แฮ็คการเพิ่มผลผลิตเพื่อช่วยคุณจัดการกับรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับการตลาดเนื้อหา

ไม่มีใครมีความสุขพอที่จะนั่งลงและโพสต์บล็อกหรือสคริปต์ทันทีสำหรับวิดีโออธิบาย การสร้างเนื้อหาต้องใช้เวลา ความพยายาม และการจัดระเบียบ ไม่ต้องพูดถึงพลังงานทางจิตที่เกี่ยวข้อง

เคยไปที่นั่นและทำอย่างนั้น ฉันพูดได้ว่าฉันพยายามมาหมดแล้ว

ฉันได้ลองใช้เทคนิค Pomodoro, Bullet Journal และในบางครั้งฉันก็ใช้ไวท์บอร์ดเพื่อติดตามงานของฉัน

ฉันใช้ Trello, Monday และ Notion และลองใช้เครื่องมือเหล่านี้ในเวอร์ชัน DIY

ประเด็นก็คือ ฉันยังไม่สามารถทำเครื่องหมายทุกอย่างในรายการสิ่งที่ต้องทำได้โดยไม่ลืมบางสิ่งหรือข้ามไทม์ไลน์

จนกระทั่งฉันได้พบกับแฮ็กประสิทธิภาพการทำงานที่เปลี่ยนแปลงทุกอย่าง

ฉันเรียกมันว่า Eisenhower Matrix

คุณสามารถใช้ระบบนี้เพื่อควบคุมงาน มอบหมายงาน กำหนดเวลาของคุณ ติดตามงาน และวางแผนสำหรับอนาคต ทั้งหมดนี้ทำได้ในคราวเดียว

รวดเร็ว ง่ายดาย และไม่ต้องใช้เครื่องมือหรูหราใดๆ

พร้อมที่จะให้มันลอง? มาเริ่มกันเลย.

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์คืออะไร?

เป็นเทคนิคการผลิตที่พัฒนาขึ้นเป็นครั้งแรกโดยประธานาธิบดีดไวท์ ไอเซนฮาวร์ ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา

ระบบนี้ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ

งานด่วนไม่สำคัญ งานสำคัญไม่เร่งด่วน

Eisenhower Matrix ช่วยให้คุณแยกแยะระหว่างสองสิ่งนี้และวางแผนเวลาของคุณให้เหมาะสม

ประกอบด้วยสี่ส่วน: ด่วน & สำคัญ ไม่ด่วน & สำคัญ ด่วน & ไม่สำคัญ และไม่ด่วน & ไม่สำคัญ

คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการวาดแกน X และ Y ลงบนกระดาษหนึ่งแผ่นเพื่อสร้างสี่ด้านตามที่แสดงในภาพด้านล่าง

วางแกน x ไว้เหนือแกน y เพื่อให้เป็นรูปตัว L กลับหัว

เมื่อตั้งค่าเมทริกซ์แล้ว ให้วางแผนงานของคุณในควอแดรนท์ที่เหมาะสม

แกน Y ครอบคลุมระดับความสำคัญ โดยมี "ไม่สำคัญ" ที่ด้านล่าง และ "สำคัญ" ที่ด้านบน

แกน X ครอบคลุมความเร่งด่วน โดย "เร่งด่วน" ทางด้านซ้ายและ "ไม่เร่งด่วน" ทางด้านขวาสุด

แต่ละช่องมีป้ายกำกับที่ทำหน้าที่เป็นสัญญาณสำหรับการดำเนินการเฉพาะ:

• หากงานนั้นเร่งด่วนและสำคัญ (หนึ่งในสี่) คุณควรเริ่มทำทันที
• หากงานไม่เร่งด่วนและสำคัญ (กลุ่มที่สอง) คุณควรตัดสินใจว่าจะทำเมื่อใด กำหนดเวลาในการทำงานก่อนที่จะมีคนมาเติมเต็มเป็นงานเร่งด่วน
• หากงานเร่งด่วนแต่ “ไม่สำคัญ” (ส่วนที่สาม) คุณควรมอบหมายให้คนอื่นทำแทน
• และสุดท้าย หากงานนั้นไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ (ภาคสี่) คุณควรลืมมันไป คุณสามารถลบหรือเก็บถาวรได้

แม้ว่าคุณสามารถใช้ Eisenhower Matrix เพื่อวางแผนวันได้ แต่คุณสามารถสร้างเมทริกซ์สำหรับทีมของคุณหรือทั้งเดือนหรือทั้งปีได้

เมื่อคุณเริ่มคุ้นเคยแล้ว คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานและวางแผนเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ประโยชน์ของการใช้ Eisenhower Matrix สำหรับ Productivity Hack

แล้ว Eisenhower Matrix ช่วยในการสร้างเนื้อหาได้อย่างไร?

• คุณสามารถแบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นส่วนย่อยๆ และจัดการได้ง่ายกว่า
• คุณสามารถแบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นส่วนย่อยๆ และจัดการได้ง่ายกว่า คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน
• ให้คุณจัดหมวดหมู่และจัดลำดับงาน คุณสามารถกำหนดเส้นตายและติดตามความคืบหน้าเพื่อไม่ให้พลาดงานสำคัญหรือเส้นตาย
• ช่วยลดความเครียดและความวิตกกังวลด้วยการสร้างโครงสร้างงานที่เป็นระเบียบ
• คุณสามารถมอบหมายงานและเพิ่มเวลาให้กับงานอื่นๆ
• และคุณสามารถวางแผนและเปลี่ยนแปลงเมทริกซ์ได้ตามต้องการ Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้สร้างเนื้อหา เพราะช่วยให้พวกเขาจัดระเบียบและมีสมาธิ

คุณควรใช้เมื่อใด

คุณสามารถใช้ Eisenhower Matrix สำหรับงานใดก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างเนื้อหา วางแผนแคมเปญการตลาด หรือจัดเวลา เมทริกซ์ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญและโฟกัสไปที่งานที่สำคัญ

ต่อไปนี้คือบางสถานการณ์ที่อาจมีประโยชน์:

• เมื่อคุณมีงานหลายอย่างและไม่รู้จะเริ่มตรงไหน
• เมื่อคุณต้องการกำหนดลำดับความสำคัญและกำหนดเวลาสำหรับงาน
• เมื่อคุณมีไอเดียมากมายแต่ไม่รู้ว่าจะเลือกอันไหนก่อน
• เมื่อคุณรู้สึกหนักใจและจำเป็นต้องถอยออกมาหนึ่งก้าว
• เสริมสร้างและปรับปรุงความสามัคคีระหว่างสมาชิกในทีม
• เพื่อการจัดการและวางแผนเวลาที่ดียิ่งขึ้น
• เมื่อคุณต้องการสร้างโครงสร้างงานที่เป็นระเบียบ

การจัดลำดับความสำคัญของงาน 4 ระดับคืออะไร

ลำดับความสำคัญของงานสี่ระดับคือ:

ระดับ 1 – งานสำคัญ (สำคัญและเร่งด่วน)

งานเหล่านี้ถือว่าเร่งด่วนและมีความสำคัญต่อเวลา หากคุณกำลังทำงานกับทีม ทีมควรจะหยุดทุกอย่างที่กำลังทำอยู่และโฟกัสไปที่งานเหล่านี้ก่อน งานเหล่านี้มีความเสี่ยงต่อธุรกิจหากไม่เสร็จในทันที

ระดับ 2 – งานที่มีความสำคัญสูง (สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน)

งานเหล่านี้มีความสำคัญแต่ไม่คำนึงถึงเวลา งานเหล่านี้ควรจัดกำหนดการโดยเร็วที่สุดและเสร็จตรงเวลา แต่งานเหล่านี้ไม่ก่อให้เกิดความเสี่ยงเช่นเดียวกับงานระดับ 1 อย่างไรก็ตามควรทำภายในหนึ่งสัปดาห์หรือมากกว่านั้น

ระดับ 3 – งานที่เป็นกลาง (ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน)

งานเหล่านี้ไม่สำคัญเท่า แต่ก็ยังต้องทำให้เสร็จ งานเหล่านี้อาจรอสองสามวัน แต่ควรทำในที่สุด

