Вечные системы инвентаризации

← Блог

Последнее обновление: 3 февраля 2023 г.

Управление запасами — одна из самых важных (и утомительных) частей рабочего процесса электронной коммерции. И, к счастью, достижения в области технологий розничной торговли,наконец, упростили решение этой проблемы.

Одной из самых полезных былисистемы непрерывного инвентаризации — инструменты, которые могут оптимизировать весь ваш процесс управления запасами, обеспечивая при этом точность.

В этой статье мы рассмотрим системы постоянной инвентаризации — расскажем, что они из себя представляют, как работают и как их можно внедрить вместе сдругимиинструментами управления электронной коммерцией, такими как Upscribe , чтобы максимизировать преимущества.

Готовы избавиться от стресса, отслеживая свой инвентарь? Давайте начнем.

Что такое постоянная система инвентаризации?

Начнем с простого: постоянная инвентаризация — это метод учета, с помощью которого предприятия отслеживают имеющиеся у них запасы в режиме реального времени. Ее часто противопоставляют периодической инвентаризации , при которой инвентаризация проводится через определенные промежутки времени (например, ежедневно или еженедельно).

Системынепрерывной инвентаризации — это программные решения, которые предприятия используют для упрощения этого метода учета. Вместо того, чтобы персонал регистрировал изменения запасов вручную, системы постоянной инвентаризации используют данные из систем точек продаж (POS), заказов клиентов, инструментов управления подпиской и отгрузок поставщиков для автоматического обновления записей инвентаризации в режиме реального времени.

Некоторые системы постоянной инвентаризации ограничиваются простым отслеживанием имеющихся запасов, в то время как другие также включают в себя такие функции, как автоматический повторный заказ, управление местонахождением запасов и интеграция данных поставщиков.

Постоянная или периодическая инвентаризация: что лучше для вашего бизнеса?

Мы кратко рассмотрели два разных подхода к инвентаризации — постоянный и периодический. Итак, какой из них выбрать?

Ответ зависит от размера, сложности и конкретных потребностей вашего бизнеса. Вот два соображения, которые помогут принять решение:

1. Размер компании

Периодическая инвентаризация обычно проводится вручную. Для небольших предприятий инвентаризация не займет больше пары дней, что делает периодическую инвентаризацию жизнеспособным вариантом.

Но для предприятий, которые имеют дело с большими объемами запасов, ручной подсчет запасов практически невозможен. Вот тут и приходит на помощь система непрерывного учета. Поскольку она отслеживает уровни запасов в режиме реального времени, персоналу не нужно вручную подсчитывать запасы каждый месяц или неделю. Это экономит много времени и усилий.

2. Стоимость

Стоимость запуска системы периодической инвентаризации зависит от заработной платы ваших сотрудников и количества времени, которое им требуется для выполнения задачи. Напротив, системы с постоянным запасом предполагают первоначальные затраты, такие как внедрение программного обеспечения, обслуживание и обновления.

Вообще говоря, чем крупнее бизнес, тем больше денег можно сэкономить, перейдя на систему непрерывного инвентаризации.

Зачем использовать постоянную систему инвентаризации?

1. Предотвращает дефицит

Регулярные распродажи — один из самых эффективных способов загнать потенциальных клиентов в объятия конкурентов. По моим оценкам, 21–43% покупателей пойдут в другой магазин , чтобы купить товар, которого нет в вашем магазине. И многие из этих клиентов ушли навсегда — только около 59% когда-либовернутся .

Системы с постоянным запасом сводят к минимуму вероятность дефицита, автоматизируя закупки при достижении пороговых значений запасов. Это поддерживает уровень ваших запасов и помогает сохранить ваших с трудом заработанных клиентов .

2. Помогает понять модели поведения покупателей

Поскольку системы непрерывного инвентаризации регистрируют изменения запасов в режиме реального времени — например, после того, как клиент размещает заказ, — они могут предоставить информацию о ваших клиентах и ​​их моделях покупок.

Это означает, что владельцы бизнеса могут отслеживать, какие факторы влияют на решения о покупке. Например, некоторые товары могут быть более популярны в определенное время года. Это позволяет вам хранить больший объем этих продуктов в это время, гарантируя, что вы никогда не столкнетесь с нехваткой.

Короче говоря, системы непрерывного инвентаризации точно настраивают то, как ваш бизнес хранит товары, и гарантируют, что у вас никогда не будет недостатка или избыточного запаса.

3. Оптимизирует место для хранения

Многие предприятия, которые используют периодические системы инвентаризации, делают избыточные заказы, чтобы избежать дефицита. У них нет доступа к данным в режиме реального времени о наличных запасах, поэтому они в конечном итоге хранят больше предметов, чем необходимо, используя ценное пространство и ресурсы.

