ระบบสินค้าคงคลังถาวร

← บล็อก

ปรับปรุงล่าสุด: 3 กุมภาพันธ์ 2023

การจัดการสินค้าคงคลัง เป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุด (และน่าเบื่อ) ของเวิร์กโฟลว์ธุรกิจอีคอมเมิร์ซ และโชคดีที่ความก้าวหน้าในเทคโนโลยีการค้าปลีก ทำให้การจัดการง่ายขึ้นในที่สุด

หนึ่งในระบบที่มีประโยชน์มากที่สุดคือระบบสินค้าคงคลังแบบถาวร ซึ่งเป็น เครื่องมือที่สามารถปรับปรุงกระบวนการจัดการสินค้าคงคลังทั้งหมดของคุณ ทั้งหมดนี้ในขณะเดียวกันก็รับประกันความถูกต้อง

ในบทความนี้ เราจะมาดูระบบสินค้าคงคลังแบบถาวร ซึ่งครอบคลุมถึงระบบนี้ วิธีการทำงาน และวิธีการใช้งานควบคู่ไปกับ เครื่องมือการจัดการอีคอมเมิร์ซอื่นๆเช่น Upscribe เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด

พร้อมที่จะขจัดความเครียดจากการติดตามสินค้าคงคลังของคุณแล้วหรือยัง มาเริ่มกันเลย.

ระบบสินค้าคงคลังถาวรคืออะไร?

มาเริ่มกันง่ายๆ สินค้าคงคลังถาวรเป็นวิธีการทางบัญชีที่ธุรกิจต่างๆ สามารถติดตามสินค้าคงคลังที่มีอยู่ได้แบบเรียลไทม์ มักจะตรงกันข้ามกับ สินค้าคงคลังตามงวด ซึ่งการเบิกสินค้าคงคลัง จะทำตามช่วงเวลาที่กำหนด (เช่น รายวันหรือรายสัปดาห์)

ระบบสินค้าคงคลังถาวร เป็นโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ธุรกิจใช้เพื่อลดความซับซ้อนของวิธีการบัญชีนี้ แทนที่จะให้พนักงานบันทึกการเปลี่ยนแปลงสินค้าคงคลังด้วยตนเอง ระบบสินค้าคงคลังแบบถาวรจะใช้ข้อมูลจากระบบ ณ จุดขาย (POS) คำสั่งซื้อของลูกค้า เครื่องมือการจัดการการสมัครสมาชิก และการจัดส่งของผู้ขายเพื่ออัปเดตบันทึกสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์โดยอัตโนมัติ

ระบบสินค้าคงคลังถาวรบางระบบหยุดเพียงแค่ติดตามสินค้าคงคลังในมือ ในขณะที่ระบบอื่นๆ ยังรวมคุณสมบัติต่างๆ เช่น การจัดลำดับใหม่อัตโนมัติ การจัดการตำแหน่งสินค้าคงคลัง และการรวมข้อมูลผู้ขาย

สินค้าคงคลังถาวรเทียบกับสินค้าคงคลังตามงวด: อะไรดีกว่าสำหรับธุรกิจของคุณ?

เราได้กล่าวถึงแนวทางต่างๆ ของสินค้าคงคลังโดยสังเขป 2 วิธี ได้แก่ แบบถาวรและแบบเป็นงวด คุณควรเลือกอันไหน?

คำตอบขึ้นอยู่กับขนาด ความซับซ้อน และความต้องการเฉพาะของธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้เป็นข้อควรพิจารณา 2 ข้อเพื่อช่วยเป็นแนวทางในการตัดสินใจของคุณ:

1. ขนาดของบริษัท

สินค้าคงคลังตามงวดมักจะทำด้วยตนเอง สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ใช้เวลาไม่เกินสองสามวันในการรับสต็อก ทำให้สินค้าคงคลังตามระยะเวลาเป็นทางเลือกที่ทำงานได้

แต่สำหรับธุรกิจที่ต้องจัดการกับสินค้าคงคลังในปริมาณมาก การนับสต็อกด้วยตนเองแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย นั่นคือที่มาของระบบสินค้าคงคลังแบบถาวร เนื่องจากระบบติดตามระดับสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ พนักงานจึงไม่จำเป็นต้องนับสินค้าคงคลังด้วยตนเองทุกเดือนหรือทุกสัปดาห์ ช่วยประหยัดเวลาและความพยายามได้มาก

