永续盘存系统

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最后更新： 2023 年 2 月 3 日

库存管理是电子商务业务工作流程中最关键（也是最繁琐）的部分之一。 值得庆幸的是，零售技术的进步终于让它更容易解决。

最有益的方法之一是永续盘存系统——可以简化整个库存管理流程的工具，同时确保准确性。

在本文中，我们将了解永续盘存系统——涵盖它们是什么、它们如何工作以及如何将它们与其他电子商务管理工具（如Upscribe ）一起实施以最大限度地发挥效益。

准备好减轻跟踪库存的压力了吗？ 让我们开始吧。

什么是永续盘存系统？

让我们从简单开始——永续盘存是一种会计方法，企业可以使用这种方法实时跟踪手头的库存。 它通常与定期盘点形成对比，后者按设定的时间间隔（例如每天或每周）进行盘点。

永续盘存系统是企业用来简化这种会计方法的软件解决方案。 永续盘存系统无需员工手动记录库存变化，而是使用来自销售点 (POS) 系统、客户订单、订阅管理工具和供应商发货的数据来实时自动更新库存记录。

一些永续盘存系统仅止于简单地跟踪手头库存，而其他永续盘存系统还包括自动重新订购、库存位置管理和供应商数据集成等功能。

永续盘存与定期盘存：哪个更适合您的业务？

我们简要介绍了两种不同的库存方法——永久和定期。 那么你应该选择哪一个？

答案取决于您企业的规模、复杂性和具体需求。 以下是有助于指导您做出决定的两个注意事项：

一、公司规模

定期盘点通常是手动完成的。 对于较小的企业，完成盘点不会超过几天——这使得定期盘点成为一种可行的选择。

但是对于处理大量库存的企业来说，手动盘点库存几乎是不可能的。 这就是永续盘存系统的用武之地。由于它实时跟踪库存水平，员工无需每月或每周手动清点库存。 这样可以节省大量时间和精力。

2.成本

运行定期库存系统的成本与员工的工资以及他们完成任务所需的时间有关。 相比之下，永续盘存系统涉及软件实施、维护和升级等前期成本。

一般来说，企业规模越大，改用永续盘存系统可以节省的资金就越多。

为什么要使用永续盘存系统？

1. 防止缺货

定期缺货是吸引潜在客户加入竞争的最有效方法之一。 据估计， 21-43 % 的顾客会去另一家商店购买您商店缺货的商品。 其中许多客户永远离开了——只有大约 59%的人会回来。

永续盘存系统通过在达到库存阈值时自动采购来最大限度地减少缺货的可能性。 这可以保持您的库存水平并有助于留住您来之不易的客户。

2. 帮助了解买家模式

由于永续盘存系统会实时记录库存变化（例如，在客户下订单后），它们可以提供有关您的客户及其购买模式的见解。

这意味着企业主可以追踪影响购买决策的因素。 例如，某些商品可能在一年中的某个时间更受欢迎。 这使您可以在这段时间储存更多的这些产品，确保您永远不会面临短缺。

简而言之，永续盘存系统可以微调您的企业库存物品的方式，并确保您永远不会库存不足或库存过多。

3.优化存储空间

许多使用定期库存系统的企业都会超额订购以避免缺货。 他们无法访问手头库存的实时数据，因此他们最终存储了不必要的物品，占用了宝贵的空间和资源。

永续盘存系统提供对库存实时变化的访问。 这使企业能够准确地管理他们的存储容量，优化他们的仓库空间，并节省库存成本。

永续盘存系统使用的公式

1.EOQ

经济订单数量 (EOQ) 是永续盘存系统中使用的一个公式，可以帮助降低成本和优化空间的使用。 它根据相关的存储和履行成本生成最佳的产品订购数量。

EOQ公式为：

EOQ = 2每年售出的产品 订购产品的成本 存储产品的成本

假设您的商店平均每年销售 500 顶帽子。 每顶帽子存放一年需要 3 美元，下订单需要 2 美元。 EOQ 是 (2 × 500 × 2 美元)/(3 美元) 的平方根——或大约 26。这告诉我们，您的帽子业务的最佳订单量是一次 26 顶帽子。

2.销货成本

销售成本（或销售成本）用于计算在一定时期内销售产品的总成本。 这包括与这些项目的生产和销售相关的所有成本，包括人工、材料和其他成本。

COGS 公式为：

COGS = 期初库存 + 采购 - 期末库存

假设您的帽子业务在本季度开始时有 20,000 美元的库存。 在该季度，您购买了价值 50,000 美元的帽子，并在该季度末以价值 25,000 美元的库存结束。

销货成本为 20,000 美元 + 50,000 美元 – 25,000 美元 = 45,000 美元。 这告诉我们本季度销售商品的总成本为 45,000 美元。 通过永续盘存系统，销货成本会随着产品的采购和销售实时计算出来。

