Эффективный лайфхак, который поможет вам справиться со списком дел по контент-маркетингу

Никто не благословлен настолько, чтобы просто сесть и сразу же написать пост в блоге или сценарий пояснительного видео. Создание контента требует времени, усилий и организации, не говоря уже о задействованной умственной энергии.

Побывав там и проделав это, могу сказать, что пробовал все это.

Я пробовал технику Pomodoro, журнал пуль и в какой-то момент даже использовал доску для отслеживания своих задач.

Я использовал Trello, Monday и Notion и попробовал свои силы в самостоятельных версиях этих инструментов.

Дело в том, что я до сих пор не мог отметить все в своем списке дел, не забывая что-то или просматривая временную шкалу.

Так было до тех пор, пока я не наткнулся на лайфхак, который изменил все.

Я называю это матрицей Эйзенхауэра.

Вы можете использовать эту систему, чтобы оставаться в курсе задач, делегировать задачи, планировать свое время, следить за задачами и планировать будущее, и все это одним махом.

Это быстро, просто и не требует никаких причудливых инструментов.

Готовы попробовать? Давайте начнем.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Это метод продуктивности, впервые разработанный президентом Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом Соединенных Штатов.

Эта система помогает расставлять приоритеты задач на основе срочности и важности.

Срочные задачи не важны; важные дела не являются срочными.

Матрица Эйзенхауэра поможет вам отличить одно от другого и соответствующим образом спланировать свое время.

Он состоит из четырех квадрантов: «Срочно и важно», «Не срочно и важно», «Срочно и не важно», «Не срочно и не важно».

Вы можете начать с рисования осей X и Y на листе бумаги, чтобы создать четыре квадранта, как показано на рисунке ниже.

Поместите ось x над осью y так, чтобы они образовывали перевернутую букву L.

После того, как матрица настроена, разместите свои задачи в соответствующем квадранте.

Ось Y охватывает степень важности, где «не важно» внизу, а «важно» вверху.

Ось X охватывает срочность, где «срочно» находится слева, а «не срочно» — справа.

У каждой коробки есть метка, которая служит подсказкой для определенных действий:

• Если задача срочная и важная (первый квадрант), следует сразу же приступить к ее выполнению.
• Если задача не является срочной и важной (второй квадрант), вам следует решить, когда ее выполнить. Запланируйте время, чтобы поработать над этим, прежде чем кто-то заполнит его как срочную задачу.
• Если задача срочная, но «не важная» (третий квадрант), вам следует делегировать ее кому-то другому.
• И, наконец, если задача не является срочной или важной (четвертый квадрант), вы должны забыть о ней. Вы можете удалить или заархивировать его.

Хотя вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования дня, вы можете создать матрицу для своей команды или всего месяца или года.

Как только вы освоитесь, вы сможете расставить приоритеты задач и эффективно планировать свое время.

Преимущества использования матрицы Эйзенхауэра для повышения производительности

Итак, как матрица Эйзенхауэра помогает в создании контента?

• Вы можете разбивать сложные задачи на более мелкие и простые в управлении части.
• Вы можете разбивать сложные задачи на более мелкие и простые в управлении части. Вы можете расставить приоритеты задач и сосредоточиться в первую очередь на самых важных.
• Позволяет классифицировать и ранжировать задачи. Вы можете установить крайние сроки и отслеживать прогресс, чтобы не пропустить ни одной важной задачи или крайнего срока.
• Это помогает уменьшить стресс и беспокойство, создавая организованную структуру задач.
• Вы можете делегировать задачи и освобождать время для других задач.
• И вы можете планировать и вносить изменения в матрицу по мере необходимости. Матрица Эйзенхауэра — отличный инструмент для создателей контента, поскольку она помогает им оставаться организованными и сосредоточенными.

Когда вы должны использовать это?

Вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра для любой задачи. Будь то создание контента, планирование маркетинговой кампании или организация своего времени, матрица поможет вам расставить приоритеты и сосредоточиться на важных задачах.

Вот несколько сценариев, где это может пригодиться:

• Когда у тебя много задач и ты не знаешь с чего начать.
• Когда нужно расставить приоритеты и сроки выполнения задач.
• Когда у тебя слишком много идей, но ты не знаешь, какую из них реализовать в первую очередь.
• Когда вы чувствуете себя подавленным и вам нужно сделать шаг назад.
• Укрепление и улучшение гармонии между членами команды
• Для лучшего управления временем и планирования
• Если вы хотите создать организованную структуру задач

Каковы 4 уровня приоритизации задач?

Четыре уровня приоритизации задач:

Уровень 1 – Критические задачи (важные и срочные)

Эти задачи считаются срочными и срочными. Если вы работаете в команде, предполагается, что команда остановит все остальные дела и в первую очередь сосредоточится на этих задачах. Эти задачи представляют риск для бизнеса, если они не выполняются немедленно.

