Sistemas de Inventário Perpétuo

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Última atualização: 3 de fevereiro de 2023

O gerenciamento de estoque é uma das partes mais cruciais (e tediosas) do fluxo de trabalho do comércio eletrônico. E, felizmente, os avanços na tecnologia de varejo estãofinalmentetornando mais fácil lidar com isso.

Um dos mais benéficos foramos sistemas de inventário permanente - ferramentas que podem simplificar todo o processo de gerenciamento de inventário, ao mesmo tempo em que garantem a precisão.

Neste artigo, veremos os sistemas de inventário perpétuo - abordando o que são, como funcionam e como você pode implementá-los juntamente comoutrasferramentas de gerenciamento de comércio eletrônico, como o Upscribe, para maximizar os benefícios.

Pronto para aliviar o estresse de acompanhar seu inventário? Vamos começar.

O que é um Sistema de Inventário Perpétuo?

Vamos começar simples: o estoque permanente é um método contábil no qual as empresas rastreiam o estoque disponível em tempo real. Muitas vezes, é contrastado com um inventário periódico , no qual a tomada de estoque é feita em intervalos definidos (por exemplo, diariamente ou semanalmente).

Ossistemasde inventário perpétuo são soluções de software que as empresas usam para simplificar esse método de contabilidade. Em vez da equipe registrar manualmente as alterações de estoque, os sistemas de estoque permanente usam dados de sistemas de ponto de venda (POS), pedidos de clientes, ferramentas de gerenciamento de assinaturas e remessas de fornecedores para atualizar automaticamente os registros de estoque em tempo real.

Alguns sistemas de estoque perpétuo param simplesmente rastreando o estoque disponível, enquanto outros também incluem recursos como reordenamento automático, gerenciamento de localização de estoque e integração de dados do fornecedor.

Inventário permanente x inventário periódico: qual é o melhor para o seu negócio?

Cobrimos brevemente duas abordagens diferentes para o inventário - perpétuo e periódico. Então, qual você deve escolher?

A resposta depende do tamanho, complexidade e necessidades específicas do seu negócio. Aqui estão duas considerações para ajudar a orientar sua decisão:

1. Tamanho da empresa

O inventário periódico geralmente é feito manualmente. Para empresas menores, não levará mais do que alguns dias para concluir um levantamento de estoque, tornando o inventário periódico uma opção viável.

Mas para empresas que lidam com grandes volumes de estoque, a contagem manual de estoque é quase impossível. É aí que entra um sistema de estoque permanente. Como ele rastreia os níveis de estoque em tempo real, a equipe não precisa contar manualmente o estoque todo mês ou semana. Isso economiza muito tempo e esforço.

2. Custo

O custo de executar um sistema de inventário periódico está vinculado aos salários de sua equipe e ao tempo que eles levam para concluir a tarefa. Por outro lado, os sistemas de estoque permanente envolvem custos iniciais, como implementação, manutenção e atualizações de software.

De um modo geral, quanto maior o negócio, mais dinheiro pode ser economizado ao mudar para um sistema de estoque perpétuo.

Por que usar um sistema de inventário permanente?

1. Evita rupturas de estoque

As rupturas regulares de estoque são uma das maneiras mais eficazes de atrair clientes em potencial para os braços da concorrência. Estima-se que 21-43 % dos clientes irão a outra loja para comprar um item que está esgotado na sua. E muitos desses clientes se foram para sempre - apenascercade 59% voltarão .

Os sistemas de estoque permanente minimizam a probabilidade de falta de estoque automatizando as compras sempre que os limites de estoque são atingidos. Isso mantém seus níveis de estoque altos e ajuda a reter seus clientes suados .

2. Ajuda a entender os padrões do comprador

Como os sistemas de estoque permanente registram as mudanças de estoque em tempo real – depois que um cliente faz um pedido, por exemplo – eles podem fornecer insights sobre seus clientes e seus padrões de compra.

Isso significa que os proprietários de empresas podem rastrear quais fatores influenciam as decisões de compra. Por exemplo, certos itens podem ser mais populares em uma determinada época do ano. Isso permite que você armazene um volume maior desses produtos durante esses períodos, garantindo que nunca enfrente uma escassez.

Em poucas palavras, os sistemas de estoque perpétuo ajustam como sua empresa estoca itens e garante que você nunca tenha estoque insuficiente ou excessivo.

3. Otimiza o espaço de armazenamento

Muitas empresas que usam sistemas de estoque periódico fazem pedidos excessivos para evitar rupturas de estoque. Eles não têm acesso aos dados em tempo real do estoque disponível, então acabam armazenando mais itens do que o necessário, usando espaço e recursos valiosos.