Системы постоянного учета обеспечивают доступ к изменениям запасов в режиме реального времени. Это позволяет предприятиям точно управлять вместимостью своих складских помещений, оптимизировать складские площади и экономить на затратах на хранение запасов.

Формулы, используемые системами постоянного учета

1. ОК

Экономический объем заказа (EOQ) — это формула, используемая в системах непрерывного инвентаризации, которая может помочь снизить затраты и оптимизировать использование пространства. Он генерирует оптимальное количество продуктов для заказа на основе соответствующих затрат на хранение и выполнение.

Формула EOQ:

EOQ = 2 проданных продукта в год стоимость заказа продукта стоимость хранения продукта

Допустим, ваш магазин продает в среднем 500 головных уборов в год. Хранение каждой шляпы в течение года стоит 3 доллара, а размещение заказа — 2 доллара. EOQ — это квадратный корень из (2 × 500 × 2 доллара)/(3 доллара) — или примерно 26. Это говорит нам о том, что оптимальный размер заказа для вашего шляпного бизнеса — 26 головных уборов за раз.

2. COGS

Себестоимость проданных товаров (или Себестоимость продаж) используется для расчета общей стоимости продукции, проданной за определенный период. Сюда входят все затраты, связанные с производством и продажей этих товаров, включая оплату труда, материалы и другие расходы.

Формула COGS:

Себестоимость = начальный запас + покупки - конечный запас

Допустим, ваш бизнес по производству шляп начинает квартал с запасами на 20 000 долларов. В течение этого квартала вы покупаете головных уборов на 50 000 долларов и заканчиваете квартал с запасом на 25 000 долларов.

Себестоимость составит 20 000 долларов США + 50 000 долларов США — 25 000 долларов США = 45 000 долларов США. Это говорит нам о том, что общая стоимость товаров, проданных за квартал, составила 45 000 долларов. Благодаря системе непрерывного инвентаризации COGS рассчитывается в режиме реального времени по мере того, как продукты покупаются и продаются.

3. Метод валовой прибыли

Валовая прибыль – это мера денег, полученных от продажи товаров после учета затрат на производство этих товаров.

Формула:

Валовая прибыль = общий доход – себестоимость

Продолжая приведенный выше пример, предположим, что общий доход от продажи головных уборов за квартал составил 65 000 долларов. Уравнение COGS говорит нам, что себестоимость проданных товаров в этом квартале составила 45 000 долларов. Валовая прибыль за квартал составит 65 000 – 45 000 = 20 000 долларов.

4. ФИФО

First In, First Out (FIFO) — это метод управления запасами, при котором запасы, поступающие первыми, продаются первыми. Этот метод помогает гарантировать, что самые старые продукты будут проданы раньше, чем новые, и помогает предотвратить порчу, особенно на предприятиях, где важны сроки годности продуктов.

Для иллюстрации предположим, что ваш шляпный бизнес закупил две партии головных уборов в течение квартала: одну в начале (100 головных уборов на сумму 20 000 долларов США) и одну в конце (100 головных уборов на сумму 21 000 долларов США из-за нарушения цепочки поставок).

По системе FIFO первой будет продана самая старая партия из 100 головных уборов. Это означает, что COGS будет рассчитываться для головных уборов стоимостью 20 000 долларов, а не для более дорогой второй партии.

5. ЛИФО

Метод «последним пришел, первым ушел» (LIFO) является противоположностью FIFO. Это метод управления запасами, при котором самые новые товары продаются в первую очередь. Это может быть выгодно для предприятий, где цены растут, так как это означает, что стоимость проданных товаров может быть выше.

Чтобы использовать тот же пример, что и раньше, COGS вашего бизнеса будет рассчитываться на партию головных уборов стоимостью 21 000 долларов, а не на сумму 20 000 долларов. Это означает, что в этом случае ваш COGS будет выше.

Лучшие практики системы непрерывного инвентаризации

1. Выберите правильное программное обеспечение

Чтобы убедиться, что ваша система постоянной инвентаризации приносит наибольшую пользу вашему бизнесу, вам необходимо выбрать правильное программное обеспечение. Некоторое программное обеспечение для постоянной инвентаризации лучше подходит для одних предприятий, чем для других.

При принятии решения о том, что лучше всего подходит для вашего бизнеса, вам необходимо учитывать несколько факторов, в том числе:

• Стоимость : сразу установите свой бюджет и отфильтруйте инструменты, которые ему не подходят.
• Особенности : Не все программы предлагают одинаковые функции.Убедитесь, что вы выбрали тот, который соответствует вашим конкретным потребностям.
• Масштабируемость . Если вашей целью является рост, убедитесь, что выбранное вами программное обеспечение может масштабироваться вместе с вашим бизнесом.
• Интеграция : И последнее, но не менее важное: подумайте о программном обеспечении, которое вы используете в настоящее время, и о том, нужно ли вам программное обеспечение для постоянной инвентаризации для интеграции с ним.

