Perpetual Inventory Systeme

← Bloggen

Zuletzt aktualisiert: 3. Februar 2023

Die Bestandsverwaltung ist einer der wichtigsten (und langwierigsten) Teile des E-Commerce-Geschäftsablaufs. Und zum Glück machen die Fortschritte in der Einzelhandelstechnologie esendlicheinfacher, damit umzugehen.

Eines der vorteilhaftesten Systeme warenSysteme zur ständigen Bestandsführung – Tools, die Ihren gesamten Bestandsverwaltungsprozess rationalisieren und gleichzeitig Genauigkeit gewährleisten können.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf Perpetual Inventory-Systeme – und erklären, was sie sind, wie sie funktionieren und wie Sie sie zusammen mitanderenE-Commerce-Verwaltungstools wie Upscribe implementieren können , um die Vorteile zu maximieren.

Sind Sie bereit, sich den Stress zu nehmen, den Überblick über Ihr Inventar zu behalten? Lass uns anfangen.

Was ist ein Perpetual Inventory System?

Fangen wir ganz einfach an – Perpetual Inventory ist eine Buchhaltungsmethode, bei der Unternehmen den Lagerbestand, den sie zur Hand haben, in Echtzeit verfolgen können. Es wird oft mit einer periodischen Inventur verglichen , bei der die Inventur in festgelegten Intervallen (z. B. täglich oder wöchentlich) durchgeführt wird.

Perpetual Inventory-Systemesind Softwarelösungen, die Unternehmen verwenden, um diese Buchhaltungsmethode zu vereinfachen. Anstatt Bestandsänderungen manuell durch das Personal aufzuzeichnen, verwenden Systeme zur fortlaufenden Bestandsführung Daten aus Point-of-Sale-Systemen (POS), Kundenbestellungen, Abonnementverwaltungstools und Lieferantenlieferungen, um Bestandsdatensätze automatisch in Echtzeit zu aktualisieren.

Einige Dauerinventarsysteme beschränken sich auf die einfache Verfolgung des Lagerbestands, während andere auch Funktionen wie automatische Nachbestellung, Lagerortverwaltung und Lieferantendatenintegration beinhalten.

Ständige vs. regelmäßige Bestandsaufnahme: Was ist besser für Ihr Unternehmen?

Wir haben kurz zwei verschiedene Ansätze zur Bestandsaufnahme behandelt – permanent und periodisch. Welche sollten Sie also wählen?

Die Antwort hängt von der Größe, Komplexität und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Hier sind zwei Überlegungen, die Ihnen bei Ihrer Entscheidung helfen können:

1. Unternehmensgröße

Die regelmäßige Inventur erfolgt in der Regel manuell. Für kleinere Unternehmen dauert es nicht länger als ein paar Tage, um eine Bestandsaufnahme durchzuführen, was eine regelmäßige Bestandsaufnahme zu einer praktikablen Option macht.

Aber für Unternehmen, die mit großen Lagerbeständen zu tun haben, ist das manuelle Zählen der Bestände nahezu unmöglich. Hier kommt ein kontinuierliches Inventarsystem ins Spiel. Da es die Lagerbestände in Echtzeit verfolgt, müssen die Mitarbeiter die Bestände nicht jeden Monat oder jede Woche manuell zählen. Das spart viel Zeit und Mühe.

2. Kosten

Die Kosten für den Betrieb eines periodischen Inventursystems hängen von den Löhnen Ihrer Mitarbeiter und der Zeit ab, die sie für die Erledigung der Aufgabe benötigen. Im Gegensatz dazu sind Systeme mit kontinuierlicher Bestandsführung mit Vorabkosten wie Softwareimplementierung, Wartung und Upgrades verbunden.

Im Allgemeinen gilt: Je größer das Unternehmen, desto mehr Geld kann durch den Wechsel zu einem System mit kontinuierlicher Bestandsführung gespart werden.

Warum ein Perpetual Inventory System verwenden?

1. Verhindert Fehlbestände

Regelmäßige Lagerbestände sind eine der effektivsten Möglichkeiten, potenzielle Kunden in die Arme der Konkurrenz zu treiben. Es wird geschätzt, dass 21-43 % der Kunden in ein anderes Geschäft gehen , um einen Artikel zu kaufen, der bei Ihnen nicht vorrätig ist. Und viele dieser Kunden sind für immer gegangen – nur etwa 59 % werdenjemalswiederkommen .