เป็นการดีที่สุดที่จะมอบหมายงานเหล่านี้ให้กับผู้อื่นหรือว่าจ้างบุคคลภายนอก ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการปรับปรุงเว็บไซต์ของคุณใหม่ แต่งานนั้นไม่สำคัญเท่ากับงานอื่นๆ คุณสามารถมอบหมายงานนี้ให้กับนักพัฒนาเว็บหรือว่าจ้างบุคคลภายนอก

ระดับ 4 – งานที่ไม่จำเป็น (ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน)

งานเหล่านี้ไม่สำคัญและสามารถรอได้สองสามวันหรือหลายสัปดาห์ คุณสามารถลบหรือเก็บถาวรงานเหล่านี้ได้เนื่องจากไม่จำเป็น

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีแนวคิดเกี่ยวกับบล็อกโพสต์ที่ไม่คำนึงถึงเวลา (ระดับ 4 สี่) คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานอื่นๆ ก่อน และกลับมาที่โพสต์บล็อกนี้ในภายหลังเมื่อคุณไม่มีอะไรทำ

ตอนนี้คุณรู้พื้นฐานของ Eisenhower Matrix แล้ว ก็ถึงเวลาจัดระเบียบและจัดการรายการที่ต้องทำการตลาดเนื้อหาของคุณ

คุณจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างไร?

แล้วคุณจะจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างไร?

รายชื่องานทั้งหมดของคุณ:

ขั้นตอนแรกคือการทำรายการงานทั้งหมดของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงงานต่างๆ เช่น การสร้างเนื้อหา การถ่ายวิดีโอ การเพิ่มประสิทธิภาพบล็อกโพสต์ และอื่นๆ

คุณสามารถสร้างสเปรดชีตหรือตารางหรือใช้เครื่องมือที่ซับซ้อนกว่าเช่น KanbanFlow

หรือคุณสามารถลงรายการโดยใช้ปากกาและกระดาษ

ระบุน้ำหนักและเกณฑ์ของแต่ละงาน:

จากนั้น ระบุน้ำหนักและเกณฑ์ของงานแต่ละรายการ แนวคิดคือการเปรียบเทียบอัตราส่วนอินพุตกับเอาต์พุตของแต่ละงาน วิธีนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่างานใดให้รางวัลมากกว่าและต้องจัดลำดับความสำคัญ ตัวอย่างเช่น การสร้างชิ้นส่วนเนื้อหาใหม่อาจใช้เวลามากกว่าการเพิ่มประสิทธิภาพโพสต์บล็อก แต่อาจมีมูลค่าสูงกว่าในแง่ของผลตอบแทน

กำหนดระดับความเร่งด่วน:

เมื่อคุณระบุน้ำหนักและเกณฑ์ของแต่ละงานแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดระดับความเร่งด่วนสำหรับแต่ละงาน งานบางอย่างจำเป็นต้องทำทันทีหรือไม่? งานบางอย่างสามารถรอสองสามวันหรือหลายสัปดาห์ได้หรือไม่? ซึ่งจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่างานใดควรเข้าสู่ระดับใดของ Eisenhower Matrix

วางแผนและกำหนดเวลา:

ถึงเวลาวางแผนและกำหนดเส้นตายสำหรับแต่ละงานแล้ว กำหนดเวลาที่คุณต้องการสำหรับแต่ละงาน จากนั้นกำหนดเส้นตายเพื่อให้เสร็จ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิ่มบัฟเฟอร์เวลาในกรณีที่มีสิ่งไม่คาดฝันเกิดขึ้น

วิเคราะห์เมทริกซ์ที่เสร็จสมบูรณ์:

เมื่อคุณทำเมทริกซ์เสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาวิเคราะห์งานของคุณ คุณควรตรวจสอบแต่ละงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่างานนั้นอยู่ในระดับเร่งด่วนที่เหมาะสม หากงานควรอยู่ในระดับเร่งด่วนที่สูงกว่า ให้เลื่อนขึ้นไปในรายการและปรับงานอื่นๆ ให้สอดคล้องกัน

วิธีสร้าง Eisenhower Matrix ใน OneNote เครื่องมือจดบันทึกของ Microsoft

ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีสร้าง Eisenhower Matrix ใน OneNote:

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าแกน

คุณสามารถติดป้ายกำกับหน้าเป็น "Eisenhower Matrix"

