永續盤存系統

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最後更新： 2023 年 2 月 3 日

庫存管理是電子商務業務工作流程中最關鍵（也是最繁瑣）的部分之一。 值得慶幸的是，零售技術的進步終於讓它更容易解決。

最有益的方法之一是永續盤存系統——可以簡化整個庫存管理流程的工具，同時確保准確性。

在本文中，我們將了解永續盤存系統——涵蓋它們是什麼、它們如何工作以及如何將它們與其他電子商務管理工具（如Upscribe ）一起實施以最大限度地發揮效益。

準備好減輕跟踪庫存的壓力了嗎？ 讓我們開始吧。

什麼是永續盤存系統？

讓我們從簡單開始——永續盤存是一種會計方法，企業可以使用這種方法實時跟踪手頭的庫存。 它通常與定期盤點形成對比，後者按設定的時間間隔（例如每天或每週）進行盤點。

永續盤存系統是企業用來簡化這種會計方法的軟件解決方案。 永續盤存系統無需員工手動記錄庫存變化，而是使用來自銷售點 (POS) 系統、客戶訂單、訂閱管理工具和供應商發貨的數據來實時自動更新庫存記錄。

一些永續盤存系統僅止於簡單地跟踪手頭庫存，而其他永續盤存系統還包括自動重新訂購、庫存位置管理和供應商數據集成等功能。

永續盤存與定期盤存：哪個更適合您的業務？

我們簡要介紹了兩種不同的庫存方法——永久和定期。 那麼你應該選擇哪一個？

答案取決於您企業的規模、複雜性和具體需求。 以下是有助於指導您做出決定的兩個注意事項：

一、公司規模

定期盤點通常是手動完成的。 對於較小的企業，完成盤點不會超過幾天——這使得定期盤點成為一種可行的選擇。

但是對於處理大量庫存的企業來說，手動盤點庫存幾乎是不可能的。 這就是永續盤存系統的用武之地。由於它實時跟踪庫存水平，員工無需每月或每週手動清點庫存。 這樣可以節省大量時間和精力。

2.成本

運行定期庫存系統的成本與員工的工資以及他們完成任務所需的時間有關。 相比之下，永續盤存系統涉及軟件實施、維護和升級等前期成本。

一般來說，企業規模越大，改用永續盤存系統可以節省的資金就越多。

為什麼要使用永續盤存系統？

1. 防止缺貨

定期缺貨是吸引潛在客戶加入競爭的最有效方法之一。 據估計， 21-43 % 的顧客會去另一家商店購買您商店缺貨的商品。 其中許多客戶永遠離開了——只有大約 59%的人會回來。

永續盤存系統通過在達到庫存閾值時自動採購來最大限度地減少缺貨的可能性。 這可以保持您的庫存水平並有助於留住您來之不易的客戶。

2. 幫助了解買家模式

由於永續盤存系統會實時記錄庫存變化（例如，在客戶下訂單後），它們可以提供有關您的客戶及其購買模式的見解。

這意味著企業主可以追踪影響購買決策的因素。 例如，某些商品可能在一年中的某個時間更受歡迎。 這使您可以在這段時間儲存更多的這些產品，確保您永遠不會面臨短缺。

簡而言之，永續盤存系統可以微調您的企業庫存物品的方式，並確保您永遠不會庫存不足或庫存過多。

3.優化存儲空間

許多使用定期庫存系統的企業都會超額訂購以避免缺貨。 他們無法訪問手頭庫存的實時數據，因此他們最終存儲了不必要的物品，佔用了寶貴的空間和資源。

永續盤存系統提供對庫存實時變化的訪問。 這使企業能夠準確地管理他們的存儲容量，優化他們的倉庫空間，並節省庫存成本。

永續盤存系統使用的公式

1.EOQ

經濟訂單數量 (EOQ) 是永續盤存系統中使用的一個公式，可以幫助降低成本和優化空間的使用。 它根據相關的存儲和履行成本生成最佳的產品訂購數量。

EOQ公式為：

EOQ = 2每年售出的產品 訂購產品的成本 存儲產品的成本

假設您的商店平均每年銷售 500 頂帽子。 每頂帽子存放一年需要 3 美元，下訂單需要 2 美元。 EOQ 是 (2 × 500 × 2 美元)/(3 美元) 的平方根——或大約 26。這告訴我們，您的帽子業務的最佳訂單量是一次 26 頂帽子。

2.銷貨成本

銷售成本（或銷售成本）用於計算在一定時期內銷售產品的總成本。 這包括與這些項目的生產和銷售相關的所有成本，包括人工、材料和其他成本。

COGS 公式為：

COGS = 期初庫存 + 採購 - 期末庫存

假設您的帽子業務在本季度開始時有 20,000 美元的庫存。 在該季度，您購買了價值 50,000 美元的帽子，並在該季度末以價值 25,000 美元的庫存結束。

銷貨成本為 20,000 美元 + 50,000 美元 – 25,000 美元 = 45,000 美元。 這告訴我們本季度銷售商品的總成本為 45,000 美元。 通過永續盤存系統，銷貨成本會隨著產品的採購和銷售實時計算出來。

