5 Tips Terbukti untuk Menghabiskan Lebih Sedikit Waktu di Email dan Mendapatkan Kembali Produktivitas Anda

Apakah Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk email?

Dengan miliaran email yang dikirim setiap hari, tidak mengherankan bahwa begitu banyak dari kita merasa seolah-olah membaca dan menanggapi email membuat kita stres dan tidak produktif.

Sumber Gambar

Tentu, email adalah bagian yang beragam dan integral dari komunikasi kita sehari-hari. Mereka mendukung kami dalam segala hal mulai dari layanan pelanggan hingga kolaborasi internal. Namun, tidak dapat disangkal bahwa secara keseluruhan, email adalah tugas reaksioner yang terkadang dapat mengalihkan perhatian kita dari tugas-tugas berprioritas tinggi.

Untuk pemasar, perangkat lunak otomatisasi pemasaran email telah membuat penanganan email jauh lebih efisien waktu. Tapi bagaimana kita bisa menghabiskan lebih sedikit waktu untuk email yang melibatkan komunikasi dengan pelanggan, klien, dan kolega?

Mari jelajahi lima kiat yang dapat ditindaklanjuti untuk membantu Anda menjadi lebih produktif dengan email .

1. Tetapkan Batas Pengecekan Email

Jika Anda adalah tipe orang yang selalu terganggu oleh email Anda, Anda tidak sendirian. Sebuah survei baru-baru ini menemukan bahwa untuk 30% pekerja jarak jauh, menerima email kerja mengganggu alur kerja mereka lebih dari memeriksa media sosial dan gangguan rumah.

Sumber gambar

Sangat mudah untuk menjadi buta dengan jumlah waktu yang Anda buang di email. Cobalah menetapkan beberapa batasan dan melatih disiplin diri menggunakan tips di bawah ini.

Matikan Notifikasi Anda

Berapa kali Anda menghentikan apa yang Anda lakukan hanya untuk membalas email yang tidak memerlukan tanggapan segera?

Email adalah reaksioner. Begitu kita mendengar “ding” itu, kita kehilangan jalan pikiran kita. Mematikan notifikasi mencegah kita dari gangguan.

"Tapi," saya dapat mendengar Anda bertanya, "apa yang terjadi jika saya melewatkan email penting?" Sehat -

Periksa Kotak Masuk Anda dalam Interval

Singkirkan gagasan bahwa Anda harus selalu dan segera tersedia melalui email. Menurut Adobe, hanya 59% email kantor yang benar-benar berguna. Penelitian lain melaporkan bahwa hanya 41% rekan kerja Anda yang mengharapkan Anda membalas email dalam waktu satu jam – 59% lainnya dengan senang hati menunggu!

Pertimbangkan untuk membuat diagram alur kerja (jangan ragu untuk menggunakan templat alur kerja ) untuk mendokumentasikan alur kerja Anda. Ini dapat membantu Anda menentukan waktu yang paling cocok untuk memeriksa email. Hindari menjadwalkan pemeriksaan email selama proses berprioritas tinggi dan cobalah untuk hanya istirahat dari jadwal Anda jika Anda menerima email yang mendesak (yang, tentu saja, harus segera Anda balas).

Aturan praktis yang baik adalah menjadwalkan cek email tiga kali sehari: sekali di pagi hari, sekali sebelum/sesudah makan siang, dan sekali menjelang penghujung hari.

Jangan Membalas Setiap Email

Serius, tidak setiap email membutuhkan tanggapan. Penawaran yang tidak diminta, email CC, tanggapan satu kata – jika tidak penting, arsipkan atau buang email tersebut. Ingat, semakin banyak email yang Anda kirim, semakin banyak yang akan Anda terima.

2. Buat Template

Ada beberapa email yang kami buat berulang kali. Alih-alih menulis email ini dari awal setiap saat, mengapa tidak membuat template email ?

Bisnis menggunakan template sebagai alat copywriting sepanjang waktu. Untuk email rekan kerja, Anda cukup mengetikkan salah satu tanggapan umum Anda dan menyimpannya ke template Anda.

Misalnya, berikut adalah template yang mungkin Anda gunakan untuk menangani permintaan rekan kerja:

Halo nama],

Terima kasih atas emailnya. Tidak masalah – saya akan memberikannya kepada Anda sebelum [waktu/tanggal].

Tolong beri tahu saya jika ini mendesak dan saya akan mencoba mengirimkannya lebih cepat.