ถัดไป ระบุแกน x ของคุณเป็น "เร่งด่วน" และ "ไม่เร่งด่วน" อย่าลืมเว้นช่องว่างระหว่างสองคำให้เพียงพอ

จากนั้นติดป้ายกำกับแกน y ของคุณเป็น "สำคัญ" และ "ไม่สำคัญ" อีกครั้ง เว้นช่องว่างระหว่างสองคำให้เพียงพอเพื่อเพิ่มงานของคุณ

หน้าจอผลลัพธ์ควรมีลักษณะดังนี้:

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ใช้แบบอักษรสไตล์พาดหัวสำหรับป้ายกำกับแกนเพื่อให้โดดเด่นและอ่านง่ายยิ่งขึ้น

ขั้นตอนที่ #2: ติดป้ายกำกับ Quadrants

ระบุกำลังสองโดยการติดป้ายกำกับแต่ละด้านจากสี่ด้าน ติดป้ายกำกับควอแดรนท์ซ้ายบนเป็น “Do” ซ้ายล่างเป็น “Delegate” ขวาบนเป็น “Schedule” และขวาล่างเป็น “Delete”

ใต้แต่ละควอแดรนท์ ให้คลิกและเลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่ฟังก์ชัน "to do" (ไอคอนที่มีเครื่องหมายถูกสีแดงในสี่เหลี่ยม) ก่อนส่วนหัว คลิกไอคอน "สิ่งที่ต้องทำ"

ควรมีลักษณะดังนี้:

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ใช้ฟอนต์สไตล์ “หัวเรื่อง 2” สำหรับป้ายกำกับควอแดรนต์เพื่อให้อ่านง่ายยิ่งขึ้น

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มงานของคุณ

ถึงเวลาเพิ่มงานของคุณแล้ว

เขียนงานทั้งหมดภายใต้กลุ่มที่เหมาะสม

ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียน "บล็อกโพสต์เกี่ยวกับการตลาดเนื้อหา" ใต้ส่วน "ทำ"

ทุกครั้งที่คุณเพิ่มงานใหม่ ให้คลิกที่ฟังก์ชัน "สิ่งที่ต้องทำ" เพื่อเพิ่มช่องทำเครื่องหมายและทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นเมื่อเสร็จสิ้น

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ใช้ฟอนต์สไตล์ "body" สำหรับป้ายกำกับงานเพื่อให้อ่านง่ายยิ่งขึ้น

คุณสามารถดึงงานเหล่านี้จากกระดาษโน้ต แผ่นจดบันทึก เศษกระดาษ โน้ตโทรศัพท์ รายการ อีเมล และอื่นๆ

ขั้นตอนที่ 4: ย้ายงานของคุณไปยัง Quadrants ที่เหมาะสม

ขณะที่คุณกำลังทำงาน ให้ย้ายงานเหล่านั้นไปยังส่วนต่างๆ ตัวอย่างเช่น ย้ายงานไปที่ส่วน "ทำ" ถ้าเป็นเรื่องเร่งด่วนและสำคัญ

หากงานไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ ให้ย้ายไปที่ส่วน "กำหนดการ"

เมื่อคุณย้ายงานแล้ว ให้ทำเครื่องหมายออกจากรายการของคุณ วิธีนี้จะทำให้คุณรู้ว่างานใดที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว และงานใดที่ยังรอดำเนินการอยู่

แนวคิดคือจัดลำดับความสำคัญของงานในควอดแรกและทำงานตามควอดแรนต์อื่นๆ

หากคุณไม่สามารถทำงานใน "DO" ให้เสร็จได้ในวันนี้ ให้ย้ายไปที่ควอแดรนท์อื่น

ขั้นตอนแรกคือใส่ไว้ในควอแดรนท์ "ตัดสินใจ" และกำหนดเวลาสำหรับวันที่ภายหลัง

และติดตามความคืบหน้าของคุณต่อไปและปรับระยะเวลาให้เหมาะสม

ขั้นตอนที่ 5: ดำเนินการ

ส่วนที่สวยงามที่สุดเกี่ยวกับการใช้ OneNote เพื่อสร้าง Eisenhower matrix คือความสามารถในการเพิ่มแท็กให้กับงานของคุณ