Os sistemas de estoque permanente fornecem acesso a mudanças em tempo real no estoque. Isso permite que as empresas gerenciem com precisão sua capacidade de armazenamento, otimizem seu espaço de armazenamento e economizem dinheiro em custos de estoque.

Fórmulas usadas por sistemas de inventário permanente

1. EOQ

Quantidade de pedido econômico (EOQ) é uma fórmula usada em sistemas de estoque permanente que pode ajudar a reduzir custos e otimizar o uso do espaço. Ele gera a quantidade ideal de produtos a serem encomendados com base nos custos associados de armazenamento e atendimento.

A fórmula EOQ é:

EOQ = 2 produtos vendidos anualmente custo para solicitar o custo do produto para armazenar o produto

Digamos que sua loja venda em média 500 chapéus por ano. Custa US$ 3 para armazenar cada chapéu por um ano e US$ 2 para fazer um pedido. O EOQ seria a raiz quadrada de (2 × 500 × $ 2)/($ 3) - ou aproximadamente 26. Isso nos diz que o tamanho ideal do pedido para o seu negócio de chapéus é de 26 chapéus por vez.

2. CPV

O custo dos produtos vendidos (ou custo das vendas) é usado para calcular o custo total dos produtos vendidos durante um determinado período. Isso inclui todos os custos associados à produção e venda desses itens, incluindo mão de obra, materiais e outros custos.

A fórmula CMV é:

CPV = estoque inicial + compras - estoque final

Digamos que seu negócio de chapéus comece o trimestre com $ 20.000 em estoque. Nesse trimestre, você compra $ 50.000 em chapéus e termina o trimestre com um estoque de $ 25.000.

O CPV seria de US$ 20.000 + US$ 50.000 – US$ 25.000 = US$ 45.000. Isso nos diz que o custo total das mercadorias vendidas no trimestre foi de $ 45.000. Com um sistema de estoque perpétuo, o CMV é calculado em tempo real à medida que os produtos são comprados e vendidos.

3. Método de Lucro Bruto

O lucro bruto é uma medida do dinheiro ganho com a venda de bens, uma vez contabilizados os custos de produção desses bens.

A fórmula é:

Lucro Bruto = receita total – CPV

Para continuar com o exemplo acima, digamos que a receita total das vendas de chapéus no trimestre foi de US$ 65.000. A equação CPV nos diz que o custo dos produtos vendidos neste trimestre foi de US$ 45.000. O lucro bruto do trimestre seria de US$ 65.000 – US$ 45.000 = US$ 20.000.

4. FIFO

Primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO) é um método de gerenciamento de estoque no qual o estoque que chega primeiro é vendido primeiro. Esse método ajuda a garantir que os produtos mais antigos sejam vendidos antes dos mais novos e ajuda a evitar a deterioração, especialmente em empresas onde as datas de validade dos produtos são importantes.

Para ilustrar, digamos que sua empresa de chapéus comprou dois lotes de chapéus durante o trimestre: um no início (100 chapéus no valor de US$ 20.000) e outro no final (100 chapéus no valor de US$ 21.000 devido a uma interrupção na cadeia de suprimentos).

Sob um sistema FIFO, o lote mais antigo de 100 chapéus será vendido primeiro. Isso significa que o CPV será calculado com base nos US$ 20.000 em chapéus, e não no segundo lote, mais caro.

5. LIFO

Last In, First Out (LIFO) é o oposto de FIFO. É um método de gerenciamento de estoque no qual os itens mais novos são vendidos primeiro. Isso pode ser benéfico para as empresas onde os preços estão subindo, pois significa que o custo dos produtos vendidos pode ser maior.

Para usar o mesmo exemplo de antes, o COGS da sua empresa seria calculado com base no lote de chapéus de US$ 21.000, e não no valor de US$ 20.000. Isso significa que seu COGS seria maior neste caso.

Melhores práticas do sistema de inventário permanente

1. Escolha o software certo

Para garantir que seu sistema de inventário permanente forneça o maior valor para o seu negócio, você precisa escolher o software certo. Alguns softwares de inventário permanente serão mais adequados para algumas empresas do que para outras.