2. ค่าใช้จ่าย

ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการระบบสินค้าคงคลังตามงวดจะเชื่อมโยงกับค่าจ้างของพนักงานและระยะเวลาที่พวกเขาใช้ในการทำงานให้เสร็จ ในทางตรงกันข้าม ระบบสินค้าคงคลังถาวรเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายล่วงหน้า เช่น การใช้ซอฟต์แวร์ การบำรุงรักษา และการอัปเกรด

โดยทั่วไปแล้ว ยิ่งธุรกิจมีขนาดใหญ่เท่าใด ก็สามารถประหยัดเงินได้มากขึ้นโดยการเปลี่ยนมาใช้ระบบสินค้าคงคลังแบบถาวร

ทำไมต้องใช้ระบบสินค้าคงคลังถาวร?

1. ป้องกันการสต๊อกสินค้า

การสต๊อกสินค้าเป็นประจำเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดวิธีหนึ่งในการผลักดันผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าให้เข้ามาอยู่ในอ้อมแขนของการแข่งขัน ฉัน คาดว่า 21-43% ของลูกค้าจะไปที่ร้านอื่น เพื่อซื้อสินค้าที่ไม่มีสต็อกที่ร้านของคุณ และลูกค้าเหล่านั้นจำนวนมากหายไปอย่างถาวร มีเพียง ประมาณ 59% เท่านั้นที่จะกลับ มา

ระบบสินค้าคงคลังแบบถาวรช่วยลดโอกาสที่สินค้าหมดสต็อกโดยการซื้ออัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่สินค้าถึงเกณฑ์สินค้าคงคลัง สิ่งนี้ทำให้ระดับสินค้าคงคลังของคุณสูงขึ้นและช่วย รักษาลูกค้าที่ขยันขันแข็งของ คุณ

2. ช่วยให้เข้าใจรูปแบบผู้ซื้อ

เนื่องจากระบบสินค้าคงคลังถาวรจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงของสต็อกแบบเรียลไทม์ เช่น หลังจากที่ลูกค้าสั่งซื้อ เป็นต้น จึงสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับลูกค้าของคุณและรูปแบบการซื้อของพวกเขาได้

ซึ่งหมายความว่าเจ้าของธุรกิจสามารถติดตามได้ว่าปัจจัยใดที่มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจซื้อ ตัวอย่างเช่น สินค้าบางอย่างอาจได้รับความนิยมมากขึ้นในช่วงเวลาหนึ่งของปี สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถสต็อกสินค้าในปริมาณที่มากขึ้นในช่วงเวลาดังกล่าว ทำให้มั่นใจได้ว่าคุณจะไม่ประสบปัญหาการขาดแคลน

กล่าวโดยสรุป ระบบสินค้าคงคลังแบบถาวรจะปรับแต่งวิธีการจัดเก็บสินค้าของธุรกิจของคุณอย่างละเอียด และช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะไม่สต็อกสินค้าขาดหรือเกิน

3. เพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่จัดเก็บ

ธุรกิจจำนวนมากที่ใช้ระบบสินค้าคงคลังตามระยะเวลาการสั่งซื้อมากเกินไปเพื่อหลีกเลี่ยงสินค้าหมดสต็อก พวกเขาไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลเรียลไทม์สำหรับสินค้าคงคลังในมือ ดังนั้นพวกเขาจึงลงเอยด้วยการจัดเก็บสิ่งของต่างๆ มากเกินความจำเป็น โดยใช้พื้นที่และทรัพยากรอันมีค่า

ระบบสินค้าคงคลังถาวรช่วยให้สามารถเข้าถึงการเปลี่ยนแปลงของสต็อกได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการพื้นที่จัดเก็บได้อย่างแม่นยำ ปรับพื้นที่คลังสินค้าให้เหมาะสม และประหยัดเงินค่าสินค้าคงคลัง

สูตรที่ใช้โดย Perpetual Inventory Systems

1. สอศ

ปริมาณการสั่งซื้อทางเศรษฐกิจ (EOQ) เป็นสูตรที่ใช้ในระบบสินค้าคงคลังแบบถาวร ซึ่งสามารถช่วยลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพการใช้พื้นที่ได้ สร้างปริมาณที่เหมาะสมของผลิตภัณฑ์ที่จะสั่งซื้อตามต้นทุนการจัดเก็บและการดำเนินการที่เกี่ยวข้อง

สูตร EOQ คือ:

