5 consigli comprovati per dedicare meno tempo alle e-mail e recuperare la tua produttività

Dedichi troppo tempo alle email?

Con miliardi di e-mail inviate ogni giorno, non sorprende che così tanti di noi si sentano come se leggere e rispondere alle e-mail ci renda stressati e improduttivi.

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Certo, le e-mail sono una parte diversificata e integrante delle nostre comunicazioni quotidiane. Ci supportano in tutto, dal servizio clienti alle collaborazioni interne. Tuttavia, non si può negare che, nel complesso, le e-mail sono un compito reazionario che a volte può distrarci dai compiti ad alta priorità.

Per gli esperti di marketing, il software di automazione dell'email marketing ha reso la gestione delle e-mail molto più efficiente in termini di tempo. Ma come possiamo dedicare meno tempo alle e-mail che implicano la comunicazione con clienti, clienti e colleghi?

Esaminiamo cinque suggerimenti attuabili per aiutarti a diventare più produttivo con le e-mail .

1. Imposta i limiti di controllo della posta elettronica

Se sei il tipo di persona che viene sempre distratta dalle tue email, non sei solo. Un recente sondaggio ha scoperto che per il 30% dei lavoratori remoti, la ricezione di e-mail di lavoro ha interrotto il flusso di lavoro più che controllare i social media e le distrazioni domestiche.

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È facile diventare ciechi di fronte alla quantità di tempo che sprechi con la posta elettronica. Prova a stabilire dei limiti e ad esercitare l'autodisciplina usando i suggerimenti di seguito.

Disattiva le tue notifiche

Quante volte hai interrotto quello che stai facendo solo per rispondere a un'e-mail che non richiedeva una risposta immediata?

Le email sono reazionarie. Non appena sentiamo quel "ding", perdiamo il filo dei nostri pensieri. La disattivazione delle notifiche ci impedisce di distrarci.

"Ma", posso sentirti chiedere, "cosa succede se mi perdo un'e-mail importante?" Bene -

Controlla la tua casella di posta a intervalli

Sbarazzati dell'idea che devi essere sempre e immediatamente disponibile via email. Secondo Adobe, solo il 59% delle e-mail di lavoro sono effettivamente utili. Altre ricerche riportano che solo il 41% dei tuoi colleghi si aspetta che tu risponda entro un'ora, l'altro 59% è felice di aspettare!

Prendi in considerazione la creazione di un diagramma di flusso di lavoro (sentiti libero di utilizzare un modello di flusso di lavoro ) per documentare i tuoi flussi di lavoro. Questo può aiutarti a individuare gli orari più adatti per il controllo della posta elettronica. Evita di programmare i controlli e-mail durante i processi ad alta priorità e cerca di interrompere la tua pianificazione solo se ricevi e-mail urgenti (a cui, ovviamente, dovresti rispondere immediatamente).

Una buona regola pratica è programmare i controlli e-mail tre volte al giorno: una volta al mattino, una volta prima/dopo pranzo e una volta verso la fine della giornata.

Non rispondere a ogni singola e-mail

Seriamente, non tutte le email richiedono una risposta. Presentazioni non richieste, e-mail in CC, risposte di una sola parola: se non è importante, archivia o elimina l'e-mail. Ricorda, più email invii, più riceverai.

2. Crea modelli

Ci sono alcune email che ci ritroviamo a comporre più e più volte. Invece di comporre queste e-mail da zero ogni volta, perché non creare modelli di e-mail ?

Le aziende utilizzano sempre i modelli come strumento di copywriting. Per le email dei colleghi, puoi semplicemente digitare una delle tue risposte generali e salvarla nei tuoi modelli.

Ad esempio, ecco un modello che potresti utilizzare per gestire le richieste dei colleghi:

Ciao [Nome],

Grazie per l'e-mail. Nessun problema: cercherò di consegnartelo entro [ora/data].

