Systemy ciągłej inwentaryzacji

← Blog

Ostatnia aktualizacja: 3 lutego 2023 r

Zarządzanie zapasami jest jedną z najważniejszych (i żmudnych) części przepływu pracy w biznesie e-commerce. I na szczęście postęp w technologii handlu detalicznego wkońcuułatwia radzenie sobie z tym problemem.

Jednym z najbardziej korzystnych byłysystemy ciągłej inwentaryzacji — narzędzia, które mogą usprawnić cały proces zarządzania inwentaryzacją, a wszystko to przy jednoczesnym zapewnieniu dokładności.

W tym artykule przyjrzymy się systemom wieczystych zapasów — omówimy, czym one są, jak działają i jak można je wdrożyć wraz zinnyminarzędziami do zarządzania e-commerce, takimi jak Upscribe , aby zmaksymalizować korzyści.

Gotowy, aby pozbyć się stresu związanego ze śledzeniem zapasów? Zacznijmy.

Co to jest system ciągłej inwentaryzacji?

Zacznijmy od prostych — wieczysta inwentaryzacja to metoda księgowania, w ramach której firmy mogą śledzić w czasie rzeczywistym stany magazynowe, które mają pod ręką. Często porównuje się ją z inwentaryzacją okresową , w której inwentaryzacja odbywa się w określonych odstępach czasu (np. codziennie lub co tydzień).

Systemyciągłej inwentaryzacji to rozwiązania programowe wykorzystywane przez firmy w celu uproszczenia tej metody księgowania. Zamiast ręcznego rejestrowania zmian zapasów przez personel, systemy ciągłej inwentaryzacji wykorzystują dane z systemów punktów sprzedaży (POS), zamówień klientów, narzędzi do zarządzania subskrypcjami i wysyłek dostawców, aby automatycznie aktualizować rekordy zapasów w czasie rzeczywistym.

Niektóre systemy ciągłej inwentaryzacji ograniczają się do prostego śledzenia dostępnych zapasów, podczas gdy inne obejmują również takie funkcje, jak automatyczne ponowne zamawianie, zarządzanie lokalizacją zapasów i integracja danych dostawców.

Inwentaryzacja wieczysta a okresowa: co jest lepsze dla Twojej firmy?

Pokrótce omówiliśmy dwa różne podejścia do inwentaryzacji — wieczyste i okresowe. Więc który wybrać?

Odpowiedź zależy od wielkości, złożoności i konkretnych potrzeb Twojej firmy. Oto dwie kwestie, które pomogą Ci podjąć decyzję:

1. Wielkość firmy

Okresowa inwentaryzacja jest zwykle wykonywana ręcznie. W przypadku mniejszych firm ukończenie inwentaryzacji nie zajmie więcej niż kilka dni, dzięki czemu okresowa inwentaryzacja jest realną opcją.

Ale dla firm, które mają do czynienia z dużymi ilościami zapasów, ręczne liczenie zapasów jest prawie niemożliwe. W tym miejscu pojawia się system ciągłej inwentaryzacji. Dzięki śledzeniu poziomów zapasów w czasie rzeczywistym pracownicy nie muszą ręcznie liczyć zapasów co miesiąc lub co tydzień. Oszczędza to dużo czasu i wysiłku.

2. Koszt

Koszt prowadzenia okresowego systemu inwentaryzacji jest powiązany z zarobkami pracowników i ilością czasu potrzebnego im na wykonanie zadania. W przeciwieństwie do tego, systemy ciągłej inwentaryzacji wiążą się z kosztami początkowymi, takimi jak wdrożenie oprogramowania, konserwacja i aktualizacje.

Ogólnie rzecz biorąc, im większa firma, tym więcej pieniędzy można zaoszczędzić, przechodząc na system ciągłej inwentaryzacji.

Dlaczego warto korzystać z wieczystego systemu inwentaryzacji?

1. Zapobiega wyczerpaniu zapasów

Regularne wyprzedaże to jeden z najskuteczniejszych sposobów na zepchnięcie potencjalnych klientów w ramiona konkurencji. Szacuje się, że 21-43 % klientów pójdzie do innego sklepu, aby kupić produkt, którego nie ma w Twoim sklepie. I wielu z tych klientów odeszło na dobre — tylko około 59%kiedykolwiekwróci .