คุณสามารถคลิกขวาที่งานและกำหนดแท็กได้ ตัวเลือกของคุณรวมถึงการติดแท็กงานเป็น "สำคัญ" "จำไว้ใช้ภายหลัง" "คำจำกัดความ" หรือ "คำถาม"

การทำเครื่องหมายงานว่า "สำคัญ" จะเป็นการเพิ่มดาวสีทองถัดจากช่องทำเครื่องหมาย เป็นการย้ำเตือนว่าเป็นงานสำคัญที่ต้องทำก่อน

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ใช้รหัสสีเพื่อแยกแยะโครงการหรือธีมที่สอดคล้องกัน เช่น เพื่อนร่วมงาน โครงการ หรืองาน

ขั้นตอนที่ 6: สร้างกฎของคุณและปฏิบัติตาม

เมื่อคุณสร้างเมทริกซ์ อย่าลืมว่าการตั้งและปฏิบัติตามกฎเป็นสิ่งสำคัญ

เพื่อให้เมทริกซ์ของคุณสามารถจัดการได้ ต่อไปนี้เป็นกฎง่ายๆ สองสามข้อที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้:

เก็บงานทั้งหมดไว้ในหน้าเดียว

การใช้หลายหน้าสำหรับงานของคุณอาจทำให้สับสนและใช้เวลานาน เก็บงานทั้งหมดไว้ในหน้าเดียว เพื่อให้มองเห็นได้และจัดการได้ง่าย

หากรายการงานของคุณยาวเกินไปจนทำให้บางส่วนเล็ดลอดออกจากหน้าหรือหน้าจอ คุณอาจพิจารณาแก้ไขและจัดลำดับความสำคัญใหม่

ดูว่าคุณสามารถมอบหมาย ลบ หรือกำหนดเวลางานใดๆ ในรายการของคุณได้หรือไม่

ฉันรู้ว่าคุณกำลังคิดอะไร: "ถ้างานทั้งหมดจำเป็นต้องทำให้เสร็จล่ะ"

นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรจัดลำดับความสำคัญของงานและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน จำไว้ว่าคุณสามารถทำได้มากในหนึ่งวันเท่านั้น

จำกัดลำดับความสำคัญของคุณไว้ที่สามงานต่อวัน

อย่าเกินกำลังตัวเอง รักษาลำดับความสำคัญของคุณให้น้อยที่สุดและมุ่งเน้นที่การทำทีละอย่างให้เสร็จ

การพยายามทำหลายอย่างพร้อมกันมากเกินไปอาจทำให้สับสนและหงุดหงิดได้

ทำให้รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณจดจ่อและตรงไปตรงมาเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่รู้สึกหนักใจ

การวางงานในส่วน "Do" ไม่ได้แปลว่างานทั้งหมดจะต้องทำให้เสร็จในวันนี้ หมายความว่างานในส่วนนี้ควรได้รับความสำคัญเมื่อจัดตารางวันของคุณ

หากคุณมีงานเร่งด่วนและสำคัญที่ต้องทำให้เสร็จในวันนี้ ให้ย้ายส่วนอื่นๆ ที่เหลือไปที่ควอดแดรนต์ "ตัดสินใจ" และ "มอบหมาย" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าคุณไม่ว่างจนกว่าคุณจะทำงานให้เสร็จ

นอกจากนี้ยังช่วยบล็อกปฏิทินของวัน ดังนั้นจึงไม่สามารถเพิ่มการประชุมหรือการโทรได้

ย้ายงานที่ได้รับมอบหมายไปยังหน้าที่แยกต่างหาก

เมื่อคุณมอบหมายงาน อย่าลืมย้ายจากส่วน "มอบหมาย" ไปยังหน้าที่แยกต่างหาก สิ่งนี้ควรช่วยให้เมทริกซ์เป็นระเบียบและมีสมาธิ

ด้วยการสร้างเพจแยกต่างหากสำหรับงานที่ได้รับมอบสิทธิ์ คุณสามารถติดตามความคืบหน้าได้อย่างง่ายดายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเสร็จสิ้นตรงเวลา

