이메일 사용 시간을 줄이고 생산성을 회복하는 5가지 입증된 팁

이메일에 너무 많은 시간을 할애합니까?

매일 수십억 개의 이메일이 전송되기 때문에 많은 사람들이 이메일을 읽고 응답하는 것이 스트레스를 받고 비생산적이라고 느끼는 것은 놀라운 일이 아닙니다.

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물론 이메일은 일상적인 커뮤니케이션에서 다양하고 필수적인 부분입니다. 그들은 고객 서비스에서 내부 협업에 이르기까지 모든 부분에서 우리를 지원합니다. 그러나 전반적으로 이메일은 때때로 우선순위가 높은 작업에서 우리를 산만하게 만드는 반동적인 작업이라는 사실을 부인할 수 없습니다.

마케팅 담당자의 경우 이메일 마케팅 자동화 소프트웨어 를 통해 이메일을 훨씬 더 효율적으로 처리할 수 있습니다. 그러나 고객, 클라이언트 및 동료와 의사 소통하는 이메일에 어떻게 시간을 덜 보낼 수 있습니까?

이메일로 생산성을 높이는 데 도움이 되는 실행 가능한 5가지 팁을 살펴보겠습니다 .

1. 이메일 확인 경계 설정

이메일로 인해 항상 주의가 산만해지는 사람이라면 혼자가 아닙니다. 최근 설문 조사에 따르면 원격 근무자의 30% 가 직장 이메일을 받는 것이 소셜 미디어와 집안의 방해 요소를 확인하는 것보다 업무 흐름을 방해하는 것으로 나타났습니다.

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이메일에 낭비하는 시간에 눈이 멀어지기 쉽습니다. 아래 팁을 사용하여 몇 가지 경계를 설정하고 자제력을 발휘해 보십시오.

알림 끄기

즉각적인 응답이 필요하지 않은 이메일에 답장하기 위해 하던 일을 몇 번이나 중단했습니까?

이메일은 반응적입니다. 그 "딩"을 듣자마자 우리는 생각의 흐름을 잃습니다. 알림을 끄면 주의가 산만해지는 것을 방지할 수 있습니다.

"하지만," "중요한 이메일을 놓치면 어떻게 되나요?"라는 질문을 들을 수 있습니다. 잘 -

주기적으로 받은 편지함 확인

이메일을 통해 항상 즉시 사용할 수 있어야 한다는 생각을 버리십시오. Adobe에 따르면 업무용 이메일의 59% 만이 실제로 유용합니다. 다른 연구에 따르면 동료 중 41% 만이 귀하가 한 시간 이내에 이메일을 다시 보낼 것으로 예상하고 나머지 59%는 기꺼이 기다릴 것이라고 합니다!

워크플로 를 문서화하기 위해 워크플로 다이어그램을 만드는 것이 좋습니다( 워크플로 템플릿 을 자유롭게 사용 ). 이렇게 하면 이메일 확인에 가장 적합한 시간을 정확히 찾아낼 수 있습니다. 우선 순위가 높은 프로세스 중에는 이메일 확인 일정을 잡는 것을 피하고 긴급한 이메일(물론 즉시 답장을 보내야 함)을 받은 경우에만 일정을 깨도록 노력하십시오.

좋은 경험 법칙은 하루에 세 번 이메일 확인 일정을 잡는 것입니다. 아침에 한 번, 점심 전후에 한 번, 하루가 끝날 때 한 번입니다.

모든 단일 이메일에 답장하지 마십시오

진지하게 모든 이메일에 응답이 필요한 것은 아닙니다. 원치 않는 프레젠테이션, 참조 이메일, 한 단어로 된 응답 – 중요하지 않은 경우 이메일을 보관하거나 휴지통에 넣습니다. 더 많은 이메일을 보낼수록 더 많이 받게 됩니다.

2. 템플릿 만들기

우리가 계속해서 작성하는 이메일이 있습니다. 매번 처음부터 이러한 이메일을 작성하는 대신 이메일 템플릿 을 만드는 것이 어떻습니까?

기업은 템플릿을 항상 카피라이팅 도구로 사용합니다. 동료 이메일의 경우 일반 응답 중 하나를 입력하고 템플릿에 저장할 수 있습니다.

예를 들어 다음은 동료 요청을 처리하는 데 사용할 수 있는 템플릿입니다.

[이름]님, 안녕하세요.

이메일을 보내주셔서 감사합니다. 문제 없습니다. [시간/날짜]까지 전달해 드리겠습니다.

급한 경우 알려주시면 빨리 보내드리도록 하겠습니다.