Уровень 2 – Задачи с высоким приоритетом (важные, но не срочные)

Эти задачи важны, но не зависят от времени. Эти задачи следует планировать как можно раньше и выполнять вовремя, но они не представляют такого же риска, как задачи уровня 1. Тем не менее, они должны быть сделаны в течение одной недели или около того.

Уровень 3 – Нейтральные задачи (не важные, но срочные)

Эти задачи не столь важны, но их все же необходимо выполнить. Эти задачи могут подождать несколько дней, но в конечном итоге все равно должны быть выполнены.

Лучше делегировать эти задачи другим или отдать их на аутсорсинг. Например, вам нужно обновить свой веб-сайт, но эта задача не так важна, как другие задачи. Вы можете делегировать эту задачу веб-разработчику или отдать ее на аутсорсинг.

Уровень 4 – Несущественные задачи (не важные и несрочные)

Эти задачи не важны и могут подождать несколько дней или недель. Вы можете удалить или заархивировать эти задачи, поскольку они не нужны.

Например, если у вас есть идея для публикации в блоге, которая не зависит от времени (уровень 4-4), вы можете сначала расставить приоритеты для других задач и вернуться к этой записи в блоге позже, когда вам больше нечего делать.

Теперь, когда вы знаете основы матрицы Эйзенхауэра, пришло время организоваться и заняться вашим списком дел по контент-маркетингу.

Как вы расставляете приоритеты в задачах?

Итак, как расставить приоритеты задач?

Список всех ваших задач:

Первый шаг — составить список всех ваших задач. Это может включать в себя такие задачи, как создание контента, съемка видео, оптимизация сообщений в блогах и многое другое.

Вы можете создать электронную таблицу или таблицу или использовать более сложный инструмент, такой как KanbanFlow.

Или вы можете перечислить их, используя ручку и бумагу.

Определите вес и критерии каждой задачи:

Затем определите вес и критерии каждой задачи. Идея состоит в том, чтобы сравнить соотношение ввода и вывода каждой задачи. Это поможет вам определить, какие задачи более полезны и должны быть приоритетными. Например, создание новых частей контента может занять больше времени, чем оптимизация сообщения в блоге, но это может иметь более высокую ценность с точки зрения возврата.

Определите уровень срочности:

После того как вы определили вес и критерии каждой задачи, следующим шагом будет определение уровня срочности каждой задачи. Некоторые задачи нужно выполнить немедленно? Могут ли некоторые задачи ждать несколько дней или даже недель? Это поможет вам решить, какие задачи следует отнести к тем или иным уровням матрицы Эйзенхауэра.

Составьте план и установите сроки:

Теперь пришло время планировать и устанавливать сроки для каждой задачи. Определите, сколько времени вам нужно для каждой задачи, а затем установите крайний срок для их выполнения. Обязательно добавьте временной буфер на случай, если произойдет что-то неожиданное.

Проанализируйте заполненную матрицу:

После того, как вы заполнили матрицу, пришло время проанализировать ваши задачи. Вы должны просмотреть каждую задачу и убедиться, что она находится на правильном уровне срочности. Если задача должна иметь более высокий уровень срочности, переместите ее вверх по списку и соответствующим образом настройте другие задачи.

Как создать матрицу Эйзенхауэра в инструменте для создания заметок Microsoft OneNote

Вот пошаговое руководство по созданию матрицы Эйзенхауэра в OneNote:

Шаг № 1: Настройте ось

Вы можете пометить страницу как «Матрица Эйзенхауэра».

Затем обозначьте ось X как «Срочно» и «Не срочно». Не забудьте оставить достаточно места между двумя словами.

Затем обозначьте ось Y как «важно» и «не важно». Опять же, оставьте достаточно места между двумя словами, чтобы добавить свои задачи.

В результате экран должен выглядеть примерно так:

Совет для профессионалов: используйте шрифт в стиле заголовка для меток осей, чтобы они выделялись и были более разборчивыми.

Шаг № 2: пометьте квадранты

Определите квадраты, пометив каждый из четырех квадрантов. Пометьте верхний левый квадрант как «Выполнить», нижний левый как «Делегировать», верхний правый как «Расписание» и нижний правый как «Удалить».

Под каждым квадрантом щелкните и переместите курсор к функции «сделать» (значок с красной галочкой внутри квадрата) перед заголовком. Щелкните значок «сделать».

Это должно выглядеть примерно так:

Совет для профессионалов: используйте шрифт в стиле «заголовок 2» для меток квадрантов, чтобы сделать их более разборчивыми.

Шаг 3: Добавьте свои задачи

Теперь пришло время добавить ваши задачи.

Запишите все задачи в соответствующем квадранте.

