İçerik Pazarlama Yapılacaklar Listenizle Başa Çıkmanıza Yardımcı Olacak Bir Verimlilik Hack'i

Kimse oturup hemen bir blog gönderisi ya da açıklayıcı bir video senaryosu yazacak kadar şanslı değil. İçerik oluşturmak zaman, çaba ve organizasyon gerektirir - içerdiği zihinsel enerjiden bahsetmiyorum bile.

Orada bulundum ve bunu yaptım, diyebilirim ki, hepsini denedim.

Pomodoro tekniğini, mermi günlüğünü denedim ve bir noktada görevlerimi takip etmek için bir beyaz tahta bile kullandım.

Trello, Monday ve Notion'u kullandım ve bu araçların Kendin Yap sürümlerinde elimi denedim.

Mesele şu ki, yapılacaklar listemdeki her şeyi bir şeyi unutmadan veya zaman çizelgesini gözden geçirmeden kontrol edemedim.

Ta ki her şeyi değiştiren bir üretkenlik hilesine rastlayana kadar.

Ben buna Eisenhower Matrisi diyorum.

Bu sistemi görevlerin başında kalmak, görevleri devretmek, zamanınızı planlamak, görevleri takip etmek ve gelecek için plan yapmak için kullanabilirsiniz, hepsi bir çırpıda.

Hızlıdır, basittir ve süslü araçlar gerektirmez.

Denemeye hazır mısınız? Başlayalım.

Eisenhower Matrisi nedir?

İlk olarak Amerika Birleşik Devletleri'nin 34. Başkanı Başkan Dwight Eisenhower tarafından geliştirilen bir üretkenlik tekniğidir.

Bu sistem, görevlerin aciliyet ve önemine göre önceliklendirilmesine yardımcı olur.

Acil görevler önemli değildir; önemli görevler acil değildir.

Eisenhower Matrisi, ikisini birbirinden ayırmanıza ve zamanınızı buna göre planlamanıza yardımcı olur.

Acil ve Önemli, Acil ve Önemli Değil, Acil ve Önemli Değil ve Acil ve Önemli Değil olmak üzere dört kadrandan oluşur .

Aşağıdaki resimde gösterildiği gibi dört çeyrek daire oluşturmak için bir kağıda bir X ve Y ekseni çizerek başlayabilirsiniz.

X eksenini, ters bir L harfi oluşturacak şekilde y ekseninin üzerine yerleştirin.

Matris ayarlandıktan sonra, görevlerinizi uygun çeyreğe çizin.

Y Ekseni, altta "önemli değil" ve üstte "önemli" olacak şekilde önem derecesini kapsar.

X Ekseni, sol tarafta "acil" ve en sağ tarafta "acil değil" ibaresiyle aciliyeti kapsar.

Her kutunun, belirli eylemler için ipucu görevi gören bir etiketi vardır:

• Görev acil ve önemliyse (birinci çeyrek), hemen üzerinde çalışmaya başlamalısınız.
• Görev acil ve önemli değilse (ikinci çeyrek), ne zaman yapacağınıza karar vermelisiniz. Birisi onu acil bir görev olarak doldurmadan önce üzerinde çalışmak için zaman planlayın.
• Görev acil ancak “önemli değilse” (üçüncü çeyrek), onu başka birine devretmelisiniz.
• Ve son olarak, görev acil veya önemli değilse (dördüncü çeyrek), onu unutmalısınız. Silebilir veya arşivleyebilirsiniz.

Günü planlamak için Eisenhower Matrisini kullanabilirsiniz, ancak ekibiniz veya tüm bir ay veya yıl için bir matris oluşturabilirsiniz.

Bir kez alıştığınızda, görevlere öncelik verebilir ve zamanınızı etkili bir şekilde planlayabilirsiniz.

Verimlilik Hack'i için Eisenhower Matrisi Kullanmanın Faydaları

Peki, Eisenhower Matrisi içerik oluşturmaya nasıl yardımcı olur?