안부 인사,

[당신의 이름]

템플릿의 이름을 지정하고 현명하게 분류하고 필요에 따라 업데이트/삭제하는 것을 잊지 마십시오. 정리되지 않은 템플릿 폴더를 검색하는 것은 처음부터 메시지를 작성하는 것만큼 시간이 많이 걸릴 수 있습니다.

이메일 마케팅 템플릿을 만드는 것도 시간을 크게 절약해 줍니다. 최근 Litmus 보고서 에 따르면 이메일 디자인 은 이메일 마케팅 에서 가장 시간이 많이 걸리는 작업 중 하나입니다 .

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뉴스레터, 프로모션 등을 만드는 데 드는 시간을 줄이는 데 사용할 수 있는 무료 이메일 템플릿 이 많이 있습니다. 최고의 이메일 빌더 도구는 이메일 템플릿을 완벽하게 사용자 정의할 수 있도록 하여 이메일 제작 시간을 줄이면서 브랜드 일관성을 향상시킵니다.

3. 이메일을 짧게 유지

이메일은 화려하고 정교한 설명을 위한 곳이 아닙니다. 단어가 많은 텍스트 블록은 쉽게 읽을 수 없으며 잘못 전달될 수 있습니다. 힘들게 왔다갔다 하게 될 가능성이 있습니다.

이메일을 명확하고 간결하게 유지하고 다음에 수행할 작업에 대한 간단한 지침을 제공합니다. 이렇게 하면 설명을 위해 다시 이메일을 보낼 가능성이 줄어듭니다. 그렇지만 이메일을 개인화 하는 것은 여전히 ​​중요하므로 친절하고 정중한 태도를 잊지 마십시오.

4. 받은 편지함의 혼란을 줄입니다.

“받은 편지함 실명”은 소비자에게만 영향을 미치는 현상이 아닙니다. 관련 없는 업무용 이메일을 많이 받는 데 익숙하다면, 특히 읽지 않고 분류하지 않은 채로 두면 중요한 이메일을 실수로 간과할 가능성이 더 큽니다.

같은 메모에서 받은 편지함 양이 증가함에 따라 필요한 이메일을 찾는 것이 더 답답해집니다. 이메일을 개별적으로 검색해야 하며 때로는 원하는 것을 찾기 위해 받은 편지함을 자세히 살펴봐야 합니다.

Mail Manager 의 조사에 따르면 73%의 사람들이 특정 이메일을 찾는 데 너무 많은 시간을 할애한다고 생각합니다. 56%의 사람들은 이메일을 찾는 것이 답답하다고 생각하고 70%는 이메일을 생산성을 가장 많이 떨어뜨리는 요소 중 하나로 생각합니다.

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스트레스가 많은 비생산성을 완화하려면 다음과 같은 받은 편지함 정리 및 위생 모범 사례를 따르십시오.

폴더 만들기

폴더( Gmail을 사용하는 경우 라벨 )를 만들어 메일을 분류할 수 있습니다. 기본 및 하위 범주를 식별하고 이메일을 가장 적절한 폴더로 정렬합니다.

필터 사용

이메일 필터는 미리 결정된 규칙에 따라 수신 이메일을 자동으로 관리합니다. 특정 주소에서 아카이브로 이메일을 이동하거나 특정 키워드가 포함된 이메일을 특정 폴더로 이동하도록 선택할 수 있습니다.

이메일 필터는 if-then 구성으로 생각할 수 있습니다. 예를 들어:

• [email protected]에서 "question"이라는 제목의 이메일을 받으면 내 클라이언트 폴더 + 별표로 이메일 을 보내십시오.
• [email protected]에서 이메일을 받으면 내 "개인"폴더로 이메일을 보내십시오 .
• [email protected]에서 이메일을 받으면 바로 내 휴지통으로 이메일 을 보내십시오.

받은 편지함에서 읽은 메시지 이동

모든 수신 이메일이 필터링 기준을 충족하는 것은 아닙니다. 관련성이 없거나 분류할 수 없는 읽은 메시지를 받은 편지함에서 보관함 또는 비닝된 폴더로 옮기는 습관을 들이십시오. 메시지가 중요한지 아닌지 기억하기 위해 더 이상 메시지를 다시 읽을 필요가 없습니다.

불필요한 목록에서 구독 취소

받은 편지함에 읽지 않은 마케팅 이메일 과 뉴스레터가 몇 개나 있습니까?

