5 dicas comprovadas para gastar menos tempo em e-mails e recuperar sua produtividade

Você gasta muito tempo em e-mails?

Com bilhões de e-mails enviados todos os dias, não é surpreendente que muitos de nós sintam que ler e responder a e-mails nos deixa estressados ​​e improdutivos.

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Claro, os e-mails são uma parte diversificada e integral de nossas comunicações diárias. Eles nos apoiam em tudo, desde atendimento ao cliente até colaborações internas. No entanto, não há como negar que, em geral, os e-mails são uma tarefa reacionária que às vezes pode nos distrair de tarefas de alta prioridade.

Para os profissionais de marketing, o software de automação de marketing por e-mail tornou o manuseio de e-mails muito mais eficiente. Mas como podemos gastar menos tempo em e-mails que envolvem comunicação com clientes, clientes e colegas?

Vamos explorar cinco dicas práticas para ajudar você a se tornar mais produtivo com e-mails .

1. Definir limites de verificação de e-mail

Se você é o tipo de pessoa que está sempre se distraindo com seus e-mails, você não está sozinho. Uma pesquisa recente descobriu que, para 30% dos trabalhadores remotos, receber e-mails de trabalho interrompeu seu fluxo de trabalho mais do que verificar as mídias sociais e as distrações domésticas.

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É fácil ficar cego para a quantidade de tempo que você perde com e-mails. Tente estabelecer alguns limites e exercitar a autodisciplina usando as dicas abaixo.

Desative suas notificações

Quantas vezes você parou o que estava fazendo apenas para responder a um e-mail que não exigia uma resposta imediata?

E-mails são reacionários. Assim que ouvimos esse “ding”, perdemos nossa linha de pensamento. Desativar as notificações nos impede de nos distrair.

“Mas”, posso ouvir você perguntar, “o que acontece se eu perder um e-mail importante?” Nós iremos -

Verifique sua caixa de entrada em intervalos

Livre-se da ideia de que você precisa estar sempre e imediatamente disponível por e-mail. De acordo com a Adobe, apenas 59% dos emails de trabalho são realmente úteis. Outras pesquisas relatam que apenas 41% de seus colegas de trabalho esperam que você envie um e-mail de volta dentro de uma hora – os outros 59% ficam felizes em esperar!

Considere criar um diagrama de fluxo de trabalho (sinta-se à vontade para usar um modelo de fluxo de trabalho ) para documentar seus fluxos de trabalho. Isso pode ajudá-lo a identificar os horários mais adequados para a verificação de e-mail. Evite agendar verificações de e-mail durante processos de alta prioridade e tente interromper sua programação apenas se receber e-mails urgentes (aos quais, é claro, você deve responder imediatamente).

Uma boa regra geral é agendar verificações de e-mail três vezes ao dia: uma vez pela manhã, uma vez antes/depois do almoço e uma vez perto do final do dia.

Não responda a todos os e-mails

Sério, nem todo e-mail requer uma resposta. Propostas não solicitadas, e-mails em CC, respostas de uma palavra – se não for importante, arquive ou lixe o e-mail. Lembre-se, quanto mais e-mails você enviar, mais você receberá.

2. Crie modelos

Existem alguns e-mails que nos encontramos compondo repetidamente. Em vez de compor esses e-mails do zero todas as vezes, por que não criar modelos de e-mail ?

As empresas usam modelos como ferramenta de redação o tempo todo. Para emails de colegas de trabalho, você pode simplesmente digitar uma de suas respostas gerais e salvá-la em seus modelos.

Por exemplo, aqui está um modelo que você pode usar para lidar com solicitações de colegas de trabalho:

Olá [Nome],

Obrigado pelo email. Não tem problema - vou tentar entregá-lo até [hora/data].

Por favor, deixe-me saber se isso é urgente e vou tentar enviá-lo mais cedo.

