E-postalara Daha Az Zaman Harcamak ve Verimliliğinizi Geri Kazanmak için Kanıtlanmış 5 İpucu

E-postalara çok fazla zaman harcıyor musunuz?

Her gün gönderilen milyarlarca e-postayla, çoğumuzun e-postaları okuyup yanıtlamanın bizi stresli ve verimsiz yapıyormuş gibi hissetmesi şaşırtıcı değil.

Görüntü Kaynağı

Elbette, e-postalar günlük iletişimimizin çeşitli ve ayrılmaz bir parçasıdır. Müşteri hizmetlerinden şirket içi işbirliklerine kadar her konuda bizi destekliyorlar. Bununla birlikte, genel olarak, e-postaların bazen dikkatimizi yüksek öncelikli görevlerden uzaklaştırabilecek gerici bir görev olduğu inkar edilemez.

Pazarlamacılar için, e-posta pazarlama otomasyon yazılımı , e-postaları işlemeyi çok daha verimli hale getirdi. Ancak müşteriler, müşteriler ve iş arkadaşlarıyla iletişim kurmayı içeren e-postalara nasıl daha az zaman harcayabiliriz?

E-postalarla daha üretken olmanıza yardımcı olacak beş eyleme dönüştürülebilir ipucunu inceleyelim .

1. E-posta Kontrolü Sınırlarını Belirleyin

E-postalarınız tarafından her zaman dikkati dağılan türden biriyseniz, yalnız değilsiniz. Yakın zamanda yapılan bir anket , uzaktan çalışanların %30'u için iş e-postalarının sosyal medyayı ve evdeki dikkat dağıtıcı şeyleri kontrol etmekten daha fazla iş akışlarını bozduğunu keşfetti.

Görüntü kaynağı

E-postada harcadığınız zaman miktarına kör olmak kolaydır. Aşağıdaki ipuçlarını kullanarak bazı sınırlar koymayı ve öz disiplini uygulamayı deneyin.

Bildirimlerinizi Kapatın

Hemen yanıt gerektirmeyen bir e-postayı yanıtlamak için yaptığınız işi kaç kez durdurdunuz?

E-postalar tepkiseldir. "Ding" sesini duyar duymaz düşünce trenimizi kaybederiz. Bildirimleri kapatmak dikkatimizin dağılmasını engeller.

“Ama,” diye sorduğunuzu duyabiliyorum, “önemli bir e-postayı kaçırırsam ne olur?” Peki -

Gelen Kutunuzu Aralıklarla Kontrol Edin

E-posta yoluyla her zaman ve anında ulaşılabilir olmanız gerektiği fikrinden kurtulun. Adobe'ye göre, iş e-postalarının yalnızca %59'u gerçekten yararlıdır. Diğer araştırmalar, iş arkadaşlarınızın yalnızca %41'inin bir saat içinde e-posta göndermenizi beklediğini bildiriyor - diğer %59'u beklemekten mutlu!

İş akışlarınızı belgelemek için bir iş akışı şeması oluşturmayı düşünün (bir iş akışı şablonu kullanmaktan çekinmeyin ). Bu, e-posta kontrolü için en uygun zamanları belirlemenize yardımcı olabilir. Yüksek öncelikli süreçler sırasında e-posta kontrolleri planlamaktan kaçının ve yalnızca acil e-postalar alırsanız (elbette hemen yanıtlamanız gerekir) programınızdan ayrılmaya çalışın.

İyi bir kural, e-posta kontrollerini günde üç kez planlamaktır: sabah bir kez, öğle yemeğinden önce/sonra bir kez ve günün sonuna yakın bir kez.

Her E-postayı Yanıtlamayın

Cidden, her e-posta bir yanıt gerektirmez. İstenmeyen konuşmalar, CC'li e-postalar, tek kelimelik yanıtlar - önemli değilse, e-postayı arşivleyin veya çöp kutusuna atın. Unutmayın, ne kadar çok e-posta gönderirseniz o kadar çok alırsınız.

2. Şablonlar Oluşturun

Kendimizi tekrar tekrar yazarken bulduğumuz bazı e-postalar var. Bu e-postaları her seferinde sıfırdan oluşturmak yerine neden e-posta şablonları oluşturmuyorsunuz ?

İşletmeler, şablonları her zaman bir metin yazarlığı aracı olarak kullanır. İş arkadaşı e-postaları için genel yanıtlarınızdan birini yazıp şablonlarınıza kaydedebilirsiniz.

Örneğin, iş arkadaşı isteklerini işlemek için kullanabileceğiniz bir şablon:

Merhaba [İsim],

E-mail için teşekkürler. Sorun değil – [saat/tarih] tarihine kadar size ulaştırmayı hedefleyeceğim.

Lütfen bunun acil olup olmadığını bana bildirin, daha erken göndermeye çalışacağım.

