แฮ็คการเพิ่มผลผลิตเพื่อช่วยคุณจัดการกับรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับการตลาดเนื้อหา
เผยแพร่แล้ว: 2023-04-01ไม่มีใครมีความสุขพอที่จะนั่งลงและโพสต์บล็อกหรือสคริปต์ทันทีสำหรับวิดีโออธิบาย การสร้างเนื้อหาต้องใช้เวลา ความพยายาม และการจัดระเบียบ ไม่ต้องพูดถึงพลังงานทางจิตที่เกี่ยวข้อง
เคยไปที่นั่นและทำอย่างนั้น ฉันพูดได้ว่าฉันพยายามมาหมดแล้ว
ฉันได้ลองใช้เทคนิค Pomodoro, Bullet Journal และในบางครั้งฉันก็ใช้ไวท์บอร์ดเพื่อติดตามงานของฉัน
ฉันใช้ Trello, Monday และ Notion และลองใช้เครื่องมือเหล่านี้ในเวอร์ชัน DIY
ประเด็นก็คือ ฉันยังไม่สามารถทำเครื่องหมายทุกอย่างในรายการสิ่งที่ต้องทำได้โดยไม่ลืมบางสิ่งหรือข้ามไทม์ไลน์
จนกระทั่งฉันได้พบกับแฮ็กประสิทธิภาพการทำงานที่เปลี่ยนแปลงทุกอย่าง
ฉันเรียกมันว่า Eisenhower Matrix
คุณสามารถใช้ระบบนี้เพื่อควบคุมงาน มอบหมายงาน กำหนดเวลาของคุณ ติดตามงาน และวางแผนสำหรับอนาคต ทั้งหมดนี้ทำได้ในคราวเดียว
รวดเร็ว ง่ายดาย และไม่ต้องใช้เครื่องมือหรูหราใดๆ
พร้อมที่จะให้มันลอง? มาเริ่มกันเลย.
เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์คืออะไร?
เป็นเทคนิคการผลิตที่พัฒนาขึ้นเป็นครั้งแรกโดยประธานาธิบดีดไวท์ ไอเซนฮาวร์ ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา
ระบบนี้ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ
งานด่วนไม่สำคัญ งานสำคัญไม่เร่งด่วน
Eisenhower Matrix ช่วยให้คุณแยกแยะระหว่างสองสิ่งนี้และวางแผนเวลาของคุณให้เหมาะสม
ประกอบด้วยสี่ส่วน: ด่วน & สำคัญ ไม่ด่วน & สำคัญ ด่วน & ไม่สำคัญ และไม่ด่วน & ไม่สำคัญ
คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการวาดแกน X และ Y ลงบนกระดาษหนึ่งแผ่นเพื่อสร้างสี่ด้านตามที่แสดงในภาพด้านล่าง
วางแกน x ไว้เหนือแกน y เพื่อให้เป็นรูปตัว L กลับหัว
เมื่อตั้งค่าเมทริกซ์แล้ว ให้วางแผนงานของคุณในควอแดรนท์ที่เหมาะสม
แกน Y ครอบคลุมระดับความสำคัญ โดยมี "ไม่สำคัญ" ที่ด้านล่าง และ "สำคัญ" ที่ด้านบน
แกน X ครอบคลุมความเร่งด่วน โดย "เร่งด่วน" ทางด้านซ้ายและ "ไม่เร่งด่วน" ทางด้านขวาสุด
แต่ละช่องมีป้ายกำกับที่ทำหน้าที่เป็นสัญญาณสำหรับการดำเนินการเฉพาะ:
- หากงานนั้นเร่งด่วนและสำคัญ (หนึ่งในสี่) คุณควรเริ่มทำทันที
- หากงานไม่เร่งด่วนและสำคัญ (กลุ่มที่สอง) คุณควรตัดสินใจว่าจะทำเมื่อใด กำหนดเวลาในการทำงานก่อนที่จะมีคนมาเติมเต็มเป็นงานเร่งด่วน
- หากงานเร่งด่วนแต่ “ไม่สำคัญ” (ส่วนที่สาม) คุณควรมอบหมายให้คนอื่นทำแทน
- และสุดท้าย หากงานนั้นไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ (ภาคสี่) คุณควรลืมมันไป คุณสามารถลบหรือเก็บถาวรได้
แม้ว่าคุณสามารถใช้ Eisenhower Matrix เพื่อวางแผนวันได้ แต่คุณสามารถสร้างเมทริกซ์สำหรับทีมของคุณหรือทั้งเดือนหรือทั้งปีได้
เมื่อคุณเริ่มคุ้นเคยแล้ว คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานและวางแผนเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ประโยชน์ของการใช้ Eisenhower Matrix สำหรับ Productivity Hack
แล้ว Eisenhower Matrix ช่วยในการสร้างเนื้อหาได้อย่างไร?
- คุณสามารถแบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นส่วนย่อยๆ และจัดการได้ง่ายกว่า
- คุณสามารถแบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นส่วนย่อยๆ และจัดการได้ง่ายกว่า คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน
- ให้คุณจัดหมวดหมู่และจัดลำดับงาน คุณสามารถกำหนดเส้นตายและติดตามความคืบหน้าเพื่อไม่ให้พลาดงานสำคัญหรือเส้นตาย
- ช่วยลดความเครียดและความวิตกกังวลด้วยการสร้างโครงสร้างงานที่เป็นระเบียบ
- คุณสามารถมอบหมายงานและเพิ่มเวลาให้กับงานอื่นๆ
- และคุณสามารถวางแผนและเปลี่ยนแปลงเมทริกซ์ได้ตามต้องการ Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้สร้างเนื้อหา เพราะช่วยให้พวกเขาจัดระเบียบและมีสมาธิ
คุณควรใช้เมื่อใด
คุณสามารถใช้ Eisenhower Matrix สำหรับงานใดก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างเนื้อหา วางแผนแคมเปญการตลาด หรือจัดเวลา เมทริกซ์ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญและโฟกัสไปที่งานที่สำคัญ
ต่อไปนี้คือบางสถานการณ์ที่อาจมีประโยชน์:
- เมื่อคุณมีงานหลายอย่างและไม่รู้จะเริ่มตรงไหน
- เมื่อคุณต้องการกำหนดลำดับความสำคัญและกำหนดเวลาสำหรับงาน
- เมื่อคุณมีไอเดียมากมายแต่ไม่รู้ว่าจะเลือกอันไหนก่อน
- เมื่อคุณรู้สึกหนักใจและจำเป็นต้องถอยออกมาหนึ่งก้าว
- เสริมสร้างและปรับปรุงความสามัคคีระหว่างสมาชิกในทีม
- เพื่อการจัดการและวางแผนเวลาที่ดียิ่งขึ้น
- เมื่อคุณต้องการสร้างโครงสร้างงานที่เป็นระเบียบ
การจัดลำดับความสำคัญของงาน 4 ระดับคืออะไร
ลำดับความสำคัญของงานสี่ระดับคือ:
ระดับ 1 – งานสำคัญ (สำคัญและเร่งด่วน)
งานเหล่านี้ถือว่าเร่งด่วนและมีความสำคัญต่อเวลา หากคุณกำลังทำงานกับทีม ทีมควรจะหยุดทุกอย่างที่กำลังทำอยู่และโฟกัสไปที่งานเหล่านี้ก่อน งานเหล่านี้มีความเสี่ยงต่อธุรกิจหากไม่เสร็จในทันที
ระดับ 2 – งานที่มีความสำคัญสูง (สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน)
งานเหล่านี้มีความสำคัญแต่ไม่คำนึงถึงเวลา งานเหล่านี้ควรจัดกำหนดการโดยเร็วที่สุดและเสร็จตรงเวลา แต่งานเหล่านี้ไม่ก่อให้เกิดความเสี่ยงเช่นเดียวกับงานระดับ 1 อย่างไรก็ตามควรทำภายในหนึ่งสัปดาห์หรือมากกว่านั้น
ระดับ 3 – งานที่เป็นกลาง (ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน)
งานเหล่านี้ไม่สำคัญเท่า แต่ก็ยังต้องทำให้เสร็จ งานเหล่านี้อาจรอสองสามวัน แต่ควรทำในที่สุด
เป็นการดีที่สุดที่จะมอบหมายงานเหล่านี้ให้กับผู้อื่นหรือว่าจ้างบุคคลภายนอก ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการปรับปรุงเว็บไซต์ของคุณใหม่ แต่งานนั้นไม่สำคัญเท่ากับงานอื่นๆ คุณสามารถมอบหมายงานนี้ให้กับนักพัฒนาเว็บหรือว่าจ้างบุคคลภายนอก
ระดับ 4 – งานที่ไม่จำเป็น (ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน)
