5 sfaturi dovedite pentru a petrece mai puțin timp pe e-mailuri și pentru a vă recupera productivitatea

Petreci prea mult timp pe e-mailuri?

Cu miliarde de e-mailuri trimise în fiecare zi, nu este surprinzător că atât de mulți dintre noi simt că citirea și răspunsul la e-mailuri ne face stresați și neproductivi.

Sursa imaginii

Sigur, e-mailurile sunt o parte diversă și integrantă a comunicărilor noastre de zi cu zi. Ne sprijină în orice, de la serviciul pentru clienți până la colaborări interne. Cu toate acestea, nu se poate nega faptul că, în general, e-mailurile sunt o sarcină reacționară care uneori ne poate distrage atenția de la sarcinile cu prioritate ridicată.

Pentru agenții de marketing, software-ul de automatizare a marketingului prin e-mail a făcut ca gestionarea e-mailurilor să fie mult mai eficientă în timp. Dar cum putem petrece mai puțin timp pe e-mailuri care implică comunicarea cu clienții, clienții și colegii?

Să explorăm cinci sfaturi utile pentru a vă ajuta să deveniți mai productiv cu e-mailurile .

1. Setați limitele de verificare a e-mailului

Dacă ești genul de persoană care este mereu distrasă de e-mailurile tale, nu ești singur. Un sondaj recent a descoperit că pentru 30% dintre lucrătorii de la distanță, primirea de e-mailuri de serviciu le-a perturbat fluxul de lucru mai mult decât verificarea rețelelor sociale și distragerile de acasă.

Sursa imaginii

Este ușor să devii orbit față de cantitatea de timp pe care o pierzi cu e-mailul. Încearcă să stabilești niște limite și să exersezi autodisciplina folosind sfaturile de mai jos.

Dezactivează-ți notificările

De câte ori te-ai oprit din ceea ce faci doar pentru a răspunde la un e-mail care nu a necesitat un răspuns imediat?

E-mailurile sunt reacţionare. De îndată ce auzim acel „ding”, ne pierdem șirul gândurilor. Dezactivarea notificărilor ne împiedică să fim distrași.

„Dar”, te aud întrebând, „ce se întâmplă dacă pierd un e-mail important?” Bine -

Verificați-vă căsuța de e-mail în intervale

Scapă de ideea că trebuie să fii mereu și imediat disponibil prin e-mail. Potrivit Adobe, doar 59% din e-mailurile de serviciu sunt de fapt utile. Alte cercetări arată că doar 41% dintre colegii tăi se așteaptă să trimiți e-mailuri înapoi într-o oră – ceilalți 59% sunt bucuroși să aștepte!

Luați în considerare crearea unei diagrame de flux de lucru (nu ezitați să utilizați un șablon de flux de lucru ) pentru a vă documenta fluxurile de lucru. Acest lucru vă poate ajuta să identificați momentele care sunt cele mai potrivite pentru verificarea e-mailului. Evitați programarea verificărilor prin e-mail în timpul proceselor cu prioritate ridicată și încercați să vă întrerupeți programul numai dacă primiți e-mailuri urgente (la care, desigur, ar trebui să răspundeți imediat).

O regulă de bază este să programați verificările prin e-mail de trei ori pe zi: o dată dimineața, o dată înainte/după prânz și o dată aproape de sfârșitul zilei.

Nu răspundeți la fiecare e-mail

Serios, nu orice e-mail necesită un răspuns. Propuneri nesolicitate, e-mailuri CC, răspunsuri dintr-un singur cuvânt – dacă nu este important, arhivați sau depozitați e-mailul. Amintiți-vă, cu cât trimiteți mai multe e-mailuri, cu atât veți primi mai multe.

2. Creați șabloane

Există câteva e-mailuri pe care ne trezim să le compunem din nou și din nou. În loc să compuneți aceste e-mailuri de la zero de fiecare dată, de ce să nu creați șabloane de e -mail ?

Companiile folosesc șabloane ca instrument de copywriting tot timpul. Pentru e-mailurile colegilor, puteți pur și simplu să introduceți unul dintre răspunsurile generale și să-l salvați în șabloane.

De exemplu, iată un șablon pe care l-ați putea folosi pentru a gestiona solicitările colegilor:

Bună ziua [Nume],

Mulțumesc pentru e-mail. Nicio problemă – voi încerca să vă trimit până la [ora/data].

Vă rog să-mi spuneți dacă este urgent și voi încerca să-l trimit mai devreme.

