5 проверенных советов, как тратить меньше времени на электронные письма и повысить свою продуктивность

Вы тратите слишком много времени на электронную почту?

Ежедневно отправляются миллиарды электронных писем, поэтому неудивительно, что многие из нас считают, что чтение и ответы на электронные письма вызывают у нас стресс и непродуктивность.

Источник изображения

Конечно, электронная почта — это разнообразная и неотъемлемая часть нашего повседневного общения. Они поддерживают нас во всем, от обслуживания клиентов до внутреннего сотрудничества. Однако нельзя отрицать, что в целом электронная почта — это реакционная задача, которая иногда может отвлекать нас от приоритетных задач.

Для маркетологов программное обеспечение для автоматизации маркетинга по электронной почте сделало обработку электронных писем намного более эффективной. Но как мы можем тратить меньше времени на электронные письма, связанные с общением с покупателями, клиентами и коллегами?

Давайте рассмотрим пять практических советов, которые помогут вам повысить эффективность работы с электронной почтой .

1. Установите границы проверки электронной почты

Если вы относитесь к тому типу людей, которые всегда отвлекаются на свои электронные письма, вы не одиноки. Недавний опрос показал, что для 30% удаленных сотрудников получение рабочих электронных писем мешало их рабочему процессу больше, чем просмотр социальных сетей и домашние развлечения.

Источник изображения

Легко не заметить, сколько времени вы тратите на электронную почту. Попробуйте установить некоторые границы и проявить самодисциплину, используя приведенные ниже советы.

Отключите свои уведомления

Сколько раз вы прекращали то, что вы делаете, только для того, чтобы ответить на электронное письмо, которое не требовало немедленного ответа?

Электронные письма реакционны. Как только мы слышим это «динь», мы теряем ход мыслей. Отключение уведомлений не дает нам отвлекаться.

«Но, — слышу я ваш вопрос, — что произойдет, если я пропущу важное электронное письмо?» Что ж -

Периодически проверяйте свой почтовый ящик

Избавьтесь от идеи, что вы должны быть всегда и немедленно доступны по электронной почте. По данным Adobe, только 59% рабочих писем действительно полезны. Другие исследования показывают, что только 41% ваших коллег ожидают, что вы ответите по электронной почте в течение часа, а остальные 59% готовы подождать!

Рассмотрите возможность создания диаграммы рабочего процесса (не стесняйтесь использовать шаблон рабочего процесса ) для документирования ваших рабочих процессов. Это может помочь вам определить время, наиболее подходящее для проверки электронной почты. Избегайте планировать проверку электронной почты во время высокоприоритетных процессов и старайтесь прерывать свое расписание только в том случае, если вы получаете срочные электронные письма (на которые, конечно же, вы должны ответить сразу же).

Хорошее эмпирическое правило — планировать проверку электронной почты три раза в день: один раз утром, один раз до/после обеда и один раз ближе к концу дня.

Не отвечайте на каждое электронное письмо

Серьезно, не каждое электронное письмо требует ответа. Незапрошенные предложения, электронные письма с копиями, односложные ответы — если это не важно, заархивируйте или выбросьте электронное письмо. Помните, чем больше писем вы отправляете, тем больше получаете.

2. Создайте шаблоны

Есть письма, которые мы сочиняем снова и снова. Вместо того, чтобы каждый раз составлять эти электронные письма с нуля, почему бы не создать шаблоны электронной почты ?

Компании постоянно используют шаблоны в качестве инструмента копирайтинга. Для электронных писем коллег вы можете просто ввести один из ваших общих ответов и сохранить его в своих шаблонах.

Например, вот шаблон, который вы можете использовать для обработки запросов коллег:

Привет [Имя],

Спасибо за письмо. Нет проблем — я постараюсь передать его вам к [время/дата].

Пожалуйста, дайте мне знать, если это срочно, и я постараюсь отправить его раньше.