งานเหล่านี้ไม่สำคัญและสามารถรอได้สองสามวันหรือหลายสัปดาห์ คุณสามารถลบหรือเก็บถาวรงานเหล่านี้ได้เนื่องจากไม่จำเป็น
ตัวอย่างเช่น หากคุณมีแนวคิดเกี่ยวกับบล็อกโพสต์ที่ไม่คำนึงถึงเวลา (ระดับ 4 สี่) คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานอื่นๆ ก่อน และกลับมาที่โพสต์บล็อกนี้ในภายหลังเมื่อคุณไม่มีอะไรทำ
ตอนนี้คุณรู้พื้นฐานของ Eisenhower Matrix แล้ว ก็ถึงเวลาจัดระเบียบและจัดการรายการที่ต้องทำการตลาดเนื้อหาของคุณ
คุณจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างไร?
แล้วคุณจะจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างไร?
รายชื่องานทั้งหมดของคุณ:
ขั้นตอนแรกคือการทำรายการงานทั้งหมดของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงงานต่างๆ เช่น การสร้างเนื้อหา การถ่ายวิดีโอ การเพิ่มประสิทธิภาพบล็อกโพสต์ และอื่นๆ
คุณสามารถสร้างสเปรดชีตหรือตารางหรือใช้เครื่องมือที่ซับซ้อนกว่าเช่น KanbanFlow
หรือคุณสามารถลงรายการโดยใช้ปากกาและกระดาษ
ระบุน้ำหนักและเกณฑ์ของแต่ละงาน:
จากนั้น ระบุน้ำหนักและเกณฑ์ของงานแต่ละรายการ แนวคิดคือการเปรียบเทียบอัตราส่วนอินพุตกับเอาต์พุตของแต่ละงาน วิธีนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่างานใดให้รางวัลมากกว่าและต้องจัดลำดับความสำคัญ ตัวอย่างเช่น การสร้างชิ้นส่วนเนื้อหาใหม่อาจใช้เวลามากกว่าการเพิ่มประสิทธิภาพโพสต์บล็อก แต่อาจมีมูลค่าสูงกว่าในแง่ของผลตอบแทน
กำหนดระดับความเร่งด่วน:
เมื่อคุณระบุน้ำหนักและเกณฑ์ของแต่ละงานแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดระดับความเร่งด่วนสำหรับแต่ละงาน งานบางอย่างจำเป็นต้องทำทันทีหรือไม่? งานบางอย่างสามารถรอสองสามวันหรือหลายสัปดาห์ได้หรือไม่? ซึ่งจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่างานใดควรเข้าสู่ระดับใดของ Eisenhower Matrix
วางแผนและกำหนดเวลา:
ถึงเวลาวางแผนและกำหนดเส้นตายสำหรับแต่ละงานแล้ว กำหนดเวลาที่คุณต้องการสำหรับแต่ละงาน จากนั้นกำหนดเส้นตายเพื่อให้เสร็จ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิ่มบัฟเฟอร์เวลาในกรณีที่มีสิ่งไม่คาดฝันเกิดขึ้น
วิเคราะห์เมทริกซ์ที่เสร็จสมบูรณ์:
เมื่อคุณทำเมทริกซ์เสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาวิเคราะห์งานของคุณ คุณควรตรวจสอบแต่ละงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่างานนั้นอยู่ในระดับเร่งด่วนที่เหมาะสม หากงานควรอยู่ในระดับเร่งด่วนที่สูงกว่า ให้เลื่อนขึ้นไปในรายการและปรับงานอื่นๆ ให้สอดคล้องกัน
วิธีสร้าง Eisenhower Matrix ใน OneNote เครื่องมือจดบันทึกของ Microsoft
ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีสร้าง Eisenhower Matrix ใน OneNote:
ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าแกน
