Um hack de produtividade para ajudá-lo a lidar com sua lista de tarefas de marketing de conteúdo

Ninguém é abençoado o suficiente para apenas sentar e imediatamente publicar uma postagem no blog ou um script para um vídeo explicativo. A criação de conteúdo leva tempo, esforço e organização – sem falar na energia mental envolvida.

Tendo estado lá e feito isso, posso dizer que tentei de tudo.

Já experimentei a técnica Pomodoro, o bullet journal e, em algum momento, até usei um quadro branco para acompanhar minhas tarefas.

Eu usei Trello, Monday e Notion e experimentei versões DIY dessas ferramentas.

O problema é que ainda não consegui verificar tudo na minha lista de tarefas sem esquecer algo ou ultrapassar a linha do tempo.

Isso foi até que me deparei com um hack de produtividade que mudou tudo.

Eu chamo isso de Matriz de Eisenhower.

Você pode usar este sistema para ficar por dentro das tarefas, delegar tarefas, agendar seu tempo, acompanhar tarefas e planejar o futuro, tudo de uma só vez.

É rápido, é simples e não requer nenhuma ferramenta sofisticada.

Pronto para tentar? Vamos começar.

O que é a Matriz de Eisenhower?

É uma técnica de produtividade desenvolvida pela primeira vez pelo presidente Dwight Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos.

Este sistema ajuda a priorizar tarefas com base na urgência e importância.

Tarefas urgentes não são importantes; tarefas importantes não são urgentes.

A Eisenhower Matrix ajuda você a distinguir entre os dois e planejar seu tempo de acordo.

É composto por quatro quadrantes: Urgente e Importante, Não Urgente e Importante, Urgente e Não Importante e Não Urgente e Não Importante.

Você pode começar desenhando um eixo X e Y em uma folha de papel para criar quatro quadrantes, conforme mostrado na figura abaixo.

Coloque o eixo x acima do eixo y de modo que eles formem uma letra L invertida.

Depois que a matriz estiver definida, plote suas tarefas no quadrante apropriado.

O Eixo Y cobre o grau de importância, com “não importante” na parte inferior e “importante” na parte superior.

O eixo X cobre urgência, com “urgente” no lado esquerdo e “não urgente” no lado direito.

Cada caixa possui um rótulo que serve como uma dica para ações específicas:

• Se a tarefa for urgente e importante (quadrante um), você deve começar a trabalhar nela imediatamente.
• Se a tarefa não for urgente e importante (quadrante dois), você deve decidir quando realizá-la. Programe um tempo para trabalhar nele antes que alguém o preencha como uma tarefa urgente.
• Se a tarefa for urgente, mas “não importante” (quadrante três), você deve delegá-la a outra pessoa.
• E por último, se a tarefa não for urgente ou importante (quadrante quatro), você deve esquecê-la. Você pode excluí-lo ou arquivá-lo.

Embora você possa usar a Eisenhower Matrix para planejar o dia, você pode criar uma matriz para sua equipe ou um mês ou ano inteiro.

Depois de pegar o jeito, você pode priorizar tarefas e planejar seu tempo com eficiência.

Benefícios de usar uma matriz de Eisenhower para hack de produtividade

Então, como a Eisenhower Matrix ajuda na criação de conteúdo?

• Você pode dividir tarefas complexas em partes menores e mais fáceis de gerenciar.
• Você pode dividir tarefas complexas em partes menores e mais fáceis de gerenciar. Você pode priorizar tarefas e focar nas mais importantes primeiro.
• Permite categorizar e classificar tarefas. Você pode definir prazos e acompanhar o progresso para evitar perder qualquer tarefa ou prazo importante.
• Ajuda a reduzir o estresse e a ansiedade, criando uma estrutura de tarefas organizada.
• Você pode delegar tarefas e liberar tempo para outras tarefas.
• E você pode planejar e fazer alterações na matriz conforme necessário. A Eisenhower Matrix é uma ótima ferramenta para criadores de conteúdo porque os ajuda a se manterem organizados e focados.