Например, вы можете написать «Пост в блоге о контент-маркетинге» в квадранте «Действовать».

С каждой новой задачей, которую вы добавляете, нажимайте на функцию «сделать», чтобы добавить флажок и пометить их как выполненные после завершения.

Совет для профессионалов: используйте основной шрифт для меток задач, чтобы сделать их более разборчивыми.

Вы можете извлечь эти задачи из заметок, блокнотов, обрывков бумаги, телефонных заметок, списков, электронных писем и многого другого.

Шаг 4: Переместите свои задачи в соответствующие квадранты

Работая над задачами, перемещайте их в разные квадранты. Например, переместите задачу в квадрант «Выполнить», если она срочная и важная.

Если задача не срочная, но важная, переместите ее в квадрант «Расписание».

Как только вы переместите задачу, вычеркните ее из своего списка — таким образом вы будете знать, какие задачи уже выполнены, а какие еще не завершены.

Идея состоит в том, чтобы расставить приоритеты для задач в первом квадранте и продвигаться вниз по другим квадрантам.

Если вы не можете выполнить задачу из раздела «СДЕЛАТЬ» сегодня, переместите ее в другой квадрант.

Первый шаг — поместить его в квадрант «решить» и запланировать его на более поздний срок.

И продолжайте следить за своим прогрессом и соответствующим образом корректировать сроки.

Шаг 5: Примите меры

Самое прекрасное в использовании OneNote для создания матрицы Эйзенхауэра — это возможность добавлять теги к своим задачам.

Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши задачу и присвоить ей тег. Вы можете пометить задачу как «важную», «запомнить на потом», «определение» или «вопрос».

Пометка задачи как «важной» добавит золотую звездочку рядом с флажком. Это напоминание о том, что это важная задача, которую необходимо выполнить в первую очередь.

Совет для профессионалов: используйте цветовые коды, чтобы отличать одинаковые проекты или темы, например коллег, проекты или задачи.

Шаг 6: Составьте свои правила и следуйте им

Когда вы строите свою матрицу, помните, что важно установить правила и следовать им.

Чтобы ваша матрица оставалась управляемой, вот несколько простых правил, которым вы можете следовать:

Держите все задачи на одной странице

Использование нескольких страниц для ваших задач может сбивать с толку и отнимать много времени. Держите все задачи на одной странице, чтобы они были видны и ими было легко управлять.

Если ваш список задач слишком длинный, и некоторые из них уходят со страницы или экрана, то, возможно, вам следует рассмотреть возможность их пересмотра и изменения приоритетов.

Посмотрите, можете ли вы делегировать, удалять или планировать какие-либо задачи в своем списке.

Я знаю, о чем вы думаете: «А что, если нужно выполнить все задачи?»

Ну, вот почему вы должны расставить приоритеты в своих задачах и сосредоточиться в первую очередь на самых важных. Помните, что вы можете сделать не так много за день.

Ограничьте свои приоритеты тремя задачами в день

Не перегружайте себя. Сведите свои приоритеты к минимуму и сосредоточьтесь на выполнении их по одному.

Попытка сделать слишком много дел одновременно может вызвать замешательство и разочарование.

Держите свой список дел четким и понятным, чтобы быть продуктивным, не чувствуя себя перегруженным.

Размещение задач в квадранте «Выполнить» не обязательно означает, что все они должны быть выполнены сегодня. Это просто означает, что задачам в этом квадранте следует уделять приоритетное внимание при планировании дня.

Если у вас есть срочная и важная задача, которую нужно выполнить сегодня, переместите все остальное в квадранты «Решение» и «Делегирование». Убедитесь, что все знают, что вы недоступны, пока не закончите задание.

Это также помогает заблокировать календарь дня, чтобы нельзя было добавлять встречи или звонки.

Переместить делегированные задачи на отдельную страницу

Как только вы делегируете задачу, не забудьте переместить ее из квадранта «Делегировать» на отдельную страницу. Это должно помочь сохранить матрицу организованной и целенаправленной.

Создав отдельную страницу для делегированных задач, вы сможете легко отслеживать их ход и следить за тем, чтобы они выполнялись вовремя.

Сделай сам

Теперь, когда вы знаете, как создать матрицу Эйзенхауэра в OneNote, настройте ее по своему усмотрению.

Вы можете добавлять цветовые коды, теги, сроки, изображения — все, что поможет вам лучше управлять задачами и расставлять приоритеты.

Создать страницу побед

Хотите отслеживать свой прогресс? Создайте страницу побед и перечислите все задачи, которые вы выполнили.

Каждая выполненная задача должна быть перемещена на страницу побед. Это даст вам чувство удовлетворения и выполненного долга, а работа с матрицей станет более увлекательной.

Кроме того, у вас будет список успехов, над которыми можно подумать, когда вы почувствуете, что недостаточно продуктивны.