Salutări calde,

[Numele dumneavoastră]

Nu uitați să denumiți și să clasificați șabloanele cu înțelepciune și să le actualizați/ștergeți după cum este necesar. Căutarea într-un folder de șabloane dezorganizat poate deveni la fel de consumatoare de timp precum scrierea mesajelor de la zero.

Crearea de șabloane de marketing prin e-mail este, de asemenea, o economie imensă de timp. Potrivit unui raport recent Litmus , proiectarea e-mailului este una dintre sarcinile cele mai consumatoare de timp ale marketingului prin e -mail .

Sursa imaginii

Există o mulțime de șabloane gratuite de e-mail disponibile pe care le puteți folosi pentru a reduce timpul petrecut creând buletine informative, promoții și multe altele. Cele mai bune instrumente pentru crearea de e-mailuri fac șabloanele lor de e-mail complet personalizabile, sporind consistența mărcii, reducând în același timp timpul de producție a e-mailurilor.

3. Păstrați e-mailurile scurte

E-mailurile nu sunt locul pentru descrieri înflorate și elaborate. Blocurile de text cu cuvinte nu sunt ușor de citit și se pretează la comunicare greșită. Sunt șanse să ajungeți într-un dus-întors laborios.

Păstrați-vă e-mailurile clare și concise, cu instrucțiuni simple despre ce doriți să facă în continuare. Acest lucru reduce probabilitatea ca ei să trimită e-mail înapoi pentru clarificări. Acestea fiind spuse, personalizarea e-mailurilor este încă importantă, așa că nu uitați să fiți prietenos și politicos.

4. Reduceți dezordinea în Inbox

„Orbirea în inbox” nu este doar un fenomen care afectează consumatorii. Dacă sunteți obișnuit să primiți o mulțime de e-mailuri de serviciu irelevante – mai ales dacă le lăsați necitite și neclasificate – este mai probabil să treceți cu vederea accidental e-mailurile importante.

În aceeași notă, găsirea e-mailului de care aveți nevoie devine mai frustrant pe măsură ce volumul căsuței dvs. de e-mail crește. Trebuie să cauți e-mailuri individual, uneori adâncindu-te în profunzimea căsuței de e-mail doar pentru a găsi ceea ce cauți.

Conform cercetărilor efectuate de Mail Manager , 73% dintre oameni cred că petrec prea mult timp încercând să localizeze anumite e-mailuri. 56% dintre oameni consideră că localizarea e-mailurilor este frustrantă, iar 70% consideră că este unul dintre cei mai mari drenaj de productivitate.

Sursă de date

Pentru a atenua neproductivitatea stresantă, încercați să urmați unele dintre aceste cele mai bune practici de organizare și igienă.

Creați foldere

Puteți crea dosare (sau etichete dacă utilizați Gmail) pentru a vă clasifica e-mailurile. Identificați-vă principalele și subcategoriile și sortați-vă e-mailurile în folderul cel mai potrivit.

Utilizați filtre

Filtrele de e-mail gestionează automat e-mailurile primite pe baza unor reguli predeterminate. Puteți alege să mutați e-mailurile de la anumite adrese în arhiva dvs. sau un e-mail care conține anumite cuvinte cheie într-un anumit dosar.

Vă puteți gândi la filtrele de e-mail ca la o configurație dacă-atunci. De exemplu:

• Dacă primiți un e-mail de la [email protected] cu subiectul „întrebare”, trimiteți e-mailul în dosarul meu client + stea
• Dacă primiți un e-mail de la [email protected], atunci trimiteți e-mailul în dosarul meu „personal”
• Dacă primiți un e-mail de la [email protected], atunci trimiteți e-mailul direct în coșul meu

Mutați mesajele citite din căsuța de e-mail

Nu toate e-mailurile dvs. primite vor îndeplini criteriile de filtrare. Fă-ți o obișnuință să muți mesajele citite irelevante sau necategorizabile din căsuța de e-mail și în arhiva sau folderul păstrat. Gata cu recitirea mesajelor doar pentru a ne aminti dacă au fost importante sau nu.

Dezabonați-vă din listele inutile

Câte e-mailuri de marketing și buletine informative necitite aveți în căsuța de e-mail?