3、毛利法

一旦考慮了生產這些商品的成本，毛利潤就是衡量商品銷售收入的指標。

公式是：

毛利潤 = 總收入 – 銷貨成本

繼續上面的示例，假設本季度帽子銷售的總收入為 65,000 美元。 COGS 等式告訴我們本季度的商品銷售成本為 45,000 美元。 該季度的毛利潤為 65,000 美元 – 45,000 美元 = 20,000 美元。

4.先進先出

先進先出（FIFO）是一種庫存管理方法，其中先進來的庫存先銷售。 這種方法有助於確保最舊的產品先於新產品售出，並有助於防止變質，尤其是在產品有效期很重要的企業中。

為了說明這一點，假設您的帽子企業在本季度購買了兩批帽子：一批在開始時（100 頂帽子，價值 20,000 美元）和一批在末尾（由於供應鏈中斷，100 頂帽子價值 21,000 美元）。

在 FIFO 系統下，最早一批的 100 頂帽子將首先售出。 這意味著 COGS 將根據價值 20,000 美元的帽子而不是更昂貴的第二批帽子來計算。

5. 後進先出法

後進先出 (LIFO) 與 FIFO 相反。 這是一種庫存管理方法，首先銷售最新的商品。 這可能對價格上漲的企業有利，因為這意味著銷售商品的成本可能更高。

使用與之前相同的示例，您的企業的銷貨成本將根據價值 21,000 美元的帽子而不是價值 20,000 美元的帽子來計算。 這意味著您的銷貨成本在這種情況下會更高。

永續盤存系統最佳實踐

1.選擇合適的軟件

為確保您的永續盤存系統為您的企業提供最大價值，您需要選擇合適的軟件。 一些永續盤存軟件比其他企業更適合某些企業。

在決定最適合您的業務時，您需要考慮一些因素，包括：

• 成本：立即設置預算並過濾掉不適合預算的工具。
• 功能：並非所有軟件都提供相同的功能。確保選擇適合您特定需求的產品。
• 可擴展性：如果增長是您的目標，請確保您選擇的軟件可以隨您的業務擴展。
• 集成：最後但同樣重要的是，考慮一下您當前使用的軟件以及您是否需要永久盤存軟件與它們集成。

最後一點意義重大——永續盤存系統只有在可以訪問您的所有銷售和採購數據時才有效。 這意味著您的企業使用能夠輕鬆收集和共享這些數據的工具非常重要。

Upscribe 是電子商務企業的訂閱管理平台，提供一套旨在幫助您最大化利潤和簡化運營的工具，包括：

哦，它還提供了一個強大的 API，可以輕而易舉地與您的永續盤存系統集成。

定期、可預測的收入使您更容易規劃和管理您的庫存，這使 Upscribe 成為您庫存管理系統的重要支持工具。

2. 利用自動化

無論您決定使用什麼軟件，您都應該尋找使庫存流程自動化的方法。 自動化手動數據輸入和跟踪任務可以節省您的業務時間和金錢，並使您的庫存系統更加準確。

您可以自動化的任務在​​很大程度上取決於您選擇的軟件，但一些常見的自動化包括：

• 訂單管理和履行
• 庫存跟踪和預測
• 根據再訂貨點重新訂購
• 報告和分析（例如，計算 COGS）

這些自動化將幫助您使您的庫存系統保持最新狀態，確保您始終擁有適量的庫存。

3. 遷移您的庫存

一旦開始使用永續盤存系統，將所有現有庫存數據遷移到軟件中就很重要。

這個過程可能看起來像是一項艱鉅的任務——根據您的業務規模，這可能是真的。 但是您可以做一些事情來簡化它，包括：

• 創建遷移清單：清單將幫助您跟踪您在流程中的位置，並確保沒有遺漏任何內容。
• 從不太受歡迎的商品開始：首先遷移庫存中銷量不高的商品。這樣，您就有時間在遷移更受歡迎的項目之前解決任何問題。
• 每週留出時間：每週留出一些時間來處理遷移。即使只有一個小時，這段時間也會很快加起來，幫助你保持在正軌上。
• 並行運行您的遺留系統：並行運行兩個系統一段時間可以幫助確保您已經遷移了所有數據並且一切都順利運行。

4.優化再訂貨點

再訂貨點是您訂購新庫存的水平。 理想情況下，您希望您的再訂貨點足夠低以至於您永遠不會缺貨，但又足夠高以避免庫存過剩。

許多永續盤存系統具有允許您根據歷史銷售數據或其他參數自動設置再訂購點的功能。 也就是說，您可能需要微調這些設置以使您的再訂購點恰到好處。

您應該考慮的一些因素包括：

• 季節性需求：您的庫存需求可能會根據季節而變化。
• 交貨時間：交貨時間可能會因您的供應商和產品而有很大差異。確保在設置再訂購點時考慮到它們。
• 安全庫存：如果您要處理特別不可預測的需求或較長的交貨期，請考慮設置安全庫存以確保您永遠不會用完。

積極主動地管理您的電子商務業務

庫存管理是運營電子商務業務的關鍵部分，而且隨著業務的發展，它只會變得越來越複雜。

利用永續盤存系統並使盡可能多的流程自動化是保持競爭力的關鍵。 使用正確的工具，您將能夠以最小的努力使您的庫存保持最新和準確。

當您這樣做時，為什麼不主動管理您的訂閱業務呢？ 在 Upscribe，我們使用強大的工具和功能幫助在線企業設計、啟動和管理他們的訂閱計劃。

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