Você precisará considerar alguns fatores ao decidir qual é o melhor para o seu negócio, incluindo:

• Custo : defina seu orçamento logo de cara e filtre as ferramentas que não se encaixam nele.
• Recursos : nem todos os softwares oferecem os mesmos recursos.Certifique-se de selecionar um que atenda às suas necessidades específicas.
• Escalabilidade : se o crescimento for o seu objetivo, certifique-se de que o software escolhido pode ser dimensionado com o seu negócio.
• Integrações : por último, mas não menos importante, pense no software que você usa atualmente e se precisa que seu software de inventário perpétuo se integre a eles.

Esse último ponto é enorme - os sistemas de estoque permanente só são eficazes quando têm acesso a todos os seus dados de vendas e compras. Isso significa que é importante que sua empresa use ferramentas que coletem e compartilhem esses dados facilmente.

O Upscribe é uma plataforma de gerenciamento de assinaturas para empresas de comércio eletrônico que oferece um conjunto de ferramentas projetadas para ajudá-lo a maximizar seus lucros e simplificar as operações, incluindo:

Ah, ele também oferece uma API poderosa que facilita as integrações com seu sistema de inventário perpétuo.

A receita regular e previsível torna mais fácil planejar e gerenciar seu inventário, e isso torna o Upscribe uma ferramenta de suporte essencial para seu sistema de gerenciamento de inventário.

2. Aproveite a automação

Seja qual for o software que você decidir usar, você deve procurar maneiras de automatizar seus processos de inventário. A automação da entrada manual de dados e das tarefas de rastreamento pode economizar tempo e dinheiro para sua empresa e tornar seu sistema de inventário mais preciso.

As tarefas que você pode automatizar dependerão muito do software escolhido, mas algumas automações comuns incluem:

• Gestão e cumprimento de encomendas
• Acompanhamento e previsão de estoque
• Reordenamento baseado em pontos de reabastecimento
• Relatórios e análises (por exemplo, cálculo de COGS)

Essas automações ajudarão você a manter seu sistema de estoque atualizado, garantindo que você sempre tenha a quantidade certa de estoque disponível.

3. Migre seu inventário

Depois de começar a usar seu sistema de inventário permanente, é importante migrar todos os seus dados de inventário existentes para o software.

Esse processo provavelmente parecerá um empreendimento monumental – e dependendo do tamanho do seu negócio, isso pode ser verdade. Mas há algumas coisas que você pode fazer para tornar isso mais fácil, incluindo:

• Crie uma lista de verificação de migração : uma lista de verificação ajudará você a acompanhar onde você está no processo e garantir que nada seja esquecido.
• Comece com itens menos populares : comece migrando os itens em seu inventário que não vendem tanto.Dessa forma, você tem tempo para resolver qualquer problema antes de migrar itens mais populares.
• Reserve um tempoa cada semana : reserve algum tempo a cada semana para trabalhar na migração.Mesmo que seja apenas uma hora, esse tempo aumentará rapidamente e o ajudará a permanecer no caminho certo.
• Execute seu sistema legado em paralelo : executar os dois sistemas em paralelo por um período de tempo pode ajudar a garantir que você migrou todos os seus dados e que tudo está funcionando sem problemas.

4. Otimize os pontos de reabastecimento

Os pontos de reabastecimento são os níveis nos quais você solicita novos estoques. Idealmente, você deseja que seus pontos de reabastecimento sejam baixos o suficiente para que você nunca fique sem estoque, mas altos o suficiente para evitar o excesso de estoque.

Muitos dos sistemas de estoque permanente possuem recursos que permitem definir pontos de reabastecimento automaticamente com base em dados históricos de vendas ou outros parâmetros. Dito isso, você provavelmente precisará ajustar essas configurações para obter seus pontos de reabastecimento corretos.

Alguns fatores que você deve considerar incluem:

• Demanda sazonal : suas necessidades de estoque podem mudar dependendo da estação.
• Prazos de entrega : Os prazos de entrega podem variar drasticamente, dependendo do fornecedor e do produto.Certifique-se de considerá-los ao definir os pontos de reabastecimento.
• Estoque de segurança : se você estiver lidando com uma demanda particularmente imprevisível ou longos prazos de entrega, considere definir um estoque de segurança para garantir que nunca se esgote.

Seja proativo sobre como gerenciar seu negócio de comércio eletrônico

O gerenciamento de estoque é uma parte crítica da administração de um negócio de comércio eletrônico - e está se tornando cada vez mais complexo à medida que as empresas crescem.

Aproveitar um sistema de estoque perpétuo e automatizar o maior número possível de processos é fundamental para se manter competitivo. Com as ferramentas certas instaladas, você poderá manter seu inventário atualizado e preciso com o mínimo de esforço.

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