Systemy ciągłej inwentaryzacji minimalizują prawdopodobieństwo wyczerpania zapasów poprzez automatyzację zakupów po osiągnięciu progów inwentaryzacyjnych. Dzięki temu utrzymujesz zapasy na wysokim poziomie i pomagasz zatrzymać ciężko zarobionych klientów .

2. Pomaga zrozumieć wzorce kupujących

Ponieważ systemy ciągłej inwentaryzacji rejestrują zmiany zapasów w czasie rzeczywistym — na przykład po złożeniu zamówienia przez klienta — mogą zapewnić wgląd w klientów i ich wzorce zakupowe.

Oznacza to, że właściciele firm mogą śledzić, które czynniki wpływają na decyzje zakupowe. Na przykład niektóre przedmioty mogą być bardziej popularne w określonej porze roku. Pozwala to na magazynowanie większej ilości tych produktów w tym czasie, zapewniając, że nigdy nie staniesz w obliczu niedoboru.

Krótko mówiąc, wieczyste systemy inwentaryzacyjne dostosowują sposób, w jaki Twoja firma przechowuje towary i zapewnia, że ​​nigdy nie będziesz mieć niedostatecznych lub nadmiernych zapasów.

3. Optymalizuje miejsce do przechowywania

Wiele firm korzystających z okresowych systemów inwentaryzacyjnych składa nadmierne zamówienia, aby uniknąć wyczerpania zapasów. Nie mają dostępu do danych w czasie rzeczywistym dotyczących dostępnych zapasów, więc przechowują więcej przedmiotów niż to konieczne, wykorzystując cenną przestrzeń i zasoby.

Systemy ciągłej inwentaryzacji zapewniają dostęp do zmian w stanie magazynowym w czasie rzeczywistym. Pozwala to firmom dokładnie zarządzać pojemnością magazynową, optymalizować powierzchnię magazynową i oszczędzać pieniądze na kosztach zapasów.

Formuły używane przez Perpetual Inventory Systems

1. EOQ

Ekonomiczna ilość zamówienia (EOQ) to formuła stosowana w systemach wieczystej inwentaryzacji, która może pomóc obniżyć koszty i zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni. Generuje optymalną ilość produktów do zamówienia na podstawie powiązanych kosztów magazynowania i realizacji.

Formuła EOQ to:

EOQ = 2 produkty sprzedawane rocznie koszt zamówienia produktu koszt przechowywania produktu

Załóżmy, że Twój sklep sprzedaje średnio 500 czapek rocznie. Przechowywanie każdego kapelusza przez rok kosztuje 3 dolary, a złożenie zamówienia kosztuje 2 dolary. EOQ byłby pierwiastkiem kwadratowym z (2 × 500 × 2 USD)/(3 USD) — czyli w przybliżeniu 26. To mówi nam, że optymalna wielkość zamówienia dla Twojej firmy zajmującej się kapeluszami to 26 czapek na raz.

2. Tryby zębate

Koszt sprzedanych towarów (lub koszt sprzedaży) służy do obliczania całkowitego kosztu sprzedanych produktów w określonym okresie. Obejmuje to wszystkie koszty związane z produkcją i sprzedażą tych pozycji, w tym robociznę, materiały i inne koszty.

Formuła COGS to:

KWS = inwentaryzacja początkowa + zakupy – inwentaryzacja końcowa

Załóżmy, że Twoja firma zajmująca się kapeluszami rozpoczyna kwartał z zapasami o wartości 20 000 USD. W tym kwartale kupujesz kapelusze o wartości 50 000 USD i kończysz kwartał z zapasami o wartości 25 000 USD.

KWS wyniósłby 20 000 USD + 50 000 USD – 25 000 USD = 45 000 USD. To mówi nam, że całkowity koszt towarów sprzedanych w kwartale wyniósł 45 000 USD. Dzięki ciągłemu systemowi inwentaryzacji, KWS są opracowywane w czasie rzeczywistym, gdy produkty są kupowane i sprzedawane.

3. Metoda zysku brutto

Zysk brutto jest miarą pieniędzy uzyskanych ze sprzedaży towarów, po uwzględnieniu kosztów wytworzenia tych towarów.