EOQ = 2 ผลิตภัณฑ์ที่ขายได้ต่อปี ต้นทุนการสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ ต้นทุนในการจัดเก็บผลิตภัณฑ์

สมมติว่าร้านค้าของคุณขายหมวกได้เฉลี่ย 500 ใบต่อปี คุณต้องเสียค่าใช้จ่าย $3 ในการจัดเก็บหมวกแต่ละใบเป็นเวลาหนึ่งปี และ $2 ในการสั่งซื้อ EOQ จะเป็นรากที่สองของ (2 × 500 × $2)/($3)—หรือประมาณ 26 ค่านี้บอกเราว่าขนาดการสั่งซื้อที่เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจหมวกของคุณคือ 26 ใบต่อครั้ง

2. COGS

ต้นทุนขาย (หรือต้นทุนขาย) ใช้เพื่อคำนวณต้นทุนรวมของผลิตภัณฑ์ที่ขายในช่วงเวลาหนึ่ง ซึ่งรวมถึงต้นทุนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการผลิตและการขายสินค้าเหล่านั้น รวมถึงค่าแรง วัสดุ และต้นทุนอื่นๆ

สูตร COGS คือ:

COGS = สินค้าคงคลังเริ่มต้น + การซื้อ - สินค้าคงคลังสิ้นสุด

สมมติว่าธุรกิจหมวกของคุณเริ่มต้นไตรมาสด้วยสินค้าคงคลัง $20,000 ในไตรมาสนั้น คุณซื้อหมวกมูลค่า 50,000 ดอลลาร์ และจบไตรมาสด้วยสินค้าคงคลังมูลค่า 25,000 ดอลลาร์

COGS จะเท่ากับ $20,000 + $50,000 – $25,000 = $45,000 สิ่งนี้บอกเราว่าต้นทุนรวมของสินค้าที่ขายสำหรับไตรมาสนี้คือ 45,000 ดอลลาร์ ด้วยระบบสินค้าคงคลังแบบถาวร COGS จะทำงานตามเวลาจริงเมื่อมีการซื้อและขายผลิตภัณฑ์

3. วิธีกำไรขั้นต้น

กำไรขั้นต้นคือการวัดเงินที่ได้รับจากการขายสินค้า เมื่อมีการคิดต้นทุนการผลิตสินค้าเหล่านั้นแล้ว

สูตรคือ:

กำไรขั้นต้น = รายได้ทั้งหมด – COGS

หากต้องการดำเนินการต่อจากตัวอย่างข้างต้น สมมติว่ารายได้รวมจากการขายหมวกสำหรับไตรมาสนี้อยู่ที่ 65,000 ดอลลาร์ สมการ COGS บอกเราว่าต้นทุนขายในไตรมาสนี้อยู่ที่ 45,000 ดอลลาร์ กำไรขั้นต้นสำหรับไตรมาสนี้จะอยู่ที่ 65,000 ดอลลาร์ – 45,000 ดอลลาร์ = 20,000 ดอลลาร์

4. ฟีฟ่า

เข้าก่อนออกก่อน (FIFO) เป็นวิธีการจัดการสินค้าคงคลังที่สินค้าคงคลังที่เข้ามาก่อนจะถูกขายก่อน วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าผลิตภัณฑ์ที่เก่าที่สุดจะถูกขายก่อนผลิตภัณฑ์ใหม่ และช่วยป้องกันการเน่าเสีย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในธุรกิจที่วันหมดอายุของผลิตภัณฑ์มีความสำคัญ

ยกตัวอย่าง สมมติว่าธุรกิจหมวกของคุณซื้อหมวกสองชุดในระหว่างไตรมาส: หนึ่งใบที่จุดเริ่มต้น (หมวก 100 ใบมูลค่า 20,000 ดอลลาร์) และอีกใบในตอนท้าย (หมวก 100 ใบมูลค่า 21,000 ดอลลาร์เนื่องจากการหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทาน)

ภายใต้ระบบ FIFO หมวก 100 ชุดที่เก่าที่สุดจะถูกขายก่อน ซึ่งหมายความว่า COGS จะคำนวณจากหมวกมูลค่า 20,000 ดอลลาร์แทนที่จะเป็นหมวกชุดที่สองที่มีราคาแพงกว่า

5. ลิโฟ

Last In, First Out (LIFO) ตรงข้ามกับ FIFO เป็นวิธีการจัดการสินค้าคงคลังที่ขายสินค้าใหม่ล่าสุดก่อน นี่อาจเป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจที่ราคาสูงขึ้น เนื่องจากหมายความว่าต้นทุนสินค้าที่ขายอาจสูงขึ้น

