نظم الجرد الدائم

← المدونة

آخر تحديث: 3 فبراير 2023

تعد إدارة المخزون أحد الأجزاء الأكثر أهمية (والمملة) في سير عمل التجارة الإلكترونية. ولحسن الحظ ، فإن التطورات في تكنولوجيا البيع بالتجزئة تجعل التعامل معها أسهل فيالنهاية.

من أكثر الأنظمة فائدة هيأنظمة الجرد الدائمة - الأدوات التي يمكنها تبسيط عملية إدارة المخزون بالكامل ، مع ضمان الدقة في نفس الوقت.

في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على أنظمة المخزون الدائمة - تغطي ماهيتها ، وكيف تعمل ، وكيف يمكنك تنفيذها جنبًا إلى جنب مع أدوات إدارة التجارة الإلكترونيةالأخرىمثل Upscribe لزيادة الفوائد إلى أقصى حد.

هل أنت مستعد للتخلص من التوتر الناتج عن تتبع مخزونك؟ هيا بنا نبدأ.

ما هو نظام الجرد الدائم؟

لنبدأ ببساطة - الجرد الدائم هو طريقة محاسبية تقوم فيها الشركات بتتبع المخزون المتوفر لديها في الوقت الفعلي. غالبًا ما يتناقض مع الجرد الدوري ، حيث يتم إجراء جرد المخزون على فترات زمنية محددة (على سبيل المثال ، يوميًا أو أسبوعيًا).

أنظمةالجرد الدائم هي حلول برمجية تستخدمها الشركات لتبسيط طريقة المحاسبة هذه. بدلاً من تسجيل الموظفين لتغييرات المخزون يدويًا ، تستخدم أنظمة المخزون الدائم البيانات من أنظمة نقاط البيع (POS) وأوامر العملاء وأدوات إدارة الاشتراك وشحنات البائعين لتحديث سجلات المخزون تلقائيًا في الوقت الفعلي.

تتوقف بعض أنظمة الجرد الدائم بمجرد تتبع المخزون المتوفر ، بينما يتضمن البعض الآخر ميزات مثل إعادة الترتيب التلقائي وإدارة موقع المخزون وتكامل بيانات البائع.

الجرد الدائم مقابل الجرد الدوري: أيهما أفضل لعملك؟

تناولنا بإيجاز نهجين مختلفين للمخزون - دائم ودوري. إذن أي واحد يجب أن تختار؟

تعتمد الإجابة على حجم عملك وتعقيده واحتياجاته الخاصة. فيما يلي اعتباران للمساعدة في توجيه قرارك:

1. حجم الشركة

عادة ما يتم الجرد الدوري يدويًا. بالنسبة إلى الشركات الصغيرة ، لن يستغرق الأمر أكثر من يومين لإكمال عملية جرد المخزون - مما يجعل الجرد الدوري خيارًا قابلاً للتطبيق.

ولكن بالنسبة للشركات التي تتعامل مع كميات كبيرة من المخزون ، فإن عد المخزون يدويًا يكاد يكون مستحيلًا. هذا هو المكان الذي يأتي فيه نظام الجرد الدائم. نظرًا لأنه يتتبع مستويات المخزون في الوقت الفعلي ، لا يحتاج الموظفون إلى عد المخزون يدويًا كل شهر أو أسبوع. هذا يوفر الكثير من الوقت والجهد.

2. التكلفة

ترتبط تكلفة تشغيل نظام جرد دوري بأجور موظفيك ومقدار الوقت الذي يستغرقونه لإكمال المهمة. في المقابل ، تتضمن أنظمة المخزون الدائم تكاليف أولية مثل تنفيذ البرامج وصيانتها وترقيتها.

بشكل عام ، كلما زاد حجم الأعمال التجارية ، يمكن توفير المزيد من الأموال عن طريق التبديل إلى نظام المخزون الدائم.

لماذا استخدام نظام الجرد الدائم؟

1. يمنع المخزون

يعد المخزون المنتظم أحد أكثر الطرق فعالية لدفع العملاء المحتملين إلى أحضان المنافسة. أقدر أن 21-43٪ من العملاء سيذهبون إلى متجر آخر لشراء عنصر غير متوفر في متجرك. وقد ذهب العديد من هؤلاء العملاء إلى الأبد -حوالي59٪ فقط سيعودون .

