Sistem Persediaan Abadi

← Blog

Terakhir diperbarui: 3 Februari 2023

Manajemen inventaris adalah salah satu bagian yang paling penting (dan membosankan) dari alur kerja bisnis e-niaga. Dan untungnya, kemajuan teknologi ritelakhirnyamempermudah penanganannya.

Salah satu yang paling menguntungkan adalahsistem inventaris abadi —alat yang dapat merampingkan seluruh proses manajemen inventaris Anda, sekaligus memastikan keakuratannya.

Dalam artikel ini, kita akan melihat sistem inventaris abadi—mencakup apa adanya, cara kerjanya, dan bagaimana Anda dapat menerapkannya bersamaalatmanajemen e-niaga lainnya seperti Upscribe untuk memaksimalkan keuntungan.

Siap menghilangkan stres saat melacak inventaris Anda? Mari kita mulai.

Apa itu Sistem Inventaris Abadi?

Mari kita mulai dengan sederhana—perpetual inventory adalah metode akuntansi yang digunakan bisnis untuk melacak inventaris yang mereka miliki secara real-time. Ini sering dikontraskan dengan inventarisasi periodik , di mana pengambilan stok dilakukan pada interval yang ditentukan (misalnya harian atau mingguan).

Sisteminventaris abadi adalah solusi perangkat lunak yang digunakan bisnis untuk menyederhanakan metode akuntansi ini. Alih-alih staf mencatat perubahan inventaris secara manual, sistem inventaris perpetual menggunakan data dari sistem point-of-sale (POS), pesanan pelanggan, alat manajemen langganan , dan pengiriman vendor untuk secara otomatis memperbarui catatan inventaris secara real time.

Beberapa sistem inventaris perpetual hanya berhenti melacak inventaris yang ada, sementara yang lain juga menyertakan fitur seperti pemesanan ulang otomatis, manajemen lokasi stok, dan integrasi data vendor.

Inventaris Abadi vs. Berkala: Mana yang Lebih Baik untuk Bisnis Anda?

Kami secara singkat membahas dua pendekatan yang berbeda untuk inventarisasi—perpetual dan periodik. Jadi mana yang harus Anda pilih?

Jawabannya tergantung pada ukuran, kompleksitas, dan kebutuhan khusus bisnis Anda. Berikut adalah dua pertimbangan untuk membantu memandu keputusan Anda:

1. Ukuran perusahaan

Inventarisasi berkala biasanya dilakukan secara manual. Untuk bisnis yang lebih kecil, tidak akan memakan waktu lebih dari beberapa hari untuk menyelesaikan pengambilan stok — menjadikan inventaris berkala sebagai opsi yang layak.

Tetapi untuk bisnis yang berurusan dengan volume inventaris yang tinggi, menghitung stok secara manual hampir tidak mungkin. Di situlah sistem inventaris abadi berperan. Karena sistem ini melacak tingkat inventaris secara waktu nyata, staf tidak perlu menghitung stok secara manual setiap bulan atau minggu. Ini menghemat banyak waktu dan tenaga.

2. Biaya

Biaya menjalankan sistem inventarisasi periodik terkait dengan gaji staf Anda dan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Sebaliknya, sistem inventaris abadi melibatkan biaya di muka seperti implementasi perangkat lunak, pemeliharaan, dan peningkatan.

Secara umum, semakin besar bisnisnya, semakin banyak uang yang dapat dihemat dengan beralih ke sistem persediaan abadi.

Mengapa Menggunakan Sistem Inventaris Abadi?

1. Mencegah kehabisan stok

Kehabisan stok secara teratur adalah salah satu cara paling efektif untuk mendorong pelanggan potensial ke dalam persaingan. Diperkirakan 21-43 % pelanggan akan pergi ke toko lain untuk membeli barang yang stoknya habis di toko Anda. Dan banyak dari pelanggan itu pergi selamanya—hanya sekitar 59%yangakan kembali .

