メールに費やす時間を減らし、生産性を取り戻すための 5 つの実証済みのヒント

公開: 2022-08-18

メールに時間をかけすぎていませんか?

毎日何十億通ものメールが送信されているため、多くの人がメールを読んだり返信したりすることでストレスを感じ、生産性が低下していると感じているのは当然のことです。

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確かに、電子メールは私たちの日常のコミュニケーションの多様で不可欠な部分です。彼らは、カスタマーサービスから社内コラボレーションまで、あらゆる面で私たちをサポートしてくれます。ただし、全体として、電子メールは反動的なタスクであり、優先度の高いタスクから注意をそらすことがあることは否定できません.

マーケティング担当者にとって、メールマーケティング自動化ソフトウェアにより、メール処理の時間効率が大幅に向上しました。しかし、どうすれば顧客、顧客、同僚とのコミュニケーションに関わるメールに費やす時間を減らすことができるでしょうか?

メールの生産性を高めるための 5 つの実用的なヒントを見てみましょう。

1. メールチェックの境界を設定する

いつもメールに気が散ってしまうのは、あなただけではありません。最近の調査によると、リモートワーカーの30%にとって、仕事のメールを受信することは、ソーシャルメディアや家で気を散らすものをチェックすることよりも、ワークフローを混乱させることがわかりました。

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メールで無駄にする時間に目がくらみがちです。以下のヒントを参考に、いくつかの境界線を設定し、自制心を働かせてみてください。

通知をオフにする

すぐに返信する必要のないメールに返信するためだけに、何回作業を中断しましたか?

メールは反動的です。その「ディン」を聞くとすぐに、私たちは思考の流れを失います。通知をオフにすると、気が散るのを防ぐことができます。

「でも、重要なメールを見逃したらどうなるの？」とあなたが尋ねるのが聞こえます。良い -

受信トレイを定期的にチェックする

メールでいつでもすぐに対応できる必要があるという考えを捨ててください。アドビによると、実際に役立つ仕事用メールは59%のみです。他の調査によると、同僚の41%だけが 1 時間以内に返信することを期待していますが、残りの 59% は喜んで待っています。

ワークフロー図を作成して (ワークフローテンプレートを自由に使用してください)、ワークフローを文書化することを検討してください。これにより、メールチェックに最適な時間を特定できます。優先度の高いプロセス中にメールチェックのスケジュールを設定することは避け、緊急のメールを受け取った場合にのみ、スケジュールを中断するようにしてください (もちろん、すぐに返信する必要があります)。

経験則として、1 日 3 回のメールチェックをスケジュールすることをお勧めします。朝に 1 回、昼食の前後に 1 回、1 日の終わり近くに 1 回です。

すべてのメールに返信しない

真剣に、すべてのメールに返信が必要なわけではありません。求められていない売り込み、CC 付きの電子メール、一言の返信 - 重要でない場合は、電子メールをアーカイブまたはビンに入れます。送信する電子メールの数が多いほど、より多くの電子メールを受信できることを忘れないでください。

2. テンプレートを作成する

何度も何度も作成しているメールがいくつかあります。これらの電子メールを毎回最初から作成する代わりに、電子メールテンプレートを作成してみませんか?

企業は常にテンプレートをコピーライティングツールとして使用しています。同僚のメールの場合は、一般的な返信の 1 つを入力して、テンプレートに保存するだけです。

たとえば、同僚のリクエストを処理するために使用できるテンプレートを次に示します。

[名前] さん、こんにちは。

メールありがとうございます。 大丈夫です。[時間/日付] までにお手元に届くようにいたします。

お急ぎの場合はお知らせください。できるだけ早く発送できるようにいたします。

敬具、

[あなたの名前]

テンプレートに名前を付けて分類し、必要に応じて更新/削除することを忘れないでください。整理されていないテンプレートフォルダーを検索すると、メッセージを最初から作成するのと同じくらい時間がかかります。

また、メールマーケティングテンプレートを作成すると、時間を大幅に節約できます。最近のLitmusのレポートによると、メールのデザインは、メールマーケティングで最も時間のかかる作業の 1 つです。

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ニュースレターやプロモーションなどの作成に費やす時間を削減するために使用できる無料の電子メールテンプレートがたくさんあります。最高のメールビルダーツールは、メールテンプレートを完全にカスタマイズ可能にし、ブランドの一貫性を高め、メールの作成時間を短縮します.

3. メールは短くする

電子メールは、華麗で手の込んだ説明の場ではありません。長文のテキストブロックは読みにくく、誤解を招く可能性があります。おそらく、面倒な行き来が必要になるでしょう。

メールは明確かつ簡潔にし、次に何をしてほしいかを簡単に説明します。これにより、彼らが明確化のために電子メールを送り返す可能性が減ります。そうは言っても、メールをパーソナライズすることは依然として重要なので、フレンドリーで礼儀正しくすることを忘れないでください.

