Cómo desarrollar un proceso de informes eficaz con Databox

Las empresas modernas dependen de los datos para tomar decisiones estratégicas, pero... Los datos no son útiles hasta que se convierten en información. En otras palabras, los datos no significan mucho si no sabes cómo interpretarlos.

Entonces, ¿cómo convertir los datos en información? Desarrollando un sólido proceso de generación de informes para mostrar sus datos de una manera práctica y útil. Dado que los datos pasan por múltiples manos dentro de una organización, la comunicación eficaz de los resultados es fundamental para guiar la toma de decisiones.

Databox simplifica la capacidad de una empresa para monitorear las diferentes etapas de los datos para crear un proceso de informes repetible. Al facilitar la recopilación de datos, la gestión de datos, el análisis y la generación de informes, las empresas pueden usar Databox para tomar más decisiones basadas en datos.

Desarrollo de un proceso de generación de informes con Databox

Así es como puede desarrollar un proceso de informes con Databox:

1. Recopilación de datos

La recopilación de datos es el primer paso para establecer un proceso de notificación eficaz. Las empresas necesitan una forma eficiente de combinar datos de múltiples herramientas en una sola vista para comprender las plataformas y estrategias que ofrecen los mejores resultados.

Puede pensar que la mejor manera de lograr esto es tomar capturas de pantalla o importar manualmente sus datos en una hoja de cálculo de Google, pero elegir este tipo de proceso manual lo expone a errores humanos, problemas de calidad de datos y, lo más importante, recursos desperdiciados. . ¡Hay mejores maneras de hacer esto!

Al usar un software de informes como Databox, puede extraer automáticamente todos sus datos en una sola plataforma. Con Data Manager, puede conectar más de 70 fuentes de datos para obtener información en tiempo real de todas sus plataformas. El administrador de datos facilita su capacidad para administrar conexiones de fuentes de datos, obtener una vista previa de los detalles de conexión y ver todas las métricas disponibles.

Puede conectar una nueva fuente de datos navegando a Administrador de datos -> + Nueva conexión

2. Definición de métricas y objetivos

Al realizar un seguimiento del éxito de sus campañas, puede ser abrumador decidir qué rastrear si no sabe qué métricas u objetivos son más importantes para usted.

Métrica

Las métricas que elija deberían ayudarlo a realizar un seguimiento de su producción y medir su impacto. Entonces, al definir sus métricas, podría ser útil dividirlas en estas categorías:

1. Métricas de productos y resultados

Las métricas de salida se utilizan para medir sus actividades y están directamente relacionadas con el trabajo que está realizando. Mientras que las métricas de resultados se utilizan para medir el impacto de su producción y se utilizan como indicadores de rendimiento. Las métricas de resultados se pueden dividir en resultados principales y resultados atrasados .

Los resultados destacados son métricas que pueden mostrarle el impacto inmediato de sus productos, mientras que los resultados atrasados ​​son métricas que miden el impacto retrasado de sus esfuerzos.

2. Métricas de calidad y cantidad

Las métricas de calidad ayudan a mostrar el calibre de los resultados generados, mientras que las métricas de cantidad miden el número total de resultados.

Estas clasificaciones facilitarán la identificación de las métricas que debe incluir en su panel de control para realizar un seguimiento de su rendimiento.

Usando la pantalla de métricas en Databox, puede alinear sus métricas verificando y visualizando los datos que le gustaría rastrear en su tablero. Las métricas se pueden organizar con etiquetas para ayudarlo a identificar su caso de uso o categoría de métrica.

Puede agregar métricas a su pantalla de métricas navegando a Métricas -> Agregar métricas -> Agregar a Mis métricas

Metas

Del mismo modo, desea establecer metas que lo ayuden a definir sus logros a corto y largo plazo. Definir sus objetivos es una excelente manera de determinar el contexto y el propósito de sus datos.