3、毛利法

一旦考虑了生产这些商品的成本，毛利润就是衡量商品销售收入的指标。

公式是：

毛利润 = 总收入 – 销货成本

继续上面的示例，假设本季度帽子销售的总收入为 65,000 美元。 COGS 等式告诉我们本季度的商品销售成本为 45,000 美元。 该季度的毛利润为 65,000 美元 – 45,000 美元 = 20,000 美元。

4.先进先出

先进先出（FIFO）是一种库存管理方法，其中先进来的库存先销售。 这种方法有助于确保最旧的产品先于新产品售出，并有助于防止变质，尤其是在产品有效期很重要的企业中。

为了说明这一点，假设您的帽子企业在本季度购买了两批帽子：一批在开始时（100 顶帽子，价值 20,000 美元）和一批在末尾（由于供应链中断，100 顶帽子价值 21,000 美元）。

在 FIFO 系统下，最早一批的 100 顶帽子将首先售出。 这意味着 COGS 将根据价值 20,000 美元的帽子而不是更昂贵的第二批帽子来计算。

5. 后进先出法

后进先出 (LIFO) 与 FIFO 相反。 这是一种库存管理方法，首先销售最新的商品。 这可能对价格上涨的企业有利，因为这意味着销售商品的成本可能更高。

使用与之前相同的示例，您的企业的销货成本将根据价值 21,000 美元的帽子而不是价值 20,000 美元的帽子来计算。 这意味着您的销货成本在这种情况下会更高。

永续盘存系统最佳实践

1.选择合适的软件

为确保您的永续盘存系统为您的企业提供最大价值，您需要选择合适的软件。 一些永续盘存软件比其他企业更适合某些企业。

在决定最适合您的业务时，您需要考虑一些因素，包括：

• 成本：立即设置预算并过滤掉不适合预算的工具。
• 功能：并非所有软件都提供相同的功能。确保选择适合您特定需求的产品。
• 可扩展性：如果增长是您的目标，请确保您选择的软件可以随您的业务扩展。
• 集成：最后但同样重要的是，考虑一下您当前使用的软件以及您是否需要永久盘存软件与它们集成。

最后一点意义重大——永续盘存系统只有在可以访问您的所有销售和采购数据时才有效。 这意味着您的企业使用能够轻松收集和共享这些数据的工具非常重要。

Upscribe 是电子商务企业的订阅管理平台，提供一套旨在帮助您最大化利润和简化运营的工具，包括：

哦，它还提供了一个强大的 API，可以轻而易举地与您的永续盘存系统集成。

定期、可预测的收入使计划和管理库存变得更加容易，这使 Upscribe 成为您库存管理系统的重要支持工具。

2. 利用自动化

无论您决定使用什么软件，您都应该寻找使库存流程自动化的方法。 自动化手动数据输入和跟踪任务可以节省您的业务时间和金钱，并使您的库存系统更加准确。

您可以自动化的任务在很大程度上取决于您选择的软件，但一些常见的自动化包括：

• 订单管理和履行
• 库存跟踪和预测
• 根据再订货点重新订购
• 报告和分析（例如，计算 COGS）

这些自动化将帮助您使您的库存系统保持最新状态，确保您始终拥有适量的库存。

3. 迁移您的库存

一旦开始使用永续盘存系统，将所有现有库存数据迁移到软件中就很重要。

这个过程可能看起来像是一项艰巨的任务——根据您的业务规模，这可能是真的。 但是您可以做一些事情来简化它，包括：

• 创建迁移清单：清单将帮助您跟踪您在流程中的位置，并确保没有遗漏任何内容。
• 从不太受欢迎的商品开始：首先迁移库存中销量不高的商品。这样，您就有时间在迁移更受欢迎的项目之前解决任何问题。
• 每周留出时间：每周留出一些时间来处理迁移。即使只有一个小时，这段时间也会很快加起来，帮助你保持在正轨上。
• 并行运行您的遗留系统：并行运行两个系统一段时间可以帮助确保您已经迁移了所有数据并且一切都顺利运行。

4.优化再订货点

再订货点是您订购新库存的水平。 理想情况下，您希望您的再订货点足够低以至于您永远不会缺货，但又足够高以避免库存过剩。

许多永续盘存系统具有允许您根据历史销售数据或其他参数自动设置再订购点的功能。 也就是说，您可能需要微调这些设置以使您的再订购点恰到好处。

您应该考虑的一些因素包括：

• 季节性需求：您的库存需求可能会根据季节而变化。
• 交货时间：交货时间可能会因您的供应商和产品而有很大差异。确保在设置再订购点时考虑到它们。
• 安全库存：如果您要处理特别不可预测的需求或较长的交货时间，请考虑设置安全库存以确保您永远不会用完。

积极主动地管理您的电子商务业务

库存管理是运营电子商务业务的关键部分，而且随着业务的发展，它只会变得越来越复杂。

利用永续盘存系统并使尽可能多的流程自动化是保持竞争力的关键。 使用正确的工具，您将能够以最小的努力使您的库存保持最新和准确。

当您这样做时，为什么不主动管理您的订阅业务呢？ 在 Upscribe，我们使用强大的工具和功能帮助在线企业设计、启动和管理他们的订阅计划。

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