5 sprawdzonych wskazówek, jak spędzać mniej czasu na e-mailach i odzyskać produktywność

Czy spędzasz zbyt dużo czasu na e-mailach?

Przy miliardach e-maili wysyłanych każdego dnia nie jest zaskoczeniem, że tak wielu z nas czuje, że czytanie i odpowiadanie na e-maile sprawia, że ​​jesteśmy zestresowani i bezproduktywni.

Źródło obrazu

Oczywiście e-maile są różnorodną i integralną częścią naszej codziennej komunikacji. Wspierają nas we wszystkim, od obsługi klienta po współpracę wewnętrzną. Jednak nie można zaprzeczyć, że ogólnie rzecz biorąc, e-maile są zadaniem reakcyjnym, które czasami może odwrócić naszą uwagę od zadań o wysokim priorytecie.

Dla marketerów oprogramowanie do automatyzacji e-mail marketingu sprawiło, że obsługa wiadomości e-mail jest znacznie bardziej wydajna czasowo. Ale jak możemy spędzać mniej czasu na e-mailach, które wymagają komunikacji z klientami, klientami i współpracownikami?

Przyjrzyjmy się pięciu praktycznym wskazówkom, które pomogą Ci zwiększyć produktywność dzięki e-mailom .

1. Ustaw granice sprawdzania poczty e-mail

Jeśli jesteś osobą, której zawsze rozpraszają Twoje e-maile, nie jesteś sam. Niedawne badanie wykazało, że dla 30% pracowników zdalnych otrzymywanie służbowych wiadomości e-mail bardziej zakłócało ich przepływ pracy niż sprawdzanie mediów społecznościowych i rozpraszanie się w domu.

Źródło obrazu

Łatwo jest zaślepić, ile czasu marnujesz na e-maile. Spróbuj ustalić pewne granice i ćwiczyć samodyscyplinę, korzystając z poniższych wskazówek.

Wyłącz powiadomienia

Ile razy przerywałeś to, co robisz, tylko po to, by odpowiedzieć na e-mail, który nie wymagał natychmiastowej odpowiedzi?

E-maile są reakcyjne. Gdy tylko słyszymy to „ding”, tracimy tok myślenia. Wyłączenie powiadomień zapobiega rozproszeniu uwagi.

„Ale”, słyszę, jak pytasz, „co się stanie, jeśli przegapię ważny e-mail?” Dobrze -

Sprawdzaj swoją skrzynkę odbiorczą w odstępach czasu

Pozbądź się pomysłu, że musisz być zawsze i natychmiast dostępny przez e-mail. Według Adobe tylko 59% służbowych wiadomości e-mail jest rzeczywiście użytecznych. Inne badania podają, że tylko 41% Twoich współpracowników oczekuje, że odpiszesz w ciągu godziny – pozostałe 59% z przyjemnością czeka!

Rozważ utworzenie diagramu przepływu pracy (możesz swobodnie użyć szablonu przepływu pracy ), aby udokumentować swoje przepływy pracy. Pomoże Ci to określić czasy, które są najbardziej odpowiednie do sprawdzania poczty e-mail. Unikaj planowania sprawdzania wiadomości e-mail podczas procesów o wysokim priorytecie i staraj się wyłamywać z harmonogramu tylko wtedy, gdy otrzymasz pilne wiadomości e-mail (na które oczywiście powinieneś od razu odpowiedzieć).

Dobrą zasadą jest zaplanowanie sprawdzania poczty e-mail trzy razy dziennie: raz rano, raz przed/po obiedzie i raz pod koniec dnia.

Nie odpowiadaj na każdy e-mail

Poważnie, nie każdy e-mail wymaga odpowiedzi. Niezamawiane prezentacje, e-maile z CC, odpowiedzi jednowyrazowe – jeśli nie jest to ważne, zarchiwizuj lub wyrzuć wiadomość e-mail. Pamiętaj, im więcej e-maili wyślesz, tym więcej otrzymasz.

2. Twórz szablony

Istnieje kilka e-maili, które ciągle piszemy. Zamiast tworzyć te e-maile za każdym razem od zera, dlaczego nie tworzyć szablonów e-maili ?

Firmy cały czas używają szablonów jako narzędzia do copywritingu. W przypadku e-maili współpracowników możesz po prostu wpisać jedną z ogólnych odpowiedzi i zapisać ją w swoich szablonach.

Na przykład oto szablon, którego możesz użyć do obsługi próśb współpracowników:

Witaj [imię],

Dzięki za email. Nie ma problemu – postaram się, aby to do Ciebie dotarło do [godzina/data].

Daj mi znać, jeśli jest to pilne, a postaram się wysłać go wcześniej.

