5 個經過驗證的提示，可減少在電子郵件上花費的時間並提高您的工作效率

您是否在電子郵件上花費了太多時間？

每天發送數十億封電子郵件，我們中的許多人都覺得閱讀和回復電子郵件讓我們感到壓力和效率低下，這並不奇怪。

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當然，電子郵件是我們日常通信中多樣化且不可或缺的一部分。 他們在從客戶服務到內部協作的方方面面為我們提供支持。 然而，不可否認的是，總體而言，電子郵件是一項反動任務，有時會分散我們對高優先級任務的注意力。

對於營銷人員來說，電子郵件營銷自動化軟件使處理電子郵件的時間效率更高。 但是，我們如何才能在涉及與客戶、客戶和同事溝通的電子郵件上花費更少的時間呢？

讓我們探索五個可操作的技巧，以幫助您提高電子郵件的工作效率。

1.設置電子郵件檢查邊界

如果您是那種總是被電子郵件分心的人，那麼您並不孤單。 最近的一項調查發現，對於30%的遠程工作人員來說，接收工作電子郵件比查看社交媒體和家庭干擾更能擾亂他們的工作流程。

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很容易對您在電子郵件上浪費的時間視而不見。 嘗試使用以下提示設置一些界限並鍛煉自律。

關閉您的通知

您有多少次停下手頭的工作只是為了回復一封不需要立即回复的電子郵件？

電子郵件是反動的。 一聽到“叮”，我們就失去了思路。 關閉通知可以防止我們分心。

“但是，”我可以聽到你在問，“如果我錯過了一封重要的電子郵件怎麼辦？” 出色地 -

每隔一段時間檢查您的收件箱

擺脫您必須始終通過電子郵件隨時待命的想法。 根據 Adob​​e 的說法，只有59%的工作電子郵件實際上是有用的。 其他研究報告稱，只有41%的同事希望您在一小時內回復電子郵件——其他 59% 的人很樂意等待！

考慮創建一個工作流圖（隨意使用工作流模板）來記錄您的工作流。 這可以幫助您確定最適合檢查電子郵件的時間。 避免在高優先級流程中安排電子郵件檢查，並嘗試僅在收到緊急電子郵件時才中斷您的日程安排（當然，您應該立即回复）。

一個好的經驗法則是每天安排 3 次電子郵件檢查：一次在早上，一次在午餐之前/之後，一次在接近一天結束時。

不要回复每封電子郵件

說真的，並不是每封電子郵件都需要回复。 不請自來的推銷、抄送的電子郵件、一個字的回复——如果不重要，將電子郵件存檔或分箱。 請記住，您發送的電子郵件越多，您收到的電子郵件就越多。

2. 創建模板

有些電子郵件我們發現自己一遍又一遍地撰寫。 與其每次都從頭開始編寫這些電子郵件，不如創建電子郵件模板？

企業一直使用模板作為文案工具。 對於同事的電子郵件，您只需輸入您的一般回復之一併將其保存到您的模板中。

例如，這是一個您可以用來處理同事請求的模板：

你好[姓名]，

感謝您的電子郵件。 沒問題 - 我的目標是在 [時間/日期] 之前把它交給你。

如果這很緊急，請告訴我，我會盡快發送。

親切的問候，

[你的名字]

請記住明智地命名和分類您的模板，並根據需要更新/刪除它們。 在雜亂無章的模板文件夾中進行搜索可能與從頭開始編寫消息一樣耗時。

創建電子郵件營銷模板也可以節省大量時間。 根據最近的Litmus報告，電子郵件設計是電子郵件營銷中最耗時的任務之一。

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有很多免費的電子郵件模板可供您使用，以減少您在創建新聞通訊、促銷等方面所花費的時間。 最好的電子郵件生成器工具使他們的電子郵件模板完全可定制，增強品牌一致性，同時減少電子郵件製作時間。

3. 保持電子郵件簡短

電子郵件不是華麗、詳盡的描述的地方。 冗長的文本塊不易閱讀，容易產生誤解。 很有可能，你最終會經歷一次費力的來回。

讓您的電子郵件保持簡潔明了，並提供關於您希望他們下一步做什麼的簡單說明。 這減少了他們通過電子郵件返回以進行澄清的可能性。 話雖如此，個性化您的電子郵件仍然很重要，所以不要忘記保持友好和禮貌。

4.減少收件箱混亂

“收件箱失明”不僅僅是一種影響消費者的現象。 如果您習慣於收到很多不相關的工作電子郵件——尤其是如果您將它們未讀和未分類——您更有可能不小心忽略了重要的電子郵件。

同樣，隨著收件箱數量的增加，查找所需的電子郵件變得更加令人沮喪。 您必須單獨搜索電子郵件，有時深入收件箱的深處只是為了找到您要查找的內容。

根據Mail Manager的研究，73% 的人認為他們花費了太多時間來查找特定的電子郵件。 56% 的人發現查找電子郵件令人沮喪，70% 的人認為這是最大的生產力消耗之一。