• Karmaşık görevleri daha küçük, yönetimi kolay parçalara ayırabilirsiniz.
• Karmaşık görevleri daha küçük, yönetimi kolay parçalara ayırabilirsiniz. Görevlere öncelik verebilir ve önce en önemli olanlara odaklanabilirsiniz.
• Görevleri kategorilere ayırmanıza ve sıralamanıza olanak tanır. Herhangi bir önemli görevi veya son tarihi kaçırmamak için son tarihler belirleyebilir ve ilerlemeyi takip edebilirsiniz.
• Organize bir görev yapısı oluşturarak stres ve kaygıyı azaltmaya yardımcı olur.
• Görevleri devredebilir ve diğer görevler için zaman kazanabilirsiniz.
• Ayrıca matrisi gerektiği gibi planlayabilir ve değişiklik yapabilirsiniz. Eisenhower Matrisi, içerik oluşturucular için harika bir araçtır çünkü düzenli kalmalarına ve odaklanmalarına yardımcı olur.

Ne Zaman Kullanmalısınız?

Eisenhower Matrisini herhangi bir görev için kullanabilirsiniz. İçerik oluştururken, bir pazarlama kampanyası planlarken veya zamanınızı düzenlerken matris, önemli görevlere öncelik vermenize ve bunlara odaklanmanıza yardımcı olur.

İşte kullanışlı olabileceği bazı senaryolar:

• Birden fazla göreviniz olduğunda ve nereden başlayacağınızı bilmediğinizde.
• Görevler için öncelikler ve son tarihler belirlemeniz gerektiğinde.
• Çok fazla fikriniz olduğunda, ancak önce hangisini takip edeceğinizi bilmiyorsanız.
• Kendinizi bunalmış hissettiğinizde ve geri adım atmanız gerektiğinde.
• Ekip üyeleri arasındaki uyumu artırmak ve geliştirmek
• Daha iyi zaman yönetimi ve planlama için
• Organize bir görev yapısı oluşturmak istediğinizde

Görevlere Öncelik Vermenin 4 Düzeyi Nelerdir?

Dört görev önceliklendirme düzeyi şunlardır:

Seviye 1 – Kritik Görevler (Önemli ve Acil)

Bu görevler acil ve zamana duyarlı olarak kabul edilir. Bir ekiple çalışıyorsanız, ekibin yaptıkları diğer her şeyi durdurması ve önce bu görevlere odaklanması gerekir. Bu görevler, hemen tamamlanmazlarsa işletme için risk oluşturur.

Seviye 2 – Yüksek Öncelikli Görevler (Önemli Ama Acil Değil)

Bu görevler önemlidir ancak zamana duyarlı değildir. Bu görevler mümkün olan en kısa sürede programlanmalı ve zamanında tamamlanmalıdır, ancak 1. seviye görevlerle aynı riski taşımazlar. Ancak, bir hafta kadar içinde yapılmaları gerekir.

Seviye 3 – Tarafsız Görevler (Önemli Değil, Acil)

Bu görevler o kadar önemli değil ama yine de tamamlanması gerekiyor. Bu görevler birkaç gün bekleyebilir ancak yine de eninde sonunda yapılmalıdır.

Bu görevleri başkalarına devretmek veya dışarıdan temin etmek en iyisidir. Örneğin, web sitenizi yenilemeniz gerektiğini, ancak görevin diğer görevler kadar önemli olmadığını varsayalım. Bu görevi bir web geliştiricisine devredebilir veya dışarıdan temin edebilirsiniz.

Seviye 4 – Zorunlu Olmayan Görevler (Önemli ve Acil Değil)

Bu görevler önemsizdir ve birkaç gün veya hafta bekleyebilir. Gerekli olmadıkları için bu görevleri silebilir veya arşivleyebilirsiniz.

Örneğin, zamana duyarlı olmayan bir blog gönderisi fikriniz varsa (seviye 4 dört), önce diğer görevlere öncelik verebilir ve daha sonra yapacak başka bir şeyiniz olmadığında bu blog gönderisine geri dönebilirsiniz.

Artık Eisenhower Matrisinin temellerini bildiğinize göre, organize olma ve içerik pazarlama yapılacaklar listenizi ele alma zamanı.

Görevlere Nasıl Öncelik Verirsiniz?

