5 bewährte Tipps, um weniger Zeit mit E-Mails zu verbringen und Ihre Produktivität zurückzugewinnen

Verbringen Sie zu viel Zeit mit E-Mails?

Bei Milliarden von E-Mails, die jeden Tag verschickt werden, überrascht es nicht, dass so viele von uns das Gefühl haben, dass das Lesen und Beantworten von E-Mails uns gestresst und unproduktiv macht.

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Sicher, E-Mails sind ein vielfältiger und fester Bestandteil unserer täglichen Kommunikation. Sie unterstützen uns vom Kundenservice bis zur internen Zusammenarbeit. Es ist jedoch nicht zu leugnen, dass E-Mails insgesamt eine reaktionäre Aufgabe sind, die uns manchmal von Aufgaben mit hoher Priorität ablenken kann.

Für Vermarkter hat E-Mail-Marketing-Automatisierungssoftware die Bearbeitung von E-Mails viel zeiteffizienter gemacht. Aber wie können wir weniger Zeit für E-Mails aufwenden, bei denen es um die Kommunikation mit Kunden, Auftraggebern und Kollegen geht?

Sehen wir uns fünf umsetzbare Tipps an, die Ihnen dabei helfen , mit E- Mails produktiver zu werden .

1. Legen Sie Grenzen für die E-Mail-Prüfung fest

Wenn Sie die Art von Person sind, die ständig von Ihren E-Mails abgelenkt wird, sind Sie nicht allein. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage ergab, dass für 30 % der Remote-Mitarbeiter der Empfang von Arbeits-E-Mails ihren Arbeitsablauf mehr störte als das Überprüfen von sozialen Medien und Ablenkungen zu Hause.

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Es ist leicht, sich von der Menge an Zeit, die Sie mit E-Mails verschwenden, blenden zu lassen. Versuchen Sie, mithilfe der folgenden Tipps Grenzen zu setzen und Selbstdisziplin zu üben.

Deaktivieren Sie Ihre Benachrichtigungen

Wie oft haben Sie Ihre Arbeit unterbrochen, nur um auf eine E-Mail zu antworten, die keine sofortige Antwort erforderte?

E-Mails sind reaktionär. Sobald wir dieses „Ding“ hören, verlieren wir unseren Gedankengang. Das Deaktivieren von Benachrichtigungen verhindert, dass wir abgelenkt werden.

„Aber“, höre ich Sie fragen, „was passiert, wenn ich eine wichtige E-Mail verpasse?“ Brunnen -

Überprüfen Sie Ihren Posteingang in Intervallen

Verabschieden Sie sich von der Vorstellung, dass Sie immer und sofort per E-Mail erreichbar sein müssen. Laut Adobe sind nur 59 % der geschäftlichen E-Mails tatsächlich nützlich. Andere Untersuchungen zeigen, dass nur 41 % Ihrer Kollegen erwarten, dass Sie innerhalb einer Stunde eine E-Mail zurücksenden – die anderen 59 % warten gerne!

Erwägen Sie die Erstellung eines Workflow-Diagramms (Sie können gerne eine Workflow-Vorlage verwenden ), um Ihre Workflows zu dokumentieren. Dies kann Ihnen dabei helfen, Zeiten zu ermitteln, die für die E-Mail-Überprüfung am besten geeignet sind. Vermeiden Sie es, E-Mail-Prüfungen während Prozesse mit hoher Priorität einzuplanen, und versuchen Sie, nur dann von Ihrem Zeitplan abzuweichen, wenn Sie dringende E-Mails erhalten (auf die Sie natürlich sofort antworten sollten).

Eine gute Faustregel ist, E-Mail-Checks dreimal täglich einzuplanen: einmal morgens, einmal vor/nach dem Mittagessen und einmal gegen Ende des Tages.

Antworten Sie nicht auf jede einzelne E-Mail

Im Ernst, nicht jede E-Mail erfordert eine Antwort. Unaufgeforderte Pitches, CC-E-Mails, Ein-Wort-Antworten – wenn es nicht wichtig ist, archivieren oder entsorgen Sie die E-Mail. Denken Sie daran, je mehr E-Mails Sie senden, desto mehr erhalten Sie.

2. Erstellen Sie Vorlagen

Es gibt einige E-Mails, die wir immer wieder verfassen. Anstatt diese E-Mails jedes Mal neu zu verfassen, warum nicht E-Mail-Vorlagen erstellen ?

Unternehmen verwenden Vorlagen ständig als Copywriting-Tool. Für E-Mails von Kollegen können Sie einfach eine Ihrer allgemeinen Antworten eingeben und in Ihren Vorlagen speichern.

Hier ist zum Beispiel eine Vorlage, die Sie verwenden könnten, um Anfragen von Kollegen zu bearbeiten:

Hallo [Name],

Danke für die Email. Kein Problem – ich werde versuchen, es Ihnen bis [Uhrzeit/Datum] zukommen zu lassen.

Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn es dringend ist, und ich werde versuchen, es früher zu schicken.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihren Namen]

Denken Sie daran, Ihre Vorlagen mit Bedacht zu benennen und zu kategorisieren, und aktualisieren/löschen Sie sie nach Bedarf. Das Durchsuchen eines unorganisierten Vorlagenordners kann so zeitaufwändig werden wie das Schreiben von Nachrichten von Grund auf.

Das Erstellen von E-Mail-Marketing-Vorlagen ist auch eine enorme Zeitersparnis. Laut einem aktuellen Lackmus - Bericht ist das E- Mail-Design eine der zeitaufwändigsten Aufgaben des E- Mail-Marketings .

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Es gibt viele kostenlose E-Mail-Vorlagen , mit denen Sie die Zeit reduzieren können, die Sie mit der Erstellung von Newslettern, Werbeaktionen und mehr verbringen. Die besten E-Mail-Builder-Tools machen ihre E-Mail-Vorlagen vollständig anpassbar, was die Markenkonsistenz verbessert und gleichzeitig die E-Mail-Produktionszeit verkürzt.

3. E-Mails kurz halten

E-Mails sind nicht der richtige Ort für blumige, ausführliche Beschreibungen. Wortreiche Textblöcke sind nicht leicht lesbar und führen zu Missverständnissen. Die Chancen stehen gut, dass Sie in einem mühsamen Hin und Her enden.

Halten Sie Ihre E-Mails klar und prägnant, mit einfachen Anweisungen, was sie als Nächstes tun sollen. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass sie zur Klärung eine E-Mail zurücksenden. Abgesehen davon ist die Personalisierung Ihrer E-Mails immer noch wichtig, also vergessen Sie nicht, freundlich und höflich zu sein.

4. Reduzieren Sie Unordnung im Posteingang

„Posteingangsblindheit“ ist nicht nur ein Phänomen, das Verbraucher betrifft. Wenn Sie daran gewöhnt sind, viele irrelevante geschäftliche E-Mails zu erhalten – insbesondere, wenn Sie sie ungelesen und unkategorisiert lassen – ist es wahrscheinlicher, dass Sie versehentlich Ihre wichtigen E-Mails übersehen.

Gleichzeitig wird es frustrierender, die benötigte E-Mail zu finden, wenn Ihr Posteingangsvolumen wächst. Sie müssen E-Mails einzeln suchen und manchmal in die Tiefen Ihres Posteingangs greifen, um das Gesuchte zu finden.

Laut einer Studie von Mail Manager denken 73 % der Menschen, dass sie zu viel Zeit damit verbringen, bestimmte E-Mails zu finden. 56 % der Menschen finden das Auffinden von E-Mails frustrierend, und 70 % glauben, dass dies einer der größten Produktivitätseinbußen ist.

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Um stressige Unproduktivität zu vermeiden, versuchen Sie, einige dieser Best Practices für die Organisation und Hygiene des Posteingangs zu befolgen.

Ordner erstellen

Sie können Ordner (oder Labels, wenn Sie Google Mail verwenden) erstellen, um Ihre E-Mails zu kategorisieren. Identifizieren Sie Ihre Haupt- und Unterkategorien und sortieren Sie Ihre E-Mails in den am besten geeigneten Ordner.

Verwenden Sie Filter

E-Mail-Filter verwalten eingehende E-Mails automatisch nach vorgegebenen Regeln. Sie können E-Mails von bestimmten Adressen in Ihr Archiv oder eine E-Mail mit bestimmten Schlüsselwörtern in einen bestimmten Ordner verschieben.

Sie können sich E-Mail-Filter als eine Wenn-dann-Konfiguration vorstellen. Zum Beispiel:

• Wenn Sie eine E-Mail von [email protected] mit der Betreffzeile „Frage“ erhalten, senden Sie die E-Mail an meinen Kundenordner + Stern
• Wenn Sie eine E-Mail von [email protected] erhalten, senden Sie die E-Mail an meinen „persönlichen“ Ordner
• Wenn Sie eine E-Mail von [email protected] erhalten, senden Sie die E-Mail direkt an meinen Papierkorb

Verschieben Sie gelesene Nachrichten aus Ihrem Posteingang

Nicht alle Ihre eingehenden E-Mails erfüllen die Filterkriterien. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, irrelevante oder nicht kategorisierbare gelesene Nachrichten aus Ihrem Posteingang in Ihr Archiv oder Ihren Ordner zu verschieben. Kein erneutes Lesen von Nachrichten mehr, nur um sich daran zu erinnern, ob sie wichtig waren oder nicht.

Abbestellen von unnötigen Listen

Wie viele ungelesene Marketing-E-Mails und Newsletter haben Sie in Ihrem Posteingang?

So viele von uns abonnieren einen Blog, nur um nie eine E-Mail von ihnen zu öffnen. Und sicher, es ist nicht so, dass wir Zeit damit verbringen, auf ihre Newsletter zu antworten , aber wir verbringen Zeit damit, uns durch Bündel von E-Mails zu bewegen. Und wenn Sie einer der 52 % der Menschen sind, die zugeben, alle paar Stunden ihre persönlichen E-Mails bei der Arbeit zu überprüfen, ist es sehr leicht, sich ablenken zu lassen, wenn E-Mails mit dem Betreff „30 % Rabatt auf Ihren nächsten Sommerurlaub“ in Ihrem E-Mail-Postfach auftauchen Posteingang!

