5 conseils éprouvés pour passer moins de temps sur les e-mails et retrouver votre productivité

Passez-vous trop de temps sur les e-mails ?

Avec des milliards d'e-mails envoyés chaque jour, il n'est pas surprenant que tant d'entre nous aient l'impression que lire et répondre aux e-mails nous rend stressés et improductifs.

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Bien sûr, les e-mails font partie intégrante de nos communications quotidiennes. Ils nous soutiennent dans tous les domaines, du service client aux collaborations internes. Cependant, il est indéniable que dans l'ensemble, les e-mails sont une tâche réactionnaire qui peut parfois nous distraire des tâches hautement prioritaires.

Pour les spécialistes du marketing, le logiciel d'automatisation du marketing par e-mail a rendu la gestion des e-mails beaucoup plus rapide. Mais comment pouvons-nous passer moins de temps sur les e-mails qui impliquent de communiquer avec des clients, des clients et des collègues ?

Explorons cinq conseils pratiques pour vous aider à devenir plus productif avec les e-mails .

1. Définir les limites de vérification des e-mails

Si vous êtes le genre de personne qui est toujours distraite par vos e-mails, vous n'êtes pas seul. Une enquête récente a révélé que pour 30 % des travailleurs à distance, la réception d'e-mails professionnels perturbait davantage leur flux de travail que la vérification des médias sociaux et des distractions à la maison.

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Il est facile de devenir aveugle à la quantité de temps que vous perdez sur le courrier électronique. Essayez de fixer des limites et de faire preuve d'autodiscipline en utilisant les conseils ci-dessous.

Désactivez vos notifications

Combien de fois avez-vous arrêté ce que vous faisiez juste pour répondre à un e-mail qui ne nécessitait pas de réponse immédiate ?

Les e-mails sont réactionnaires. Dès que nous entendons ce "ding", nous perdons le fil de nos pensées. La désactivation des notifications nous empêche d'être distraits.

"Mais," je peux vous entendre demander, "que se passe-t-il si je manque un e-mail important?" Bien -

Vérifiez votre boîte de réception à intervalles réguliers

Débarrassez-vous de l'idée que vous devez être toujours et immédiatement disponible par e-mail. Selon Adobe, seuls 59 % des e-mails professionnels sont réellement utiles. D'autres recherches indiquent que seulement 41 % de vos collègues s'attendent à ce que vous répondiez par e-mail dans l'heure - les 59 % restants sont heureux d'attendre !

Envisagez de créer un diagramme de workflow (n'hésitez pas à utiliser un modèle de workflow ) pour documenter vos workflows. Cela peut vous aider à identifier les moments les plus appropriés pour la vérification des e-mails. Évitez de programmer des vérifications d'e-mails pendant les processus hautement prioritaires et essayez de ne rompre votre emploi du temps que si vous recevez des e-mails urgents (auxquels, bien sûr, vous devez répondre immédiatement).

Une bonne règle de base consiste à programmer des vérifications des e-mails trois fois par jour : une fois le matin, une fois avant/après le déjeuner et une fois vers la fin de la journée.

Ne répondez pas à chaque e-mail

Sérieusement, tous les e-mails ne nécessitent pas de réponse. Présentations non sollicitées, e-mails en CC, réponses en un mot - si ce n'est pas important, archivez ou supprimez l'e-mail. N'oubliez pas que plus vous envoyez d'e-mails, plus vous en recevez.

2. Créer des modèles

Il y a des e-mails que nous nous retrouvons à composer encore et encore. Au lieu de composer ces e-mails à partir de zéro à chaque fois, pourquoi ne pas créer des modèles d'e-mails ?

Les entreprises utilisent tout le temps des modèles comme outil de rédaction. Pour les e-mails de collègues, vous pouvez simplement saisir l'une de vos réponses générales et l'enregistrer dans vos modèles.

Par exemple, voici un modèle que vous pouvez utiliser pour gérer les demandes des collègues :

Bonjour [nom],

Merci pour cet email. Pas de problème ; je m'efforcerai de vous le faire parvenir d'ici le [heure/date].

S'il vous plaît laissez-moi savoir si c'est urgent et j'essaierai de l'envoyer plus tôt.