Peki, görevlere nasıl öncelik verirsiniz?

Tüm Görevlerinizi Listeleme:

İlk adım, tüm görevlerinizi listelemektir. Bu, içerik oluşturma, video çekme, blog gönderilerini optimize etme ve daha fazlası gibi görevleri içerebilir.

Bir elektronik tablo veya tablo oluşturabilir veya KanbanFlow gibi daha gelişmiş bir araç kullanabilirsiniz.

Ya da bir kalem ve kağıt kullanarak listeleyebilirsiniz.

Her Görevin Ağırlığını ve Kriterini Belirleyin:

Ardından, her görevin ağırlığını ve kriterlerini belirleyin. Fikir, her görevin girdi ve çıktı oranını karşılaştırmaktır. Bu, hangi görevlerin daha ödüllendirici olduğunu ve önceliklendirilmesi gerektiğini belirlemenize yardımcı olacaktır. Örneğin, yeni içerik parçaları oluşturmak, bir blog gönderisini optimize etmekten daha uzun sürebilir, ancak geri dönüş açısından daha yüksek bir değere sahip olabilir.

Aciliyet Düzeyini Belirleyin:

Her görevin ağırlığını ve kriterlerini belirledikten sonraki adım, her görev için aciliyet düzeyini belirlemektir. Bazı görevlerin hemen yapılması gerekiyor mu? Bazı görevler birkaç gün hatta haftalarca bekleyebilir mi? Bu, hangi görevlerin Eisenhower Matrisinin hangi seviyelerine girmesi gerektiğine karar vermenize yardımcı olacaktır.

Bir Plan Yapın ve Son Tarihler Belirleyin:

Şimdi her görev için son tarihler planlama ve belirleme zamanı. Her görev için ne kadar zamana ihtiyacınız olduğunu belirleyin ve ardından bunları tamamlamak için bir son tarih belirleyin. Beklenmedik bir durumla karşılaşılması ihtimaline karşı bir zaman arabelleği eklediğinizden emin olun.

Tamamlanan Matrisi Analiz Edin:

Matrisi tamamladığınızda, görevlerinizi analiz etme zamanı. Her görevi gözden geçirmeli ve doğru aciliyet seviyesinde olduğundan emin olmalısınız. Bir görevin daha yüksek bir aciliyet düzeyinde olması gerekiyorsa, onu listede yukarı taşıyın ve diğer görevleri buna göre ayarlayın.

Microsoft'un not alma aracı OneNote'ta Eisenhower Matrisi Nasıl Oluşturulur

İşte OneNote'ta Eisenhower Matrisi oluşturmaya ilişkin adım adım bir kılavuz:

Adım #1: Ekseni Ayarlayın

Sayfayı "Eisenhower Matrisi" olarak etiketleyebilirsiniz.

Ardından, x ekseninizi "Acil" ve "acil değil" olarak etiketleyin. İki kelime arasında yeterli boşluk bıraktığınızdan emin olun.

Ardından y ekseninizi "Önemli" ve "önemli değil" olarak etiketleyin. Yine, görevlerinizi eklemek için iki kelime arasında yeterli boşluk bırakın.

Ortaya çıkan ekran şöyle görünmelidir:

Profesyonel İpucu: Eksen etiketlerini öne çıkarmak ve daha okunaklı hale getirmek için Başlık stili yazı tipini kullanın.

Adım #2: Çeyrekleri Etiketleyin

Dört kadranın her birini etiketleyerek kareleri tanımlayın. Sol üst çeyreği "Yap", sol alt köşeyi "Delege Et", sağ üst köşeyi "Planla" ve sağ alt köşeyi "Sil" olarak etiketleyin.

Her çeyreğin altında, tıklayın ve imlecinizi başlıktan önceki "yapılacaklar" işlevine (kare içinde kırmızı onay işaretli simge) getirin. "Yapılacaklar" simgesini tıklayın.

Bunun gibi bir şeye benzemeli:

Profesyonel İpucu: Çeyrek etiketlerini daha okunaklı hale getirmek için “başlık 2” stili yazı tipini kullanın.