Quando você deve usá-lo?

Você pode usar a Eisenhower Matrix para qualquer tarefa. Seja criando conteúdo, planejando uma campanha de marketing ou organizando seu tempo, a matriz ajuda você a priorizar e focar em tarefas importantes.

Aqui estão alguns cenários em que pode ser útil:

• Quando você tem várias tarefas e não sabe por onde começar.
• Quando você precisa definir prioridades e prazos para as tarefas.
• Quando você tem muitas ideias, mas não sabe qual seguir primeiro.
• Quando você está se sentindo sobrecarregado e precisa dar um passo para trás.
• Melhorar e melhorar a harmonia entre os membros da equipe
• Para uma melhor gestão do tempo e planeamento
• Quando você deseja criar uma estrutura de tarefas organizada

Quais são os 4 níveis de priorização de tarefas?

Os quatro níveis de priorização de tarefas são:

Nível 1 – Tarefas Críticas (Importantes e Urgentes)

Essas tarefas são consideradas urgentes e urgentes. Se você estiver trabalhando com uma equipe, a equipe deve interromper tudo o que estiver fazendo e se concentrar nessas tarefas primeiro. Essas tarefas representam um risco para os negócios se não forem concluídas imediatamente.

Nível 2 - Tarefas de alta prioridade (importantes, mas não urgentes)

Essas tarefas são importantes, mas não são sensíveis ao tempo. Essas tarefas devem ser agendadas o mais rápido possível e concluídas no prazo, mas não representam o mesmo risco que as tarefas de nível 1. No entanto, eles devem ser feitos dentro de uma semana ou mais.

Nível 3 – Tarefas neutras (não importantes, mas urgentes)

Essas tarefas não são tão importantes, mas ainda precisam ser concluídas. Essas tarefas podem esperar alguns dias, mas ainda assim devem ser realizadas eventualmente.

É melhor delegar essas tarefas a outras pessoas ou terceirizá-las. Por exemplo, digamos que você precise reformular seu site, mas a tarefa não é tão importante quanto outras tarefas. Você pode delegar essa tarefa a um desenvolvedor da Web ou terceirizá-la.

Nível 4 – Tarefas não essenciais (não importantes e não urgentes)

Essas tarefas não são importantes e podem esperar alguns dias ou semanas. Você pode excluir ou arquivar essas tarefas, pois elas não são necessárias.

Por exemplo, se você tiver uma ideia para uma postagem de blog que não seja urgente (nível 4 quatro), você pode priorizar outras tarefas primeiro e retornar a esta postagem de blog mais tarde, quando não tiver mais nada para fazer.

Agora que você conhece o básico da Eisenhower Matrix, é hora de se organizar e lidar com sua lista de tarefas de marketing de conteúdo.

Como você prioriza tarefas?

Então, como você prioriza tarefas?

Listando todas as suas tarefas:

O primeiro passo é listar todas as suas tarefas. Isso pode incluir tarefas como criar conteúdo, gravar vídeos, otimizar postagens de blog e muito mais.

Você pode criar uma planilha ou tabela ou usar uma ferramenta mais sofisticada como o KanbanFlow.

Ou você pode listá-los usando uma caneta e papel.

Identifique o peso e os critérios de cada tarefa:

Em seguida, identifique o peso e os critérios de cada tarefa. A ideia é comparar a taxa de entrada versus saída de cada tarefa. Isso ajudará você a determinar quais tarefas são mais gratificantes e devem ser priorizadas. Por exemplo, criar novos conteúdos pode levar mais tempo do que otimizar um post de blog, mas pode ter um valor maior em termos de retorno.

Determine o nível de urgência:

Depois de identificar o peso e os critérios de cada tarefa, a próxima etapa é determinar o nível de urgência de cada tarefa. Algumas tarefas precisam ser feitas imediatamente? Algumas tarefas podem esperar alguns dias ou até semanas? Isso o ajudará a decidir quais tarefas devem entrar em quais níveis da Matriz de Eisenhower.