Atenciosamente,

[Seu nome]

Lembre-se de nomear e categorizar seus modelos com sabedoria e atualizá-los/excluí-los conforme necessário. Pesquisar em uma pasta de modelos desorganizada pode se tornar tão demorado quanto escrever mensagens do zero.

Criar modelos de email marketing também economiza muito tempo. De acordo com um relatório recente do Litmus , o design de e-mail é uma das tarefas mais demoradas do marketing por e-mail .

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Existem muitos modelos de e-mail gratuitos disponíveis que você pode usar para reduzir o tempo gasto na criação de boletins informativos, promoções e muito mais. As melhores ferramentas de criação de e-mail tornam seus modelos de e-mail totalmente personalizáveis, aprimorando a consistência da marca e diminuindo o tempo de produção de e-mail.

3. Mantenha os e-mails curtos

E-mails não são o lugar para descrições floridas e elaboradas. Blocos de texto prolixos não são facilmente legíveis e se prestam a falhas de comunicação. As chances são de que você acabe em um laborioso vai-e-vem.

Mantenha seus e-mails claros e concisos, com instruções diretas sobre o que você quer que eles façam em seguida. Isso reduz a probabilidade de eles enviarem um e-mail de volta para esclarecimentos. Com isso dito, personalizar seus e-mails ainda é importante, então não se esqueça de ser amigável e educado.

4. Reduza a desordem da caixa de entrada

A “cegueira da caixa de entrada” não é apenas um fenômeno que afeta os consumidores. Se você está acostumado a receber muitos e-mails de trabalho irrelevantes – especialmente se os deixar sem leitura e sem categoria – é mais provável que você ignore acidentalmente seus e-mails importantes.

Da mesma forma, encontrar o e-mail de que você precisa se torna mais frustrante à medida que o volume da caixa de entrada aumenta. Você precisa pesquisar e-mails individualmente, às vezes investigando as profundezas de sua caixa de entrada apenas para encontrar o que está procurando.

De acordo com uma pesquisa do Mail Manager , 73% das pessoas acham que gastam muito tempo tentando localizar e-mails específicos. 56% das pessoas acham a localização de e-mails frustrante e 70% acreditam que isso é um dos maiores drenadores de produtividade.

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Para mitigar a improdutividade estressante, tente seguir algumas dessas práticas recomendadas de organização e higiene da caixa de entrada.

Criar pastas

Você pode criar pastas (ou marcadores se estiver usando o Gmail) para categorizar seus e-mails. Identifique suas principais e subcategorias e classifique seus e-mails na pasta mais apropriada.

Usar filtros

Os filtros de e-mail gerenciam automaticamente os e-mails recebidos com base em regras predeterminadas. Você pode optar por mover emails de determinados endereços para seu arquivo ou um email contendo determinadas palavras-chave para uma pasta específica.

Você pode pensar nos filtros de e-mail como uma configuração if-then. Por exemplo:

• Se você receber um e-mail de [email protected] com a linha de assunto “pergunta” , envie o e-mail para a pasta do meu cliente + estrela
• Se você receber um e-mail de [email protected], envie o e-mail para minha pasta “pessoal”
• Se você receber um e-mail de incô[email protected], envie o e-mail diretamente para minha lixeira

Mover mensagens lidas para fora da sua caixa de entrada

Nem todos os seus e-mails recebidos atenderão aos critérios de filtragem. Crie o hábito de mover mensagens lidas irrelevantes ou não categorizadas da sua caixa de entrada para o seu arquivo ou pasta binária. Chega de reler as mensagens apenas para lembrar se elas eram importantes ou não.

Cancelar inscrição de listas desnecessárias

Quantos e- mails de marketing e boletins informativos não lidos você tem em sua caixa de entrada?