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為了減輕壓力的低效率，請嘗試遵循其中一些收件箱組織和衛生最佳實踐。

創建文件夾

您可以創建文件夾（或標籤，如果您使用的是 Gmail）對郵件進行分類。 確定您的主要和子類別，並將您的電子郵件分類到最合適的文件夾中。

使用過濾器

電子郵件過濾器根據預先確定的規則自動管理傳入的電子郵件。 您可以選擇將電子郵件從特定地址移至存檔，或將包含特定關鍵字的電子郵件移至特定文件夾。

您可以將電子郵件過濾器視為 if-then 配置。 例如：

• 如果您收到來自 [email protected] 的電子郵件，主題為“問題”，請將該電子郵件發送到我的客戶文件夾 + 星號
• 如果您收到來自 [email protected] 的電子郵件，請將電子郵件發送到我的“個人”文件夾
• 如果您收到來自 [email protected] 的電子郵件，請直接將電子郵件發送到我的垃圾箱

將已讀郵件移出收件箱

並非所有入站電子郵件都符合過濾條件。 養成將不相關或無法分類的已讀郵件從收件箱移到存檔或分類文件夾中的習慣。 不再為了記住它們是否重要而重新閱讀消息。

取消訂閱不必要的列表

您的收件箱中有多少未讀的營銷電子郵件和時事通訊？

我們中的許多人訂閱博客只是為了從不打開他們的電子郵件。 當然，這不像是我們花時間回复他們的時事通訊，但我們確實花時間在成堆的電子郵件中轉換。 另外，如果你是52%的人中的一員，他們承認每隔幾個小時就會在工作中查看他們的個人電子郵件，那麼當主題為“下一個暑假 30% 折扣”的電子郵件出現在你的網站上時，你很容易分心。收件箱！

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無情地退訂您不參與的電子郵件。 對於與您的工作無關的電子郵件列表（但您仍然喜歡它們），請使用過濾器將它們直接發送到不同的文件夾。 您甚至可以考慮創建一個不同的失業電子郵件地址。

5. 推廣替代聯繫方式

看，有這麼多企業將呼叫中心轉變為雲聯絡中心是有原因的。 一種聯繫方式已經不夠了。 呃，你問什麼是雲聯絡中心？ 它是一套全面的工具，使企業能夠通過多種不同渠道與客戶進行無縫溝通，包括電話、電子郵件、即時消息、短信等。

電子郵件是一種強大的通信工具，但它肯定有缺點。 最大的問題是解釋詳細的說明或複雜的概念並不能有效地發揮作用。 您最終會混淆您的收件人並陷入冗長的電子郵件對話中。

如果電子郵件需要冗長的回复，請切換到另一種溝通方式。 這可能需要您提高全渠道客戶服務能力，以便客戶可以通過不同渠道與您聯繫，而無需重複。

電話和視頻聊天非常適合交流複雜的想法。 另一方面，實時在線聊天或社交媒體消息更適合快速修復。 根據Commbox的研究，與電子郵件相比，客戶更喜歡使用聊天機器人、Facebook、Whatsapp 和 SMS。

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推廣替代聯繫方式是您應該跨渠道始終如一地做的事情，以保持最佳數量。 例如，將您的聯繫電話放在您的電子郵件簽名中可以鼓勵客戶給您打電話。

同樣，如果人們用常見問題解答（如運輸或退貨政策查詢）轟炸您的商務電話，您可以使用 IVR 軟件將他們引導至您網站的常見問題解答。 （什麼是 IVR？它是一種自動電話系統技術，可根據一組預定規則路由呼叫——有點像您的電子郵件過濾器）。

基本上，您擁有的聯繫方式越多，處理電子郵件的時間就越少。

結論

回復電子郵件可能是您工作日的重要組成部分，但如果您不設定界限，它可能會導致拖延。 將此與雜亂的收件箱結合起來，您可能會發現自己不知所措且效率低下。

但是，一旦您制定了例行程序（並改掉了一些討厭的壞習慣），管理您的電子郵件將成為您生產力的一部分。 通過使用上述一些方法，例如保持電子郵件簡短、使用模板、清理收件箱和利用替代渠道，您可以花更少的時間在電子郵件上，而將更多時間花在您喜歡的工作上。

作者簡介

Richard Conn 是 8×8 的需求生成高級總監，該公司是一個領先的通信平台，具有集成的聯絡中心、語音、視頻和聊天功能。 它也是為小型企業提供最佳雲電話系統的提供商。 Richard 是一位分析和以結果為導向的數字營銷領導者，在快節奏、競爭激烈的 B2B 環境中實現了重大的投資回報率提升。 Richard Conn 還發表了有關ZoomShift和Upside等領域的文章。 看看他的LinkedIn 。