El establecimiento de objetivos puede ayudarlo a responder preguntas como ' ¿Estoy en camino de lograr mis objetivos? ', ' ¿qué está afectando mi progreso?' y '¿puedo hacer algún ajuste para mejorar mi desempeño?'

Al navegar al panel Objetivos en su cuenta, puede definir sus objetivos para ayudarlo automáticamente a realizar un seguimiento de su progreso. Al crear sus objetivos en Databox, puede definir sus objetivos tanto a largo como a corto plazo.

Puede agregar un nuevo objetivo navegando a Objetivos -> + Nuevo objetivo

3. Creando un Tablero

Definir métricas y objetivos claros lo ayudará a crear un tablero que descubra información procesable de sus datos. Puede usar un tablero para monitorear los KPI en tiempo real, realizar un seguimiento de su progreso para alcanzar su objetivo comercial, hacer que los datos sean más accesibles para todos en su equipo y ayudarlo a comprender la correlación entre sus productos y resultados.

Al igual que el tablero de un automóvil, los tableros solo deben incluir métricas que lo ayudarán a comprender, monitorear y mejorar el rendimiento actual . Para hacer esto de manera efectiva, los tableros se pueden dividir en dos tipos separados: tableros de descripción general y de desglose .

Los paneles de información general incluyen métricas de resultados para ayudarlo a obtener una comprensión general de su desempeño actual. Mientras que los paneles detallados incluyen una combinación de métricas de resultados y resultados para ayudarlo a comprender el porqué detrás de su desempeño.

Puede crear un nuevo tablero en Databox navegando a Databords -> +Nuevo tablero de datos.

Una vez que esté en Designer, puede usar métricas básicas, personalizadas o calculadas para personalizar los datos en su tablero. La forma en que visualiza sus datos es tan importante como los datos mismos, así que asegúrese de considerar los diferentes tipos de visualización que puede usar para cada métrica.

Las métricas básicas son la forma más fácil de configurar su tablero. Combina un tipo de visualización de datos con la métrica correcta para brindarle un Datablock prefabricado. Luego puede arrastrar y soltar fácilmente este bloque de datos en su tablero.

4. Seguimiento de resultados

Al monitorear regularmente los datos que incluyó en su tablero, puede identificar rápidamente las estrategias que están brindando los mejores resultados y las acciones que debe tomar para mejorar el rendimiento actual.

Aquí hay algunas formas en que Databox puede ayudarlo a monitorear automáticamente los resultados:

cuadros de mando

Con un Scorecard, puede rastrear automáticamente hasta 15 métricas. Los cuadros de mando se pueden enviar diariamente, semanalmente o mensualmente a su canal preferido (correo electrónico, notificación automática o Slack) para ayudarlo a mantenerse al tanto de sus KPI.

Alertas

Puede usar Alertas para recibir notificaciones automáticas sobre tendencias emergentes. Las alertas se pueden configurar para monitorear los objetivos o para ayudarlo a identificar cambios repentinos en sus datos que pueden indicar que necesita ajustar su estrategia. Las alertas son una excelente manera de comprender la correlación entre el trabajo que está haciendo y los resultados que está viendo.

Instantáneas programadas

Las instantáneas programadas exportan automáticamente sus tableros en momentos regulares, lo que lo ayuda a hacer que los datos sean una parte más regular de su rutina. También puede optar por incluir un enlace para compartir para otorgar a los destinatarios acceso de solo lectura al panel en vivo.

5. Creación de un informe

La creación de un informe es una parte crucial de su proceso de generación de informes, ya que sirve como una forma de analizar datos en un marco de tiempo pasado para guiar decisiones y estrategias futuras.

Su informe debe incluir 4 secciones: descripción general, contexto, discusiones y conclusión . Echemos un vistazo a estos con más detalle:

Visión general

La sección de descripción general de su informe destaca sus hallazgos clave en unas pocas oraciones. Es una excelente manera de establecer su agenda abordando las secciones que cubrirá, las ideas principales, las conclusiones y los próximos pasos.