Z poważaniem,

[Twoje imię]

Pamiętaj, aby mądrze nazywać i kategoryzować swoje szablony oraz aktualizować/usuwać je w razie potrzeby. Przeszukiwanie zdezorganizowanego folderu szablonów może być równie czasochłonne, jak pisanie wiadomości od zera.

Tworzenie szablonów e-mail marketingu to także ogromna oszczędność czasu. Według niedawnego raportu Litmus , projektowanie e-maili jest jednym z najbardziej czasochłonnych zadań e-mail marketingu .

Źródło obrazu

Dostępnych jest wiele bezpłatnych szablonów wiadomości e-mail , których możesz użyć, aby skrócić czas spędzany na tworzeniu biuletynów, promocji i nie tylko. Najlepsze narzędzia do tworzenia wiadomości e-mail sprawiają, że ich szablony wiadomości e-mail są w pełni konfigurowalne, zwiększając spójność marki przy jednoczesnym skróceniu czasu produkcji wiadomości e-mail.

3. Utrzymuj krótkie e-maile

E-maile nie są miejscem na kwieciste, rozbudowane opisy. Przegadane bloki tekstu nie są łatwe do odczytania i mogą prowadzić do nieporozumień. Są szanse, że skończysz w żmudnej pracy w tę i z powrotem.

Utrzymuj swoje e-maile jasne i zwięzłe, z prostymi instrukcjami, co chcesz, aby zrobili dalej. Zmniejsza to prawdopodobieństwo, że wyślą wiadomość e-mail z prośbą o wyjaśnienie. Mając to na uwadze, personalizacja e-maili jest nadal ważna, więc nie zapomnij być przyjazny i uprzejmy.

4. Zmniejsz bałagan w skrzynce odbiorczej

„Ślepota skrzynki odbiorczej” to nie tylko zjawisko, które dotyka konsumentów. Jeśli jesteś przyzwyczajony do otrzymywania wielu nieistotnych e-maili służbowych – zwłaszcza jeśli pozostawisz je nieprzeczytane i niesklasyfikowane – istnieje większe prawdopodobieństwo, że przypadkowo przeoczysz ważne e-maile.

Z tego samego powodu znalezienie potrzebnej wiadomości e-mail staje się coraz bardziej frustrujące wraz ze wzrostem objętości skrzynki odbiorczej. Musisz wyszukiwać e-maile indywidualnie, czasami zagłębiając się w głąb swojej skrzynki odbiorczej, aby znaleźć to, czego szukasz.

Według badań Mail Managera 73% osób uważa, że ​​poświęca zbyt dużo czasu na zlokalizowanie określonych wiadomości e-mail. 56% osób uważa, że ​​lokalizowanie e-maili jest frustrujące, a 70% uważa, że ​​jest to jeden z największych pochłaniaczy produktywności.

Źródło danych

Aby złagodzić stresującą nieproduktywność, spróbuj zastosować niektóre z tych najlepszych praktyk dotyczących organizacji i higieny skrzynki odbiorczej.

Utwórz foldery

Możesz tworzyć foldery (lub etykiety , jeśli używasz Gmaila), aby kategoryzować pocztę. Zidentyfikuj swoje główne i podkategorie i posortuj swoje e-maile do najbardziej odpowiedniego folderu.

Użyj filtrów

Filtry poczty e-mail automatycznie zarządzają przychodzącymi wiadomościami e-mail na podstawie wcześniej określonych reguł. Możesz przenieść e-maile z określonych adresów do archiwum lub e-maile zawierające określone słowa kluczowe do określonego folderu.

Możesz myśleć o filtrach poczty e-mail jako o konfiguracji „jeśli-to”. Na przykład:

• Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail od [email protected] z tematem „pytanie”, wyślij wiadomość do folderu mojego klienta + gwiazdka
• Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail od [email protected], wyślij ją do mojego „osobistego” folderu
• Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail z adresu [email protected], wyślij ją prosto do mojego kosza

Przenieś przeczytane wiadomości ze swojej skrzynki odbiorczej

Nie wszystkie przychodzące wiadomości e-mail będą spełniać kryteria filtrowania. Przyzwyczajaj się do przenoszenia nieistotnych lub nieskategoryzowanych przeczytanych wiadomości ze skrzynki odbiorczej do archiwum lub folderu binned. Koniec z ponownym czytaniem wiadomości tylko po to, aby pamiętać, czy były ważne, czy nie.

Wypisz się z niepotrzebnych list

Ile nieprzeczytanych e- maili marketingowych i biuletynów masz w swojej skrzynce odbiorczej?