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Seien Sie rücksichtslos und melden Sie sich von E-Mails ab, mit denen Sie sich nicht beschäftigen. Verwenden Sie für E-Mail-Listen, die für Ihre Arbeit irrelevant sind (aber Sie lieben sie trotzdem), Filter, um sie direkt in einen anderen Ordner zu verschieben. Sie könnten sogar in Betracht ziehen, eine andere E-Mail-Adresse für arbeitslose Personen zu erstellen.

5. Fördern Sie alternative Kontaktmethoden

Schauen Sie, es gibt einen Grund, warum so viele Unternehmen ihre Call Center in Cloud Contact Center umwandeln. Eine Kontaktmethode reicht einfach nicht mehr aus. Ähm, was ist ein Cloud Contact Center , fragen Sie? Es handelt sich um eine umfassende Suite von Tools, die es Unternehmen ermöglichen, nahtlos mit Kunden über mehrere verschiedene Kanäle zu kommunizieren, darunter Telefonanrufe, E-Mail, Instant Messaging, SMS und mehr.

E-Mail ist ein mächtiges Kommunikationsmittel, aber es hat definitiv Nachteile. Der größte ist, dass das Erklären detaillierter Anweisungen oder komplizierter Konzepte einfach nicht so effektiv funktioniert. Am Ende verwirren Sie Ihren Empfänger und werden in langwierige E-Mail-Konversationen hineingezogen.

Wenn eine E-Mail eine längere Antwort erfordert, wechseln Sie zu einer anderen Form der Kommunikation. Dies kann erfordern, dass Sie Ihre Omnichannel -Kundendienstfunktionen verbessern, damit Kunden Sie über verschiedene Kanäle kontaktieren können, ohne sich wiederholen zu müssen.

Telefonanrufe und Video-Chats eignen sich hervorragend, um ausgefeilte Ideen zu kommunizieren. Auf der anderen Seite sind Live-Online-Chats oder Social-Media-Messaging besser für schnelle Lösungen. Laut einer Untersuchung von Commbox bevorzugen Kunden Chatbots , Facebook, Whatsapp und SMS gegenüber E-Mail.

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Die Förderung alternativer Kontaktmethoden ist etwas, das Sie konsequent über alle Kanäle hinweg tun sollten, um ein optimales Volumen aufrechtzuerhalten. Wenn Sie beispielsweise Ihre Kontaktnummer in Ihre E-Mail-Signatur einfügen , können Sie einen Kunden dazu ermutigen, Sie stattdessen anzurufen.

Wenn Leute Ihr Geschäftstelefon mit häufig gestellten Fragen wie Versand- oder Rückgaberecht bombardieren, können Sie die IVR-Software verwenden, um sie stattdessen zu den häufig gestellten Fragen Ihrer Website zu leiten. ( Was ist IVR? Es ist eine automatisierte Telefonsystemtechnologie, die Anrufe basierend auf einer Reihe von vordefinierten Regeln weiterleitet – ein bisschen wie Ihr E-Mail-Filter).

Grundsätzlich gilt: Je mehr Kontaktmöglichkeiten Sie haben, desto weniger Zeit verbringen Sie mit der Bearbeitung von E-Mails.

Fazit

Das Beantworten von E-Mails mag ein wichtiger Teil Ihres Arbeitstages sein, aber es kann zu Verzögerungen führen, wenn Sie keine Grenzen setzen. Kombinieren Sie dies mit einem überfüllten Posteingang, und Sie könnten sich überfordert und unproduktiv fühlen.

Sobald Sie jedoch eine Routine haben (und einige dieser lästigen schlechten Gewohnheiten abgelegt haben), wird die Verwaltung Ihrer E-Mails zu einem Teil Ihrer Produktivität. Indem Sie einige der oben genannten Methoden anwenden, z. B. E-Mails kurz halten, Vorlagen verwenden, Ihren Posteingang aufräumen und alternative Kanäle nutzen, können Sie weniger Zeit mit E-Mails verbringen und mehr Zeit mit der Arbeit verbringen, die Sie lieben.

Autor Bio

Richard Conn ist Senior Director for Demand Generation bei 8×8, einer führenden Kommunikationsplattform mit integriertem Contact Center, Sprach-, Video- und Chat-Funktionalität. Es ist auch der Anbieter der besten Cloud-Telefonsysteme für kleine Unternehmen. Richard ist ein analytischer und ergebnisorientierter digitaler Marketingleiter mit einer Erfolgsbilanz bei der Erzielung erheblicher ROI-Verbesserungen in schnelllebigen, wettbewerbsorientierten B2B-Umgebungen. Richard Conn hat auch Artikel für Domains wie ZoomShift und Upside veröffentlicht . Schauen Sie sich sein LinkedIn an .