Faça um plano e estabeleça prazos:

Agora é hora de planejar e definir prazos para cada tarefa. Determine quanto tempo você precisa para cada tarefa e, em seguida, estabeleça um prazo para concluí-las. Certifique-se de adicionar um buffer de tempo caso algo inesperado aconteça.

Analise a Matriz Completada:

Depois de preencher a matriz, é hora de analisar suas tarefas. Você deve revisar cada tarefa e garantir que esteja no nível de urgência correto. Se uma tarefa tiver um nível de urgência mais alto, mova-a para cima na lista e ajuste as outras tarefas de acordo.

Como criar uma matriz de Eisenhower na ferramenta de anotações OneNote da Microsoft

Aqui está um guia passo a passo sobre como criar uma Eisenhower Matrix no OneNote:

Passo #1: Configure o Eixo

Você pode rotular a página como “Eisenhower Matrix”.

Em seguida, rotule seu eixo x como “urgente” e “não urgente”. Certifique-se de deixar espaço suficiente entre as duas palavras.

Em seguida, rotule seu eixo y como "importante" e "não importante". Novamente, deixe espaço suficiente entre as duas palavras para adicionar suas tarefas.

A tela resultante deve ser algo como isto:

Dica profissional: use a fonte estilo Headline para os rótulos dos eixos para destacá-los e torná-los mais legíveis.

Etapa 2: rotule os quadrantes

Identifique os quadrados marcando cada um dos quatro quadrantes. Rotule o quadrante superior esquerdo como “Faça”, o inferior esquerdo como “Delegar”, o superior direito como “Agendar” e o inferior direito como “Excluir”.

Abaixo de cada quadrante, clique e mova o cursor para a função “coisas a fazer” (o ícone com uma marca de seleção vermelha dentro de um quadrado) antes do cabeçalho. Clique no ícone "fazer".

Deve ser algo como isto:

Dica profissional: use a fonte estilo “título 2” para os rótulos dos quadrantes para torná-los mais legíveis.

Etapa 3: adicione suas tarefas

Agora é hora de adicionar suas tarefas.

Anote todas as tarefas no quadrante apropriado.

Por exemplo, você pode escrever “Postagem de blog sobre marketing de conteúdo” no quadrante “Faça”.

Com cada nova tarefa que você adicionar, clique na função “fazer” para adicionar uma caixa de seleção e marcá-los como concluídos quando concluídos.

Dica profissional: use uma fonte de estilo “corpo” para os rótulos das tarefas para torná-los mais legíveis.

Você pode extrair essas tarefas de notas adesivas, blocos de notas, pedaços de papel, notas telefônicas, listas, e-mails e muito mais.

Etapa 4: mova suas tarefas para os quadrantes apropriados

Ao trabalhar nas tarefas, mova-as para diferentes quadrantes. Por exemplo, mova uma tarefa para o quadrante “Faça” se for urgente e importante.

Se uma tarefa não for urgente, mas importante, mova-a para o quadrante “Cronograma”.

Depois de mover uma tarefa, marque-a em sua lista - assim, você saberá quais tarefas foram concluídas e quais ainda estão pendentes.

A ideia é priorizar as tarefas no primeiro quadrante e trabalhar nos outros quadrantes.

Se você não conseguir completar uma tarefa no “DO” hoje, mova-a para outro quadrante.

O primeiro passo é colocá-lo no quadrante “decidir” e agendá-lo para uma data posterior.

E continue monitorando seu progresso e ajustando os cronogramas de acordo.

Passo 5: Aja

A parte mais bonita de usar o OneNote para criar uma matriz Eisenhower é a capacidade de adicionar tags às suas tarefas.

Você pode clicar com o botão direito do mouse em uma tarefa e atribuir uma tag a ela. Suas opções incluem marcar uma tarefa como “importante”, “lembrar para mais tarde”, “definição” ou “pergunta”.