Atât de mulți dintre noi se abonează la un blog doar pentru a nu deschide niciodată un e-mail de la ei. Și, cu siguranță, nu este ca și cum ne petrecem timp răspunzând la buletinele lor informative , dar petrecem timp trecând prin grămadă de e-mailuri. În plus, dacă sunteți unul dintre cei 52% dintre oameni care recunosc că își verifică e-mailurile personale la serviciu la fiecare câteva ore, este foarte ușor să fiți distras atunci când e-mailurile cu subiectul „30% reducere la următoarea vacanță de vară” apar în dvs. Inbox!

Sursă de date

Fii necruțător și dezabonează-te de la e-mailurile cu care nu interacționezi. Pentru listele de e-mail care sunt irelevante pentru munca ta (dar încă le iubești), folosește filtre pentru a le trimite direct într-un folder diferit. Ați putea chiar să vă gândiți să creați o altă adresă de e-mail fără muncă.

5. Promovați metode alternative de contact

Uite, există un motiv pentru care atât de multe companii își transformă centrele de apeluri în centre de contact cloud. O singură metodă de contact pur și simplu nu mai este suficientă. Ce este un centru de contact cloud , vă întrebați? Este o suită cuprinzătoare de instrumente care permit companiilor să comunice fără probleme cu clienții prin mai multe canale diferite, inclusiv apeluri telefonice, e-mail, mesagerie instantanee, SMS și multe altele.

E-mailul este un instrument de comunicare puternic, dar cu siguranță are dezavantaje. Cel mai important este că explicarea instrucțiunilor detaliate sau a conceptelor complicate pur și simplu nu funcționează la fel de eficient. Ajungi prin a-ți deruta destinatarul și ai fi absorbit de conversații îndelungate prin e-mail.

Dacă un e-mail necesită un răspuns lung, treceți la o altă formă de comunicare. Acest lucru vă poate impune să vă îmbunătățiți capacitățile de servicii pentru clienți omnicanal , astfel încât clienții să vă poată contacta pe diferite canale fără a fi nevoie să se repete.

Apelurile telefonice și chaturile video sunt excelente pentru a comunica idei elaborate. Pe de altă parte, chatul online live sau mesageria pe rețelele sociale sunt mai bune pentru remedieri rapide. Conform cercetărilor realizate de Commbox , clienții preferă să folosească chatbot -uri , Facebook, Whatsapp și SMS-uri peste e-mail.

Sursa imaginii

Promovarea unor metode alternative de contact este ceva pe care ar trebui să îl faceți în mod constant pe canale pentru a menține volume optime. De exemplu, introducerea numărului de contact în semnătura de e -mail poate încuraja un client să vă sune în schimb.

În mod similar, dacă oamenii bombardează telefonul dvs. de afaceri cu întrebări frecvente, cum ar fi întrebări privind politica de expediere sau returnare, puteți utiliza software-ul IVR pentru a le direcționa către întrebările frecvente ale site-ului dvs. ( Ce este IVR? Este o tehnologie de sistem telefonic automat care direcționează apelurile pe baza unui set de reguli predeterminate – un pic ca filtrul tău de e-mail).

Practic, cu cât ai mai multe metode de contact, cu atât mai puțin timp petreci cu e-mailurile.

Concluzie

Răspunsul la e-mailuri poate fi o parte vitală a zilei tale de muncă, dar poate duce la amânare dacă nu stabilești limite. Combină acest lucru cu o căsuță de e-mail aglomerată și s-ar putea să te trezești copleșit și neproductiv.

Cu toate acestea, odată ce ai pus la punct o rutină (și ai rupt unele dintre acele obiceiuri proaste plictisitoare), gestionarea e-mailurilor tale devine parte din productivitatea ta. Folosind unele dintre metodele de mai sus, cum ar fi păstrarea e-mailurilor scurte, utilizarea șabloanelor, curățarea căsuței de e-mail și utilizarea canalelor alternative, puteți petrece mai puțin timp pe e-mailuri și mai mult timp făcând munca pe care o iubiți.

Biografia autorului

Richard Conn este director senior pentru Generarea cererii la 8×8, o platformă de comunicare de top cu un centru de contact integrat, voce, video și funcționalitate de chat. De asemenea, este furnizorul celor mai bune sisteme de telefonie cloud pentru întreprinderile mici . Richard este un lider de marketing digital analitic și orientat spre rezultate, cu o experiență de realizare a îmbunătățirilor majore ale rentabilității investiției în medii B2B competitive, cu ritm rapid. Richard Conn a publicat, de asemenea, articole pentru domenii precum ZoomShift și Upside . Consultați-i LinkedIn .