Sincères amitiés,

[Votre nom]

N'oubliez pas de nommer et de catégoriser judicieusement vos modèles, et de les mettre à jour/supprimer si nécessaire. La recherche dans un dossier de modèles désorganisé peut prendre autant de temps que la rédaction de messages à partir de zéro.

La création de modèles de marketing par e-mail est également un énorme gain de temps. Selon un récent rapport Litmus , la conception d'e-mails est l'une des tâches les plus chronophages du marketing par e-mail .

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Il existe de nombreux modèles d'e-mails gratuits que vous pouvez utiliser pour réduire le temps que vous passez à créer des newsletters, des promotions, etc. Les meilleurs outils de création d'e-mails rendent leurs modèles d'e-mail entièrement personnalisables, améliorant la cohérence de la marque tout en réduisant le temps de production des e-mails.

3. Gardez les e-mails courts

Les e-mails ne sont pas l'endroit idéal pour les descriptions fleuries et élaborées. Les blocs de texte verbeux ne sont pas facilement lisibles et se prêtent à une mauvaise communication. Il y a de fortes chances que vous vous retrouviez dans un va-et-vient laborieux.

Gardez vos e-mails clairs et concis, avec des instructions simples sur ce que vous voulez qu'ils fassent ensuite. Cela réduit la probabilité qu'ils vous répondent par e-mail pour obtenir des éclaircissements. Cela étant dit, la personnalisation de vos e-mails est toujours importante, alors n'oubliez pas d'être amical et poli.

4. Réduire l'encombrement de la boîte de réception

La « cécité de la boîte de réception » n'est pas seulement un phénomène qui affecte les consommateurs. Si vous avez l'habitude de recevoir de nombreux e-mails professionnels non pertinents, en particulier si vous les laissez non lus et non classés, vous risquez davantage d'oublier accidentellement vos e-mails importants.

Dans le même ordre d'idées, trouver l'e-mail dont vous avez besoin devient plus frustrant à mesure que le volume de votre boîte de réception augmente. Vous devez rechercher des e-mails individuellement, en fouillant parfois dans les profondeurs de votre boîte de réception pour trouver ce que vous cherchez.

Selon une étude de Mail Manager , 73 % des personnes pensent qu'elles passent trop de temps à essayer de localiser des e-mails spécifiques. 56 % des personnes trouvent la localisation des e-mails frustrante et 70 % pensent que c'est l'un des plus gros drains de productivité.

La source de données

Pour atténuer l'improductivité stressante, essayez de suivre certaines de ces meilleures pratiques d'organisation et d'hygiène de la boîte de réception.

Créer des dossiers

Vous pouvez créer des dossiers (ou des étiquettes si vous utilisez Gmail) pour classer votre courrier. Identifiez vos catégories principales et sous-catégories et triez vos e-mails dans le dossier le plus approprié.

Utiliser des filtres

Les filtres de messagerie gèrent automatiquement les e-mails entrants en fonction de règles prédéterminées. Vous pouvez choisir de déplacer les e-mails de certaines adresses vers vos archives, ou un e-mail contenant certains mots-clés vers un dossier particulier.

Vous pouvez considérer les filtres de messagerie comme une configuration si-alors. Par exemple:

• Si vous recevez un e-mail de [email protected] avec pour objet "question", envoyez l'e-mail à mon dossier client + étoile
• Si vous recevez un e-mail de [email protected], envoyez l'e-mail à mon dossier "personnel"
• Si vous recevez un e-mail de [email protected], envoyez -le directement à ma corbeille

Déplacer les messages lus hors de votre boîte de réception

Tous vos e-mails entrants ne répondront pas aux critères de filtrage. Prenez l'habitude de déplacer les messages lus non pertinents ou non catégorisables de votre boîte de réception vers votre archive ou votre dossier de stockage. Fini la relecture des messages juste pour se rappeler s'ils étaient importants ou non.

Se désabonner des listes inutiles

Combien d' e- mails marketing et de newsletters non lus avez-vous dans votre boîte de réception ?