Muitos de nós assinamos um blog apenas para nunca abrir um e-mail deles. E, claro, não é como se estivéssemos gastando tempo respondendo aos boletins informativos deles , mas gastamos tempo vasculhando montes de e-mails . Além disso, se você é um dos 52% das pessoas que admitem verificar seus e-mails pessoais no trabalho a cada poucas horas, é muito fácil se distrair quando e-mails com o assunto “30% de desconto nas próximas férias de verão” aparecem em seu caixa de entrada!

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Seja implacável e cancele a assinatura de e-mails com os quais você não se envolve. Para listas de e-mail irrelevantes para o seu trabalho (mas você ainda as ama), use filtros para enviá-las diretamente para uma pasta diferente. Você pode até considerar a criação de um endereço de e-mail fora do trabalho diferente.

5. Promova métodos alternativos de contato

Veja, há uma razão pela qual tantas empresas estão transformando seus call centers em contact centers na nuvem. Um método de contato não é mais suficiente. Erm, o que é um contact center na nuvem , você pergunta? É um conjunto abrangente de ferramentas que permite que as empresas se comuniquem perfeitamente com os clientes em vários canais diferentes, incluindo chamadas telefônicas, e-mail, mensagens instantâneas, SMS e muito mais.

O e-mail é uma ferramenta de comunicação poderosa, mas definitivamente tem desvantagens. A maior delas é que explicar instruções detalhadas ou conceitos intrincados simplesmente não funciona com a mesma eficácia. Você acaba confundindo seu destinatário e sendo sugado para conversas de e-mail demoradas.

Se um e-mail exigir uma resposta longa, mude para outra forma de comunicação. Isso pode exigir que você melhore seus recursos de atendimento ao cliente omnicanal para que os clientes possam entrar em contato com você em diferentes canais sem precisar se repetir.

Chamadas telefônicas e bate-papos por vídeo são excelentes para comunicar ideias elaboradas. Por outro lado, o bate-papo on-line ao vivo ou as mensagens de mídia social são melhores para soluções rápidas. Segundo pesquisa da Commbox , os clientes preferem usar chatbots , Facebook, Whatsapp e SMS por e-mail.

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Promover métodos de contato alternativos é algo que você deve fazer de forma consistente em todos os canais para manter os volumes ideais. Por exemplo, colocar seu número de contato na assinatura de e-mail pode incentivar um cliente a ligar para você.

Da mesma forma, se as pessoas estão bombardeando seu telefone comercial com perguntas frequentes, como perguntas sobre política de remessa ou devolução, você pode usar o software IVR para direcioná-las às perguntas frequentes do seu site. ( O que é IVR? É uma tecnologia de sistema telefônico automatizado que roteia chamadas com base em um conjunto de regras predeterminadas – um pouco como seu filtro de e-mail).

Basicamente, quanto mais métodos de contato você tiver, menos tempo você gastará lidando com e-mails.

Conclusão

Responder a e-mails pode ser uma parte vital do seu dia de trabalho, mas pode levar à procrastinação se você não estabelecer limites. Combine isso com uma caixa de entrada desordenada e você pode se sentir sobrecarregado e improdutivo.

No entanto, depois de estabelecer uma rotina (e quebrar alguns desses maus hábitos), gerenciar seus e-mails se torna parte de sua produtividade. Ao usar alguns dos métodos acima, como manter e-mails curtos, usar modelos, limpar sua caixa de entrada e utilizar canais alternativos, você pode gastar menos tempo em e-mails e mais tempo fazendo o trabalho que ama.

Biografia do autor

Richard Conn é o Diretor Sênior de Geração de Demanda na 8×8, uma plataforma de comunicação líder com um contact center integrado, voz, vídeo e funcionalidade de bate-papo. É também o fornecedor dos melhores sistemas de telefonia em nuvem para pequenas empresas. Richard é um líder de marketing digital analítico e orientado a resultados com um histórico de alcançar grandes melhorias de ROI em ambientes B2B competitivos e acelerados. Richard Conn também publicou artigos para domínios como ZoomShift e Upside . Confira o LinkedIn dele .