ทำให้เป็นของคุณเอง

ตอนนี้คุณรู้วิธีสร้างเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ใน OneNote แล้ว ปรับแต่งเมทริกซ์ให้เป็นของคุณเอง

คุณสามารถเพิ่มรหัสสี แท็ก กำหนดส่ง รูปภาพ อะไรก็ได้ที่ช่วยให้คุณจัดการและจัดลำดับความสำคัญของงานได้ดีขึ้น

สร้างหน้าชนะ

ต้องการติดตามความคืบหน้าของคุณหรือไม่ สร้างหน้าชัยชนะและลงรายการทุกงานที่คุณทำสำเร็จ

ทุกงานที่เสร็จสมบูรณ์จะต้องย้ายไปที่หน้าชนะ นั่นจะทำให้คุณรู้สึกพึงพอใจและประสบความสำเร็จ ทำให้เมทริกซ์สนุกมากขึ้นในการทำงานด้วย

นอกจากนี้ คุณจะมีรายการความสำเร็จไว้พิจารณาเมื่อใดก็ตามที่คุณรู้สึกว่าคุณยังทำงานได้ไม่ดีพอ

นอกจากนี้ เมื่อว่างเปล่า มันสามารถทำหน้าที่เป็นเครื่องเตือนใจให้กลับไปสู่เส้นทางเดิมและทำสิ่งที่คุณเริ่มต้นให้เสร็จ

หยุดพักเพื่อให้มีแรงกระตุ้นอยู่เสมอ

อย่าลืมที่จะหยุดพักเป็นระยะๆ การหยุดพักช่วยให้คุณมีสมาธิและมีแรงบันดาลใจในขณะที่จัดการงานด้านการตลาดเนื้อหาของคุณ

ออกไปเดินเล่น ดื่มกาแฟ งีบหลับ หรือนั่งนึกถึงสิ่งที่คุณทำลงไป

การพักสั้นๆ เหล่านี้สามารถช่วยฟื้นฟูจิตใจและผลักดันให้คุณทำงานให้เสร็จ

ปัญหาเกี่ยวกับเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

แนวคิดหลักที่อยู่เบื้องหลังเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์คือการจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ

อย่างไรก็ตาม วิธีการนี้มีข้อจำกัด

ลองมาดูบางส่วนของพวกเขา:

#1.ไม่ได้คำนึงถึงบริบท

Eisenhower Matrix ไม่ได้พิจารณาบริบทหรือสภาพแวดล้อมที่งานกำลังดำเนินอยู่

ตัวอย่างเช่น ไม่คำนึงถึงผลกระทบของกำหนดเวลาหรือปัจจัยภายนอกอื่นๆ ที่อาจส่งผลต่องานที่ทำอยู่

#2.ไม่มีความสอดคล้องกับเกณฑ์

คนเรามักมีหลักเกณฑ์ที่แตกต่างกันในการตัดสินใจว่างานใดควรได้รับความสำคัญก่อนหลัง

ดังนั้น Eisenhower Matrix ไม่สามารถรับประกันได้ว่าทุกคนจะเห็นพ้องต้องกันว่างานใดควรให้ความสำคัญ

โปรดจำไว้ว่า ลูกค้าควรเป็นศูนย์กลางของการตัดสินใจทั้งหมด แต่ยังช่วยในการพิจารณาทรัพยากรที่มีอยู่ เส้นเวลา และปัจจัยอื่นๆ เพื่อทำการตัดสินใจอย่างรอบรู้

#3.ไม่เน้นอนาคต

Eisenhower Matrix ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยจัดการงานที่ต้องทำให้เสร็จในตอนนี้ แต่ไม่มีประสิทธิภาพในการช่วยคุณวางแผนสำหรับอนาคต

แม้ว่าคุณสามารถใช้เมทริกซ์เพื่อวางแผนงานของคุณ แต่ก็ไม่ได้ให้มุมมองที่ถูกต้องในอนาคตแก่คุณ

เพื่อให้เข้าใจสิ่งที่รออยู่ข้างหน้า คุณต้องพิจารณาปัจจัยอื่นๆ เช่น แนวโน้ม ความคิดเห็นของลูกค้า และการแข่งขัน