Formuła to:

Zysk brutto = całkowity przychód – COGS

Kontynuując powyższy przykład, załóżmy, że całkowity przychód ze sprzedaży kapeluszy w kwartale wyniósł 65 000 USD. Równanie COGS mówi nam, że koszt sprzedanych towarów w tym kwartale wyniósł 45 000 USD. Zysk brutto za kwartał wyniósłby 65 000 USD – 45 000 USD = 20 000 USD.

4. FIFO

First In, First Out (FIFO) to metoda zarządzania zapasami, w której zapasy, które przychodzą jako pierwsze, są sprzedawane jako pierwsze. Ta metoda pomaga zapewnić, że najstarsze produkty są sprzedawane przed nowszymi i pomaga zapobiegać psuciu się, szczególnie w firmach, w których daty ważności produktów są ważne.

Aby to zilustrować, załóżmy, że Twoja firma zajmująca się kapeluszami kupiła dwie partie kapeluszy w ciągu kwartału: jedną na początku (100 czapek o wartości 20 000 USD) i jedną na koniec (100 czapek o wartości 21 000 USD z powodu zakłócenia łańcucha dostaw).

W systemie FIFO w pierwszej kolejności sprzedawana jest najstarsza partia 100 kapeluszy. Oznacza to, że KWS zostaną obliczone na podstawie kapeluszy o wartości 20 000 USD, a nie droższej drugiej partii.

5. LIFO

Last In, First Out (LIFO) jest przeciwieństwem FIFO. Jest to metoda zarządzania zapasami, w której w pierwszej kolejności sprzedawane są najnowsze pozycje. Może to być korzystne dla firm, w których ceny rosną, ponieważ oznacza to, że koszt sprzedawanych towarów może być wyższy.

Posługując się tym samym przykładem co poprzednio, KWS Twojej firmy zostałyby obliczone na podstawie partii kapeluszy o wartości 21 000 USD, a nie partii kapeluszy o wartości 20 000 USD. Oznacza to, że w tym przypadku Twój KWS byłby wyższy.

Najlepsze praktyki dotyczące systemu wieczystej inwentaryzacji

1. Wybierz odpowiednie oprogramowanie

Aby upewnić się, że system ciągłej inwentaryzacji zapewnia największą wartość dla Twojej firmy, musisz wybrać odpowiednie oprogramowanie. Niektóre programy do ciągłej inwentaryzacji będą lepiej dostosowane do niektórych firm niż inne.

Decydując, który z nich jest najlepszy dla Twojej firmy, musisz wziąć pod uwagę kilka czynników, w tym:

• Koszt : Ustaw swój budżet od razu i odfiltruj narzędzia, które się w nim nie mieszczą.
• Funkcje : Nie wszystkie programy oferują te same funkcje.Upewnij się, że wybrałeś taki, który odpowiada Twoim konkretnym potrzebom.
• Skalowalność : jeśli Twoim celem jest rozwój, upewnij się, że wybrane przez Ciebie oprogramowanie będzie skalować się wraz z Twoją firmą.
• Integracje : na koniec pomyśl o oprogramowaniu, z którego obecnie korzystasz, i o tym, czy potrzebujesz integracji oprogramowania do ciągłej inwentaryzacji.

Ten ostatni punkt jest ogromny — wieczyste systemy inwentaryzacyjne są skuteczne tylko wtedy, gdy mają dostęp do wszystkich danych dotyczących sprzedaży i zakupów. Oznacza to, że ważne jest, aby Twoja firma korzystała z narzędzi, które z łatwością gromadzą i udostępniają te dane.

Upscribe to platforma do zarządzania subskrypcjami dla firm e-commerce, która oferuje zestaw narzędzi zaprojektowanych, aby pomóc Ci zmaksymalizować zyski i usprawnić operacje, w tym:

Och, oferuje również potężny interfejs API, który sprawia, że ​​integracja z systemem wieczystej inwentaryzacji jest dziecinnie prosta.

Regularne, przewidywalne przychody ułatwiają planowanie zapasów i zarządzanie nimi, co sprawia, że ​​Upscribe jest niezbędnym narzędziem wspierającym Twój system zarządzania zapasami.

2. Wykorzystaj automatyzację

Niezależnie od tego, jakiego oprogramowania zdecydujesz się użyć, powinieneś szukać sposobów na automatyzację procesów inwentaryzacji. Automatyzacja zadań związanych z ręcznym wprowadzaniem danych i śledzeniem może zaoszczędzić czas i pieniądze Twojej firmy oraz zwiększyć dokładność systemu inwentaryzacji.