تقلل أنظمة الجرد الدائم من احتمالية نفاد المخزون عن طريق أتمتة عمليات الشراء كلما تم الوصول إلى عتبات المخزون. هذا يحافظ على مستويات مخزونك ويساعد في الاحتفاظ بعملائك الذين اكتسبتهم بشق الأنفس .

2. يساعد على فهم أنماط المشتري

نظرًا لأن أنظمة المخزون الدائم تسجل تغييرات المخزون في الوقت الفعلي - بعد قيام العميل بتقديم طلب ، على سبيل المثال - يمكنها توفير رؤى حول عملائك وأنماط الشراء الخاصة بهم.

هذا يعني أنه يمكن لأصحاب الأعمال تتبع العوامل التي تؤثر على قرارات الشراء. على سبيل المثال ، قد تكون بعض العناصر أكثر شيوعًا في وقت معين من العام. يتيح لك ذلك تخزين كمية أكبر من هذه المنتجات خلال تلك الأوقات ، مما يضمن عدم مواجهة أي نقص.

باختصار ، تعمل أنظمة المخزون الدائم على ضبط كيفية تخزين العناصر في عملك وتضمن عدم وجود مخزون أو زيادة في المخزون أبدًا.

3. يحسن مساحة التخزين

تقوم العديد من الشركات التي تستخدم أنظمة جرد دورية بالطلب الزائد لتجنب نفاد المخزون. ليس لديهم إمكانية الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي للمخزون المتاح ، لذلك ينتهي بهم الأمر بتخزين عناصر أكثر من اللازم ، باستخدام مساحة وموارد قيمة.

توفر أنظمة الجرد الدائم إمكانية الوصول إلى التغييرات في الوقت الفعلي في المخزون. يتيح ذلك للشركات إدارة سعة التخزين الخاصة بهم بدقة ، وتحسين مساحة المستودعات الخاصة بهم ، وتوفير المال على تكاليف المخزون.

الصيغ التي تستخدمها أنظمة الجرد الدائم

1. EOQ

كمية الأمر الاقتصادية (EOQ) هي صيغة مستخدمة في أنظمة الجرد الدائم التي يمكن أن تساعد في تقليل التكاليف وتحسين استخدام المساحة. إنه يولد الكمية المثلى من المنتجات المطلوب طلبها بناءً على تكاليف التخزين والتنفيذ ذات الصلة.

صيغة EOQ هي:

EOQ = تكلفة منتجين يتم بيعهما سنويًا لطلب تكلفة المنتج لتخزين المنتج

لنفترض أن متجرك يبيع 500 قبعة في المتوسط ​​سنويًا. يكلفك 3 دولارات لتخزين كل قبعة لمدة عام و 2 دولار لتقديم طلب. سيكون EOQ هو الجذر التربيعي لـ (2 × 500 × 2 دولار) / (3 دولارات) - أو 26 تقريبًا. يخبرنا هذا أن حجم الطلب الأمثل لنشاطك التجاري هو 26 قبعة في المرة الواحدة.

2. تكلفة البضائع المباعة

تُستخدم تكلفة البضائع المباعة (أو تكلفة المبيعات) لحساب التكلفة الإجمالية للمنتجات المباعة خلال فترة معينة. يتضمن ذلك جميع التكاليف المرتبطة بإنتاج وبيع تلك العناصر ، بما في ذلك العمالة والمواد والتكاليف الأخرى.

صيغة COGS هي:

COGS = بداية المخزون + المشتريات - إنهاء المخزون

لنفترض أن نشاطك التجاري يبدأ الربع بمبلغ 20 ألف دولار في المخزون. خلال هذا الربع ، قمت بشراء قبعات بقيمة 50000 دولار أمريكي وإنهاء الربع بمخزون قيمته 25000 دولار.

سوف يكون COGS 20000 دولار + 50000 دولار - 25000 دولار = 45000 دولار. يخبرنا هذا أن التكلفة الإجمالية للسلع المباعة لهذا الربع كانت 45000 دولار. مع نظام الجرد الدائم ، يتم عمل تكلفة البضائع المباعة في الوقت الفعلي حيث يتم شراء المنتجات وبيعها.

3. طريقة الربح الإجمالي

إجمالي الربح هو مقياس للأموال المكتسبة من بيع البضائع ، بمجرد حساب تكاليف إنتاج تلك السلع.

الصيغة هي:

إجمالي الربح = إجمالي الإيرادات - COGS

للاستمرار في المثال أعلاه ، لنفترض أن إجمالي الإيرادات من مبيعات القبعات لهذا الربع كان 65000 دولار. تخبرنا معادلة COGS أن تكلفة البضائع المباعة لهذا الربع كانت 45000 دولار. سيكون إجمالي الربح للربع ما بين 65000 دولار - 45000 دولار = 20000 دولار.

