5 เคล็ดลับที่พิสูจน์แล้วในการใช้เวลากับอีเมลน้อยลงและเรียกคืนผลผลิตของคุณ

คุณใช้เวลากับอีเมลมากเกินไปหรือไม่?

ด้วยการส่งอีเมลหลายพันล้านฉบับทุกวัน จึงไม่น่าแปลกใจที่พวกเราหลายคนรู้สึกราวกับว่าการอ่านและการตอบกลับอีเมลทำให้เราเครียดและไม่เกิดผล

ที่มาของภาพ

แน่นอนว่าอีเมลเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารในแต่ละวันของเรา พวกเขาสนับสนุนเราในทุกสิ่งตั้งแต่การบริการลูกค้าไปจนถึงการทำงานร่วมกันภายใน อย่างไรก็ตาม ปฏิเสธไม่ได้ว่าโดยรวมแล้ว อีเมลเป็นงานเชิงโต้ตอบที่บางครั้งอาจเบี่ยงเบนความสนใจของเราจากงานที่มีลำดับความสำคัญสูง

สำหรับนักการ ตลาด ซอฟต์แวร์การตลาดอัตโนมัติผ่านอีเมล ทำให้การจัดการอีเมลมีเวลามากขึ้น แต่เราจะใช้เวลาน้อยลงกับอีเมลที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารกับลูกค้า ลูกค้า และเพื่อนร่วมงานได้อย่างไร

มาสำรวจเคล็ดลับที่นำไปใช้ได้จริงห้าข้อเพื่อช่วยให้คุณ ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วย อีเมล

1. กำหนดขอบเขตการตรวจสอบอีเมล

หากคุณเป็นคนที่มักถูกรบกวนโดยอีเมลของคุณ แสดงว่าคุณไม่ได้อยู่คนเดียว การสำรวจเมื่อเร็วๆ นี้พบว่าสำหรับ คนทำงานนอกสถานที่ 30% การรับอีเมลที่ทำงานทำให้ขั้นตอนการทำงานหยุดชะงักมากกว่าการตรวจสอบโซเชียลมีเดียและการรบกวนที่บ้าน

ที่มาของภาพ

เป็นเรื่องง่ายที่คุณจะตาบอดกับระยะเวลาที่คุณเสียไปกับอีเมล ลองกำหนดขอบเขตและใช้วินัยในตนเองโดยใช้คำแนะนำด้านล่าง

ปิดการแจ้งเตือนของคุณ

กี่ครั้งแล้วที่คุณหยุดสิ่งที่คุณทำเพียงเพื่อตอบกลับอีเมลที่ไม่ต้องการคำตอบในทันที

อีเมลเป็นปฏิกิริยา ทันทีที่เราได้ยินว่า "ติ๊ง" เราก็สูญเสียความคิด การปิดการแจ้งเตือนช่วยป้องกันไม่ให้เราฟุ้งซ่าน

“แต่” ฉันได้ยินคุณถาม “จะเกิดอะไรขึ้นถ้าฉันพลาดอีเมลสำคัญ” ดี -

ตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณเป็นระยะ

กำจัดความคิดที่ว่าคุณต้องพร้อมเสมอและพร้อมใช้งานทันทีผ่านอีเมล จากข้อมูลของ Adobe มีเพียง 59% ของอีเมลที่ทำงานเท่านั้นที่มีประโยชน์จริงๆ รายงานการวิจัยอื่นๆ ที่มีเพียง 41% ของเพื่อนร่วมงานของคุณคาดหวังให้คุณส่งอีเมลกลับมาภายในหนึ่งชั่วโมง อีก 59% ยินดีที่จะรอ!

พิจารณาสร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ (อย่าลังเลที่จะใช้ เทมเพลตเวิร์กโฟลว์ ) เพื่อจัดทำเอกสารเวิร์กโฟลว์ของคุณ วิธีนี้จะช่วยคุณระบุเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการตรวจสอบอีเมล หลีกเลี่ยงการตั้งเวลาเช็คอีเมลในระหว่างกระบวนการที่มีลำดับความสำคัญสูงและพยายามแยกจากกำหนดการของคุณหากคุณได้รับอีเมลด่วน (ซึ่งแน่นอนว่าคุณควรตอบกลับทันที)

หลักการทั่วไปที่ดีคือการกำหนดเวลาในการตรวจสอบอีเมลสามครั้งต่อวัน: หนึ่งครั้งในตอนเช้า หนึ่งครั้งก่อน/หลังอาหารกลางวัน และอีกครั้งเมื่อใกล้สิ้นสุดวัน