С уважением,

[Ваше имя]

Не забывайте правильно называть и классифицировать свои шаблоны, а также обновлять/удалять их по мере необходимости. Поиск в неорганизованной папке шаблонов может занять столько же времени, сколько и написание сообщений с нуля.

Создание шаблонов электронного маркетинга также значительно экономит время. Согласно недавнему отчету Litmus , дизайн электронной почты — одна из самых трудоемких задач электронного маркетинга .

Источник изображения

Существует множество бесплатных шаблонов электронной почты , которые вы можете использовать, чтобы сократить время, затрачиваемое на создание информационных бюллетеней, рекламных акций и многого другого. Лучшие инструменты для создания электронной почты делают их шаблоны электронной почты полностью настраиваемыми, повышая согласованность бренда и сокращая время создания электронной почты.

3. Делайте электронные письма короткими

Электронные письма — не место для цветистых, сложных описаний. Многословные блоки текста плохо читаются и могут привести к недопониманию. Скорее всего, вы окажетесь в трудоемком движении вперед и назад.

Создавайте свои электронные письма четкими и краткими, с простыми инструкциями о том, что вы хотите, чтобы они делали дальше. Это снижает вероятность того, что они ответят по электронной почте за разъяснениями. При этом персонализация ваших электронных писем по-прежнему важна, поэтому не забывайте быть дружелюбным и вежливым.

4. Уменьшите беспорядок в папке «Входящие»

«Слепота входящих сообщений» — это не просто явление, затрагивающее потребителей. Если вы привыкли получать много нерелевантных рабочих электронных писем, особенно если вы оставляете их непрочитанными и не классифицированными, вы, скорее всего, случайно пропустите важные электронные письма.

В то же время поиск нужной электронной почты становится все более неприятным по мере роста объема входящих. Вы должны искать электронные письма по отдельности, иногда копаясь в глубинах вашего почтового ящика, просто чтобы найти то, что вы ищете.

Согласно исследованию Mail Manager , 73% людей считают, что тратят слишком много времени на поиск конкретных электронных писем. 56% людей считают поиск электронных писем разочаровывающим, а 70% считают, что это один из самых больших факторов, снижающих производительность.

Источник данных

Чтобы смягчить стрессовую непродуктивность, попробуйте следовать некоторым из этих рекомендаций по организации почтового ящика и гигиене.

Создать папки

Вы можете создавать папки (или ярлыки , если вы используете Gmail), чтобы классифицировать почту. Определите свои основные и подкатегории и отсортируйте свои электронные письма в наиболее подходящую папку.

Использовать фильтры

Фильтры электронной почты автоматически управляют входящими электронными письмами на основе заданных правил. Вы можете переместить электронные письма с определенных адресов в свой архив или электронные письма, содержащие определенные ключевые слова, в определенную папку.

Вы можете думать о фильтрах электронной почты как о конфигурации «если-то». Например:

• Если вы получили электронное письмо от [email protected] с темой «вопрос», отправьте электронное письмо в папку моего клиента + звездочка
• Если вы получили электронное письмо от [email protected], отправьте его в мою «личную» папку.
• Если вы получили электронное письмо с адреса [email protected], отправьте его прямо в мою корзину.

Переместите прочитанные сообщения из папки «Входящие»

Не все ваши входящие электронные письма будут соответствовать критериям фильтрации. Возьмите за привычку перемещать нерелевантные или неклассифицируемые прочитанные сообщения из папки «Входящие» в архив или папку «Корзина». Больше не нужно перечитывать сообщения только для того, чтобы вспомнить, важны они или нет.

Отписаться от ненужных списков

Сколько непрочитанных маркетинговых писем и информационных бюллетеней у вас в папке «Входящие»?

Многие из нас подписываются на блог только для того, чтобы никогда не открывать от них электронные письма. И, конечно же, мы не тратим время на ответы на их информационные бюллетени , но мы тратим время на просмотр пачки электронных писем. Кроме того, если вы входите в число 52% людей, которые признаются, что проверяют свою личную электронную почту на работе каждые несколько часов, очень легко отвлечься, когда электронные письма с темой «Скидка 30% на ваш следующий летний отпуск» всплывают в вашем почтовом ящике. входящие!