คุณสามารถติดป้ายกำกับหน้าเป็น "Eisenhower Matrix"
ถัดไป ระบุแกน x ของคุณเป็น "เร่งด่วน" และ "ไม่เร่งด่วน" อย่าลืมเว้นช่องว่างระหว่างสองคำให้เพียงพอ
จากนั้นติดป้ายกำกับแกน y ของคุณเป็น "สำคัญ" และ "ไม่สำคัญ" อีกครั้ง เว้นช่องว่างระหว่างสองคำให้เพียงพอเพื่อเพิ่มงานของคุณ
หน้าจอผลลัพธ์ควรมีลักษณะดังนี้:
เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ใช้แบบอักษรสไตล์พาดหัวสำหรับป้ายกำกับแกนเพื่อให้โดดเด่นและอ่านง่ายยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ #2: ติดป้ายกำกับ Quadrants
ระบุกำลังสองโดยการติดป้ายกำกับแต่ละด้านจากสี่ด้าน ติดป้ายกำกับควอแดรนท์ซ้ายบนเป็น “Do” ซ้ายล่างเป็น “Delegate” ขวาบนเป็น “Schedule” และขวาล่างเป็น “Delete”
ใต้แต่ละควอแดรนท์ ให้คลิกและเลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่ฟังก์ชัน "to do" (ไอคอนที่มีเครื่องหมายถูกสีแดงในสี่เหลี่ยม) ก่อนส่วนหัว คลิกไอคอน "สิ่งที่ต้องทำ"
ควรมีลักษณะดังนี้:
เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ใช้ฟอนต์สไตล์ “หัวเรื่อง 2” สำหรับป้ายกำกับควอแดรนต์เพื่อให้อ่านง่ายยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มงานของคุณ
ถึงเวลาเพิ่มงานของคุณแล้ว
เขียนงานทั้งหมดภายใต้กลุ่มที่เหมาะสม
ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียน "บล็อกโพสต์เกี่ยวกับการตลาดเนื้อหา" ใต้ส่วน "ทำ"
ทุกครั้งที่คุณเพิ่มงานใหม่ ให้คลิกที่ฟังก์ชัน "สิ่งที่ต้องทำ" เพื่อเพิ่มช่องทำเครื่องหมายและทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นเมื่อเสร็จสิ้น
เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ใช้ฟอนต์สไตล์ "body" สำหรับป้ายกำกับงานเพื่อให้อ่านง่ายยิ่งขึ้น
คุณสามารถดึงงานเหล่านี้จากกระดาษโน้ต แผ่นจดบันทึก เศษกระดาษ โน้ตโทรศัพท์ รายการ อีเมล และอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 4: ย้ายงานของคุณไปยัง Quadrants ที่เหมาะสม
ขณะที่คุณกำลังทำงาน ให้ย้ายงานเหล่านั้นไปยังส่วนต่างๆ ตัวอย่างเช่น ย้ายงานไปที่ส่วน "ทำ" ถ้าเป็นเรื่องเร่งด่วนและสำคัญ
หากงานไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ ให้ย้ายไปที่ส่วน "กำหนดการ"
เมื่อคุณย้ายงานแล้ว ให้ทำเครื่องหมายออกจากรายการของคุณ วิธีนี้จะทำให้คุณรู้ว่างานใดที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว และงานใดที่ยังรอดำเนินการอยู่
แนวคิดคือจัดลำดับความสำคัญของงานในควอดแรกและทำงานตามควอดแรนต์อื่นๆ
หากคุณไม่สามารถทำงานใน "DO" ให้เสร็จได้ในวันนี้ ให้ย้ายไปที่ควอแดรนท์อื่น
ขั้นตอนแรกคือใส่ไว้ในควอแดรนท์ "ตัดสินใจ" และกำหนดเวลาสำหรับวันที่ภายหลัง
และติดตามความคืบหน้าของคุณต่อไปและปรับระยะเวลาให้เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 5: ดำเนินการ
