5 consejos comprobados para dedicar menos tiempo a los correos electrónicos y recuperar su productividad

¿Pasas demasiado tiempo en los correos electrónicos?

Con miles de millones de correos electrónicos enviados todos los días, no sorprende que muchos de nosotros sintamos que leer y responder correos electrónicos nos estresa y nos hace improductivos.

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Claro, los correos electrónicos son una parte diversa e integral de nuestras comunicaciones diarias. Nos apoyan en todo, desde el servicio al cliente hasta las colaboraciones internas. Sin embargo, no se puede negar que, en general, los correos electrónicos son una tarea reactiva que a veces puede distraernos de las tareas de alta prioridad.

Para los especialistas en marketing, el software de automatización de marketing por correo electrónico ha hecho que el manejo de correos electrónicos sea mucho más eficiente. Pero, ¿cómo podemos dedicar menos tiempo a los correos electrónicos que implican comunicarse con clientes, clientes y colegas?

Exploremos cinco consejos prácticos para ayudarlo a ser más productivo con los correos electrónicos .

1. Establecer límites de verificación de correo electrónico

Si usted es el tipo de persona que siempre se distrae con sus correos electrónicos, no está solo. Una encuesta reciente descubrió que para el 30 % de los trabajadores remotos, recibir correos electrónicos del trabajo interrumpía su flujo de trabajo más que revisar las redes sociales y las distracciones en el hogar.

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Es fácil cegarse ante la cantidad de tiempo que pierde en el correo electrónico. Trate de establecer algunos límites y ejerza la autodisciplina usando los siguientes consejos.

Desactiva tus notificaciones

¿Cuántas veces ha dejado de hacer lo que estaba haciendo solo para responder a un correo electrónico que no requería una respuesta inmediata?

Los correos electrónicos son reaccionarios. Tan pronto como escuchamos ese "ding", perdemos nuestro hilo de pensamiento. Desactivar las notificaciones evita que nos distraigamos.

“Pero”, te escucho preguntar, “¿qué sucede si pierdo un correo electrónico importante?” Bien -

Revise su bandeja de entrada en intervalos

Deshazte de la idea de que tienes que estar disponible siempre e inmediatamente por correo electrónico. Según Adobe, solo el 59% de los correos electrónicos de trabajo son realmente útiles. Otras investigaciones informan que solo el 41% de sus compañeros de trabajo esperan que les responda el correo electrónico dentro de una hora; ¡el otro 59% está feliz de esperar!

Considere crear un diagrama de flujo de trabajo (siéntase libre de usar una plantilla de flujo de trabajo ) para documentar sus flujos de trabajo. Esto puede ayudarlo a identificar los momentos más adecuados para verificar el correo electrónico. Evite programar comprobaciones de correo electrónico durante los procesos de alta prioridad e intente interrumpir su horario solo si recibe correos electrónicos urgentes (a los que, por supuesto, debe responder de inmediato).

Una buena regla general es programar revisiones de correo electrónico tres veces al día: una vez por la mañana, una vez antes o después del almuerzo y una vez cerca del final del día.

No responda a todos los correos electrónicos

En serio, no todos los correos electrónicos requieren una respuesta. Propuestas no solicitadas, correos electrónicos en CC, respuestas de una palabra: si no es importante, archive o deseche el correo electrónico. Recuerda, cuantos más correos electrónicos envíes, más recibirás.

2. Crear plantillas

Hay algunos correos electrónicos que nos encontramos redactando una y otra vez. En lugar de redactar estos correos electrónicos desde cero cada vez, ¿por qué no crear plantillas de correo electrónico ?

Las empresas utilizan plantillas como herramienta de redacción todo el tiempo. Para los correos electrónicos de compañeros de trabajo, simplemente puede escribir una de sus respuestas generales y guardarla en sus plantillas.

Por ejemplo, aquí hay una plantilla que puede usar para manejar las solicitudes de los compañeros de trabajo:

Hola [Nombre],

Gracias por el email. No hay problema, intentaré hacértelo llegar antes del [hora/fecha].

Por favor, avíseme si esto es urgente e intentaré enviarlo antes.