หากต้องการใช้ตัวอย่างเดียวกันกับก่อนหน้านี้ ค่า COGS ของธุรกิจของคุณจะคำนวณจากหมวกชุดละ 21,000 ดอลลาร์ แทนที่จะเป็นมูลค่า 20,000 ดอลลาร์ ซึ่งหมายความว่า COGS ของคุณจะสูงขึ้นในกรณีนี้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับระบบสินค้าคงคลังถาวร

1. เลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

เพื่อให้แน่ใจว่าระบบสินค้าคงคลังถาวรของคุณให้คุณค่าสูงสุดแก่ธุรกิจของคุณ คุณต้องเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม ซอฟต์แวร์สินค้าคงคลังถาวรบางตัวจะเหมาะสำหรับบางธุรกิจมากกว่าซอฟต์แวร์อื่น

คุณจะต้องพิจารณาปัจจัยสองสามประการเมื่อตัดสินใจเลือกสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ ได้แก่:

• ค่าใช้จ่าย : กำหนดงบประมาณของคุณได้ทันทีและกรองเครื่องมือที่ไม่เหมาะสมกับงบประมาณออก
• คุณสมบัติ : ไม่ใช่ซอฟต์แวร์ทั้งหมดที่จะมีคุณสมบัติเหมือนกันตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกหนึ่งที่เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณ
• ความสามารถในการขยายขนาด : หากการเติบโตคือเป้าหมายของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกสามารถปรับขยายตามธุรกิจของคุณได้
• การผสานรวม : สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุด ให้นึกถึงซอฟต์แวร์ที่คุณใช้อยู่ในปัจจุบัน และดูว่าคุณต้องการซอฟต์แวร์คลังสินค้าถาวรเพื่อผสานรวมเข้ากับซอฟต์แวร์เหล่านั้นหรือไม่

ประเด็นสุดท้ายนั้นใหญ่มาก—ระบบสินค้าคงคลังถาวรจะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อพวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลการขายและการซื้อทั้งหมดของคุณได้ ซึ่งหมายความว่าธุรกิจของคุณจะต้องใช้เครื่องมือที่รวบรวมและแบ่งปันข้อมูลนี้ได้อย่างง่ายดาย

Upscribe เป็นแพลตฟอร์มการจัดการการสมัครสมาชิกสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซที่มีชุดเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อช่วยเพิ่มผลกำไรและเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงาน ได้แก่:

โอ้ มันยังมี API อันทรงพลังที่ทำให้การผสานรวมกับระบบสินค้าคงคลังถาวรของคุณเป็นเรื่องง่าย

รายได้ปกติที่คาดการณ์ได้ทำให้การวางแผนและจัดการสินค้าคงคลังของคุณง่ายขึ้น และทำให้ Upscribe เป็นเครื่องมือสนับสนุนที่จำเป็นสำหรับระบบการจัดการสินค้าคงคลังของคุณ

2. ใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติ

ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจใช้ซอฟต์แวร์ใด คุณควรมองหาวิธีที่จะทำให้กระบวนการสินค้าคงคลังของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติ การป้อนข้อมูลด้วยตนเองโดยอัตโนมัติและงานติดตามสามารถช่วยประหยัดเวลาและเงินของธุรกิจของคุณ และทำให้ระบบสินค้าคงคลังของคุณแม่นยำยิ่งขึ้น

งานที่คุณทำให้เป็นอัตโนมัติได้จะขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกเป็นส่วนใหญ่ แต่การทำงานอัตโนมัติทั่วไปบางอย่างรวมถึง:

• การจัดการคำสั่งซื้อและการปฏิบัติตาม
• การติดตามสินค้าคงคลังและการคาดการณ์
• จัดลำดับใหม่ตามจุดจัดลำดับใหม่
• การรายงานและการวิเคราะห์ (เช่น การคำนวณ COGS)

ระบบอัตโนมัติเหล่านี้จะช่วยให้ระบบสินค้าคงคลังของคุณทันสมัยอยู่เสมอ เพื่อให้มั่นใจว่าคุณมีสินค้าคงคลังในปริมาณที่เหมาะสมอยู่เสมอ

3. ย้ายสินค้าคงคลังของคุณ

เมื่อคุณเริ่มใช้ระบบสินค้าคงคลังถาวร สิ่งสำคัญคือต้องย้ายข้อมูลสินค้าคงคลังที่มีอยู่ทั้งหมดของคุณไปยังซอฟต์แวร์