4. FIFO

First In ، First Out (FIFO) هي طريقة لإدارة المخزون يتم فيها بيع المخزون الذي يأتي أولاً أولاً. تساعد هذه الطريقة في ضمان بيع المنتجات الأقدم قبل المنتجات الأحدث وتساعد على منع التلف ، خاصة في الأعمال التجارية حيث تكون تواريخ انتهاء صلاحية المنتج مهمة.

للتوضيح ، لنفترض أن شركة القبعات الخاصة بك اشترت مجموعتين من القبعات خلال ربع العام: واحدة في البداية (100 قبعة بقيمة 20000 دولار) وواحدة في النهاية (100 قبعة بقيمة 21000 دولار بسبب اضطراب سلسلة التوريد).

بموجب نظام FIFO ، سيتم بيع أقدم دفعة مكونة من 100 قبعة أولاً. هذا يعني أنه سيتم احتساب تكلفة البضائع المباعة على القبعات التي تبلغ قيمتها 20000 دولار بدلاً من الدفعة الثانية الأغلى ثمناً.

5. LIFO

Last In ، First Out (LIFO) هو عكس ما يرد أولاً يصرف أولاً (FIFO). إنها طريقة لإدارة المخزون حيث يتم بيع أحدث العناصر أولاً. قد يكون هذا مفيدًا للشركات التي ترتفع فيها الأسعار ، لأنه يعني أن تكلفة البضائع المباعة يمكن أن تكون أعلى.

لاستخدام نفس المثال السابق ، سيتم حساب تكلفة البضائع المباعة لشركتك على مجموعة القبعات البالغة 21000 دولار بدلاً من 20000 دولار. هذا يعني أن تكلفة البضائع المباعة الخاصة بك ستكون أعلى في هذه الحالة.

أفضل ممارسات نظام الجرد الدائم

1. اختر البرنامج المناسب

للتأكد من أن نظام المخزون الدائم الخاص بك يوفر أكبر قيمة لعملك ، تحتاج إلى اختيار البرنامج المناسب. ستكون بعض برامج الجرد الدائم أكثر ملاءمة لبعض الشركات من غيرها.

ستحتاج إلى مراعاة بعض العوامل عند تحديد الأفضل لعملك ، بما في ذلك:

• التكلفة : عيّن ميزانيتك فورًا وقم بتصفية الأدوات التي لا تناسبها.
• الميزات : لن تقدم كل البرامج نفس الميزات.تأكد من اختيار واحد يناسب احتياجاتك الخاصة.
• قابلية التوسع : إذا كان النمو هو هدفك ، فتأكد من أن البرنامج الذي تختاره يمكنه توسيع نطاق عملك.
• عمليات التكامل : أخيرًا وليس آخرًا ، فكر في البرنامج الذي تستخدمه حاليًا وما إذا كنت بحاجة إلى برنامج جرد دائم للتكامل معها.

هذه النقطة الأخيرة ضخمة - أنظمة الجرد الدائم تكون فعالة فقط عندما يكون لديهم حق الوصول إلى جميع بيانات المبيعات والشراء الخاصة بك. هذا يعني أنه من المهم أن يستخدم عملك الأدوات التي تجمع هذه البيانات وتشاركها بسهولة.

Upscribe عبارة عن نظام أساسي لإدارة الاشتراكات لشركات التجارة الإلكترونية يقدم مجموعة من الأدوات المصممة لمساعدتك على زيادة أرباحك إلى أقصى حد وتبسيط العمليات ، بما في ذلك:

أوه ، إنه يوفر أيضًا واجهة برمجة تطبيقات قوية تجعل عمليات التكامل مع نظام المخزون الدائم الخاص بك أمرًا سهلاً.

تسهل الإيرادات المنتظمة التي يمكن التنبؤ بها تخطيط وإدارة المخزون الخاص بك ، وهذا يجعل Upscribe أداة داعمة أساسية لنظام إدارة المخزون الخاص بك.

2. الاستفادة من الأتمتة

مهما كان البرنامج الذي تقرر استخدامه ، يجب أن تبحث عن طرق لأتمتة عمليات المخزون الخاصة بك. يمكن لأتمتة إدخال البيانات يدويًا ومهام التتبع أن توفر وقت عملك وأموالك وتجعل نظام المخزون أكثر دقة.