Salam,

[Namamu]

Ingatlah untuk memberi nama dan mengkategorikan template Anda dengan bijak, dan memperbarui/menghapusnya sesuai kebutuhan. Mencari melalui folder template yang tidak teratur dapat memakan waktu sama seperti menulis pesan dari awal.

Membuat template pemasaran email juga sangat menghemat waktu. Menurut laporan Litmus baru-baru ini, desain email adalah salah satu tugas pemasaran email yang paling memakan waktu .

Sumber gambar

Ada banyak template email gratis yang tersedia yang dapat Anda gunakan untuk mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk membuat buletin, promo, dan banyak lagi. Alat pembuat email terbaik membuat template email mereka sepenuhnya dapat disesuaikan, meningkatkan konsistensi merek sekaligus mengurangi waktu produksi email.

3. Jaga agar Email Tetap Singkat

Email bukanlah tempat untuk deskripsi yang berbunga-bunga dan rumit. Blok teks yang bertele-tele tidak mudah dibaca dan memungkinkan terjadinya miskomunikasi. Kemungkinannya adalah, Anda akan berakhir dengan bolak-balik yang melelahkan.

Jaga agar email Anda tetap jelas dan ringkas, dengan instruksi langsung tentang apa yang Anda ingin mereka lakukan selanjutnya. Ini mengurangi kemungkinan mereka mengirim email kembali untuk klarifikasi. Oleh karena itu, mempersonalisasi email Anda tetap penting, jadi jangan lupa untuk bersikap ramah dan sopan.

4. Kurangi Kekacauan Kotak Masuk

“Inbox blindness” bukan hanya fenomena yang mempengaruhi konsumen. Jika Anda terbiasa menerima banyak email kerja yang tidak relevan – terutama jika Anda membiarkannya tidak dibaca dan tidak dikategorikan – Anda cenderung mengabaikan email penting Anda secara tidak sengaja.

Pada catatan yang sama, menemukan email yang Anda butuhkan menjadi lebih frustasi karena volume kotak masuk Anda bertambah. Anda harus mencari email satu per satu, terkadang menggali kedalaman kotak masuk Anda hanya untuk menemukan apa yang Anda cari.

Menurut penelitian oleh Mail Manager , 73% orang berpikir mereka menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari email tertentu. 56% orang merasa menemukan email membuat frustrasi, dan 70% percaya bahwa itu adalah salah satu penguras produktivitas terbesar.

Sumber data

Untuk mengurangi ketidakproduktifan yang membuat stres, coba ikuti beberapa praktik terbaik organisasi kotak masuk dan kebersihan ini.

Buat Folder

Anda dapat membuat folder (atau label jika Anda menggunakan Gmail) untuk mengkategorikan email Anda. Identifikasi utama dan sub-kategori Anda dan urutkan email Anda ke dalam folder yang paling sesuai.

Gunakan Filter

Filter email secara otomatis mengelola email masuk berdasarkan aturan yang telah ditentukan. Anda dapat memilih untuk memindahkan email dari alamat tertentu ke arsip Anda, atau email yang berisi kata kunci tertentu ke folder tertentu.

Anda dapat menganggap filter email sebagai konfigurasi jika-maka. Sebagai contoh:

• Jika Anda menerima email dari [email protected] dengan baris subjek “pertanyaan”, maka kirim email ke folder klien saya + bintang
• Jika Anda menerima email dari [email protected], maka kirimkan email tersebut ke folder “pribadi” saya
• Jika Anda menerima email dari [email protected], maka kirim email langsung ke bin saya

Pindahkan Pesan Baca dari Kotak Masuk Anda

Tidak semua email masuk Anda akan memenuhi kriteria pemfilteran. Biasakan untuk memindahkan pesan yang sudah dibaca yang tidak relevan atau tidak dapat dikategorikan dari kotak masuk Anda dan masuk ke arsip atau folder sampah Anda. Tidak ada lagi membaca ulang pesan hanya untuk mengingat apakah itu penting atau tidak.

Berhenti Berlangganan Dari Daftar yang Tidak Perlu

Berapa banyak email pemasaran dan buletin yang belum dibaca yang Anda miliki di kotak masuk Anda?

Begitu banyak dari kita berlangganan blog hanya untuk tidak pernah membuka email dari mereka. Dan tentu saja, kami tidak menghabiskan waktu untuk membalas buletin mereka , tetapi kami menghabiskan waktu untuk berpindah-pindah melalui gumpalan email. Plus, jika Anda salah satu dari 52% orang yang mengaku memeriksa email pribadi mereka di tempat kerja setiap beberapa jam, sangat mudah untuk terganggu ketika email dengan subjek "Diskon 30% untuk liburan musim panas Anda berikutnya" muncul di akun Anda. kotak masuk!