Atentamente,

[Su nombre]

Recuerde nombrar y categorizar sus plantillas sabiamente, y actualícelas/elimínelas según sea necesario. Buscar en una carpeta de plantillas desorganizada puede llevar tanto tiempo como escribir mensajes desde cero.

La creación de plantillas de marketing por correo electrónico también ahorra mucho tiempo. Según un informe reciente de Litmus , el diseño de correo electrónico es una de las tareas del marketing por correo electrónico que más tiempo consume .

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Hay muchas plantillas de correo electrónico gratuitas disponibles que puede usar para reducir el tiempo que dedica a crear boletines, promociones y más. Las mejores herramientas de creación de correo electrónico hacen que sus plantillas de correo electrónico sean totalmente personalizables, lo que mejora la consistencia de la marca y reduce el tiempo de producción del correo electrónico.

3. Mantén los correos electrónicos cortos

Los correos electrónicos no son el lugar para descripciones floridas y elaboradas. Los bloques de texto con muchas palabras no son fáciles de leer y se prestan a la falta de comunicación. Lo más probable es que termines en un laborioso tira y afloja.

Mantenga sus correos electrónicos claros y concisos, con instrucciones sencillas sobre lo que quiere que hagan a continuación. Esto reduce la probabilidad de que envíen un correo electrónico para una aclaración. Dicho esto, la personalización de sus correos electrónicos sigue siendo importante, así que no olvide ser amable y cortés.

4. Reduzca el desorden de la bandeja de entrada

La “ceguera de la bandeja de entrada” no es solo un fenómeno que afecta a los consumidores. Si está acostumbrado a recibir muchos correos electrónicos de trabajo irrelevantes, especialmente si los deja sin leer y sin clasificar, es más probable que pase por alto accidentalmente sus correos electrónicos importantes.

En la misma nota, encontrar el correo electrónico que necesita se vuelve más frustrante a medida que crece el volumen de su bandeja de entrada. Tienes que buscar correos electrónicos individualmente, a veces profundizando en las profundidades de tu bandeja de entrada solo para encontrar lo que estás buscando.

Según una investigación realizada por Mail Manager , el 73 % de las personas cree que dedica demasiado tiempo a intentar localizar correos electrónicos específicos. El 56 % de las personas encuentran frustrante la localización de correos electrónicos y el 70 % cree que es una de las mayores pérdidas de productividad.

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Para mitigar la improductividad estresante, intente seguir algunas de estas prácticas recomendadas de higiene y organización de la bandeja de entrada.

Crear carpetas

Puede crear carpetas (o etiquetas si usa Gmail) para categorizar su correo. Identifique sus categorías principales y secundarias y ordene sus correos electrónicos en la carpeta más adecuada.

Usar filtros

Los filtros de correo electrónico administran automáticamente los correos electrónicos entrantes según reglas predeterminadas. Puede elegir mover correos electrónicos de ciertas direcciones a su archivo, o un correo electrónico que contenga ciertas palabras clave a una carpeta en particular.

Puede pensar en los filtros de correo electrónico como una configuración condicional. Por ejemplo:

• Si recibe un correo electrónico de [email protected] con el asunto "pregunta" , envíe el correo electrónico a mi carpeta de cliente + estrella
• Si recibe un correo electrónico de [email protected], envíe el correo electrónico a mi carpeta "personal".
• Si recibe un correo electrónico de [email protected], envíe el correo electrónico directamente a mi papelera

Saca los mensajes leídos de tu bandeja de entrada

No todos sus correos electrónicos entrantes cumplirán con los criterios de filtrado. Acostúmbrese a mover los mensajes leídos irrelevantes o no categorizables fuera de su bandeja de entrada y a su archivo o carpeta en la papelera. No más releer mensajes solo para recordar si eran importantes o no.

Darse de baja de listas innecesarias

¿Cuántos correos electrónicos y boletines de marketing sin leer tiene en su bandeja de entrada?