Saygılarımla,

[Adınız]

Şablonlarınızı akıllıca adlandırmayı ve kategorilere ayırmayı ve gerektiğinde bunları güncellemeyi/silmeyi unutmayın. Düzensiz bir şablonlar klasöründe arama yapmak, sıfırdan mesaj yazmak kadar zaman alıcı olabilir.

E-posta pazarlama şablonları oluşturmak da büyük bir zaman tasarrufu sağlar. Yakın tarihli bir Litmus raporuna göre, e-posta tasarımı , e- posta pazarlamasının en çok zaman alan görevlerinden biridir .

Görüntü kaynağı

Haber bültenleri, tanıtımlar ve daha fazlasını oluşturmak için harcadığınız zamanı azaltmak için kullanabileceğiniz çok sayıda ücretsiz e-posta şablonu vardır. En iyi e-posta oluşturma araçları, e-posta şablonlarını tamamen özelleştirilebilir hale getirerek, e-posta üretim süresini kısaltırken marka tutarlılığını artırır.

3. E-postaları Kısa Tutun

E-postalar çiçekli, ayrıntılı açıklamaların yeri değildir. Sözcük metin blokları kolayca okunamaz ve yanlış anlaşılmaya yol açar. Şansınız, zahmetli bir ileri geri ile sonuçlanacaksınız.

Daha sonra ne yapmalarını istediğinize ilişkin basit talimatlarla e-postalarınızı net ve özlü tutun. Bu, açıklama için geri e-posta gönderme olasılığını azaltır. Bununla birlikte, e-postalarınızı kişiselleştirmek hala önemlidir, bu yüzden arkadaş canlısı ve kibar olmayı unutmayın.

4. Gelen Kutusu Dağınıklığını Azaltın

“Gelen kutusu körlüğü” sadece tüketicileri etkileyen bir olgu değildir. Çok sayıda alakasız iş e-postası almaya alışkınsanız, özellikle de onları okunmamış ve kategorilere ayırmadan bırakırsanız, önemli e-postalarınızı yanlışlıkla gözden kaçırmanız daha olasıdır.

Aynı notta, ihtiyacınız olan e-postayı bulmak, gelen kutunuzun hacmi arttıkça daha sinir bozucu hale gelir. E-postaları tek tek aramanız, bazen sadece aradığınızı bulmak için gelen kutunuzun derinliklerine inmeniz gerekir.

Mail Manager tarafından yapılan araştırmaya göre , insanların %73'ü belirli e-postaları bulmaya çalışırken çok fazla zaman harcadıklarını düşünüyor. İnsanların %56'sı e-postaların yerini bulmayı sinir bozucu buluyor ve %70'i bunun üretkenliği en çok tüketen şeylerden biri olduğuna inanıyor.

Veri kaynağı

Stresli verimsizliği azaltmak için, bu gelen kutusu düzenleme ve hijyenle ilgili en iyi uygulamalardan bazılarını izlemeyi deneyin.

Klasörler Oluşturun

Postalarınızı kategorilere ayırmak için klasörler (veya Gmail kullanıyorsanız etiketler ) oluşturabilirsiniz. Ana ve alt kategorilerinizi belirleyin ve e-postalarınızı en uygun klasöre ayırın.

Filtreleri Kullan

E-posta filtreleri, gelen e-postaları önceden belirlenmiş kurallara göre otomatik olarak yönetir. E-postaları belirli adreslerden arşivinize veya belirli anahtar kelimeleri içeren bir e-postayı belirli bir klasöre taşımayı seçebilirsiniz.

E-posta filtrelerini bir if-then yapılandırması olarak düşünebilirsiniz. Örneğin:

• [email protected] adresinden konu satırı "soru" olan bir e-posta alırsanız, e - postayı müşteri klasörüm + yıldıza gönderin
• [email protected] adresinden bir e-posta alırsanız, e - postayı "kişisel" klasörüme gönderin.
• [email protected] adresinden bir e-posta alırsanız, e - postayı doğrudan çöp kutuma gönderin

Okunmuş Mesajları Gelen Kutunuzdan Çıkarın

Gelen e-postalarınızın tümü filtreleme kriterlerini karşılamayacaktır. Alakasız veya kategorize edilemeyen okunan mesajları gelen kutunuzdan arşivinize veya bölmeli klasörünüze taşımayı alışkanlık haline getirin. Önemli olup olmadıklarını hatırlamak için mesajları yeniden okumak yok.

Gereksiz Listelerden Çıkın

Gelen kutunuzda kaç tane okunmamış pazarlama e-postası ve haber bülteni var?

Pek çoğumuz bir bloga abone olup onlardan gelen bir e-postayı asla açmayız. Ve elbette, onların haber bültenlerini yanıtlamak için zaman harcamıyoruz , ancak tomarlarca e-posta arasında geçiş yaparak zaman harcıyoruz . Ayrıca, iş yerinde birkaç saatte bir kişisel e-postalarını kontrol ettiğini kabul edenlerin %52'sinden biriyseniz, "gelecek yaz tatilinizde %30 indirim" konulu e-postalar telefonunuzda belirdiğinde dikkatinizin dağılması çok kolaydır. gelen kutusu!