Последний момент очень важен: системы непрерывного инвентаризации эффективны только тогда, когда у них есть доступ ко всем вашим данным о продажах и покупках. Это означает, что важно, чтобы ваш бизнес использовал инструменты, которые легко собирают и обмениваются этими данными.

Upscribe — это платформа управления подписками для предприятий электронной коммерции, которая предлагает набор инструментов, призванных помочь вам максимизировать прибыль и оптимизировать операции, в том числе:

О, он также предлагает мощный API, который упрощает интеграцию с вашей системой постоянного учета.

Регулярный предсказуемый доход упрощает планирование и управление запасами, что делает Upscribe важным вспомогательным инструментом для вашей системы управления запасами.

2. Используйте автоматизацию

Какое бы программное обеспечение вы ни решили использовать, вам следует искать способы автоматизации процессов инвентаризации. Автоматизация ручного ввода данных и задач отслеживания может сэкономить время и деньги вашего бизнеса и сделать вашу систему инвентаризации более точной.

Задачи, которые вы можете автоматизировать, будут сильно зависеть от выбранного вами программного обеспечения, но некоторые общие способы автоматизации включают:

• Управление заказами и выполнение
• Отслеживание запасов и прогнозирование
• Изменение порядка на основе точек повторного заказа
• Отчетность и аналитика (например, расчет себестоимости)

Эти средства автоматизации помогут вам поддерживать вашу систему инвентаризации в актуальном состоянии, гарантируя, что у вас всегда будет нужный объем запасов.

3. Перенесите свой инвентарь

Как только вы начнете использовать свою систему постоянной инвентаризации, важно перенести все существующие данные инвентаризации в программное обеспечение.

Этот процесс, вероятно, покажется монументальным мероприятием, и в зависимости от размера вашего бизнеса это может быть правдой. Но есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы сделать это проще, в том числе:

• Создайте контрольный список миграции . Контрольный список поможет вам отслеживать, на каком этапе процесса вы находитесь, и убедиться, что ничего не упущено.
• Начните с менее популярных предметов . Начните с переноса предметов из вашего инвентаря, которые продаются не так хорошо.Таким образом, у вас будет время устранить любые проблемы, прежде чем вы перенесете более популярные элементы.
• Выделяйте время каждую неделю : каждую неделю выделяйте время для работы над миграцией.Даже если это всего час, это время быстро возрастет и поможет вам не сбиться с пути.
• Запускайте свою устаревшую систему параллельно . Запуск обеих систем параллельно в течение определенного периода времени может помочь убедиться, что вы перенесли все свои данные и все работает гладко.

4. Оптимизируйте точки повторного заказа

Точки повторного заказа — это уровни, на которых вы заказываете новый инвентарь. В идеале вы хотите, чтобы ваши точки повторного заказа были достаточно низкими, чтобы у вас никогда не заканчивались запасы, но достаточно высокими, чтобы вы избегали избыточных запасов.

Многие из систем непрерывного инвентаризации имеют функции, позволяющие автоматически устанавливать точки повторного заказа на основе исторических данных о продажах или других параметров. Тем не менее, вам, вероятно, потребуется точно настроить эти параметры, чтобы получить правильные точки повторного заказа.

Некоторые факторы, которые вы должны учитывать, включают:

• Сезонный спрос : ваши потребности в инвентаре могут меняться в зависимости от сезона.
• Сроки выполнения : сроки могут сильно различаться в зависимости от вашего поставщика и продукта.Убедитесь, что вы учитываете их при установке точек повторного заказа.
• Страховой запас : если вы имеете дело с особенно непредсказуемым спросом или длительными сроками поставки, рассмотрите возможность создания страхового запаса, чтобы гарантировать, что вы никогда не закончите.

Будьте активны в управлении своим бизнесом электронной коммерции

Управление запасами является важной частью ведения бизнеса электронной коммерции, и по мере роста бизнеса оно становится все более сложным.

Использование системы непрерывного инвентаризации и автоматизация как можно большего количества процессов являются ключом к сохранению конкурентоспособности. Имея подходящие инструменты, вы сможете поддерживать актуальность и точность своих запасов с минимальными усилиями.

И пока вы этим занимаетесь, почему бы не заняться управлением своим бизнесом по подписке? В Upscribe мы помогаем онлайн-компаниям разрабатывать, запускать и управлять своими программами подписки с помощью мощных инструментов и функций.

Запланируйте бесплатную демонстрацию сегодня, чтобы узнать больше!