ستعتمد المهام التي يمكنك أتمتتها بشكل كبير على البرنامج الذي تختاره ، ولكن بعض الأتمتة الشائعة تشمل:

• إدارة الطلبات وتنفيذها
• تتبع المخزون والتنبؤ به
• إعادة الترتيب على أساس إعادة ترتيب النقاط
• إعداد التقارير والتحليلات (على سبيل المثال ، حساب تكلفة البضائع المباعة)

ستساعدك هذه الأتمتة على تحديث نظام المخزون لديك ، مما يضمن أن لديك دائمًا الكمية المناسبة من المخزون في متناول اليد.

3. ترحيل المخزون الخاص بك

بمجرد البدء في استخدام نظام الجرد الدائم ، من المهم ترحيل جميع بيانات المخزون الموجودة لديك إلى البرنامج.

من المحتمل أن تبدو هذه العملية وكأنها مهمة ضخمة - واعتمادًا على حجم عملك ، قد يكون هذا صحيحًا. ولكن هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لتسهيل الأمر ، بما في ذلك:

• إنشاء قائمة مراجعة الترحيل : ستساعدك قائمة التحقق على تتبع المرحلة التي وصلت إليها في العملية والتأكد من عدم إغفال أي شيء.
• ابدأ بعناصر أقل شيوعًا : ابدأ بترحيل العناصر الموجودة في مخزونك والتي لا تبيع كثيرًا.وبهذه الطريقة ، سيكون لديك الوقت لاكتشاف أي مكامن الخلل قبل ترحيل العناصر الأكثر شيوعًا.
• تخصيصالوقت كل أسبوع : خصص بعض الوقت كل أسبوع للعمل على الترحيل.حتى لو كانت ساعة واحدة فقط ، فسيتم إضافة هذا الوقت بسرعة ويساعدك على البقاء على المسار الصحيح.
• قم بتشغيل نظامك القديم بشكل متوازٍ : يمكن أن يساعد تشغيل كلا النظامين بالتوازي لفترة من الوقت في ضمان ترحيل جميع بياناتك وعمل كل شيء بسلاسة.

4. تحسين نقاط إعادة الترتيب

نقاط إعادة الترتيب هي المستويات التي تطلب عندها مخزونًا جديدًا. من الناحية المثالية ، تريد أن تكون نقاط إعادة الترتيب الخاصة بك منخفضة بما يكفي بحيث لا ينفد المخزون أبدًا ، ولكنها عالية بما يكفي لتجنب فائض المخزون.

تحتوي العديد من أنظمة الجرد الدائم على ميزات تسمح لك بتعيين نقاط إعادة الترتيب تلقائيًا استنادًا إلى بيانات المبيعات التاريخية أو غيرها من المعلمات. ومع ذلك ، ستحتاج على الأرجح إلى ضبط هذه الإعدادات للحصول على نقاط إعادة الترتيب الخاصة بك بشكل صحيح.

تتضمن بعض العوامل التي يجب مراعاتها ما يلي:

• الطلب الموسمي : قد تتغير احتياجات مخزونك حسب الموسم.
• المهلة الزمنية : يمكن أن تختلف مهلة التسليم بشكل كبير اعتمادًا على المورد والمنتج الخاصين بك.تأكد من أنك تحاسبهم عند تعيين نقاط إعادة الترتيب.
• مخزون السلامة : إذا كنت تتعامل مع طلب لا يمكن التنبؤ به بشكل خاص أو فترات زمنية طويلة ، ففكر في تعيين مخزون أمان لضمان عدم نفادك أبدًا.

كن استباقيًا في إدارة أعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك

تعد إدارة المخزون جزءًا مهمًا من إدارة أعمال التجارة الإلكترونية - وتصبح أكثر تعقيدًا مع نمو الأعمال التجارية.

تعد الاستفادة من نظام الجرد الدائم وأتمتة أكبر عدد ممكن من العمليات مفتاحًا للبقاء في المنافسة. باستخدام الأدوات المناسبة ، ستتمكن من تحديث مخزونك ودقته بأقل جهد ممكن.

وأثناء وجودك فيه ، لماذا لا تكون استباقيًا بشأن إدارة أعمال الاشتراك الخاصة بك؟ في Upscribe ، نساعد الشركات عبر الإنترنت في تصميم برامج الاشتراك وإطلاقها وإدارتها باستخدام أدوات وميزات قوية.

قم بجدولة عرض تجريبي مجاني اليوم لمعرفة المزيد!