4.受信トレイの乱雑さを減らす

「受信トレイの失明」は、消費者に影響を与える現象だけではありません。関係のない仕事の電子メールを大量に受信することに慣れている場合、特にそれらを未読のまま分類せずに放置している場合、重要な電子メールをうっかり見逃してしまう可能性が高くなります。

同じように、必要な電子メールを見つけることは、受信トレイの量が増えるにつれてますますイライラします. メールを個別に検索する必要があり、探しているものを見つけるためだけに受信トレイの奥深くまで掘り下げることもあります。

Mail Managerの調査によると、73% の人が、特定のメールを探すのに時間がかかりすぎていると考えています。 56% の人がメールを見つけるのが面倒だと感じており、70% の人がそれが生産性の最大の浪費要因の 1 つだと考えています。

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ストレスの多い非生産性を軽減するために、これらの受信トレイの整理と衛生に関するベストプラクティスのいくつかに従ってみてください。

フォルダを作成する

フォルダ ( Gmail を使用している場合はラベル) を作成して、メールを分類できます。メインとサブのカテゴリを特定し、メールを最も適切なフォルダに分類します。

フィルターを使用する

電子メールフィルタは、事前に定義されたルールに基づいて受信電子メールを自動的に管理します。メールを特定のアドレスからアーカイブに移動したり、特定のキーワードを含むメールを特定のフォルダーに移動したりすることができます。

メールフィルターは、if-then 構成と考えることができます。例えば：

[email protected] から「質問」という件名のメールを受信した場合は、そのメールをクライアントフォルダー + スターに送信してください
[email protected] からメールを受信した場合は、そのメールを私の「個人用」フォルダーに送信してください
[email protected] からメールを受信した場合は、メールを直接私のビンに送信してください

既読メッセージを受信トレイから移動する

すべての受信メールがフィルタリングの基準を満たすわけではありません。無関係または分類できない既読メッセージを受信トレイからアーカイブまたはビン化フォルダーに移動する習慣をつけてください。メッセージが重要かどうかを思い出すためだけにメッセージを読み直す必要はもうありません。

不要なリストからの登録解除

受信トレイに未読のマーケティングメールやニュースレターがいくつありますか?

私たちの多くは、ブログを購読しているだけで、ブログからのメールをまったく開かない. 確かに、彼らのニュースレターに返信するのに時間を費やしているわけではありませんが、メールの束を移動するのに時間を費やしています. さらに、あなたが職場で数時間ごとに個人的なメールをチェックしていると認めている52%の人の 1 人なら、「次の夏休みが 30% オフ」という件名のメールがメールにポップアップ表示されると、気が散ってしまいがちです。受信箱！

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冷酷になり、関与していない電子メールの登録を解除してください。あなたの仕事に関係のないメーリングリスト (ただし、それでも気に入っている) については、フィルターを使用して別のフォルダーに直接送信します。別の不在時のメールアドレスを作成することも検討できます。

5.代替の連絡方法を促進する

非常に多くの企業がコールセンターをクラウドコンタクトセンターに変えているのには理由があります。 1 つの連絡方法だけでは、もはや十分ではありません。 ええと、クラウドコンタクトセンターとは何ですか? これは、企業が電話、電子メール、インスタントメッセージング、SMS などの複数の異なるチャネルを介して顧客とシームレスに通信できるようにするツールの包括的なスイートです。

電子メールは強力なコミュニケーションツールですが、間違いなく欠点があります。最大の問題は、詳細な手順や複雑な概念を説明しても効果がないことです。受信者を混乱させ、引き延ばされた電子メールの会話に夢中になってしまいます。

長い返信が必要なメールの場合は、別の連絡方法に切り替えてください。これには、オムニチャネルの顧客サービス機能を改善して、顧客が同じことを繰り返さずにさまざまなチャネルで連絡できるようにする必要がある場合があります。

手の込んだアイデアを伝えるには、電話やビデオチャットが最適です。反対に、ライブオンラインチャットやソーシャルメディアメッセージは、迅速な修正に適しています。 Commboxの調査によると、顧客はメールよりもチャットボット、Facebook、Whatsapp、および SMSを使用することを好みます。

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最適なボリュームを維持するために、代替の連絡方法を促進することは、チャネル全体で一貫して行う必要があります。たとえば、連絡先番号を電子メールの署名に入れると、代わりに顧客が電話をかけるように促すことができます。

同様に、人々があなたの会社の電話に配送や返品ポリシーの問い合わせなどの FAQ を殺到している場合、代わりに IVR ソフトウェアを使用して Web サイトの FAQ に誘導することができます。 ( IVR とは何ですか?これは、一連の事前定義されたルールに基づいて通話をルーティングする自動化された電話システムテクノロジです。メールフィルターに少し似ています)。

基本的に、連絡方法が多ければ多いほど、メールの処理に費やす時間が少なくなります。

結論

メールへの返信は仕事の重要な部分かもしれませんが、境界を設定しないと先延ばしにつながる可能性があります. これを雑然とした受信トレイと組み合わせると、圧倒されて非生産的であることに気付くかもしれません.

ただし、ルーティンを確立すると (そして厄介な悪い習慣の一部を断ち切ると)、メールの管理は生産性の一部になります。メールを短くする、テンプレートを使用する、受信トレイを整理する、代替チャネルを利用するなど、上記の方法のいくつかを使用することで、メールに費やす時間を減らし、好きな仕事により多くの時間を費やすことができます.

著者略歴

Richard Conn は、コンタクトセンター、音声、ビデオ、およびチャット機能が統合された主要なコミュニケーションプラットフォームである 8×8 のデマンドジェネレーションのシニアディレクターです。また、中小企業向けの最高のクラウド電話システムのプロバイダーでもあります. Richard は、ペースの速い競争の激しい B2B 環境で ROI を大幅に改善した実績を持つ、分析的で結果重視のデジタルマーケティングリーダーです。 Richard Conn は、 ZoomShiftやUpsideなどのドメインに関する記事も公開しています。彼のLinkedInをチェックしてください。