Источник данных

Будьте безжалостны и откажитесь от писем, с которыми вы не взаимодействуете. Для списков адресов электронной почты, которые не имеют отношения к вашей работе (но вы все еще любите их), используйте фильтры, чтобы отправить их прямо в другую папку. Вы даже можете подумать о создании другого адреса электронной почты для неработающих.

5. Продвигайте альтернативные методы связи

Послушайте, есть причина, по которой так много компаний превращают свои колл-центры в облачные контакт-центры. Одного метода связи уже недостаточно. Вы спросите , что такое облачный контакт-центр ? Это комплексный набор инструментов, которые позволяют предприятиям беспрепятственно общаться с клиентами по различным каналам, включая телефонные звонки, электронную почту, обмен мгновенными сообщениями, SMS и многое другое.

Электронная почта — мощный инструмент коммуникации, но у нее определенно есть недостатки. Самый большой из них заключается в том, что объяснение подробных инструкций или сложных концепций не работает так же эффективно. Вы в конечном итоге сбиваете с толку своего получателя и втягиваетесь в затяжные разговоры по электронной почте.

Если электронное письмо требует длинного ответа, переключитесь на другую форму общения. Это может потребовать от вас улучшения возможностей многоканального обслуживания клиентов , чтобы клиенты могли связываться с вами по разным каналам без необходимости повторяться.

Телефонные звонки и видеочаты отлично подходят для обсуждения сложных идей. С другой стороны, живой онлайн-чат или обмен сообщениями в социальных сетях лучше подходят для быстрых решений. Согласно исследованию Commbox , клиенты предпочитают использовать чат-боты , Facebook, Whatsapp и SMS, а не электронную почту.

Источник изображения

Продвижение альтернативных методов связи — это то, что вы должны делать последовательно по всем каналам, чтобы поддерживать оптимальные объемы. Например, указание вашего контактного номера в подписи электронной почты может побудить клиента вместо этого позвонить вам.

Точно так же, если люди бомбардируют ваш рабочий телефон часто задаваемыми вопросами, такими как вопросы о политике доставки или возврата, вы можете использовать программное обеспечение IVR, чтобы вместо этого направить их на часто задаваемые вопросы вашего веб-сайта. ( Что такое IVR? Это технология автоматизированной телефонной системы, которая направляет вызовы на основе набора предопределенных правил — немного похоже на фильтр электронной почты).

По сути, чем больше у вас способов связи, тем меньше времени вы тратите на работу с электронными письмами.

Вывод

Ответы на электронные письма могут быть жизненно важной частью вашего рабочего дня, но это может привести к прокрастинации, если вы не установите границы. Объедините это с загроможденным почтовым ящиком, и вы можете оказаться перегруженным и непродуктивным.

Однако, как только у вас появится рутина (и вы избавитесь от некоторых из этих надоедливых вредных привычек), управление электронной почтой станет частью вашей продуктивности. Используя некоторые из вышеперечисленных методов, такие как короткие электронные письма, использование шаблонов, очистку папки «Входящие» и использование альтернативных каналов, вы можете тратить меньше времени на электронные письма и больше времени на любимую работу.

Биография автора

Ричард Конн — старший директор по формированию спроса в 8×8, ведущей коммуникационной платформе с интегрированным контакт-центром, функциями голосовой связи, видео и чата. Это также поставщик лучших облачных телефонных систем для малого бизнеса. Ричард является лидером в области цифрового маркетинга, ориентированным на результат, и имеет большой опыт значительного повышения рентабельности инвестиций в динамично развивающейся конкурентной среде B2B. Ричард Конн также публиковал статьи для таких доменов, как ZoomShift и Upside . Проверьте его LinkedIn .