Puede usar la diapositiva de texto en Databox para incluir la sección de descripción general en su informe.

Contexto

La sección de contexto en su informe se usa para responder quién, qué, por qué, dónde y cuándo. En otras palabras, proporciona la información básica que el lector necesita para considerar sus hallazgos y conclusiones.

Puede usar la Diapositiva del tablero de datos para importar un tablero completo a su Informe. Incluir un tablero le da al lector una imagen completa de por qué sus hallazgos son importantes.

Discusiones

La sección de discusiones en su informe se usa para presentar sus hallazgos profundizando en los detalles de sus resultados.

Puede usar una diapositiva de lado a lado para profundizar más en una métrica en particular. Con esta diapositiva, puede incluir información que lo ayude a desarrollar sus hallazgos o resaltar problemas que pueden haberle impedido alcanzar su objetivo.

La diapositiva de imagen también es una excelente manera de profundizar en el rendimiento de sus campañas. Puede usar esta diapositiva para incluir imágenes de publicaciones de alto rendimiento, vistas previas de anuncios, concursos, reseñas y más.

Conclusión

Por último, su conclusión debe resumir brevemente las áreas de mejora que puede observar en sus debates y comunicar claramente los próximos pasos. Al presentar sus hallazgos clave, los tomadores de decisiones pueden usar sus conclusiones para guiar futuras estrategias e iniciativas.

Mediante el uso de una diapositiva de historia de datos , puede enumerar sus conclusiones en orden de importancia e incluir recomendaciones para mejorar aún más su rendimiento. Con Data Story, puedes incluir elementos dinámicos que se actualizan automáticamente, haciendo que tus conclusiones sean más fáciles y rápidas de formular.

6. Presentación de un informe

¡Parte de una buena presentación es una buena preparación! Al presentar su informe, desea asegurarse de que está comunicando sus resultados de manera efectiva. Aquí hay algunas formas en que Databox Reports facilita la preparación:

Presentación tipo mazo

La estructuración de informes en un formato similar a un mazo lo ayuda a ofrecer una mejor presentación mientras mantiene a la audiencia comprometida.

notas

Puede incluir notas en cada diapositiva para facilitar la conversación y estructurar la entrega de su presentación. Las notas también son una excelente manera de proporcionar contexto adicional al rendimiento de la campaña o establecer una correlación entre dos métricas.

Automatización

La automatización de informes le facilita la preparación de informes para su presentación. Puede programar un Informe para que se envíe a una dirección de correo electrónico específica, a intervalos regulares. Una vez que haya automatizado su Informe, puede configurar Recordatorios para asegurarse de tener suficiente tiempo para incluir las actualizaciones finales y obtener las aprobaciones finales antes de su presentación.

7. Archivar un informe

Archivar un informe es una excelente manera de aumentar la comprensión del progreso de su negocio, ya que proporciona evidencia del desempeño anterior. En Databox, se puede acceder a los informes archivados siempre que sea necesario.

Para verificar sus informes archivados, puede navegar a Informes -> Archivar.

Su ventanilla única para análisis e informes comerciales

Para construir una estrategia exitosa, las empresas confían en los datos para identificar oportunidades de mejora. Establecer un proceso de generación de informes facilita la capacidad de una empresa para definir metas para seguir el progreso, monitorear tendencias para establecer la efectividad de sus iniciativas y comunicar resultados para guiar la toma de decisiones.

Con Databox ahora puede manejar todo su proceso de generación de informes desde un solo lugar. ¡No pierda su tiempo en tareas tediosas como recopilar datos, crear paneles o incluso crear sus informes!

Con solo unos pocos clics, puede automatizar los análisis Y los informes de su negocio, ahorrándole tiempo y energía para concentrarse en las cosas que realmente importan. Comience hoy su prueba gratuita de 15 días y desarrolle un proceso de generación de informes perfectamente automatizado.