Beaucoup d'entre nous s'abonnent à un blog pour ne jamais ouvrir un e-mail de leur part. Et bien sûr, ce n'est pas comme si nous passions du temps à répondre à leurs newsletters , mais nous passons du temps à parcourir des liasses d'e-mails. De plus, si vous faites partie des 52 % de personnes qui admettent consulter leurs e-mails personnels au travail toutes les quelques heures, il est très facile d'être distrait lorsque des e-mails avec le sujet "30 % de réduction sur vos prochaines vacances d'été" apparaissent dans votre boîte de réception !

La source de données

Soyez impitoyable et désabonnez-vous des e-mails avec lesquels vous ne vous engagez pas. Pour les listes de diffusion qui ne sont pas pertinentes pour votre travail (mais que vous aimez toujours), utilisez des filtres pour les envoyer directement vers un autre dossier. Vous pourriez même envisager de créer une autre adresse e-mail de chômage.

5. Promouvoir des méthodes de contact alternatives

Regardez, il y a une raison pour laquelle tant d'entreprises transforment leurs centres d'appels en centres de contact cloud. Une seule méthode de contact ne suffit plus. Euh, qu'est-ce qu'un centre de contact cloud , demandez-vous ? Il s'agit d'une suite complète d'outils qui permet aux entreprises de communiquer de manière transparente avec les clients sur plusieurs canaux différents, notamment les appels téléphoniques, les e-mails, la messagerie instantanée, les SMS, etc.

Le courrier électronique est un outil de communication puissant, mais il a certainement des inconvénients. Le plus important est que l'explication d'instructions détaillées ou de concepts complexes ne fonctionne tout simplement pas aussi efficacement. Vous finissez par confondre votre destinataire et être aspiré dans de longues conversations par e-mail.

Si un e-mail nécessite une longue réponse, passez à une autre forme de communication. Cela peut vous obliger à améliorer les capacités de votre service client omnicanal afin que les clients puissent vous contacter sur différents canaux sans avoir à se répéter.

Les appels téléphoniques et les chats vidéo sont excellents pour communiquer des idées élaborées. D'un autre côté, le chat en ligne en direct ou la messagerie sur les réseaux sociaux sont meilleurs pour des solutions rapides. Selon les recherches de Commbox , les clients préfèrent utiliser les chatbots , Facebook, Whatsapp et SMS plutôt que le courrier électronique.

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La promotion de méthodes de contact alternatives est quelque chose que vous devez faire de manière cohérente sur tous les canaux afin de maintenir des volumes optimaux. Par exemple, mettre votre numéro de contact dans votre signature d'e-mail peut encourager un client à vous appeler à la place.

De même, si les gens bombardent votre téléphone professionnel de FAQ telles que les demandes d'expédition ou de politique de retour, vous pouvez utiliser le logiciel IVR pour les diriger vers la FAQ de votre site Web à la place. ( Qu'est-ce que l'IVR ? C'est une technologie de système téléphonique automatisé qui achemine les appels en fonction d'un ensemble de règles prédéterminées - un peu comme votre filtre de messagerie).

Fondamentalement, plus vous avez de méthodes de contact, moins vous passez de temps à traiter les e-mails.

Conclusion

Répondre aux e-mails peut être une partie essentielle de votre journée de travail, mais cela peut conduire à la procrastination si vous ne fixez pas de limites. Combinez cela avec une boîte de réception encombrée et vous pourriez vous retrouver débordé et improductif.

Cependant, une fois que vous avez mis en place une routine (et rompu certaines de ces mauvaises habitudes), la gestion de vos e-mails fait partie de votre productivité. En utilisant certaines des méthodes ci-dessus, comme garder des e-mails courts, utiliser des modèles, nettoyer votre boîte de réception et utiliser des canaux alternatifs, vous pouvez passer moins de temps sur les e-mails et plus de temps à faire le travail que vous aimez.

Biographie de l'auteur

Richard Conn est le directeur principal de la génération de la demande chez 8×8, une plate-forme de communication de premier plan avec un centre de contact intégré, des fonctionnalités vocales, vidéo et de chat. C'est également le fournisseur des meilleurs systèmes téléphoniques cloud pour les petites entreprises. Richard est un leader du marketing numérique analytique et axé sur les résultats avec une expérience dans la réalisation d'améliorations majeures du retour sur investissement dans des environnements B2B compétitifs et en évolution rapide. Richard Conn a également publié des articles pour des domaines tels que ZoomShift et Upside . Découvrez son LinkedIn .