Marcar uma tarefa como “importante” adicionará uma estrela dourada ao lado da caixa de seleção. Este é um lembrete de que é uma tarefa importante que deve ser realizada primeiro.

Dica profissional: use códigos de cores para distinguir projetos ou temas consistentes, como colegas, projetos ou tarefas.

Etapa 6: crie suas regras e siga-as

Ao construir sua matriz, lembre-se de que é importante definir e seguir as regras.

Para manter sua matriz gerenciável, aqui estão algumas regras simples que você pode seguir:

Mantenha todas as tarefas em uma única página

Usar várias páginas para suas tarefas pode ser confuso e demorado. Mantenha todas as tarefas em uma única página, para que fique visível e fácil de gerenciar.

Se sua lista de tarefas for muito longa e algumas saírem da página ou da tela, talvez você deva revisar e repriorizá-las.

Veja se você pode delegar, excluir ou agendar qualquer tarefa em sua lista.

Eu sei o que você está pensando: “e se todas as tarefas precisarem ser feitas?”

Bem, é por isso que você deve priorizar suas tarefas e focar nas mais importantes primeiro. Lembre-se, você só pode fazer tanto em um dia.

Limite suas prioridades a três tarefas por dia

Não se sobrecarregue. Mantenha suas prioridades no mínimo e concentre-se em completá-las uma de cada vez.

Tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo pode causar confusão e frustração.

Mantenha sua lista de tarefas focada e direta para ser produtivo sem se sentir sobrecarregado.

Colocar tarefas no quadrante “Faça” não significa necessariamente que todas elas devem ser concluídas hoje. Significa simplesmente que as tarefas neste quadrante devem ter prioridade ao programar o seu dia.

Se você tem uma tarefa urgente e importante que deve ser concluída hoje, mova todo o resto para os quadrantes “Delegar” e “Delegar”. Certifique-se de que todos saibam que você não está disponível até terminar a tarefa em questão.

Também ajuda a bloquear o calendário do dia para que nenhuma reunião ou chamada possa ser adicionada.

Mover tarefas delegadas para uma página separada

Depois de delegar uma tarefa, não se esqueça de movê-la do quadrante “Delegar” para uma página separada. Isso deve ajudar a manter a matriz organizada e focada.

Ao criar uma página separada para tarefas delegadas, você pode monitorar facilmente seu progresso e garantir que sejam concluídas no prazo.

Faça do seu jeito

Agora que você sabe como criar uma matriz Eisenhower no OneNote, personalize-a para torná-la sua.

Você pode adicionar códigos de cores, tags, prazos, imagens – qualquer coisa que o ajude a gerenciar e priorizar melhor as tarefas.

Criar uma página de vitórias

Quer acompanhar seu progresso? Crie uma página de vitórias e liste todas as tarefas que você concluir.

Cada tarefa concluída deve ser movida para a página de vitórias. Isso lhe dará uma sensação de satisfação e realização, tornando a matriz mais divertida de se trabalhar.

Além disso, você terá uma lista de sucessos para refletir sempre que sentir que não foi produtivo o suficiente.

Além disso, quando está vazio, pode funcionar como um lembrete para voltar aos trilhos e terminar o que começou.

Faça pausas para se manter motivado

Não se esqueça de fazer uma pausa de vez em quando. Fazer pausas permite que você mantenha o foco e a motivação enquanto realiza suas tarefas de marketing de conteúdo.

Dê uma caminhada, tome uma xícara de café, tire uma soneca ou sente-se e pense no que você fez.

Essas pausas curtas podem ajudar a revitalizar sua mente e pressioná-lo a concluir suas tarefas.

Problemas com a Matriz de Eisenhower

A ideia central por trás da matriz de Eisenhower é priorizar tarefas com base na urgência e na importância.

No entanto, esta abordagem tem suas limitações.

Vamos dar uma olhada em alguns deles:

#1.Não leva em consideração o contexto

A Matriz de Eisenhower não considera o contexto ou o ambiente em que as tarefas estão sendo realizadas.