Per favore fatemi sapere se questo è urgente e cercherò di inviarlo prima.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

Ricorda di nominare e classificare i tuoi modelli in modo saggio e di aggiornarli/eliminarli secondo necessità. La ricerca in una cartella di modelli disorganizzata può richiedere tanto tempo quanto scrivere messaggi da zero.

La creazione di modelli di email marketing è anche un enorme risparmio di tempo. Secondo un recente rapporto Litmus , la progettazione dell'e-mail è una delle attività che richiedono più tempo nell'e-mail marketing .

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Sono disponibili molti modelli di email gratuiti che puoi utilizzare per ridurre il tempo che dedichi alla creazione di newsletter, promozioni e altro ancora. I migliori strumenti per la creazione di e-mail rendono i loro modelli di e-mail completamente personalizzabili, migliorando la coerenza del marchio e riducendo i tempi di produzione delle e-mail.

3. Mantieni le e-mail brevi

Le e-mail non sono il posto per descrizioni fiorite ed elaborate. I blocchi di testo prolissi non sono facilmente leggibili e si prestano a errori di comunicazione. È probabile che finirai in un laborioso avanti e indietro.

Mantieni le tue e-mail chiare e concise, con istruzioni dirette su cosa vuoi che facciano dopo. Ciò riduce la probabilità che inviino un'e-mail per chiarimenti. Detto questo, personalizzare le tue e-mail è ancora importante, quindi non dimenticare di essere amichevole ed educato.

4. Riduci il disordine nella Posta in arrivo

La "cecità nella posta in arrivo" non è solo un fenomeno che colpisce i consumatori. Se sei abituato a ricevere molte e-mail di lavoro irrilevanti, soprattutto se le lasci non lette e non classificate, è più probabile che trascuri accidentalmente le tue e-mail importanti.

Allo stesso modo, trovare l'e-mail di cui hai bisogno diventa più frustrante con l'aumentare del volume della tua casella di posta. Devi cercare le email individualmente, a volte scavando nelle profondità della tua casella di posta solo per trovare quello che stai cercando.

Secondo una ricerca di Mail Manager , il 73% delle persone pensa di dedicare troppo tempo a cercare di individuare email specifiche. Il 56% delle persone trova frustrante localizzare le e-mail e il 70% ritiene che sia uno dei maggiori prosciugatori di produttività.

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Per mitigare l'improduttività stressante, prova a seguire alcune di queste migliori pratiche igieniche e di organizzazione della posta in arrivo.

Crea cartelle

Puoi creare cartelle (o etichette se utilizzi Gmail) per classificare la tua posta. Identifica le tue principali e sottocategorie e ordina le tue email nella cartella più appropriata.

Usa i filtri

I filtri e-mail gestiscono automaticamente le e-mail in arrivo in base a regole predeterminate. Potresti scegliere di spostare le e-mail da determinati indirizzi nel tuo archivio o un'e-mail contenente determinate parole chiave in una cartella particolare.

Puoi pensare ai filtri e-mail come a una configurazione if-then. Per esempio:

• Se ricevi un'email da [email protected] con oggetto "domanda", invia l'email alla cartella del mio cliente + stella
• Se ricevi un'e-mail da [email protected], invia l'e-mail alla mia cartella "personale"
• Se ricevi un'e-mail da [email protected], invia l'e-mail direttamente al mio cestino

Sposta i messaggi di lettura fuori dalla tua casella di posta

Non tutte le tue email in entrata soddisferanno i criteri di filtraggio. Prendi l'abitudine di spostare i messaggi di lettura irrilevanti o non categorizzabili dalla posta in arrivo e nell'archivio o nella cartella cestinata. Non più rileggere i messaggi solo per ricordare se erano importanti o meno.

Annulla l'iscrizione agli elenchi non necessari

Quante email e newsletter di marketing non lette hai nella tua casella di posta?

Molti di noi si iscrivono a un blog solo per non aprire mai un'e-mail da loro. E certo, non è che passiamo tempo a rispondere alle loro newsletter , ma passiamo il tempo a spostarci tra mazzette di e-mail. Inoltre, se fai parte del 52% delle persone che ammette di controllare le proprie e-mail personali al lavoro ogni poche ore, è molto facile distrarsi quando le e-mail con l'oggetto "Sconto del 30% sulle tue prossime vacanze estive" compaiono nel tuo casella di posta!