กระบวนการนี้อาจดูเหมือนเป็นงานที่ยิ่งใหญ่—และนั่นก็อาจจะจริง ขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจของคุณ แต่มีบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้ง่ายขึ้น รวมถึง:

• สร้างรายการตรวจสอบการย้ายข้อมูล : รายการตรวจสอบจะช่วยติดตามว่าคุณอยู่ในขั้นตอนใด และทำให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดถูกมองข้าม
• เริ่มต้นด้วยรายการที่ได้รับความนิยมน้อย : เริ่มต้นด้วยการย้ายรายการในคลังของคุณที่ขายได้ไม่มากนักด้วยวิธีนี้ คุณจะมีเวลาแก้ไขข้อบกพร่องก่อนที่จะย้ายรายการยอดนิยม
• หมดเวลาในแต่ละสัปดาห์ : แบ่งเวลาในแต่ละสัปดาห์เพื่อดำเนินการย้ายข้อมูลแม้ว่าจะเป็นเพียงหนึ่งชั่วโมง เวลานั้นจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วและช่วยให้คุณติดตามได้
• รันระบบเดิมของคุณแบบขนาน : การรันทั้งสองระบบพร้อมกันในช่วงระยะเวลาหนึ่งสามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณได้ย้ายข้อมูลทั้งหมดแล้ว และทุกอย่างทำงานได้อย่างราบรื่น

4. เพิ่มประสิทธิภาพการจัดลำดับใหม่

คะแนนการจัดลำดับใหม่คือระดับที่คุณสั่งซื้อสินค้าคงคลังใหม่ ตามหลักการแล้ว คุณต้องการให้จุดสั่งซื้อใหม่ของคุณต่ำพอที่คุณจะไม่มีวันหมดสต็อก แต่สูงพอที่จะหลีกเลี่ยงสินค้าคงคลังที่มากเกินไป

ระบบสินค้าคงคลังแบบถาวรหลายระบบมีคุณสมบัติที่ช่วยให้คุณสามารถกำหนดจุดสั่งซื้อใหม่ได้โดยอัตโนมัติตามข้อมูลการขายในอดีตหรือพารามิเตอร์อื่นๆ ที่กล่าวว่า คุณอาจต้องปรับแต่งการตั้งค่าเหล่านั้นอย่างละเอียดเพื่อให้ได้คะแนนการจัดลำดับใหม่ของคุณอย่างถูกต้อง

ปัจจัยบางประการที่คุณควรพิจารณาได้แก่:

• ความต้องการตามฤดูกาล : ความต้องการสินค้าคงคลังของคุณอาจเปลี่ยนแปลงตามฤดูกาล
• เวลานำ : เวลานำอาจแตกต่างกันไปอย่างมากขึ้นอยู่กับซัพพลายเออร์และผลิตภัณฑ์ของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้คำนึงถึงสิ่งเหล่านี้เมื่อตั้งค่าจุดสั่งซื้อใหม่
• สต็อคที่ปลอดภัย : หากคุณต้องรับมือกับอุปสงค์ที่คาดเดาไม่ได้เป็นพิเศษหรือระยะเวลารอคอยที่ยาวนาน ให้พิจารณาตั้งค่าสต็อคที่ปลอดภัยเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่มีวันหมด

รับเชิงรุกเกี่ยวกับการจัดการธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณ

การจัดการสินค้าคงคลังเป็นส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจอีคอมเมิร์ซ และจะยิ่งซับซ้อนมากขึ้นเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น

การใช้ประโยชน์จากระบบสินค้าคงคลังแบบถาวรและกระบวนการอัตโนมัติให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เป็นกุญแจสำคัญในการรักษาความสามารถในการแข่งขัน ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม คุณจะสามารถปรับปรุงสินค้าคงคลังของคุณให้ทันสมัยและแม่นยำด้วยความพยายามเพียงเล็กน้อย

และในขณะที่คุณทำอยู่ ทำไมไม่ลองจัดการธุรกิจการสมัครรับข้อมูลของคุณดูล่ะ ที่ Upscribe เราช่วยธุรกิจออนไลน์ในการออกแบบ เปิดตัว และจัดการโปรแกรมสมัครสมาชิกด้วยเครื่องมือและคุณสมบัติอันทรงพลัง

กำหนดเวลาการสาธิตฟรี วันนี้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม!