Sistemi di inventario perpetui

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Ultimo aggiornamento: 3 febbraio 2023

La gestione dell'inventario è una delle parti più cruciali (e noiose) del flusso di lavoro aziendale dell'e-commerce. E per fortuna, i progressi nella tecnologia di vendita al dettaglio stannofinalmentefacilitando la gestione.

Uno dei più vantaggiosi è stato ilsistema di inventario perpetuo, strumenti che possono semplificare l'intero processo di gestione dell'inventario, il tutto garantendo la precisione.

In questo articolo, daremo un'occhiata ai sistemi di inventario perpetuo, coprendo cosa sono, come funzionano e come puoi implementarli insieme adaltristrumenti di gestione dell'e-commerce come Upscribe per massimizzare i vantaggi.

Pronto a eliminare lo stress dal tenere traccia del tuo inventario? Iniziamo.

Che cos'è un sistema di inventario perpetuo?

Iniziamo in modo semplice: l'inventario perpetuo è un metodo contabile in cui le aziende possono tenere traccia dell'inventario che hanno a portata di mano in tempo reale. È spesso in contrasto con un inventario periodico , in cui l'inventario viene effettuato a intervalli prestabiliti (ad esempio, giornalmente o settimanalmente).

Isistemidi inventario perpetuo sono soluzioni software che le aziende utilizzano per semplificare questo metodo di contabilità. Invece di registrare manualmente le modifiche all'inventario da parte del personale, i sistemi di inventario perpetui utilizzano i dati dei sistemi POS, degli ordini dei clienti, degli strumenti di gestione degli abbonamenti e delle spedizioni dei fornitori per aggiornare automaticamente i record di inventario in tempo reale.

Alcuni sistemi di inventario perpetui si fermano semplicemente al monitoraggio dell'inventario disponibile, mentre altri includono anche funzionalità come il riordino automatico, la gestione della posizione delle scorte e l'integrazione dei dati dei fornitori.

Inventario perpetuo o periodico: quale è meglio per la tua azienda?

Abbiamo trattato brevemente due diversi approcci all'inventario: perpetuo e periodico. Quindi quale dovresti scegliere?

La risposta dipende dalle dimensioni, dalla complessità e dalle esigenze specifiche della tua azienda. Ecco due considerazioni per guidare la tua decisione:

1. Dimensione aziendale

L'inventario periodico viene solitamente eseguito manualmente. Per le piccole imprese, non ci vorranno più di un paio di giorni per completare un inventario, rendendo l'inventario periodico un'opzione praticabile.

Ma per le aziende che gestiscono volumi elevati di inventario, il conteggio manuale delle scorte è quasi impossibile. È qui che entra in gioco un sistema di inventario perpetuo. Poiché tiene traccia dei livelli di inventario in tempo reale, il personale non ha bisogno di contare manualmente le scorte ogni mese o settimana. Ciò consente di risparmiare molto tempo e fatica.

2. Costo

Il costo di gestione di un sistema di inventario periodico è legato alla retribuzione del personale e al tempo necessario per completare l'attività. Al contrario, i sistemi di inventario perpetui comportano costi iniziali come l'implementazione del software, la manutenzione e gli aggiornamenti.

In generale, più grande è l'azienda, più denaro può essere risparmiato passando a un sistema di inventario perpetuo.

Perché utilizzare un sistema di inventario perpetuo?

1. Previene l'esaurimento delle scorte

Le scorte regolari sono uno dei modi più efficaci per spingere i potenziali clienti tra le braccia della concorrenza. Si stima che il 21-43% dei clienti andrà in un altro negozio per acquistare un articolo esaurito presso il tuo. E molti di questi clienti se ne sono andati per sempre: solo il 59% circa torneràmai.

I sistemi di inventario perpetui riducono al minimo la probabilità di esaurimento scorte automatizzando gli acquisti ogni volta che vengono raggiunte le soglie di inventario. Ciò mantiene alti i livelli delle scorte e aiuta a mantenere i tuoi sudati clienti .

2. Aiuta a capire i modelli di acquirente

Poiché i sistemi di inventario perpetuo registrano le variazioni delle scorte in tempo reale, ad esempio dopo che un cliente ha effettuato un ordine, possono fornire approfondimenti sui tuoi clienti e sui loro modelli di acquisto.

Ciò significa che gli imprenditori possono tenere traccia di quali fattori influenzano le decisioni di acquisto. Ad esempio, alcuni articoli potrebbero essere più popolari in un determinato periodo dell'anno. Ciò ti consente di immagazzinare un volume maggiore di quei prodotti durante quei periodi, assicurandoti di non dover mai affrontare una carenza.

In poche parole, i sistemi di inventario perpetui ottimizzano il modo in cui la tua azienda immagazzina gli articoli e ti assicurano di non avere mai scorte insufficienti o eccessive.

3. Ottimizza lo spazio di archiviazione

Molte aziende che utilizzano sistemi di inventario periodico ordinano in eccesso per evitare l'esaurimento delle scorte. Non hanno accesso ai dati in tempo reale per l'inventario disponibile, quindi finiscono per immagazzinare più articoli del necessario, utilizzando spazio e risorse preziose.

I sistemi di inventario perpetuo forniscono l'accesso alle modifiche in tempo reale delle scorte. Ciò consente alle aziende di gestire con precisione la propria capacità di stoccaggio, ottimizzare lo spazio del magazzino e risparmiare sui costi di inventario.

Formule utilizzate dai sistemi di inventario perpetuo

1. EQ

L'Economic Order Quantity (EOQ) è una formula utilizzata nei sistemi di inventario perpetuo che può aiutare a ridurre i costi e ottimizzare l'uso dello spazio. Genera la quantità ottimale di prodotti da ordinare in base ai costi di stoccaggio e di evasione associati.

La formula EOQ è:

EOQ = 2 prodotto venduto annualmente costo per ordinare il prodotto costo per immagazzinare il prodotto

Supponiamo che il tuo negozio venda una media di 500 cappelli all'anno. Ti costa $ 3 per conservare ogni cappello per un anno e $ 2 per effettuare un ordine. L'EOQ sarebbe la radice quadrata di (2 × 500 × $ 2)/($ 3) — o circa 26. Questo ci dice che la dimensione ottimale dell'ordine per la tua attività di cappelli è di 26 cappelli alla volta.

2. DENTI

Il costo delle merci vendute (o costo delle vendite) viene utilizzato per calcolare il costo totale dei prodotti venduti durante un determinato periodo. Ciò include tutti i costi associati alla produzione e alla vendita di tali articoli, inclusi manodopera, materiali e altri costi.

La formula COGS è:

COGS = inventario iniziale + acquisti - inventario finale

Supponiamo che la tua attività di cappelli inizi il trimestre con $ 20.000 di inventario. In quel trimestre, acquisti $ 50.000 in cappelli e finisci il trimestre con un inventario del valore di $ 25.000.

Il COGS sarebbe $ 20.000 + $ 50.000 – $ 25.000 = $ 45.000. Questo ci dice che il costo totale delle merci vendute per il trimestre è stato di $ 45.000. Con un sistema di inventario perpetuo, il COGS viene elaborato in tempo reale man mano che i prodotti vengono acquistati e venduti.

3. Metodo del profitto lordo

L'utile lordo è una misura del denaro guadagnato dalla vendita di beni, una volta che i costi di produzione di tali beni sono stati contabilizzati.

La formula è:

Profitto lordo = entrate totali - COGS

Per continuare l'esempio precedente, supponiamo che il ricavo totale delle vendite di cappelli per il trimestre sia stato di $ 65.000. L'equazione COGS ci dice che il costo delle merci vendute di questo trimestre è stato di $ 45.000. L'utile lordo per il trimestre sarebbe di $ 65.000 – $ 45.000 = $ 20.000.

4. FIFO

First In, First Out (FIFO) è un metodo di gestione dell'inventario in cui l'inventario che arriva per primo viene venduto per primo. Questo metodo aiuta a garantire che i prodotti più vecchi vengano venduti prima di quelli più recenti e aiuta a prevenire il deterioramento, soprattutto nelle aziende in cui le date di scadenza dei prodotti sono importanti.

Per illustrare, supponiamo che la tua azienda di cappelli abbia acquistato due lotti di cappelli durante il trimestre: uno all'inizio (100 cappelli del valore di $ 20.000) e uno alla fine (100 cappelli del valore di $ 21.000 a causa di un'interruzione della catena di approvvigionamento).

Con un sistema FIFO, il lotto più vecchio di 100 cappelli sarà venduto per primo. Ciò significa che il COGS sarà calcolato sui cappelli del valore di $ 20.000 piuttosto che sul secondo lotto più costoso.

5. LIFO

Last In, First Out (LIFO) è l'opposto di FIFO. È un metodo di gestione dell'inventario in cui gli articoli più recenti vengono venduti per primi. Ciò può essere vantaggioso per le aziende in cui i prezzi sono in aumento, poiché significa che il costo delle merci vendute può essere più elevato.

Per utilizzare lo stesso esempio di prima, il COGS della tua azienda verrebbe calcolato sul lotto di cappelli da $ 21.000 anziché sul valore di $ 20.000. Ciò significa che il tuo COGS sarebbe più alto in questo caso.

Best practice per il sistema di inventario perpetuo

1. Scegli il software giusto

Per assicurarti che il tuo sistema di inventario perpetuo fornisca il massimo valore alla tua attività, devi scegliere il software giusto. Alcuni software di inventario perpetuo saranno più adatti per alcune aziende rispetto ad altre.

Dovrai considerare alcuni fattori quando decidi quale sia il migliore per la tua attività, tra cui:

• Costo : imposta subito il tuo budget e filtra gli strumenti che non rientrano in esso.
• Funzionalità : non tutti i software offriranno le stesse funzionalità.Assicurati di selezionarne uno adatto alle tue esigenze specifiche.
• Scalabilità : se la crescita è il tuo obiettivo, assicurati che il software che scegli possa adattarsi alla tua attività.
• Integrazioni : ultimo ma non meno importante, pensa al software che usi attualmente e se hai bisogno che il tuo software di inventario perpetuo si integri con loro.