Por exemplo, não considera o impacto de prazos ou outros fatores externos que possam influenciar a tarefa em questão.

#2.Sem Alinhamento nos Critérios

Muitas vezes, as pessoas podem ter critérios diferentes ao decidir quais tarefas devem ser priorizadas.

Portanto, a Eisenhower Matrix não pode garantir que todos concordem sobre quais tarefas devem ser priorizadas.

Lembre-se, o cliente deve estar no centro de todas as decisões. Mas também ajuda a considerar os recursos disponíveis, o cronograma e outros fatores para tomar uma decisão informada.

#3.Não focado no futuro

A Eisenhower Matrix foi projetada para ajudar a gerenciar tarefas que precisam ser concluídas agora, mas não é eficaz para ajudá-lo a planejar o futuro.

Embora você possa usar a matriz para planejar suas tarefas, ela não oferece uma visão precisa do futuro.

Para entender o que está por vir, você também deve considerar outros fatores, como tendências, feedback dos clientes e concorrência.

#4.Nenhum processo para estabelecer pesos

A Eisenhower Matrix também carece de um processo para estabelecer os pesos das tarefas.

Decidir quais tarefas devem receber mais prioridade do que outras pode ser difícil e requer consideração cuidadosa.

5. Nenhum sistema para monitorar o progresso

A Eisenhower Matrix não fornece um sistema de monitoramento.

Ele só pode ser usado para priorizar tarefas, mas não fornece uma maneira de medir a conclusão e o desempenho.

No geral, a Eisenhower Matrix ainda é uma excelente ferramenta para gerenciar suas tarefas, mas tem algumas limitações.

Alternativas à Matriz de Eisenhower

Se a matriz de Eisenhower não é sua praia, existem outras maneiras de gerenciar suas tarefas de marketing de conteúdo.

Aqui estão cinco outras alternativas que você pode usar para se manter produtivo:

#1.O Método Kanban

O método Kanban é uma representação visual de tarefas, com colunas para “To Do”, “In Progress” e “Done”.

A ideia é mover as tarefas da coluna “To Do” para a coluna “In Progress” e, eventualmente, para a coluna “Done”.

Observe que cada coluna deve ter apenas um número limitado de tarefas. Isso deve ajudar a garantir que você não se sobrecarregue e o encoraja a se concentrar em uma tarefa de cada vez.

#2.A Técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo que divide as tarefas em intervalos de 25 minutos, seguidos de uma pausa de cinco minutos.

Existem muitos aplicativos Pomodoro disponíveis gratuitamente que podem ajudá-lo a acompanhar seus intervalos e pausas.

#3.O Método de Análise de Pareto

A análise de Pareto é uma forma de priorizar tarefas por importância.

Baseia-se na regra 80/20, que afirma que 20% do esforço produz 80% dos resultados.

Com esse método, a ideia é concentrar sua energia nas tarefas com maior probabilidade de produzir maior impacto quando implementadas.

#4.O Método Ivy Lee

O método Ivy Lee é um sistema simples de gerenciamento de tarefas em que você lista as seis tarefas mais importantes do dia e as prioriza do mais para o menos importante.

Depois de terminar a primeira tarefa, você passa para a segunda e assim por diante.

#5.O Diagrama de Ishikawa

O diagrama de Ishikawa é uma técnica eficaz de solução de problemas que ajuda a identificar a causa raiz de um problema.

É frequentemente usado nas indústrias de manufatura e desenvolvimento de produtos, mas também pode ser aplicado ao marketing de conteúdo.

Ele serve para identificar as possíveis causas de interrupção de processos e fluxos de trabalho, ajudando você a gerenciar melhor e priorizar tarefas.

Além de identificar as causas e efeitos de um problema, o diagrama de Ishikawa pode te ajudar a criar um conteúdo melhor.

Algumas palavras finais

Portanto, se você deseja lidar com suas tarefas de marketing de conteúdo como um profissional, use a Eisenhower Matrix para obter o máximo de produtividade e eficiência.