우리 중 많은 사람들이 블로그에서 이메일을 열지 않기 위해서만 블로그를 구독합니다. 그리고 확실히, 우리는 그들의 뉴스레터 에 답장을 보내는 데 시간을 보내는 것이 아니라 이메일 뭉치를 통해 이동하는 데 시간을 보냅니다 . 또한, 직장에서 몇 시간마다 개인 이메일을 확인한다고 인정한 52% 의 사람들 중 하나라면 "다음 여름 휴가 30% 할인"이라는 제목의 이메일이 귀하의 이메일에 표시되면 매우 쉽게 주의가 산만해집니다. 받은 편지함!

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무자비하고 참여하지 않는 이메일을 수신 거부하십시오. 업무와 관련이 없지만 여전히 마음에 드는 이메일 목록의 경우 필터를 사용하여 다른 폴더로 바로 보냅니다. 다른 업무 외 이메일 주소를 만드는 것을 고려할 수도 있습니다.

5. 대체 연락 방법 홍보

많은 기업이 콜센터를 클라우드 컨택센터로 전환하는 데는 이유가 있습니다. 하나의 연락 방법으로는 더 이상 충분하지 않습니다. 음, 클라우드 컨택 센터가 무엇 인가요? 기업이 전화 통화, 이메일, 인스턴트 메시징, SMS 등 다양한 채널을 통해 고객과 원활하게 커뮤니케이션할 수 있도록 하는 포괄적인 도구 모음입니다.

이메일은 강력한 커뮤니케이션 도구이지만 분명히 단점이 있습니다. 가장 큰 문제는 자세한 지침이나 복잡한 개념을 설명하는 것이 효과적이지 않다는 것입니다. 결국 수신자를 혼란스럽게 만들고 기발한 이메일 대화에 빠져들게 됩니다.

이메일에 긴 응답이 필요한 경우 다른 형태의 커뮤니케이션으로 전환하십시오. 이를 위해서는 고객 이 반복할 필요 없이 다양한 채널을 통해 연락할 수 있도록 옴니채널 고객 서비스 기능을 개선해야 할 수 있습니다.

전화 통화와 영상 채팅은 정교한 아이디어를 전달하는 데 탁월합니다. 반면에 실시간 온라인 채팅이나 소셜 미디어 메시징은 빠른 수정을 위해 더 좋습니다. Commbox 의 연구에 따르면 고객 은 이메일보다 챗봇, Facebook, Whatsapp 및 SMS 를 사용하는 것을 선호합니다 .

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대체 연락 방법을 홍보하는 것은 최적의 볼륨을 유지하기 위해 여러 채널에서 일관되게 수행해야 하는 것입니다. 예를 들어 이메일 서명 에 연락처 번호를 입력 하면 고객이 대신 전화를 걸도록 유도할 수 있습니다.

마찬가지로 사람들이 배송 또는 반품 정책 문의와 같은 FAQ로 비즈니스 전화를 폭격하는 경우 IVR 소프트웨어를 사용하여 대신 웹사이트의 FAQ로 안내할 수 있습니다. ( IVR이란 무엇입니까? 이메일 필터와 같이 미리 결정된 규칙에 따라 통화를 라우팅하는 자동화된 전화 시스템 기술입니다.)

기본적으로 연락 방법이 많을수록 이메일을 처리하는 데 소요되는 시간이 줄어듭니다.

결론

이메일에 응답하는 것은 업무의 중요한 부분일 수 있지만 경계를 설정하지 않으면 업무를 미루게 될 수 있습니다. 이것을 어수선한 받은 편지함과 결합하면 압도되고 비생산적인 자신을 발견할 수 있습니다.

그러나 일단 루틴이 정해지면(그리고 성가신 나쁜 습관 중 일부를 깨고 나면) 이메일 관리가 생산성의 일부가 됩니다. 이메일을 짧게 유지하고, 템플릿을 사용하고, 받은 편지함을 정리하고, 대체 채널을 활용하는 것과 같은 위의 방법 중 일부를 사용하면 이메일에 보내는 시간을 줄이고 좋아하는 일에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

저자 약력

Richard Conn은 통합 컨택 센터, 음성, 비디오 및 채팅 기능을 갖춘 선도적인 커뮤니케이션 플랫폼인 8×8의 수요 창출 수석 이사입니다. 또한 중소기업을 위한 최고의 클라우드 전화 시스템 제공업체이기도 합니다 . Richard는 빠르게 진행되고 경쟁이 치열한 B2B 환경에서 주요 ROI 개선을 달성한 실적이 있는 분석 및 결과 중심의 디지털 마케팅 리더입니다. Richard Conn은 ZoomShift 및 Upside 와 같은 도메인에 대한 기사도 게시했습니다 . 그의 LinkedIn 을 확인하십시오 .