ส่วนที่สวยงามที่สุดเกี่ยวกับการใช้ OneNote เพื่อสร้าง Eisenhower matrix คือความสามารถในการเพิ่มแท็กให้กับงานของคุณ
คุณสามารถคลิกขวาที่งานและกำหนดแท็กได้ ตัวเลือกของคุณรวมถึงการติดแท็กงานเป็น "สำคัญ" "จำไว้ใช้ภายหลัง" "คำจำกัดความ" หรือ "คำถาม"
การทำเครื่องหมายงานว่า "สำคัญ" จะเป็นการเพิ่มดาวสีทองถัดจากช่องทำเครื่องหมาย เป็นการย้ำเตือนว่าเป็นงานสำคัญที่ต้องทำก่อน
เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ใช้รหัสสีเพื่อแยกแยะโครงการหรือธีมที่สอดคล้องกัน เช่น เพื่อนร่วมงาน โครงการ หรืองาน
ขั้นตอนที่ 6: สร้างกฎของคุณและปฏิบัติตาม
เมื่อคุณสร้างเมทริกซ์ อย่าลืมว่าการตั้งและปฏิบัติตามกฎเป็นสิ่งสำคัญ
เพื่อให้เมทริกซ์ของคุณสามารถจัดการได้ ต่อไปนี้เป็นกฎง่ายๆ สองสามข้อที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้:
เก็บงานทั้งหมดไว้ในหน้าเดียว
การใช้หลายหน้าสำหรับงานของคุณอาจทำให้สับสนและใช้เวลานาน เก็บงานทั้งหมดไว้ในหน้าเดียว เพื่อให้มองเห็นได้และจัดการได้ง่าย
หากรายการงานของคุณยาวเกินไปจนทำให้บางส่วนเล็ดลอดออกจากหน้าหรือหน้าจอ คุณอาจพิจารณาแก้ไขและจัดลำดับความสำคัญใหม่
ดูว่าคุณสามารถมอบหมาย ลบ หรือกำหนดเวลางานใดๆ ในรายการของคุณได้หรือไม่
ฉันรู้ว่าคุณกำลังคิดอะไร: "ถ้างานทั้งหมดจำเป็นต้องทำให้เสร็จล่ะ"
นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรจัดลำดับความสำคัญของงานและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน จำไว้ว่าคุณสามารถทำได้มากในหนึ่งวันเท่านั้น
จำกัดลำดับความสำคัญของคุณไว้ที่สามงานต่อวัน
อย่าเกินกำลังตัวเอง รักษาลำดับความสำคัญของคุณให้น้อยที่สุดและมุ่งเน้นที่การทำทีละอย่างให้เสร็จ
การพยายามทำหลายอย่างพร้อมกันมากเกินไปอาจทำให้สับสนและหงุดหงิดได้
ทำให้รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณจดจ่อและตรงไปตรงมาเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่รู้สึกหนักใจ
การวางงานในส่วน "Do" ไม่ได้แปลว่างานทั้งหมดจะต้องทำให้เสร็จในวันนี้ หมายความว่างานในส่วนนี้ควรได้รับความสำคัญเมื่อจัดตารางวันของคุณ
หากคุณมีงานเร่งด่วนและสำคัญที่ต้องทำให้เสร็จในวันนี้ ให้ย้ายส่วนอื่นๆ ที่เหลือไปที่ควอดแดรนต์ "ตัดสินใจ" และ "มอบหมาย" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าคุณไม่ว่างจนกว่าคุณจะทำงานให้เสร็จ
นอกจากนี้ยังช่วยบล็อกปฏิทินของวัน ดังนั้นจึงไม่สามารถเพิ่มการประชุมหรือการโทรได้
ย้ายงานที่ได้รับมอบหมายไปยังหน้าที่แยกต่างหาก
เมื่อคุณมอบหมายงาน อย่าลืมย้ายจากส่วน "มอบหมาย" ไปยังหน้าที่แยกต่างหาก สิ่งนี้ควรช่วยให้เมทริกซ์เป็นระเบียบและมีสมาธิ