3. Adım: Görevlerinizi Ekleyin

Şimdi görevlerinizi ekleme zamanı.

Tüm görevleri uygun çeyreğin altına yazın.

Örneğin, "Yap" çeyreğinin altına "İçerik pazarlaması hakkında blog yazısı" yazabilirsiniz.

Eklediğiniz her yeni görevde, bir onay kutusu eklemek için "yapılacaklar" işlevine tıklayın ve tamamlandığında bunları tamamlandı olarak işaretleyin.

Profesyonel İpucu: Görev etiketlerini daha okunaklı hale getirmek için "gövde" stilinde bir yazı tipi kullanın.

Bu görevleri yapışkan notlardan, not defterlerinden, kağıt artıklarından, telefon notlarından, listelerden, e-postalardan ve daha fazlasından alabilirsiniz.

4. Adım: Görevlerinizi Uygun Çeyreklere Taşıyın

Görevler üzerinde çalışırken, onları farklı kadranlara taşıyın. Örneğin, acil ve önemliyse bir görevi "Yap" çeyreğine taşıyın.

Bir görev acil değil ama önemliyse, onu "Program" çeyreğine taşıyın.

Bir görevi taşıdığınızda, onu listenizden kontrol edin; bu şekilde, hangi görevlerin tamamlandığını ve hangilerinin hala beklemede olduğunu bilirsiniz.

Buradaki fikir, ilk kadrandaki görevlere öncelik vermek ve diğer kadranlarda ilerlemek.

Bugün “YAP” bölümündeki bir görevi tamamlayamıyorsanız, onu başka bir çeyreğe taşıyın.

İlk adım, onu "karar" çeyreğine koymak ve daha sonraki bir tarih için planlamaktır.

İlerlemenizi izlemeye devam edin ve zaman çizelgelerini buna göre ayarlayın.

5. Adım: Harekete Geçin

Eisenhower matrisi oluşturmak için OneNote'u kullanmanın en güzel yanı, görevlerinize etiket ekleyebilmenizdir.

Bir göreve sağ tıklayıp ona bir etiket atayabilirsiniz. Seçenekleriniz, bir görevi "önemli", "sonra hatırla", "tanım" veya "soru" olarak etiketlemeyi içerir.

Bir görevi "önemli" olarak işaretlemek, onay kutusunun yanına altın bir yıldız ekleyecektir. Bu, önce yapılması gereken önemli bir görev olduğunu hatırlatır.

Uzman İpucu: Meslektaşlar, projeler veya görevler gibi tutarlı projeleri veya temaları ayırt etmek için renk kodlarını kullanın.

6. Adım: Kurallarınızı Belirleyin ve Onlara Uyun

Matrisinizi oluştururken, kuralları belirlemenin ve bunlara uymanın önemli olduğunu unutmayın.

Matrisinizi yönetilebilir tutmak için, izleyebileceğiniz birkaç basit kural aşağıda verilmiştir:

Tüm Görevleri Tek Sayfada Tutun

Görevleriniz için birden çok sayfa kullanmak kafa karıştırıcı ve zaman alıcı olabilir. Tüm görevleri tek bir sayfada tutun, böylece görünür ve yönetimi kolay olur.

Görev listeniz sayfadan veya ekrandan biraz sürünecek kadar uzunsa, o zaman belki de onları gözden geçirmeyi ve yeniden önceliklendirmeyi düşünmelisiniz.

Listenizdeki herhangi bir görevi devredebilir, silebilir veya planlayabilir misiniz bir bakın.

Ne düşündüğünüzü biliyorum: "Ya tüm görevlerin yapılması gerekiyorsa?"

İşte bu yüzden görevlerinize öncelik vermeli ve önce en önemlilerine odaklanmalısınız. Unutmayın, bir günde ancak bu kadarını yapabilirsiniz.

Önceliklerinizi Günde Üç Görevle Sınırlandırın

Kendinizi aşırı yüklemeyin. Önceliklerinizi minimumda tutun ve her seferinde bir tanesini tamamlamaya odaklanın.

Aynı anda çok fazla şey yapmaya çalışmak kafa karışıklığına ve hayal kırıklığına neden olabilir.