Sistem inventaris abadi meminimalkan kemungkinan kehabisan stok dengan mengotomatiskan pembelian setiap kali ambang batas inventaris tercapai. Hal ini menjaga tingkat stok Anda tetap tinggi dan membantu mempertahankan pelanggan yang diperoleh dengan susah payah .

2. Membantu memahami pola pembeli

Karena sistem persediaan perpetual mencatat perubahan stok secara waktu nyata—setelah pelanggan melakukan pemesanan, misalnya—mereka dapat memberikan wawasan tentang pelanggan Anda dan pola pembelian mereka.

Ini berarti bahwa pemilik bisnis dapat melacak faktor mana yang mempengaruhi keputusan pembelian. Misalnya, item tertentu mungkin lebih populer pada waktu tertentu dalam setahun. Hal ini memungkinkan Anda untuk menyimpan volume produk yang lebih tinggi selama waktu tersebut, memastikan Anda tidak pernah menghadapi kekurangan.

Singkatnya, sistem inventaris abadi menyempurnakan cara bisnis Anda menyimpan barang dan memastikan bahwa Anda tidak pernah kehabisan atau kelebihan stok.

3. Mengoptimalkan ruang penyimpanan

Banyak bisnis yang menggunakan sistem persediaan periodik over-order untuk menghindari kehabisan stok. Mereka tidak memiliki akses ke data waktu nyata untuk inventaris yang ada, sehingga mereka akhirnya menyimpan lebih banyak barang daripada yang diperlukan, menggunakan ruang dan sumber daya yang berharga.

Sistem inventaris abadi memberikan akses ke perubahan waktu nyata dalam stok. Hal ini memungkinkan bisnis untuk mengelola kapasitas penyimpanan mereka secara akurat, mengoptimalkan ruang gudang mereka, dan menghemat uang untuk biaya inventaris.

Rumus yang Digunakan oleh Sistem Inventaris Perpetual

1.EOQ

Economic Order Quantity (EOQ) adalah formula yang digunakan dalam sistem persediaan perpetual yang dapat membantu mengurangi biaya dan mengoptimalkan penggunaan ruang. Ini menghasilkan jumlah produk yang optimal untuk dipesan berdasarkan biaya penyimpanan dan pemenuhan yang terkait.

Rumus EOQ adalah:

EOQ = 2 produk terjual setiap tahun biaya untuk memesan biaya produk untuk menyimpan produk

Katakanlah toko Anda menjual rata-rata 500 topi per tahun. Anda dikenakan biaya $3 untuk menyimpan setiap topi selama satu tahun dan $2 untuk melakukan pemesanan. EOQ akan menjadi akar kuadrat dari (2 × 500 × $2)/($3)—atau kira-kira 26. Ini memberi tahu kita bahwa ukuran pesanan optimal untuk bisnis topi Anda adalah 26 topi sekaligus.

2. HPP

Harga Pokok Penjualan (atau Harga Pokok Penjualan) digunakan untuk menghitung total harga pokok penjualan produk selama periode tertentu. Ini termasuk semua biaya yang terkait dengan produksi dan penjualan barang-barang tersebut, termasuk tenaga kerja, bahan dan biaya lainnya.

Rumus HPP adalah:

HPP = persediaan awal + pembelian – persediaan akhir

Katakanlah bisnis topi Anda memulai kuartal dengan persediaan $20.000. Selama kuartal itu, Anda membeli $50.000 dalam bentuk topi dan mengakhiri kuartal tersebut dengan inventaris senilai $25.000.

COGS adalah $20.000 + $50.000 – $25.000 = $45.000. Ini memberitahu kita bahwa total harga pokok penjualan untuk kuartal tersebut adalah $45.000. Dengan sistem inventaris abadi, COGS dikerjakan secara real-time saat produk dibeli dan dijual.

3. Metode Laba Kotor

Laba kotor adalah ukuran uang yang diperoleh dari penjualan barang, setelah biaya produksi barang tersebut diperhitungkan.