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Sii spietato e cancellati dalle email con cui non interagisci. Per gli elenchi di e-mail che sono irrilevanti per il tuo lavoro (ma li ami comunque), usa i filtri per inviarli direttamente a una cartella diversa. Potresti anche prendere in considerazione la creazione di un diverso indirizzo e-mail fuori dal lavoro.

5. Promuovere metodi di contatto alternativi

Guarda, c'è un motivo per cui così tante aziende stanno trasformando i loro call center in contact center cloud. Un solo metodo di contatto non è più sufficiente. Ehm, cos'è un contact center cloud , chiedi? È una suite completa di strumenti che consente alle aziende di comunicare senza problemi con i clienti su più canali diversi, tra cui telefonate, e-mail, messaggistica istantanea, SMS e altro ancora.

L'e-mail è un potente strumento di comunicazione, ma ha sicuramente degli svantaggi. Il più grande è che spiegare istruzioni dettagliate o concetti complessi non funziona in modo altrettanto efficace. Finisci per confondere il tuo destinatario e farti risucchiare in lunghe conversazioni e-mail.

Se un'e-mail richiede una risposta lunga, passa a un'altra forma di comunicazione. Ciò potrebbe richiedere di migliorare le capacità del servizio clienti omnicanale in modo che i clienti possano contattarti attraverso canali diversi senza doversi ripetere.

Le telefonate e le chat video sono eccellenti per comunicare idee elaborate. D'altra parte, la chat online dal vivo o la messaggistica sui social media sono migliori per soluzioni rapide. Secondo una ricerca di Commbox , i clienti preferiscono utilizzare chatbot , Facebook, Whatsapp e SMS tramite e-mail.

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La promozione di metodi di contatto alternativi è qualcosa che dovresti fare in modo coerente su tutti i canali per mantenere i volumi ottimali. Ad esempio, inserire il tuo numero di contatto nella firma e-mail può incoraggiare un cliente a chiamarti.

Allo stesso modo, se le persone stanno bombardando il tuo telefono aziendale con domande frequenti come richieste di informazioni sulla spedizione o sulla politica di restituzione, puoi invece utilizzare il software IVR per indirizzarle alle domande frequenti del tuo sito web. ( Che cos'è l'IVR? È una tecnologia di sistema telefonico automatizzato che instrada le chiamate in base a una serie di regole predeterminate, un po' come il tuo filtro e-mail).

Fondamentalmente, più metodi di contatto hai, meno tempo dedichi alla gestione delle e-mail.

Conclusione

Rispondere alle e-mail potrebbe essere una parte vitale della tua giornata lavorativa, ma può portare a procrastinazione se non stabilisci dei limiti. Combina questo con una casella di posta disordinata e potresti trovarti sopraffatto e improduttivo.

Tuttavia, una volta che hai stabilito una routine (e hai rotto alcune di quelle fastidiose cattive abitudini), la gestione delle tue e-mail diventa parte della tua produttività. Utilizzando alcuni dei metodi di cui sopra, come mantenere brevi le e-mail, utilizzare modelli, ripulire la posta in arrivo e utilizzare canali alternativi, puoi dedicare meno tempo alle e-mail e più tempo a svolgere il lavoro che ami.

Biografia dell'autore

Richard Conn è Senior Director per Demand Generation presso 8×8, una piattaforma di comunicazione leader con funzionalità integrate di contact center, voce, video e chat. È anche il fornitore dei migliori sistemi di telefonia cloud per le piccole imprese. Richard è un leader del marketing digitale analitico e orientato ai risultati con una comprovata esperienza nel raggiungimento di importanti miglioramenti del ROI in ambienti B2B frenetici e competitivi. Richard Conn ha anche pubblicato articoli per domini come ZoomShift e Upside . Dai un'occhiata al suo LinkedIn .