Systèmes d'inventaire perpétuel

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Dernière mise à jour : 3 février 2023

La gestion des stocks est l'une des parties les plus cruciales (et fastidieuses) du flux de travail d'une entreprise de commerce électronique. Et heureusement, les progrès de la technologie de vente au détail facilitentenfinla tâche.

L'un des plus avantageux a étéles systèmes d'inventaire permanent, des outils qui peuvent rationaliser l'ensemble de votre processus de gestion des stocks, tout en garantissant l'exactitude.

Dans cet article, nous examinerons les systèmes d'inventaire perpétuel, en expliquant ce qu'ils sont, comment ils fonctionnent et comment vous pouvez les mettre en œuvre avecd'autresoutils de gestion de commerce électronique comme Upscribe pour maximiser les avantages.

Prêt à éliminer le stress lié au suivi de votre inventaire ? Commençons.

Qu'est-ce qu'un système d'inventaire permanent ?

Commençons simplement : l'inventaire permanent est une méthode comptable dans laquelle les entreprises peuvent suivre l'inventaire dont elles disposent en temps réel. Il est souvent opposé à un inventaire périodique , dans lequel l'inventaire est effectué à intervalles réguliers (par exemple, quotidiennement ou hebdomadairement).

Lessystèmes d'inventaire permanent sont des solutions logicielles que les entreprises utilisent pour simplifier cette méthode comptable. Au lieu que le personnel enregistre manuellement les modifications d'inventaire, les systèmes d'inventaire permanent utilisent les données des systèmes de point de vente (POS), des commandes des clients, des outils de gestion des abonnements et des expéditions des fournisseurs pour mettre à jour automatiquement les enregistrements d'inventaire en temps réel.

Certains systèmes d'inventaire permanent s'arrêtent au simple suivi de l'inventaire disponible, tandis que d'autres incluent également des fonctionnalités telles que la commande automatique, la gestion de l'emplacement des stocks et l'intégration des données des fournisseurs.

Inventaire perpétuel ou périodique : quel est le meilleur pour votre entreprise ?

Nous avons brièvement couvert deux approches différentes de l'inventaire : perpétuel et périodique. Alors lequel choisir ?

La réponse dépend de la taille, de la complexité et des besoins spécifiques de votre entreprise. Voici deux considérations pour vous guider dans votre décision :

1. Taille de l'entreprise

L'inventaire périodique est généralement effectué manuellement. Pour les petites entreprises, il ne faudra pas plus de deux jours pour effectuer un inventaire, ce qui fait de l'inventaire périodique une option viable.

Mais pour les entreprises qui gèrent des volumes d'inventaire élevés, le comptage manuel des stocks est presque impossible. C'est là qu'un système d'inventaire permanent entre en jeu. Comme il suit les niveaux d'inventaire en temps réel, le personnel n'a pas besoin de compter manuellement les stocks chaque mois ou chaque semaine. Cela permet d'économiser beaucoup de temps et d'efforts.

2. Coût

Le coût de fonctionnement d'un système d'inventaire périodique est lié aux salaires de votre personnel et au temps qu'il leur faut pour accomplir la tâche. En revanche, les systèmes d'inventaire permanent impliquent des coûts initiaux tels que la mise en œuvre, la maintenance et les mises à niveau des logiciels.

De manière générale, plus l'entreprise est grande, plus d'argent peut être économisé en passant à un système d'inventaire permanent.

Pourquoi utiliser un système d'inventaire perpétuel ?

1. Empêche les ruptures de stock

Les ruptures de stock régulières sont l'un des moyens les plus efficaces pour attirer les clients potentiels dans les bras de la concurrence. On estime que 21 à 43 % des clients iront dans un autre magasin pour acheter un article en rupture de stock chez vous. Et bon nombre de ces clients sont partis pour de bon. Seuls 59 % d'entre eux environ reviendront unjour.

Les systèmes d'inventaire permanent minimisent la probabilité de ruptures de stock en automatisant les achats chaque fois que les seuils d'inventaire sont atteints. Cela permet de maintenir vos niveaux de stock et de fidéliser vos clients durement gagnés .

2. Aide à comprendre les habitudes des acheteurs

Étant donné que les systèmes d'inventaire permanent enregistrent les variations de stock en temps réel, après qu'un client a passé une commande, par exemple, ils peuvent fournir des informations sur vos clients et leurs habitudes d'achat.

Cela signifie que les propriétaires d'entreprise peuvent suivre les facteurs qui influencent les décisions d'achat. Par exemple, certains articles peuvent être plus populaires à une certaine période de l'année. Cela vous permet de stocker un plus grand volume de ces produits pendant ces périodes, vous assurant ainsi de ne jamais faire face à une pénurie.

En un mot, les systèmes d'inventaire permanent ajustent la façon dont votre entreprise stocke les articles et garantissent que vous n'êtes jamais en sous-stockage ou en sur-stockage.