Rumusnya adalah:

Laba Kotor = total pendapatan – COGS

Untuk melanjutkan contoh di atas, misalkan pendapatan total dari penjualan topi untuk kuartal tersebut adalah $65.000. Persamaan HPP memberi tahu kita harga pokok penjualan kuartal ini adalah $45.000. Laba kotor untuk kuartal tersebut adalah $65.000 – $45.000 = $20.000.

4. FIFO

First In, First Out (FIFO) adalah metode manajemen persediaan di mana persediaan yang datang lebih dulu akan dijual terlebih dahulu. Metode ini membantu memastikan bahwa produk lama dijual sebelum produk baru dan membantu mencegah pembusukan, terutama dalam bisnis di mana tanggal kedaluwarsa produk penting.

Sebagai ilustrasi, misalkan bisnis topi Anda membeli dua kumpulan topi selama kuartal tersebut: satu di awal (100 topi senilai $20.000) dan satu di akhir (100 topi senilai $21.000 karena gangguan rantai pasokan).

Di bawah sistem FIFO, kumpulan 100 topi tertua akan dijual terlebih dahulu. Ini berarti COGS akan dihitung berdasarkan topi senilai $20.000 daripada batch kedua yang lebih mahal.

5. LIFO

Last In, First Out (LIFO) adalah kebalikan dari FIFO. Ini adalah metode manajemen inventaris di mana item terbaru dijual terlebih dahulu. Ini mungkin bermanfaat untuk bisnis di mana harga naik, karena itu berarti harga pokok penjualan bisa lebih tinggi.

Untuk menggunakan contoh yang sama seperti sebelumnya, COGS bisnis Anda akan dihitung pada kumpulan topi $21.000, bukan senilai $20.000. Ini berarti COGS Anda akan lebih tinggi dalam hal ini.

Praktik Terbaik Sistem Inventaris Abadi

1. Pilih perangkat lunak yang tepat

Untuk memastikan sistem inventaris abadi Anda memberikan nilai terbesar bagi bisnis Anda, Anda harus memilih perangkat lunak yang tepat. Beberapa perangkat lunak inventaris abadi akan lebih cocok untuk beberapa bisnis daripada yang lain.

Anda harus mempertimbangkan beberapa faktor saat memutuskan mana yang terbaik untuk bisnis Anda, termasuk:

• Biaya : Tetapkan anggaran Anda langsung dan saring alat yang tidak sesuai di dalamnya.
• Fitur : Tidak semua perangkat lunak menawarkan fitur yang sama.Pastikan Anda memilih salah satu yang sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda.
• Skalabilitas : Jika pertumbuhan adalah tujuan Anda, pastikan perangkat lunak yang Anda pilih dapat disesuaikan dengan bisnis Anda.
• Integrasi : Terakhir, pikirkan tentang perangkat lunak yang Anda gunakan saat ini dan apakah Anda memerlukan perangkat lunak inventaris abadi untuk diintegrasikan dengannya.

Poin terakhir itu sangat besar — ​​sistem inventaris abadi hanya efektif jika mereka memiliki akses ke semua data penjualan dan pembelian Anda. Artinya, penting bagi bisnis Anda untuk menggunakan alat yang mengumpulkan dan membagikan data ini dengan mudah.

Upscribe adalah platform manajemen langganan untuk bisnis e-niaga yang menawarkan serangkaian alat yang dirancang untuk membantu Anda memaksimalkan keuntungan dan merampingkan operasi, termasuk:

Oh, itu juga menawarkan API yang kuat yang membuat integrasi dengan sistem inventaris abadi Anda menjadi mudah.

Pendapatan reguler dan dapat diprediksi mempermudah perencanaan dan pengelolaan inventaris Anda, dan itu menjadikan Upscribe sebagai alat pendukung penting untuk sistem manajemen inventaris Anda.

2. Memanfaatkan otomatisasi

Perangkat lunak apa pun yang Anda putuskan untuk digunakan, Anda harus mencari cara untuk mengotomatiskan proses inventaris Anda. Mengotomatiskan entri data manual dan tugas pelacakan dapat menghemat waktu dan uang bisnis Anda serta membuat sistem inventaris Anda lebih akurat.

Tugas yang dapat Anda otomatisasi akan sangat bergantung pada perangkat lunak yang Anda pilih, tetapi beberapa otomatisasi umum meliputi:

• Manajemen pesanan dan pemenuhan
• Pelacakan dan perkiraan inventaris
• Pemesanan ulang berdasarkan titik pemesanan ulang
• Pelaporan dan analitik (misalnya, menghitung COGS)

Otomatisasi ini akan membantu Anda menjaga sistem inventaris Anda tetap mutakhir, memastikan bahwa Anda selalu memiliki jumlah stok yang tepat.

3. Migrasikan inventaris Anda

Setelah Anda mulai menggunakan sistem inventaris perpetual, penting untuk memigrasikan semua data inventaris yang ada ke perangkat lunak.

Proses ini mungkin tampak seperti usaha yang monumental—dan bergantung pada ukuran bisnis Anda, hal itu mungkin benar. Tetapi ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk membuatnya lebih mudah, antara lain:

• Buat daftar periksa migrasi : Daftar periksa akan membantu Anda melacak di mana Anda berada dalam proses dan memastikan tidak ada yang terlewatkan.
• Mulai dengan item yang kurang populer : Mulailah dengan memigrasikan item di inventaris Anda yang tidak terlalu laku.Dengan begitu, Anda punya waktu untuk mengatasi kekusutan sebelum memigrasi item yang lebih populer.
• Blokir waktu setiap minggu : Sisihkan waktu setiap minggu untuk mengerjakan migrasi.Meskipun hanya satu jam, waktu tersebut akan bertambah dengan cepat dan membantu Anda tetap berada di jalur.
• Jalankan sistem lawas Anda secara paralel : Menjalankan kedua sistem secara paralel untuk jangka waktu tertentu dapat membantu memastikan bahwa Anda telah memigrasikan semua data dan semuanya berjalan lancar.

4. Optimalkan titik pemesanan ulang

Poin pemesanan ulang adalah tingkat di mana Anda memesan inventaris baru. Idealnya, Anda ingin titik pemesanan ulang Anda cukup rendah sehingga Anda tidak pernah kehabisan stok, tetapi cukup tinggi sehingga Anda menghindari kelebihan persediaan.

Banyak sistem persediaan perpetual memiliki fitur yang memungkinkan Anda menetapkan titik pemesanan ulang secara otomatis berdasarkan data penjualan historis atau parameter lainnya. Yang mengatakan, Anda mungkin perlu menyempurnakan pengaturan tersebut untuk mendapatkan poin pemesanan ulang Anda tepat.

Beberapa faktor yang harus Anda pertimbangkan antara lain:

• Permintaan musiman : Kebutuhan inventaris Anda dapat berubah tergantung pada musim.
• Waktu tunggu : Waktu tunggu dapat bervariasi secara dramatis tergantung pada pemasok dan produk Anda.Pastikan Anda memperhitungkannya saat menetapkan titik pemesanan ulang.
• Persediaan pengaman : Jika Anda berurusan dengan permintaan yang sangat tidak terduga atau waktu tunggu yang lama, pertimbangkan untuk menetapkan persediaan pengaman untuk memastikan bahwa Anda tidak pernah kehabisan.

Dapatkan Proaktif Tentang Mengelola Bisnis E-Commerce Anda

Manajemen inventaris adalah bagian penting dalam menjalankan bisnis e-niaga—dan ini menjadi semakin kompleks seiring pertumbuhan bisnis.

Memanfaatkan sistem inventaris abadi dan mengotomatiskan sebanyak mungkin proses adalah kunci untuk tetap kompetitif. Dengan alat yang tepat, Anda akan dapat menjaga inventaris Anda tetap mutakhir dan akurat dengan sedikit usaha.

Dan saat Anda melakukannya, mengapa tidak bersikap proaktif dalam mengelola bisnis langganan Anda? Di Upscribe, kami membantu bisnis online merancang, meluncurkan, dan mengelola program langganan mereka dengan alat dan fitur canggih.

Jadwalkan demo gratis hari ini untuk mempelajari lebih lanjut!