Sumber data

Bersikaplah kejam dan berhenti berlangganan email yang tidak Anda gunakan. Untuk daftar email yang tidak relevan dengan pekerjaan Anda (tetapi Anda tetap menyukainya), gunakan filter untuk mengirimnya langsung ke folder lain. Anda bahkan dapat mempertimbangkan untuk membuat alamat email tidak bekerja yang berbeda.

5. Promosikan Metode Kontak Alternatif

Dengar, ada alasan mengapa begitu banyak bisnis mengubah pusat panggilan mereka menjadi pusat kontak cloud. Satu metode kontak saja tidak cukup lagi. Erm, apa itu pusat kontak cloud , Anda bertanya? Ini adalah seperangkat alat yang komprehensif yang memungkinkan bisnis untuk berkomunikasi secara mulus dengan pelanggan di berbagai saluran yang berbeda termasuk panggilan telepon, email, pesan instan, SMS, dan banyak lagi.

Email adalah alat komunikasi yang kuat, tetapi pasti memiliki kekurangan. Yang terbesar adalah menjelaskan instruksi terperinci atau konsep rumit tidak bekerja secara efektif. Anda akhirnya membingungkan penerima Anda dan tersedot ke dalam percakapan email yang berlarut-larut.

Jika email membutuhkan respons yang panjang, beralihlah ke bentuk komunikasi lain. Ini mungkin mengharuskan Anda untuk meningkatkan kemampuan layanan pelanggan omnichannel Anda sehingga pelanggan dapat menghubungi Anda di berbagai saluran tanpa perlu mengulanginya sendiri.

Panggilan telepon dan obrolan video sangat baik untuk mengomunikasikan ide-ide yang rumit. Di sisi lain, obrolan online langsung atau pesan media sosial lebih baik untuk perbaikan cepat. Menurut penelitian oleh Commbox , pelanggan lebih suka menggunakan chatbots , Facebook, Whatsapp, dan SMS melalui email.

Sumber gambar

Mempromosikan metode kontak alternatif adalah sesuatu yang harus Anda lakukan secara konsisten di seluruh saluran untuk mempertahankan volume yang optimal. Misalnya, memasukkan nomor kontak Anda di tanda tangan email Anda dapat mendorong pelanggan untuk menelepon Anda.

Demikian pula, jika orang membombardir telepon bisnis Anda dengan FAQ seperti pertanyaan kebijakan pengiriman atau pengembalian, Anda dapat menggunakan perangkat lunak IVR untuk mengarahkan mereka ke FAQ situs web Anda. ( Apa itu IVR? Ini adalah teknologi sistem telepon otomatis yang merutekan panggilan berdasarkan seperangkat aturan yang telah ditentukan – agak mirip dengan filter email Anda).

Pada dasarnya, semakin banyak metode kontak yang Anda miliki, semakin sedikit waktu yang Anda habiskan untuk menangani email.

Kesimpulan

Menanggapi email mungkin menjadi bagian penting dari hari kerja Anda, tetapi dapat menyebabkan penundaan jika Anda tidak menetapkan batasan. Gabungkan ini dengan kotak masuk yang berantakan, dan Anda mungkin merasa kewalahan dan tidak produktif.

Namun, begitu Anda memiliki rutinitas (dan menghentikan beberapa kebiasaan buruk yang mengganggu itu), mengelola email Anda menjadi bagian dari produktivitas Anda. Dengan menggunakan beberapa metode di atas, seperti menjaga email tetap pendek, menggunakan template, membersihkan kotak masuk, dan memanfaatkan saluran alternatif, Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk email dan lebih banyak waktu melakukan pekerjaan yang Anda sukai.

Biodata Penulis

Richard Conn adalah Senior Director for Demand Generation di 8x8, platform komunikasi terkemuka dengan fungsi pusat kontak, suara, video, dan obrolan terintegrasi. Ini juga merupakan penyedia sistem telepon cloud terbaik untuk bisnis kecil. Richard adalah pemimpin pemasaran digital analitis & berorientasi pada hasil dengan rekam jejak mencapai peningkatan ROI besar dalam lingkungan B2B yang kompetitif dan serba cepat. Richard Conn juga menerbitkan artikel untuk domain seperti ZoomShift dan Upside . Lihat LinkedIn -nya .