Zadania, które możesz zautomatyzować, będą w dużej mierze zależeć od wybranego oprogramowania, ale niektóre typowe automatyzacje obejmują:

• Zarządzanie i realizacja zamówień
• Śledzenie i prognozowanie zapasów
• Zmiana kolejności na podstawie punktów zmiany kolejności
• Raportowanie i analityka (np. obliczanie KWS)

Te automatyzacje pomogą Ci aktualizować system inwentaryzacji, zapewniając, że zawsze masz pod ręką odpowiednią ilość zapasów.

3. Przeprowadź migrację swoich zapasów

Po rozpoczęciu korzystania z wieczystego systemu inwentaryzacji ważne jest, aby przeprowadzić migrację wszystkich istniejących danych inwentaryzacji do oprogramowania.

Ten proces prawdopodobnie będzie wyglądał na monumentalne przedsięwzięcie — i w zależności od wielkości Twojej firmy może to być prawda. Ale jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby to ułatwić, w tym:

• Utwórz listę kontrolną migracji : lista kontrolna pomoże Ci śledzić, na jakim etapie procesu się znajdujesz i upewnić się, że nic nie zostanie przeoczone.
• Zacznij od mniej popularnych przedmiotów : zacznij od migracji przedmiotów ze swojego ekwipunku, które nie sprzedają się tak dobrze.W ten sposób masz czas na rozwiązanie wszelkich problemów przed przeniesieniem bardziej popularnych produktów.
• Zarezerwuj czas w każdym tygodniu : co tydzień poświęć trochę czasu na pracę nad migracją.Nawet jeśli to tylko godzina, ten czas szybko się zsumuje i pomoże Ci pozostać na właściwej drodze.
• Równolegle uruchamiaj swój dotychczasowy system: równoległe uruchamianie obu systemów przez pewien czas może zapewnić, że wszystkie dane zostaną przeniesione i wszystko będzie działać płynnie.

4. Zoptymalizuj punkty ponownego zamówienia

Punkty ponownego zamawiania to poziomy, na których zamawia się nowe zapasy. Idealnie byłoby, gdyby punkty ponownego zamówienia były na tyle niskie, że nigdy nie zabraknie Ci zapasów, ale na tyle wysokie, że unikniesz nadmiaru zapasów.

Wiele systemów ciągłej inwentaryzacji posiada funkcje, które umożliwiają automatyczne ustawianie punktów ponownego zamówienia na podstawie historycznych danych sprzedaży lub innych parametrów. To powiedziawszy, prawdopodobnie będziesz musiał dostroić te ustawienia, aby uzyskać odpowiednie punkty ponownego zamówienia.

Niektóre czynniki, które należy wziąć pod uwagę, obejmują:

• Popyt sezonowy : potrzeby w zakresie zapasów mogą się zmieniać w zależności od pory roku.
• Czas realizacji : Czas realizacji może się znacznie różnić w zależności od dostawcy i produktu.Upewnij się, że uwzględniasz je podczas ustawiania punktów zmiany kolejności.
• Zapas bezpieczeństwa : jeśli masz do czynienia ze szczególnie nieprzewidywalnym popytem lub długimi terminami realizacji, rozważ ustawienie zapasu bezpieczeństwa, aby nigdy go nie zabrakło.

Bądź proaktywny w zarządzaniu swoim biznesem e-commerce

Zarządzanie zapasami to kluczowa część prowadzenia biznesu e-commerce — i staje się coraz bardziej złożona w miarę rozwoju firmy.

Wykorzystanie systemu ciągłej inwentaryzacji i automatyzacja jak największej liczby procesów to klucz do zachowania konkurencyjności. Dysponując odpowiednimi narzędziami, będziesz w stanie zapewnić aktualność i dokładność inwentarza przy minimalnym wysiłku.

A skoro już to robisz, dlaczego nie zacząć proaktywnie zarządzać biznesem związanym z subskrypcjami? W Upscribe pomagamy firmom internetowym projektować, uruchamiać i zarządzać ich programami subskrypcji za pomocą zaawansowanych narzędzi i funkcji.

Umów się na bezpłatną prezentację już dziś, aby dowiedzieć się więcej!