Quest'ultimo punto è enorme: i sistemi di inventario perpetui sono efficaci solo quando hanno accesso a tutti i dati di vendita e acquisto. Ciò significa che è importante che la tua azienda utilizzi strumenti che raccolgono e condividono facilmente questi dati.

Upscribe è una piattaforma di gestione degli abbonamenti per le aziende di e-commerce che offre una suite di strumenti progettati per aiutarti a massimizzare i tuoi profitti e semplificare le operazioni, tra cui:

Oh, offre anche una potente API che semplifica le integrazioni con il tuo sistema di inventario perpetuo.

Le entrate regolari e prevedibili semplificano la pianificazione e la gestione del tuo inventario e ciò rende Upscribe uno strumento di supporto essenziale per il tuo sistema di gestione dell'inventario.

2. Sfrutta l'automazione

Qualunque sia il software che decidi di utilizzare, dovresti cercare modi per automatizzare i tuoi processi di inventario. Automatizzare l'inserimento manuale dei dati e le attività di tracciamento può far risparmiare tempo e denaro alla tua azienda e rendere il tuo sistema di inventario più accurato.

Le attività che puoi automatizzare dipenderanno fortemente dal software che scegli, ma alcune automazioni comuni includono:

• Gestione ed evasione ordini
• Monitoraggio e previsione dell'inventario
• Riordino basato sui punti di riordino
• Reporting e analisi (ad es., calcolo del COGS)

Queste automazioni ti aiuteranno a mantenere aggiornato il tuo sistema di inventario, assicurandoti di avere sempre la giusta quantità di scorte a portata di mano.

3. Migra il tuo inventario

Una volta che inizi a utilizzare il tuo sistema di inventario perpetuo, è importante migrare tutti i dati di inventario esistenti nel software.

Questo processo sembrerà probabilmente un'impresa monumentale e, a seconda delle dimensioni della tua attività, potrebbe essere vero. Ma ci sono alcune cose che puoi fare per renderlo più semplice, tra cui:

• Crea un elenco di controllo per la migrazione : un elenco di controllo ti aiuterà a tenere traccia di dove ti trovi nel processo e ad assicurarti che nulla venga trascurato.
• Inizia con gli articoli meno popolari : inizia migrando gli articoli nel tuo inventario che non vendono tanto.In questo modo, hai il tempo di risolvere eventuali problemi prima di migrare gli articoli più popolari.
• Tempo di blocco ogni settimana : riserva un po' di tempo ogni settimana per lavorare sulla migrazione.Anche se è solo un'ora, quel tempo si sommerà rapidamente e ti aiuterà a rimanere in pista.
• Esegui il tuo sistema legacy in parallelo : l'esecuzione di entrambi i sistemi in parallelo per un periodo di tempo può aiutarti a garantire la migrazione di tutti i tuoi dati e che tutto funzioni senza problemi.

4. Ottimizza i punti di riordino

I punti di riordino sono i livelli ai quali ordini il nuovo inventario. Idealmente, vuoi che i tuoi punti di riordino siano abbastanza bassi da non esaurire mai le scorte, ma abbastanza alti da evitare scorte in eccesso.

Molti dei sistemi di inventario perpetui dispongono di funzionalità che consentono di impostare punti di riordino automaticamente in base ai dati storici sulle vendite o ad altri parametri. Detto questo, probabilmente dovrai mettere a punto queste impostazioni per ottenere i tuoi punti di riordino giusti.

Alcuni fattori che dovresti considerare includono:

• Domanda stagionale : le tue esigenze di inventario possono cambiare a seconda della stagione.
• Tempi di consegna : i tempi di consegna possono variare notevolmente a seconda del fornitore e del prodotto.Assicurati di tenerne conto quando imposti i punti di riordino.
• Stock di sicurezza : se hai a che fare con una domanda particolarmente imprevedibile o tempi di consegna lunghi, prendi in considerazione l'impostazione di uno stock di sicurezza per assicurarti di non rimanere mai senza.

Diventa proattivo sulla gestione della tua attività di e-commerce

La gestione dell'inventario è una parte fondamentale della gestione di un'attività di e-commerce e sta diventando sempre più complessa man mano che le aziende crescono.

Sfruttare un sistema di inventario perpetuo e automatizzare il maggior numero possibile di processi sono fondamentali per rimanere competitivi. Con gli strumenti giusti, sarai in grado di mantenere il tuo inventario aggiornato e accurato con il minimo sforzo.

E già che ci sei, perché non diventare proattivo nella gestione della tua attività di abbonamento? Noi di Upscribe aiutiamo le aziende online a progettare, lanciare e gestire i loro programmi di abbonamento con potenti strumenti e funzionalità.

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