoro to metoda zarządzania czasem, która dzieli zadania na 25-minutowe interwały, po których następuje 5-minutowa przerwa.

Dostępnych jest wiele bezpłatnych aplikacji Pomodoro, które pomogą Ci śledzić interwały i przerwy.

#3.Metoda analizy Pareto

Analiza Pareto to sposób ustalania priorytetów zadań według ważności.

Opiera się na zasadzie 80/20, która mówi, że 20% wysiłku daje 80% efektów.

W przypadku tej metody chodzi o to, aby skoncentrować swoją energię na zadaniach, które z największym prawdopodobieństwem przyniosą największy efekt po wdrożeniu.

#4.Metoda Ivy Lee

Metoda Ivy Lee to prosty system zarządzania zadaniami, w którym wymieniasz sześć najważniejszych zadań dnia, a następnie ustalasz ich priorytety od najważniejszego do najmniej ważnego.

Po wykonaniu pierwszego zadania przechodzisz do drugiego i tak dalej.

#5.Diagram Ishikawy

Diagram Ishikawy to skuteczna technika rozwiązywania problemów, która pomaga zidentyfikować pierwotną przyczynę problemu.

Jest często używany w przemyśle wytwórczym i rozwoju produktów, ale można go również zastosować w marketingu treści.

Służy do identyfikacji potencjalnych przyczyn zakłóceń w procesach i przepływach pracy, pomagając lepiej zarządzać zadaniami i ustalać ich priorytety.

Oprócz identyfikacji przyczyn i skutków problemu diagram Ishikawy może pomóc w tworzeniu lepszych treści.

Kilka ostatnich słów

Jeśli więc chcesz zająć się zadaniami związanymi z marketingiem treści jak profesjonalista, użyj macierzy Eisenhowera, aby uzyskać maksymalną produktywność i efektywność.