Кроме того, когда он пуст, он может служить напоминанием вернуться в нужное русло и закончить начатое.

Делайте перерывы, чтобы оставаться мотивированным

Не забывайте время от времени делать перерыв. Перерывы позволяют вам оставаться сосредоточенными и мотивированными, решая свои задачи контент-маркетинга.

Сходите на прогулку, выпейте чашку кофе, вздремните или откиньтесь на спинку кресла и подумайте о том, что вы сделали.

Эти короткие перерывы могут помочь оживить ваш разум и подтолкнуть вас к завершению ваших задач.

Проблемы с матрицей Эйзенхауэра

Основная идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы расставить приоритеты задач на основе срочности и важности.

Однако этот подход имеет свои ограничения.

Давайте рассмотрим некоторые из них:

№1.Не учитывает контекст

Матрица Эйзенхауэра не учитывает контекст или среду, в которой выполняются задачи.

Например, он не учитывает влияние сроков или других внешних факторов, которые могут повлиять на поставленную задачу.

№ 2.Нет соответствия критериям

У людей часто могут быть разные критерии при принятии решения о том, какие задачи должны быть приоритетными.

Следовательно, матрица Эйзенхауэра не может гарантировать, что все согласятся с тем, каким задачам следует отдавать приоритет.

Помните, что клиент должен быть в центре всех решений. Но это также помогает учитывать доступные ресурсы, сроки и другие факторы для принятия обоснованного решения.

№3.Не ориентирован на будущее

Матрица Эйзенхауэра предназначена для того, чтобы помочь управлять задачами, которые необходимо выполнить сейчас, но она неэффективна при планировании будущего.

Хотя вы можете использовать матрицу для планирования своих задач, она не дает вам точного представления о будущем.

Чтобы понять, что ждет вас впереди, вы должны также учитывать другие факторы, такие как тенденции, отзывы клиентов и конкуренция.

№ 4.Нет процесса установления весов

В матрице Эйзенхауэра также отсутствует процесс установления веса задач.

Решение о том, каким задачам следует отдать больший приоритет, может быть трудным и требует тщательного рассмотрения.

5. Нет системы для отслеживания прогресса

Матрица Эйзенхауэра не обеспечивает системы мониторинга.

Его можно использовать только для определения приоритетов задач, но он не дает способа измерить завершение и производительность.

В целом, матрица Эйзенхауэра по-прежнему является отличным инструментом для управления вашими задачами, но у нее есть некоторые ограничения.

Альтернативы матрице Эйзенхауэра

Если вам не нравится матрица Эйзенхауэра, есть и другие способы управления задачами контент-маркетинга.

Вот пять других альтернатив, которые вы можете использовать, чтобы оставаться продуктивным:

№1.Канбан-метод

Канбан-метод — это визуальное представление задач со столбцами «Сделать», «Выполняется» и «Готово».

Идея состоит в том, чтобы переместить задачи из столбца «Сделать» в «Выполняется» и, в конечном итоге, в столбец «Готово».

Обратите внимание, что в каждом столбце должно быть только ограниченное количество задач. Это поможет убедиться, что вы не перегружаете себя, и побудит вас сосредоточиться на одной задаче за раз.

№ 2.Техника помидора

Техника Pomodoro — это метод тайм-менеджмента, который разбивает задачи на 25-минутные интервалы, за которыми следует пятиминутный перерыв.

Существует множество бесплатных приложений Pomodoro, которые помогут вам отслеживать интервалы и перерывы.

№3.Метод анализа Парето

Анализ Парето — это способ ранжирования задач по важности.

Он основан на правиле 80/20, которое гласит, что 20% усилий дают 80% результатов.

Суть этого метода заключается в том, чтобы сосредоточить свою энергию на задачах, выполнение которых с наибольшей вероятностью окажет наибольшее влияние.

№ 4.Метод Айви Ли

Метод Айви Ли — это простая система управления задачами, в которой вы перечисляете шесть самых важных задач дня, а затем расставляете их по приоритетам от самых важных до наименее важных.

Выполнив первое задание, вы переходите ко второму и так далее.

№ 5.Диаграмма Исикавы

Диаграмма Исикавы — это эффективный метод решения проблем, который помогает определить основную причину проблемы.

Его часто используют в сфере производства и разработки продуктов, но его также можно применять в контент-маркетинге.

Он служит для выявления потенциальных причин сбоев в процессах и рабочих процессах, помогая вам лучше управлять и расставлять приоритеты задач.

Помимо определения причин и последствий проблемы, диаграмма Исикавы может помочь вам создать более качественный контент.

Несколько заключительных слов

Итак, если вы хотите решать свои задачи контент-маркетинга как профессионал, используйте матрицу Эйзенхауэра для максимальной производительности и эффективности.