Veri kaynağı

Acımasız olun ve ilgilenmediğiniz e-postaların aboneliğinden çıkın. İşinizle ilgisi olmayan (ama yine de onları sevdiğiniz) e-posta listelerini doğrudan farklı bir klasöre göndermek için filtreleri kullanın. Farklı bir iş dışı e-posta adresi oluşturmayı bile düşünebilirsiniz.

5. Alternatif İletişim Yöntemlerini Destekleyin

Bakın, bu kadar çok işletmenin çağrı merkezlerini bulut iletişim merkezlerine dönüştürmesinin bir nedeni var. Tek bir iletişim yöntemi artık yeterli değil. Erm, bulut iletişim merkezi nedir , soruyorsun? İşletmelerin telefon aramaları, e-posta, anlık mesajlaşma, SMS ve daha fazlası dahil olmak üzere birden çok farklı kanal üzerinden müşterilerle sorunsuz bir şekilde iletişim kurmasını sağlayan kapsamlı bir araçlar paketidir.

E-posta güçlü bir iletişim aracıdır, ancak kesinlikle dezavantajları vardır. En büyüğü, ayrıntılı talimatların veya karmaşık kavramların açıklanmasının o kadar etkili olmamasıdır. Sonunda alıcınızın kafasını karıştırır ve uzun e-posta konuşmalarına kendinizi kaptırırsınız.

Bir e-posta uzun bir yanıt gerektiriyorsa, başka bir iletişim biçimine geçin. Bu, müşterilerin kendilerini tekrar etmeye gerek kalmadan farklı kanallardan sizinle iletişim kurabilmeleri için çok kanallı müşteri hizmetleri yeteneklerinizi geliştirmenizi gerektirebilir.

Telefon görüşmeleri ve görüntülü sohbetler, ayrıntılı fikirleri iletmek için mükemmeldir. Diğer taraftan, hızlı düzeltmeler için canlı çevrimiçi sohbet veya sosyal medya mesajlaşması daha iyidir. Commbox tarafından yapılan araştırmaya göre müşteriler e-posta üzerinden chatbot, Facebook, Whatsapp ve SMS kullanmayı tercih ediyor .

Görüntü kaynağı

Alternatif iletişim yöntemlerini teşvik etmek, optimum hacimleri korumak için kanallar arasında tutarlı bir şekilde yapmanız gereken bir şeydir. Örneğin, iletişim numaranızı e-posta imzanıza koymak, bir müşteriyi bunun yerine sizi aramaya teşvik edebilir.

Benzer şekilde, insanlar iş telefonunuzu nakliye veya iade politikası soruları gibi SSS bombardımanına tutuyorsa, onları web sitenizin SSS'lerine yönlendirmek için IVR yazılımını kullanabilirsiniz. ( IVR nedir? Aramaları önceden belirlenmiş bir dizi kurala göre yönlendiren otomatik bir telefon sistemi teknolojisidir – biraz da e-posta filtreniz gibi).

Temel olarak, ne kadar çok iletişim yönteminiz varsa, e-postalarla uğraşmak için o kadar az zaman harcarsınız.

Çözüm

E-postalara yanıt vermek iş gününüzün hayati bir parçası olabilir, ancak sınırlar koymazsanız ertelemeye yol açabilir. Bunu darmadağın bir gelen kutusuyla birleştirirseniz, kendinizi bunalmış ve verimsiz bulabilirsiniz.

Bununla birlikte, bir rutininiz olduğunda (ve bu sinir bozucu kötü alışkanlıklardan bazılarını kırdığınızda), e-postalarınızı yönetmek üretkenliğinizin bir parçası haline gelir. E-postaları kısa tutmak, şablonlar kullanmak, gelen kutunuzu temizlemek ve alternatif kanalları kullanmak gibi yukarıdaki yöntemlerden bazılarını kullanarak, e-postalara daha az, sevdiğiniz işe daha fazla zaman ayırabilirsiniz.

Yazar Biyografisi

Richard Conn, entegre bir çağrı merkezi, ses, video ve sohbet işlevselliğine sahip lider bir iletişim platformu olan 8×8'de Talep Oluşturma Kıdemli Direktörüdür. Aynı zamanda küçük işletmeler için en iyi bulut telefon sistemlerinin sağlayıcısıdır. Richard, hızlı tempolu, rekabetçi B2B ortamlarında önemli yatırım getirisi iyileştirmeleri elde etme geçmişine sahip, analitik ve sonuç odaklı bir dijital pazarlama lideridir. Richard Conn ayrıca ZoomShift ve Upside gibi alanlar için makaleler yayınladı . LinkedIn'ine göz atın .