Tak wielu z nas subskrybuje bloga tylko po to, aby nigdy nie otwierać od nich wiadomości e-mail. Oczywiście to nie jest tak, że spędzamy czas na odpowiadaniu na ich biuletyny , ale spędzamy czas przerzucając mnóstwo e-maili. Dodatkowo, jeśli jesteś jedną z 52% osób, które przyznają się do sprawdzania swoich osobistych e-maili w pracy co kilka godzin, bardzo łatwo jest się rozproszyć, gdy w Twoim telefonie pojawią się e-maile z tematem „30% zniżki na następne letnie wakacje”. w pudełku!

Źródło danych

Bądź bezwzględny i zrezygnuj z otrzymywania e-maili, z którymi nie korzystasz. W przypadku list e-mailowych, które są nieistotne dla Twojej pracy (ale nadal je kochasz), użyj filtrów, aby wysłać je bezpośrednio do innego folderu. Możesz nawet rozważyć utworzenie innego adresu e-mail poza pracą.

5. Promuj alternatywne metody kontaktu

Spójrz, jest powód, dla którego tak wiele firm przekształca swoje call center w cloud contact center. Jedna metoda kontaktu już nie wystarcza. Erm, co to jest centrum kontaktowe w chmurze , pytasz? Jest to kompleksowy pakiet narzędzi, który umożliwia firmom bezproblemową komunikację z klientami za pośrednictwem wielu różnych kanałów, w tym połączeń telefonicznych, poczty e-mail, wiadomości błyskawicznych, SMS-ów i innych.

E-mail jest potężnym narzędziem komunikacji, ale ma zdecydowanie wady. Największą z nich jest to, że wyjaśnianie szczegółowych instrukcji lub zawiłych pojęć po prostu nie działa tak skutecznie. W końcu zdezorientujesz odbiorcę i zostaniesz wciągnięty w przeciągające się rozmowy e-mailowe.

Jeśli wiadomość e-mail wymaga długiej odpowiedzi, przejdź do innej formy komunikacji. Może to wymagać ulepszenia możliwości obsługi klienta w wielu kanałach, tak aby klienci mogli kontaktować się z Tobą w różnych kanałach bez konieczności powtarzania się.

Rozmowy telefoniczne i czaty wideo doskonale nadają się do przekazywania wyszukanych pomysłów. Z drugiej strony czat online na żywo lub wiadomości w mediach społecznościowych są lepsze do szybkich napraw. Według badań przeprowadzonych przez Commbox klienci wolą korzystać z chatbotów , Facebooka, Whatsapp i SMS-ów przez e-mail.

Źródło obrazu

Promowanie alternatywnych metod kontaktu to coś, co powinieneś robić konsekwentnie w różnych kanałach, aby utrzymać optymalne wolumeny. Na przykład umieszczenie numeru kontaktowego w podpisie wiadomości e-mail może zachęcić klienta do wykonania telefonu.

Podobnie, jeśli ludzie bombardują Twój telefon służbowy najczęściej zadawanymi pytaniami, takimi jak pytania dotyczące wysyłki lub zwrotów, możesz zamiast tego użyć oprogramowania IVR, aby skierować ich do często zadawanych pytań w Twojej witrynie. ( Co to jest IVR? To zautomatyzowana technologia systemu telefonicznego, która kieruje połączenia w oparciu o zestaw z góry określonych reguł – trochę jak filtr poczty e-mail).

Zasadniczo im więcej masz metod kontaktu, tym mniej czasu spędzasz na zajmowaniu się e-mailami.

Wniosek

Odpowiadanie na e-maile może być istotną częścią twojego dnia pracy, ale może prowadzić do zwlekania, jeśli nie ustalisz granic. Połącz to z zaśmieconą skrzynką odbiorczą, a możesz poczuć się przytłoczony i nieproduktywny.

Jednak gdy już opanujesz rutynę (i przełamiesz niektóre z tych nieznośnych złych nawyków), zarządzanie wiadomościami e-mail stanie się częścią Twojej produktywności. Korzystając z niektórych z powyższych metod, takich jak utrzymywanie krótkich wiadomości e-mail, używanie szablonów, czyszczenie skrzynki odbiorczej i korzystanie z alternatywnych kanałów, możesz spędzać mniej czasu na e-mailach, a więcej na pracy, którą kochasz.

Biografia autora

Richard Conn jest starszym dyrektorem ds. generowania popytu w 8×8, wiodącej platformie komunikacyjnej ze zintegrowanym centrum kontaktowym, funkcjami głosu, wideo i czatu. Jest także dostawcą najlepszych systemów telefonicznych w chmurze dla małych firm. Richard jest liderem marketingu cyfrowego nastawionego na analizy i wyniki, który ma doświadczenie w osiąganiu znacznej poprawy zwrotu z inwestycji w dynamicznych, konkurencyjnych środowiskach B2B. Richard Conn publikował również artykuły dla takich domen jak ZoomShift i Upside . Sprawdź jego LinkedIn .