ด้วยการสร้างเพจแยกต่างหากสำหรับงานที่ได้รับมอบสิทธิ์ คุณสามารถติดตามความคืบหน้าได้อย่างง่ายดายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเสร็จสิ้นตรงเวลา
ทำให้เป็นของคุณเอง
ตอนนี้คุณรู้วิธีสร้างเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ใน OneNote แล้ว ปรับแต่งเมทริกซ์ให้เป็นของคุณเอง
คุณสามารถเพิ่มรหัสสี แท็ก กำหนดส่ง รูปภาพ อะไรก็ได้ที่ช่วยให้คุณจัดการและจัดลำดับความสำคัญของงานได้ดีขึ้น
สร้างหน้าชนะ
ต้องการติดตามความคืบหน้าของคุณหรือไม่ สร้างหน้าชัยชนะและลงรายการทุกงานที่คุณทำสำเร็จ
ทุกงานที่เสร็จสมบูรณ์จะต้องย้ายไปที่หน้าชนะ นั่นจะทำให้คุณรู้สึกพึงพอใจและประสบความสำเร็จ ทำให้เมทริกซ์สนุกมากขึ้นในการทำงานด้วย
นอกจากนี้ คุณจะมีรายการความสำเร็จไว้พิจารณาเมื่อใดก็ตามที่คุณรู้สึกว่าคุณยังทำงานได้ไม่ดีพอ
นอกจากนี้ เมื่อว่างเปล่า มันสามารถทำหน้าที่เป็นเครื่องเตือนใจให้กลับไปสู่เส้นทางเดิมและทำสิ่งที่คุณเริ่มต้นให้เสร็จ
หยุดพักเพื่อให้มีแรงกระตุ้นอยู่เสมอ
อย่าลืมที่จะหยุดพักเป็นระยะๆ การหยุดพักช่วยให้คุณมีสมาธิและมีแรงบันดาลใจในขณะที่จัดการงานด้านการตลาดเนื้อหาของคุณ
ออกไปเดินเล่น ดื่มกาแฟ งีบหลับ หรือนั่งนึกถึงสิ่งที่คุณทำลงไป
การพักสั้นๆ เหล่านี้สามารถช่วยฟื้นฟูจิตใจและผลักดันให้คุณทำงานให้เสร็จ
ปัญหาเกี่ยวกับเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์
แนวคิดหลักที่อยู่เบื้องหลังเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์คือการจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ
อย่างไรก็ตาม วิธีการนี้มีข้อจำกัด
ลองมาดูบางส่วนของพวกเขา:
#1.ไม่ได้คำนึงถึงบริบท
Eisenhower Matrix ไม่ได้พิจารณาบริบทหรือสภาพแวดล้อมที่งานกำลังดำเนินอยู่
ตัวอย่างเช่น ไม่คำนึงถึงผลกระทบของกำหนดเวลาหรือปัจจัยภายนอกอื่นๆ ที่อาจส่งผลต่องานที่ทำอยู่
#2.ไม่มีความสอดคล้องกับเกณฑ์
คนเรามักมีหลักเกณฑ์ที่แตกต่างกันในการตัดสินใจว่างานใดควรได้รับความสำคัญก่อนหลัง
ดังนั้น Eisenhower Matrix ไม่สามารถรับประกันได้ว่าทุกคนจะเห็นพ้องต้องกันว่างานใดควรให้ความสำคัญ
โปรดจำไว้ว่า ลูกค้าควรเป็นศูนย์กลางของการตัดสินใจทั้งหมด แต่ยังช่วยในการพิจารณาทรัพยากรที่มีอยู่ เส้นเวลา และปัจจัยอื่นๆ เพื่อทำการตัดสินใจอย่างรอบรู้
#3.ไม่เน้นอนาคต
Eisenhower Matrix ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยจัดการงานที่ต้องทำให้เสร็จในตอนนี้ แต่ไม่มีประสิทธิภาพในการช่วยคุณวางแผนสำหรับอนาคต
แม้ว่าคุณสามารถใช้เมทริกซ์เพื่อวางแผนงานของคุณ แต่ก็ไม่ได้ให้มุมมองที่ถูกต้องในอนาคตแก่คุณ
เพื่อให้เข้าใจสิ่งที่รออยู่ข้างหน้า คุณต้องพิจารณาปัจจัยอื่นๆ เช่น แนวโน้ม ความคิดเห็นของลูกค้า และการแข่งขัน
#4.ไม่มีกระบวนการกำหนดน้ำหนัก
Eisenhower Matrix ยังขาดกระบวนการกำหนดน้ำหนักของงาน