3. Optimise l'espace de stockage

De nombreuses entreprises qui utilisent des systèmes d'inventaire périodique sur-commandent pour éviter les ruptures de stock. Ils n'ont pas accès aux données en temps réel pour l'inventaire disponible, ils finissent donc par stocker plus d'articles que nécessaire, utilisant un espace et des ressources précieux.

Des systèmes d'inventaire permanent permettent d'accéder en temps réel à l'évolution des stocks. Cela permet aux entreprises de gérer avec précision leur capacité de stockage, d'optimiser leur espace d'entreposage et d'économiser de l'argent sur les coûts d'inventaire.

Formules utilisées par les systèmes d'inventaire permanent

1. QEC

La quantité économique de commande (EOQ) est une formule utilisée dans les systèmes d'inventaire permanent qui peut aider à réduire les coûts et à optimiser l'utilisation de l'espace. Il génère la quantité optimale de produits à commander en fonction des coûts de stockage et de traitement associés.

La formule EOQ est :

EOQ = 2 produit vendu annuellement coût pour commander le produit coût pour stocker le produit

Disons que votre boutique vend en moyenne 500 chapeaux par an. Il vous en coûte 3 $ pour stocker chaque chapeau pendant un an et 2 $ pour passer une commande. L'EOQ serait la racine carrée de (2 × 500 × 2 $)/(3 $) - soit environ 26. Cela nous indique que la taille de commande optimale pour votre entreprise de chapeaux est de 26 chapeaux à la fois.

2. COGS

Le coût des marchandises vendues (ou coût des ventes) est utilisé pour calculer le coût total des produits vendus au cours d'une certaine période. Cela comprend tous les coûts associés à la production et à la vente de ces articles, y compris la main-d'œuvre, les matériaux et les autres coûts.

La formule COGS est :

COGS = inventaire initial + achats - inventaire final

Disons que votre entreprise de chapeaux commence le trimestre avec 20 000 $ d'inventaire. Au cours de ce trimestre, vous achetez 50 000 $ de chapeaux et terminez le trimestre avec un inventaire d'une valeur de 25 000 $.

Le COGS serait de 20 000 $ + 50 000 $ – 25 000 $ = 45 000 $. Cela nous indique que le coût total des marchandises vendues pour le trimestre était de 45 000 $. Avec un système d'inventaire perpétuel, le COGS est calculé en temps réel au fur et à mesure que les produits sont achetés et vendus.

3. Méthode du bénéfice brut

Le bénéfice brut est une mesure de l'argent gagné sur la vente de biens, une fois que les coûts de production de ces biens ont été pris en compte.

La formule est :

Bénéfice brut = revenu total - COGS

Pour continuer l'exemple ci-dessus, disons que le revenu total des ventes de chapeaux pour le trimestre était de 65 000 $. L'équation COGS nous indique que le coût des marchandises vendues ce trimestre était de 45 000 $. Le bénéfice brut pour le trimestre serait de 65 000 $ - 45 000 $ = 20 000 $.

4. FIFO

Premier entré, premier sorti (FIFO) est une méthode de gestion des stocks dans laquelle le stock qui arrive en premier est vendu en premier. Cette méthode permet de s'assurer que les produits les plus anciens sont vendus avant les plus récents et aide à prévenir la détérioration, en particulier dans les entreprises où les dates d'expiration des produits sont importantes.

À titre d'exemple, supposons que votre entreprise de chapeaux ait acheté deux lots de chapeaux au cours du trimestre : un au début (100 chapeaux d'une valeur de 20 000 $) et un à la fin (100 chapeaux d'une valeur de 21 000 $ en raison d'une interruption de la chaîne d'approvisionnement).

Dans un système FIFO, le plus ancien lot de 100 chapeaux sera vendu en premier. Cela signifie que le COGS sera calculé sur les 20 000 $ de chapeaux plutôt que sur le deuxième lot plus cher.

5. LIFO

Last In, First Out (LIFO) est l'opposé de FIFO. C'est une méthode de gestion des stocks dans laquelle les articles les plus récents sont vendus en premier. Cela peut être avantageux pour les entreprises où les prix augmentent, car cela signifie que le coût des marchandises vendues peut être plus élevé.

Pour utiliser le même exemple que précédemment, le COGS de votre entreprise serait calculé sur le lot de chapeaux de 21 000 $ plutôt que sur la valeur de 20 000 $. Cela signifie que votre COGS serait plus élevé dans ce cas.

Meilleures pratiques du système d'inventaire perpétuel

1. Choisissez le bon logiciel

Pour vous assurer que votre système d'inventaire permanent offre la plus grande valeur à votre entreprise, vous devez choisir le bon logiciel. Certains logiciels d'inventaire permanent conviendront mieux à certaines entreprises qu'à d'autres.