Bunalmış hissetmeden üretken olmak için yapılacaklar listenizi odaklanmış ve anlaşılır tutun.

Görevleri “Yap” çeyreğine yerleştirmek, hepsinin bugün tamamlanması gerektiği anlamına gelmez. Bu basitçe, gününüzü planlarken bu kadrandaki görevlere öncelik verilmesi gerektiği anlamına gelir.

Bugün tamamlanması gereken acil ve önemli bir göreviniz varsa, diğer her şeyi "Karar Ver" ve "Delege Et" kadranlarına taşıyın. Elinizdeki görevi bitirene kadar müsait olmadığınızı herkesin bildiğinden emin olun.

Ayrıca, günün takvimini bloke etmeye de yardımcı olur, böylece hiçbir toplantı veya çağrı eklenemez.

Yetki Verilen Görevleri Ayrı Bir Sayfaya Taşıyın

Bir görevi devrettiğinizde, onu "Delege Et" kadranından ayrı bir sayfaya taşımayı unutmayın. Bu, matrisi düzenli ve odaklanmış tutmaya yardımcı olacaktır.

Delege edilen görevler için ayrı bir sayfa oluşturarak ilerlemelerini kolayca takip edebilir ve zamanında tamamlanmasını sağlayabilirsiniz.

Kendi haline getir

Artık OneNote'ta bir Eisenhower matrisi oluşturmayı bildiğinize göre, onu kendinize göre özelleştirin.

Görevleri daha iyi yönetmenize ve önceliklendirmenize yardımcı olacak renk kodları, etiketler, son tarihler, resimler gibi her şeyi ekleyebilirsiniz.

Bir Kazanç Sayfası Oluşturun

İlerlemenizi takip etmek ister misiniz? Bir kazanç sayfası oluşturun ve tamamladığınız her görevi listeleyin.

Tamamlanan her görev, kazançlar sayfasına taşınmalıdır. Bu size bir tatmin ve başarı duygusu verecek ve matrisle çalışmayı daha eğlenceli hale getirecektir.

Artı, yeterince üretken olmadığınızı düşündüğünüzde üzerinde düşüneceğiniz bir başarı listeniz olacak.

Ayrıca, boş olduğunda, yola geri dönüp başladığınız işi bitirmeniz için bir hatırlatıcı işlevi görebilir.

Motive Olmak İçin Ara Verin

Arada bir mola vermeyi unutmayın. Ara vermek, içerik pazarlama görevlerinizle uğraşırken odaklanmanızı ve motive olmanızı sağlar.

Yürüyüşe çıkın, bir fincan kahve için, şekerleme yapın veya arkanıza yaslanın ve ne yaptığınızı düşünün.

Bu kısa molalar, zihninizi canlandırmanıza yardımcı olabilir ve sizi görevlerinizi tamamlamaya itebilir.

Eisenhower Matrisi ile ilgili sorunlar

Eisenhower matrisinin arkasındaki temel fikir, aciliyet ve önem temelinde görevleri önceliklendirmektir.

Ancak, bu yaklaşımın sınırlamaları vardır.

Bunlardan birkaçına bir göz atalım:

1 numara.Bağlamı hesaba katmaz

Eisenhower Matrisi, görevlerin gerçekleştirildiği bağlamı veya ortamı dikkate almaz.

Örneğin, eldeki görevi etkileyebilecek teslim tarihlerinin veya diğer dış faktörlerin etkisini dikkate almaz.

2 numara.Kriterlerde Hizalama Yok

İnsanlar, hangi görevlere öncelik verilmesi gerektiğine karar verirken genellikle farklı kriterlere sahip olabilir.

Bu nedenle, Eisenhower Matrisi, herkesin hangi görevlere öncelik verilmesi gerektiği konusunda hemfikir olacağını garanti edemez.

Unutmayın, müşteri tüm kararların merkezinde olmalıdır. Ancak, bilinçli bir karar vermek için mevcut kaynakları, zaman çizelgesini ve diğer faktörleri göz önünde bulundurmaya da yardımcı olur.