Perpetual Inventory-Systeme minimieren die Wahrscheinlichkeit von Fehlbeständen, indem sie Einkäufe automatisieren, sobald Bestandsschwellenwerte erreicht werden. Dies hält Ihre Lagerbestände hoch und hilft , Ihre hart erarbeiteten Kunden zu halten .

2. Hilft, Käufermuster zu verstehen

Da Systeme mit kontinuierlicher Bestandsführung Bestandsveränderungen in Echtzeit aufzeichnen – beispielsweise nachdem ein Kunde eine Bestellung aufgegeben hat – können sie Einblicke in Ihre Kunden und deren Kaufverhalten geben.

So können Unternehmer nachvollziehen, welche Faktoren Kaufentscheidungen beeinflussen. Beispielsweise können bestimmte Artikel zu einer bestimmten Jahreszeit beliebter sein. Auf diese Weise können Sie in diesen Zeiten ein größeres Volumen dieser Produkte auf Lager haben und sicherstellen, dass Sie nie mit einem Mangel konfrontiert sind.

Kurz gesagt: Perpetual Inventory-Systeme optimieren die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Artikel lagert, und stellen sicher, dass Sie nie zu wenig oder zu viel auf Lager haben.

3. Optimiert den Speicherplatz

Viele Unternehmen, die periodische Inventursysteme verwenden, überbestellen, um Fehlbestände zu vermeiden. Sie haben keinen Zugriff auf Echtzeitdaten für den Lagerbestand, sodass sie am Ende mehr Artikel als nötig lagern und wertvollen Platz und Ressourcen verbrauchen.

Perpetual Inventory-Systeme bieten Zugriff auf Bestandsänderungen in Echtzeit. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Lagerkapazität genau zu verwalten, ihre Lagerfläche zu optimieren und Geld bei den Lagerkosten zu sparen.

Formeln, die von Perpetual Inventory-Systemen verwendet werden

1. EOQ

Economic Order Quantity (EOQ) ist eine Formel, die in Perpetual Inventory-Systemen verwendet wird und dabei helfen kann, Kosten zu senken und die Raumnutzung zu optimieren. Es generiert die optimale Menge an zu bestellenden Produkten basierend auf den damit verbundenen Lager- und Abwicklungskosten.

Die EOQ-Formel lautet:

EOQ = 2 Jährlich verkaufte Produkte Kosten für die Bestellung des Produkts Kosten für die Lagerung des Produkts

Angenommen, Ihr Geschäft verkauft durchschnittlich 500 Hüte pro Jahr. Es kostet Sie 3 $, jeden Hut ein Jahr lang zu lagern, und 2 $, um eine Bestellung aufzugeben. Der EOQ wäre die Quadratwurzel von (2 × 500 × 2 USD)/(3 USD) – oder ungefähr 26. Dies sagt uns, dass die optimale Bestellgröße für Ihr Hutgeschäft 26 Hüte gleichzeitig beträgt.

2. ZAHNRÄDER

Die Kosten der verkauften Waren (oder Umsatzkosten) werden verwendet, um die Gesamtkosten der während eines bestimmten Zeitraums verkauften Produkte zu berechnen. Dies umfasst alle Kosten, die mit der Herstellung und dem Verkauf dieser Artikel verbunden sind, einschließlich Arbeits-, Material- und sonstiger Kosten.

Die COGS-Formel lautet:

COGS = Anfangsbestand + Käufe – Endbestand

Nehmen wir an, Ihr Hutgeschäft beginnt das Quartal mit einem Bestand von 20.000 $. In diesem Quartal kaufen Sie Hüte im Wert von 50.000 $ und beenden das Quartal mit einem Bestand im Wert von 25.000 $.

Die COGS wären 20.000 $ + 50.000 $ – 25.000 $ = 45.000 $. Dies sagt uns, dass die Gesamtkosten der verkauften Waren für das Quartal 45.000 $ betrugen. Mit einem fortlaufenden Bestandssystem werden COGS in Echtzeit berechnet, wenn Produkte gekauft und verkauft werden.