Muchos de nosotros nos suscribimos a un blog solo para nunca abrir un correo electrónico de ellos. Y claro, no es que dediquemos tiempo a responder a sus boletines , pero sí dedicamos tiempo a leer montones de correos electrónicos. Además, si usted es uno del 52% de las personas que admiten revisar sus correos electrónicos personales en el trabajo cada pocas horas, es muy fácil distraerse cuando los correos electrónicos con el asunto "30% de descuento en sus próximas vacaciones de verano" aparecen en su ¡bandeja de entrada!

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Sea despiadado y cancele la suscripción a los correos electrónicos con los que no interactúa. Para las listas de correo electrónico que son irrelevantes para su trabajo (pero aún las ama), use filtros para enviarlas directamente a una carpeta diferente. Incluso podrías considerar crear una dirección de correo electrónico diferente de fuera del trabajo.

5. Promover métodos de contacto alternativos

Mire, hay una razón por la que tantas empresas están transformando sus centros de llamadas en centros de contacto en la nube. Un método de contacto ya no es suficiente. Erm, ¿qué es un centro de contacto en la nube ? Es un conjunto integral de herramientas que permite a las empresas comunicarse sin problemas con los clientes a través de múltiples canales diferentes, incluidas llamadas telefónicas, correo electrónico, mensajería instantánea, SMS y más.

El correo electrónico es una poderosa herramienta de comunicación, pero definitivamente tiene inconvenientes. La más importante es que explicar instrucciones detalladas o conceptos intrincados simplemente no funciona con la misma eficacia. Terminas confundiendo a tu destinatario y siendo absorbido por largas conversaciones por correo electrónico.

Si un correo electrónico requiere una respuesta larga, cambie a otra forma de comunicación. Esto puede requerir que mejore sus capacidades de servicio al cliente omnicanal para que los clientes puedan contactarlo a través de diferentes canales sin necesidad de repetirse.

Las llamadas telefónicas y los chats de video son excelentes para comunicar ideas elaboradas. Por otro lado, el chat en vivo en línea o los mensajes de redes sociales son mejores para soluciones rápidas. Según una investigación de Commbox , los clientes prefieren usar chatbots , Facebook, Whatsapp y SMS en lugar de correo electrónico.

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Promover métodos de contacto alternativos es algo que debe hacer de manera constante en todos los canales para mantener volúmenes óptimos. Por ejemplo, poner su número de contacto en su firma de correo electrónico puede animar a un cliente a llamarle.

Del mismo modo, si las personas están bombardeando su teléfono comercial con preguntas frecuentes, como consultas sobre la política de envío o devolución, puede usar el software IVR para dirigirlos a las preguntas frecuentes de su sitio web. ( ¿Qué es IVR? Es una tecnología de sistema telefónico automatizado que enruta las llamadas según un conjunto de reglas predeterminadas, un poco como su filtro de correo electrónico).

Básicamente, cuantos más métodos de contacto tenga, menos tiempo pasará tratando con los correos electrónicos.

Conclusión

Responder a los correos electrónicos puede ser una parte vital de su jornada laboral, pero puede conducir a la procrastinación si no establece límites. Combine esto con una bandeja de entrada desordenada y es posible que se sienta abrumado e improductivo.

Sin embargo, una vez que haya establecido una rutina (y haya roto algunos de esos molestos malos hábitos), administrar sus correos electrónicos se convierte en parte de su productividad. Al usar algunos de los métodos anteriores, como mantener los correos electrónicos cortos, usar plantillas, limpiar su bandeja de entrada y utilizar canales alternativos, puede pasar menos tiempo en los correos electrónicos y más tiempo haciendo el trabajo que ama.

Biografía del autor

Richard Conn es el director sénior de generación de demanda en 8×8, una plataforma de comunicación líder con un centro de contacto integrado, funciones de voz, video y chat. También es el proveedor de los mejores sistemas telefónicos en la nube para pequeñas empresas. Richard es un líder de marketing digital analítico y orientado a los resultados con un historial de logros de importantes mejoras en el ROI en entornos B2B competitivos y de ritmo acelerado. Richard Conn también publicó artículos para dominios como ZoomShift y Upside . Echa un vistazo a su LinkedIn .