#3.Gelecek odaklı değil

Eisenhower Matrisi, şimdi tamamlanması gereken görevleri yönetmenize yardımcı olmak için tasarlanmıştır, ancak gelecek için plan yapmanıza yardımcı olma konusunda etkili değildir.

Görevlerinizi planlamak için matrisi kullanabilseniz de, size geleceğe dair doğru bir görüş sunmaz.

Sizi neyin beklediğini anlamak için trendler, müşteri geri bildirimleri ve rekabet gibi diğer faktörleri de göz önünde bulundurmalısınız.

#4.Ağırlık Oluşturmak İçin İşlem Yok

Eisenhower Matrisi, görevlerin ağırlıklarını belirleme sürecinden de yoksundur.

Hangi görevlere diğerlerinden daha fazla öncelik verilmesi gerektiğine karar vermek zor olabilir ve dikkatli bir değerlendirme gerektirir.

5. İlerlemeyi İzleyecek Sistem Yok

Eisenhower Matrisi bir izleme sistemi sağlamaz.

Yalnızca görevlere öncelik vermek için kullanılabilir, ancak tamamlanma ve performansı ölçmek için bir yol sağlamaz.

Genel olarak, Eisenhower Matrisi, görevlerinizi yönetmek için hala mükemmel bir araçtır, ancak bazı sınırlamaları vardır.

Eisenhower Matrisine Alternatifler

Eisenhower matrisi size göre değilse, içerik pazarlama görevlerinizi yönetmenin başka yolları da var.

Verimli kalmak için kullanabileceğiniz diğer beş alternatif:

1 numara.Kanban Metodu

Kanban yöntemi, "Yapılacak", "Devam Ediyor" ve "Bitti" sütunlarıyla görevlerin görsel bir temsilidir.

Fikir, görevleri "Yapılacaklar" sütunundan "Devam Ediyor" ve sonunda "Bitti" sütununa taşımaktır.

Her sütunun yalnızca sınırlı sayıda görevi olması gerektiğini unutmayın. Bu, kendinizi aşırı yüklememenize yardımcı olur ve her seferinde tek bir göreve odaklanmanızı teşvik eder.

2 numara.Pomodoro Tekniği

Pomodoro tekniği, görevleri 25 dakikalık aralıklara bölen ve ardından beş dakikalık ara veren bir zaman yönetimi yöntemidir.

Aralıklarınızı ve molalarınızı takip etmenize yardımcı olabilecek ücretsiz olarak sunulan birçok Pomodoro uygulaması vardır.

#3.Pareto Analiz Yöntemi

Pareto analizi, görevleri önem derecesine göre önceliklendirmenin bir yoludur.

Çabanın %20'sinin sonuçların %80'ini ürettiğini belirten 80/20 kuralına dayanmaktadır.

Bu yöntemle, fikir, enerjinizi, uygulandığında en büyük etkiyi yaratması muhtemel görevlere odaklamaktır.

#4.Ivy Lee Yöntemi

Ivy Lee yöntemi, günün en önemli altı görevini listelediğiniz ve ardından bunları en önemliden en önemsize doğru önceliklendirdiğiniz basit bir görev yönetim sistemidir.

İlk görevi tamamladıktan sonra ikinciye geçersiniz ve bu böyle devam eder.

# 5.Ishikawa Şeması

Ishikawa diyagramı, bir sorunun temel nedenini belirlemenize yardımcı olan etkili bir sorun çözme tekniğidir.

Genellikle üretim ve ürün geliştirme endüstrilerinde kullanılır, ancak içerik pazarlamasına da uygulanabilir.

Süreçlerde ve iş akışlarında olası kesinti nedenlerini belirlemeye hizmet ederek daha iyi yönetmenize ve görevleri önceliklendirmenize yardımcı olur.

Bir sorunun nedenlerini ve etkilerini tanımlamanın yanı sıra, Ishikawa diyagramı daha iyi içerik oluşturmanıza yardımcı olabilir.

Bazı final sözleri

Dolayısıyla, içerik pazarlama görevlerinizi bir profesyonel gibi halletmek istiyorsanız, maksimum üretkenlik ve verimlilik için Eisenhower Matrisini kullanın.