#4.ไม่มีกระบวนการกำหนดน้ำหนัก

Eisenhower Matrix ยังขาดกระบวนการกำหนดน้ำหนักของงาน

การตัดสินใจว่างานใดควรให้ความสำคัญมากกว่างานอื่นอาจเป็นเรื่องยากและต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ

5. ไม่มีระบบตรวจสอบความคืบหน้า

Eisenhower Matrix ไม่มีระบบตรวจสอบ

สามารถใช้เพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานเท่านั้น แต่ไม่สามารถวัดความสมบูรณ์และประสิทธิภาพได้

โดยรวมแล้ว Eisenhower Matrix ยังคงเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการจัดการงานของคุณ แต่ก็มีข้อจำกัดบางประการ

ทางเลือกแทน Eisenhower Matrix

หากเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ไม่ใช่ของคุณ มีวิธีอื่นในการจัดการงานการตลาดเนื้อหาของคุณ

ต่อไปนี้เป็นอีก 5 ทางเลือกที่คุณสามารถใช้เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ:

#1.วิธีการ Kanban

วิธีการ Kanban คือการแสดงภาพของงาน โดยมีคอลัมน์สำหรับ “สิ่งที่ต้องทำ” “กำลังดำเนินการ” และ “เสร็จสิ้น”

แนวคิดคือการย้ายงานจากคอลัมน์ "สิ่งที่ต้องทำ" ไปยัง "กำลังดำเนินการ" และสุดท้ายคือคอลัมน์ "เสร็จสิ้น"

โปรดทราบว่าแต่ละคอลัมน์ควรมีงานจำนวนจำกัดเท่านั้น วิธีนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ทำงานหนักเกินไปและกระตุ้นให้คุณโฟกัสที่งานทีละอย่าง

#2.เทคนิคโพโมโดโร

เทคนิค Pomodoro เป็นวิธีการจัดการเวลาที่แบ่งงานออกเป็นช่วงๆ ละ 25 นาที ตามด้วยพัก 5 นาที

มีแอพ Pomodoro มากมายที่ให้บริการฟรีซึ่งสามารถช่วยคุณติดตามช่วงเวลาและช่วงพักของคุณ

#3.วิธีการวิเคราะห์พาเรโต

การวิเคราะห์ Pareto เป็นวิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานตามความสำคัญ

มันขึ้นอยู่กับกฎ 80/20 ซึ่งระบุว่า 20% ของความพยายามสร้างผลลัพธ์ 80%

ด้วยวิธีนี้ แนวคิดคือการมุ่งเน้นพลังงานของคุณไปที่งานที่มีแนวโน้มที่จะสร้างผลกระทบมากที่สุดเมื่อนำไปใช้

#4.วิธีการของ Ivy Lee

วิธีการของ Ivy Lee เป็นระบบการจัดการงานง่ายๆ ที่คุณทำรายการงานที่สำคัญที่สุด 6 งานของวัน จากนั้นจัดลำดับความสำคัญจากงานที่สำคัญที่สุดไปน้อยที่สุด

เมื่อคุณทำภารกิจแรกเสร็จแล้ว คุณจะไปยังงานที่สองและต่อไปเรื่อยๆ

#5.แผนภาพอิชิกาวะ

แผนภาพอิชิกาวะเป็นเทคนิคการแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณระบุสาเหตุของปัญหาได้

มักใช้ในอุตสาหกรรมการผลิตและการพัฒนาผลิตภัณฑ์ แต่ก็สามารถนำไปใช้กับการตลาดเนื้อหาได้เช่นกัน

ทำหน้าที่ระบุสาเหตุที่เป็นไปได้ของการหยุดชะงักของกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ ช่วยให้คุณจัดการได้ดีขึ้นและจัดลำดับความสำคัญของงาน

นอกเหนือจากการระบุสาเหตุและผลกระทบของปัญหาแล้ว ไดอะแกรม Ishikawa ยังช่วยให้คุณสร้างเนื้อหาที่ดีขึ้นได้

คำสุดท้ายบางคำ

ดังนั้น หากคุณต้องการจัดการกับงานการตลาดเนื้อหาของคุณอย่างมืออาชีพ ให้ใช้ Eisenhower Matrix เพื่อให้ได้ผลผลิตและประสิทธิภาพสูงสุด