การตัดสินใจว่างานใดควรให้ความสำคัญมากกว่างานอื่นอาจเป็นเรื่องยากและต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ
5. ไม่มีระบบตรวจสอบความคืบหน้า
Eisenhower Matrix ไม่มีระบบตรวจสอบ
สามารถใช้เพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานเท่านั้น แต่ไม่สามารถวัดความสมบูรณ์และประสิทธิภาพได้
โดยรวมแล้ว Eisenhower Matrix ยังคงเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการจัดการงานของคุณ แต่ก็มีข้อจำกัดบางประการ
ทางเลือกแทน Eisenhower Matrix
หากเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ไม่ใช่ของคุณ มีวิธีอื่นในการจัดการงานการตลาดเนื้อหาของคุณ
ต่อไปนี้เป็นอีก 5 ทางเลือกที่คุณสามารถใช้เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ:
#1.วิธีการ Kanban
วิธีการ Kanban คือการแสดงภาพของงาน โดยมีคอลัมน์สำหรับ “สิ่งที่ต้องทำ” “กำลังดำเนินการ” และ “เสร็จสิ้น”
แนวคิดคือการย้ายงานจากคอลัมน์ "สิ่งที่ต้องทำ" ไปยัง "กำลังดำเนินการ" และสุดท้ายคือคอลัมน์ "เสร็จสิ้น"
โปรดทราบว่าแต่ละคอลัมน์ควรมีงานจำนวนจำกัดเท่านั้น วิธีนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ทำงานหนักเกินไปและกระตุ้นให้คุณโฟกัสที่งานทีละอย่าง
#2.เทคนิคโพโมโดโร
เทคนิค Pomodoro เป็นวิธีการจัดการเวลาที่แบ่งงานออกเป็นช่วงๆ ละ 25 นาที ตามด้วยพัก 5 นาที
มีแอพ Pomodoro มากมายที่ให้บริการฟรีซึ่งสามารถช่วยคุณติดตามช่วงเวลาและช่วงพักของคุณ
#3.วิธีการวิเคราะห์พาเรโต
การวิเคราะห์ Pareto เป็นวิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานตามความสำคัญ
มันขึ้นอยู่กับกฎ 80/20 ซึ่งระบุว่า 20% ของความพยายามสร้างผลลัพธ์ 80%
ด้วยวิธีนี้ แนวคิดคือการมุ่งเน้นพลังงานของคุณไปที่งานที่มีแนวโน้มที่จะสร้างผลกระทบมากที่สุดเมื่อนำไปใช้
#4.วิธีการของ Ivy Lee
วิธีการของ Ivy Lee เป็นระบบการจัดการงานง่ายๆ ที่คุณทำรายการงานที่สำคัญที่สุด 6 งานของวัน จากนั้นจัดลำดับความสำคัญจากงานที่สำคัญที่สุดไปน้อยที่สุด
เมื่อคุณทำภารกิจแรกเสร็จแล้ว คุณจะไปยังงานที่สองและต่อไปเรื่อยๆ
#5.แผนภาพอิชิกาวะ
แผนภาพอิชิกาวะเป็นเทคนิคการแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณระบุสาเหตุของปัญหาได้
มักใช้ในอุตสาหกรรมการผลิตและการพัฒนาผลิตภัณฑ์ แต่ก็สามารถนำไปใช้กับการตลาดเนื้อหาได้เช่นกัน
ทำหน้าที่ระบุสาเหตุที่เป็นไปได้ของการหยุดชะงักของกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ ช่วยให้คุณจัดการได้ดีขึ้นและจัดลำดับความสำคัญของงาน
นอกเหนือจากการระบุสาเหตุและผลกระทบของปัญหาแล้ว ไดอะแกรม Ishikawa ยังช่วยให้คุณสร้างเนื้อหาที่ดีขึ้นได้
คำสุดท้ายบางคำ
ดังนั้น หากคุณต้องการจัดการกับงานการตลาดเนื้อหาของคุณอย่างมืออาชีพ ให้ใช้ Eisenhower Matrix เพื่อให้ได้ผลผลิตและประสิทธิภาพสูงสุด