อย่าตอบกลับอีเมลทุกฉบับ

จริงๆ แล้ว ไม่ใช่ทุกอีเมลที่ต้องการการตอบกลับ การเสนอขายที่ไม่พึงประสงค์ สำเนาอีเมล การตอบกลับด้วยคำเดียว หากไม่สำคัญ ให้เก็บถาวรหรือทิ้งอีเมล จำไว้ว่า ยิ่งคุณส่งอีเมลมากเท่าไร คุณก็จะได้รับมากขึ้นเท่านั้น

2. สร้างเทมเพลต

มีอีเมลบางฉบับที่เราพบว่าตัวเองเขียนซ้ำแล้วซ้ำอีก แทนที่จะเขียนอีเมลเหล่านี้ใหม่ทุกครั้ง ทำไมไม่สร้าง เทมเพลตอีเมล ล่ะ

ธุรกิจใช้เทมเพลตเป็นเครื่องมือเขียนคำโฆษณาตลอดเวลา สำหรับอีเมลเพื่อนร่วมงาน คุณสามารถพิมพ์คำตอบทั่วไปอย่างใดอย่างหนึ่งและบันทึกลงในเทมเพลตของคุณ

ตัวอย่างเช่น นี่คือเทมเพลตที่คุณอาจใช้ในการจัดการคำขอของเพื่อนร่วมงาน:

สวัสดี [ชื่อ]

ขอบคุณสำหรับอีเมล ไม่มีปัญหา ฉันจะตั้งใจส่งให้คุณภายใน [เวลา/วันที่]

โปรดแจ้งให้เราทราบหากเป็นเรื่องเร่งด่วน และฉันจะพยายามส่งให้เร็วกว่านี้

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ]

อย่าลืมตั้งชื่อและจัดหมวดหมู่เทมเพลตของคุณอย่างชาญฉลาด และอัปเดต/ลบออกตามต้องการ การค้นหาผ่านโฟลเดอร์เทมเพลตที่ไม่เป็นระเบียบอาจใช้เวลานานพอๆ กับการเขียนข้อความตั้งแต่ต้น

การสร้างเทมเพลตการตลาดผ่านอีเมลยังช่วยประหยัดเวลาได้มากอีกด้วย จาก รายงาน ล่าสุดของ Litmus การออกแบบอีเมล เป็นหนึ่งในงานที่ต้องใช้เวลามากที่สุดใน การทำการตลาดผ่าน อีเมล

ที่มาของภาพ

มี เทมเพลตอีเมลฟรี มากมาย ที่คุณสามารถใช้เพื่อลดเวลาที่คุณใช้ในการสร้างจดหมายข่าว โปรโมชัน และอื่นๆ เครื่องมือสร้างอีเมลที่ดีที่สุดทำให้เทมเพลตอีเมลปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ เพิ่มความสอดคล้องของแบรนด์ในขณะที่ลดเวลาในการผลิตอีเมล

3. เก็บอีเมลให้สั้น

อีเมลไม่ใช่ที่สำหรับคำอธิบายที่ละเอียดอ่อนและสวยงาม ข้อความที่มีข้อความจำนวนมากไม่สามารถอ่านได้ง่ายและทำให้เข้าใจผิดได้ โอกาสที่คุณจะต้องจบลงด้วยการทำงานหนักไปมา

ทำให้อีเมลของคุณชัดเจนและรัดกุม พร้อมคำแนะนำที่ตรงไปตรงมาเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการให้ทำต่อไป ซึ่งจะช่วยลดโอกาสที่พวกเขาจะส่งอีเมลกลับมาเพื่อชี้แจง อย่างที่กล่าวไปแล้ว การ ปรับแต่งอีเมล ในแบบของคุณ ยังคงมีความสำคัญ ดังนั้นอย่าลืมทำตัวเป็นมิตรและสุภาพ

4. ลดความยุ่งเหยิงของกล่องจดหมาย

“Inbox blindness” ไม่ได้เป็นเพียงปรากฏการณ์ที่ส่งผลกระทบต่อผู้บริโภคเท่านั้น หากคุณเคยได้รับอีเมลงานที่ไม่เกี่ยวข้องเป็นจำนวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณปล่อยให้อีเมลเหล่านี้ไม่ได้อ่านและไม่มีการจัดหมวดหมู่ คุณมักจะมองข้ามอีเมลสำคัญของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ

ในบันทึกเดียวกัน การค้นหาอีเมลที่คุณต้องการจะยิ่งน่าหงุดหงิดมากขึ้นเมื่อปริมาณกล่องจดหมายเข้าของคุณเพิ่มขึ้น คุณต้องค้นหาอีเมลทีละฉบับ บางครั้งต้องเจาะลึกเข้าไปในกล่องจดหมายของคุณเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ

จากการวิจัยโดย Mail Manager พบว่า 73% ของผู้คนคิดว่าพวกเขาใช้เวลามากเกินไปในการพยายามค้นหาอีเมลบางฉบับ ผู้คน 56% พบว่าการค้นหาอีเมลน่าหงุดหงิด และ 70% เชื่อว่าอีเมลนี้เป็นหนึ่งในตัวลดประสิทธิภาพการทำงานที่ใหญ่ที่สุด

แหล่งข้อมูล

ในการบรรเทาความเครียดจากการไม่ได้ผลิตผล ให้ลองปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการกล่องจดหมายและสุขอนามัยเหล่านี้

สร้างโฟลเดอร์

คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ (หรือ ป้ายกำกับ หากคุณใช้ Gmail) เพื่อจัดหมวดหมู่อีเมลของคุณ ระบุหมวดหมู่หลักและหมวดย่อยของคุณและจัดเรียงอีเมลของคุณลงในโฟลเดอร์ที่เหมาะสมที่สุด

ใช้ตัวกรอง

ตัวกรองอีเมลจะจัดการอีเมลขาเข้าโดยอัตโนมัติตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า คุณอาจเลือกที่จะย้ายอีเมลจากที่อยู่บางแห่งไปยังที่เก็บถาวรของคุณ หรืออีเมลที่มีคำหลักบางคำไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ

คุณสามารถนึกถึงตัวกรองอีเมลเป็นการกำหนดค่าแบบ if-then ตัวอย่างเช่น:

• หาก คุณได้รับอีเมลจาก [email protected] ที่มีหัวข้อว่า “คำถาม” ให้ ส่งอีเมลไปที่โฟลเดอร์ลูกค้าของฉัน + ดาว
• หาก คุณได้รับอีเมลจาก [email protected] ให้ ส่ง อีเมลไปที่โฟลเดอร์ "ส่วนตัว" ของฉัน
• หาก คุณได้รับอีเมลจาก [email protected] ให้ ส่ง อีเมลไปที่ bin . ของฉันโดยตรง

ย้ายการอ่านข้อความออกจากกล่องจดหมายของคุณ

อีเมลขาเข้าของคุณไม่ตรงตามเกณฑ์การกรองทั้งหมด ทำให้เป็นนิสัยในการย้ายข้อความที่อ่านแล้วที่ไม่เกี่ยวข้องหรือไม่สามารถจัดหมวดหมู่ออกจากกล่องจดหมายเข้าและไปยังที่เก็บถาวรหรือโฟลเดอร์ที่จัดเก็บไว้ ไม่มีข้อความที่อ่านซ้ำอีกต่อไปเพียงเพื่อระลึกว่าข้อความเหล่านั้นมีความสำคัญหรือไม่

ยกเลิกการสมัครจากรายการที่ไม่จำเป็น

คุณมี อีเมลการตลาด และจดหมายข่าวที่ ยังไม่ได้อ่านกี่ ฉบับ ในกล่องจดหมายของคุณ

พวกเราหลายคนสมัครรับข้อมูลบล็อกเพียงเพื่อจะไม่เปิดอีเมลจากพวกเขา และแน่นอนว่า ไม่ใช่ว่าเราใช้เวลาในการตอบ จดหมายข่าว แต่เรา ใช้ เวลาในการเปลี่ยนผ่านอีเมลจำนวนมาก นอกจากนี้ หากคุณเป็นหนึ่งใน 52% ของผู้ที่ยอมรับที่จะตรวจสอบอีเมลส่วนตัวในที่ทำงานทุกๆ สองสามชั่วโมง เป็นเรื่องง่ายมากที่จะฟุ้งซ่านเมื่อมีอีเมลที่มีหัวข้อ "ลด 30% สำหรับวันหยุดฤดูร้อนถัดไปของคุณ" ปรากฏขึ้นในอีเมลของคุณ อินบ็อกซ์!

แหล่งข้อมูล

โหดเหี้ยมและยกเลิกการสมัครรับอีเมลที่คุณไม่ได้มีส่วนร่วมด้วย สำหรับรายชื่ออีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานของคุณ (แต่คุณก็ยังชอบอยู่) ให้ใช้ตัวกรองเพื่อส่งตรงไปยังโฟลเดอร์อื่น คุณยังสามารถพิจารณาสร้างที่อยู่อีเมลที่ไม่อยู่ในที่ทำงานอื่นได้อีกด้วย

5. ส่งเสริมวิธีการติดต่อทางเลือก

ดูสิ มีเหตุผลว่าทำไมธุรกิจจำนวนมากจึงเปลี่ยนศูนย์บริการของตนเป็นศูนย์การติดต่อบนระบบคลาวด์ วิธีการติดต่อเพียงวิธีเดียวไม่เพียงพออีกต่อไป เอ่อ ศูนย์ติดต่อระบบคลาวด์คืออะไร คุณถาม? เป็นชุดเครื่องมือที่ครอบคลุมที่ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างราบรื่นผ่านช่องทางต่างๆ รวมถึงการโทร อีเมล การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที SMS และอื่นๆ

อีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ทรงพลัง แต่ก็มีข้อเสียอยู่บ้าง สิ่งที่ใหญ่ที่สุดคือการอธิบายคำแนะนำโดยละเอียดหรือแนวคิดที่ซับซ้อนนั้นใช้งานไม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณทำให้ผู้รับสับสนและถูกดูดเข้าไปในการสนทนาทางอีเมลที่ดึงออกมา

หากอีเมลต้องการการตอบกลับที่ยาวนาน ให้เปลี่ยนไปใช้รูปแบบการสื่อสารอื่น การทำเช่นนี้อาจทำให้คุณต้องปรับปรุง ความสามารถในการ บริการลูกค้าแบบ omnichannel เพื่อให้ลูกค้าสามารถติดต่อคุณผ่านช่องทางต่างๆ ได้โดยไม่ต้องพูดซ้ำ

การโทรศัพท์และวิดีโอแชทนั้นยอดเยี่ยมมากสำหรับการสื่อสารแนวคิดที่ซับซ้อน ในทางกลับกัน การแชทออนไลน์สดหรือการส่งข้อความทางโซเชียลมีเดียจะดีกว่าสำหรับการแก้ไขอย่างรวดเร็ว จากการวิจัยโดย Commbox ลูกค้า ชอบใช้ แชทบอท , Facebook, Whatsapp และ SMS ผ่านอีเมล

ที่มาของภาพ

การส่งเสริมวิธีการติดต่อแบบอื่นเป็นสิ่งที่คุณควรทำอย่างสม่ำเสมอในช่องทางต่างๆ เพื่อรักษาปริมาณที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น การใส่หมายเลขติดต่อของคุณใน ลายเซ็นอีเมล สามารถกระตุ้นให้ลูกค้าโทรหาคุณแทน

ในทำนองเดียวกัน หากผู้คนกำลังโจมตีโทรศัพท์ธุรกิจของคุณด้วยคำถามที่พบบ่อย เช่น การสอบถามเกี่ยวกับนโยบายการจัดส่งหรือการคืนสินค้า คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ IVR เพื่อนำทางพวกเขาไปยังคำถามที่พบบ่อยของเว็บไซต์ของคุณแทน ( IVR คืออะไร มันคือเทคโนโลยีระบบโทรศัพท์อัตโนมัติที่กำหนดเส้นทางการโทรตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า – คล้ายกับตัวกรองอีเมลของคุณ)

โดยพื้นฐานแล้ว ยิ่งคุณมีวิธีการติดต่อมากเท่าไร คุณก็จะใช้เวลาจัดการกับอีเมลน้อยลงเท่านั้น

บทสรุป

การตอบกลับอีเมลอาจเป็นส่วนสำคัญในวันทำงานของคุณ แต่อาจนำไปสู่การผัดวันประกันพรุ่งได้หากคุณไม่ได้กำหนดขอบเขต รวมสิ่งนี้เข้ากับกล่องจดหมายที่รก และคุณอาจพบว่าตัวเองล้นเหลือและไม่เกิดผล

อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณมีกิจวัตรประจำวันแล้ว (และทำลายนิสัยแย่ๆ เหล่านั้นไปบ้าง) การจัดการอีเมลจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของประสิทธิภาพการทำงานของคุณ การใช้วิธีการข้างต้นบางอย่าง เช่น การทำให้อีเมลสั้นลง การใช้เทมเพลต การล้างกล่องจดหมาย และใช้ช่องทางอื่น คุณจะใช้เวลากับอีเมลน้อยลงและมีเวลาทำงานที่คุณรักมากขึ้น

ผู้เขียน Bio

Richard Conn เป็นผู้อำนวยการอาวุโสด้านการสร้างอุปสงค์ที่ 8×8 ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารชั้นนำที่มีฟังก์ชันศูนย์การติดต่อ เสียง วิดีโอ และการแชทแบบบูรณาการ นอกจากนี้ยังเป็นผู้ให้บริการ ระบบโทรศัพท์คลาวด์ที่ดีที่สุดสำหรับ ธุรกิจ ขนาดเล็ก Richard เป็นผู้นำด้านการตลาดดิจิทัลเชิงวิเคราะห์และขับเคลื่อนด้วยผลลัพธ์ โดยมีประวัติในการบรรลุการปรับปรุง ROI ที่สำคัญในสภาพแวดล้อม B2B ที่มีการแข่งขันสูงและรวดเร็ว Richard Conn ยัง ตี พิมพ์บทความสำหรับโดเมนเช่น ZoomShift และ Upside ตรวจสอบ LinkedIn ของ เขา