Vous devrez tenir compte de quelques facteurs au moment de décider ce qui convient le mieux à votre entreprise, notamment :

• Coût : Définissez votre budget dès le départ et filtrez les outils qui ne rentrent pas dans celui-ci.
• Fonctionnalités : Tous les logiciels n'offrent pas les mêmes fonctionnalités.Assurez-vous de sélectionner celui qui répond à vos besoins spécifiques.
• Évolutivité : Si la croissance est votre objectif, assurez-vous que le logiciel que vous choisissez peut évoluer avec votre entreprise.
• Intégrations : Enfin et surtout, pensez aux logiciels que vous utilisez actuellement et si vous avez besoin de votre logiciel d'inventaire perpétuel pour les intégrer.

Ce dernier point est énorme - les systèmes d'inventaire permanent ne sont efficaces que lorsqu'ils ont accès à toutes vos données de vente et d'achat. Cela signifie qu'il est important que votre entreprise utilise des outils qui collectent et partagent facilement ces données.

Upscribe est une plateforme de gestion des abonnements pour les entreprises de commerce électronique qui propose une suite d'outils conçus pour vous aider à maximiser vos profits et à rationaliser vos opérations, notamment :

Oh, il offre également une API puissante qui facilite les intégrations avec votre système d'inventaire perpétuel.

Des revenus réguliers et prévisibles facilitent la planification et la gestion de votre inventaire, ce qui fait d'Upscribe un outil de support essentiel pour votre système de gestion des stocks.

2. Tirez parti de l'automatisation

Quel que soit le logiciel que vous décidez d'utiliser, vous devez rechercher des moyens d'automatiser vos processus d'inventaire. L'automatisation de la saisie manuelle des données et des tâches de suivi peut faire gagner du temps et de l'argent à votre entreprise et rendre votre système d'inventaire plus précis.

Les tâches que vous pouvez automatiser dépendent fortement du logiciel que vous choisissez, mais certaines automatisations courantes incluent :

• Gestion et exécution des commandes
• Suivi et prévision des stocks
• Réapprovisionnement basé sur les points de réapprovisionnement
• Rapports et analyses (par exemple, calcul du COGS)

Ces automatisations vous aideront à maintenir votre système d'inventaire à jour, en veillant à ce que vous disposiez toujours de la bonne quantité de stock.

3. Migrez votre inventaire

Une fois que vous commencez à utiliser votre système d'inventaire permanent, il est important de migrer toutes vos données d'inventaire existantes vers le logiciel.

Ce processus semblera probablement être une entreprise monumentale - et selon la taille de votre entreprise, cela peut être vrai. Mais il y a quelques choses que vous pouvez faire pour vous faciliter la tâche, notamment :

• Créez une liste de contrôle de migration : Une liste de contrôle vous aidera à savoir où vous en êtes dans le processus et à vous assurer que rien n'est oublié.
• Commencez par les articles les moins populaires : Commencez par migrer les articles de votre inventaire qui se vendent moins.De cette façon, vous avez le temps de résoudre les problèmes avant de migrer des éléments plus populaires.
• Bloquer du temps chaque semaine : Réservez du temps chaque semaine pour travailler sur la migration.Même s'il ne s'agit que d'une heure, ce temps s'accumulera rapidement et vous aidera à rester sur la bonne voie.
• Exécutez votre ancien système en parallèle : l'exécution des deux systèmes en parallèle pendant un certain temps peut vous aider à vous assurer que vous avez migré toutes vos données et que tout fonctionne correctement.

4. Optimiser les points de réapprovisionnement

Les points de réapprovisionnement sont les niveaux auxquels vous commandez de nouveaux stocks. Idéalement, vous voulez que vos points de réapprovisionnement soient suffisamment bas pour ne jamais manquer de stock, mais suffisamment élevés pour éviter les stocks excédentaires.

De nombreux systèmes d'inventaire permanent ont des fonctionnalités qui vous permettent de définir automatiquement des points de réapprovisionnement en fonction des données de ventes historiques ou d'autres paramètres. Cela dit, vous devrez probablement affiner ces paramètres pour obtenir vos points de réapprovisionnement parfaits.

Certains facteurs que vous devriez considérer incluent :

• Demande saisonnière : Vos besoins en inventaire peuvent changer selon la saison.
• Délais de livraison : Les délais de livraison peuvent varier considérablement en fonction de votre fournisseur et de votre produit.Assurez-vous d'en tenir compte lors de la définition des points de réapprovisionnement.
• Stock de sécurité : Si vous faites face à une demande particulièrement imprévisible ou à des délais longs, pensez à mettre en place un stock de sécurité pour vous assurer de ne jamais en manquer.

Soyez proactif dans la gestion de votre entreprise de commerce électronique

La gestion des stocks est un élément essentiel de la gestion d'une entreprise de commerce électronique, et elle devient de plus en plus complexe à mesure que les entreprises se développent.

Tirer parti d'un système d'inventaire permanent et automatiser autant de processus que possible sont essentiels pour rester compétitif. Avec les bons outils en place, vous serez en mesure de maintenir votre inventaire à jour et précis avec un minimum d'effort.

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