3. Bruttogewinnmethode

Der Bruttogewinn ist ein Maß für das Geld, das durch den Verkauf von Waren verdient wird, nachdem die Kosten für die Herstellung dieser Waren berücksichtigt wurden.

Die Formel lautet:

Bruttogewinn = Gesamtumsatz – COGS

Um das obige Beispiel fortzusetzen, nehmen wir an, dass der Gesamtumsatz aus Hutverkäufen für das Quartal 65.000 US-Dollar betrug. Die COGS-Gleichung sagt uns, dass die Kosten der verkauften Waren in diesem Quartal 45.000 $ betrugen. Der Bruttogewinn für das Quartal würde 65.000 $ – 45.000 $ = 20.000 $ betragen.

4. FIFO

First In, First Out (FIFO) ist eine Bestandsverwaltungsmethode, bei der der zuerst eingehende Bestand zuerst verkauft wird. Diese Methode trägt dazu bei, sicherzustellen, dass die ältesten Produkte vor neueren verkauft werden, und hilft, Verderb zu verhindern, insbesondere in Unternehmen, in denen das Ablaufdatum der Produkte wichtig ist.

Nehmen wir zur Veranschaulichung an, dass Ihr Hutgeschäft im Laufe des Quartals zwei Chargen von Hüten gekauft hat: eine am Anfang (100 Hüte im Wert von 20.000 USD) und eine am Ende (100 Hüte im Wert von 21.000 USD aufgrund einer Unterbrechung der Lieferkette).

Bei einem FIFO-System wird die älteste Charge von 100 Hüten zuerst verkauft. Dies bedeutet, dass die COGS für Hüte im Wert von 20.000 USD berechnet werden und nicht für die teurere zweite Charge.

5. LIFO

Last In, First Out (LIFO) ist das Gegenteil von FIFO. Es ist eine Methode der Bestandsverwaltung, bei der die neuesten Artikel zuerst verkauft werden. Dies kann für Unternehmen mit steigenden Preisen von Vorteil sein, da die Kosten der verkauften Waren höher sein können.

Um das gleiche Beispiel wie zuvor zu verwenden, würden die COGS Ihres Unternehmens auf der 21.000-Dollar-Charge von Hüten und nicht auf dem 20.000-Dollar-Wert berechnet. Dies bedeutet, dass Ihre COGS in diesem Fall höher wären.

Best Practices für das Perpetual Inventory System

1. Wählen Sie die richtige Software

Um sicherzustellen, dass Ihr Perpetual Inventory System den größten Wert für Ihr Unternehmen bietet, müssen Sie die richtige Software auswählen. Einige Software für die kontinuierliche Bestandsführung ist für einige Unternehmen besser geeignet als für andere.

Bei der Entscheidung, was für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, müssen Sie einige Faktoren berücksichtigen, darunter:

• Kosten : Legen Sie Ihr Budget auf Anhieb fest und filtern Sie Tools heraus, die nicht hineinpassen.
• Funktionen : Nicht alle Software bietet die gleichen Funktionen.Stellen Sie sicher, dass Sie eine auswählen, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht.
• Skalierbarkeit : Wenn Wachstum Ihr Ziel ist, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Software mit Ihrem Unternehmen skalieren kann.
• Integrationen : Denken Sie zu guter Letzt an die Software, die Sie derzeit verwenden, und ob Sie Ihre Perpetual Inventory-Software benötigen, um sie zu integrieren.

Der letzte Punkt ist enorm – Perpetual Inventory-Systeme sind nur dann effektiv, wenn sie Zugriff auf alle Ihre Verkaufs- und Einkaufsdaten haben. Daher ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen Tools verwendet, mit denen diese Daten einfach erfasst und weitergegeben werden können.

Upscribe ist eine Abonnementverwaltungsplattform für E-Commerce-Unternehmen, die eine Reihe von Tools bietet, die Ihnen helfen sollen, Ihre Gewinne zu maximieren und Abläufe zu rationalisieren, darunter:

Oh, es bietet auch eine leistungsstarke API, die die Integration in Ihr kontinuierliches Inventarsystem zum Kinderspiel macht.

Regelmäßige, vorhersehbare Einnahmen erleichtern die Planung und Verwaltung Ihres Inventars, und das macht Upscribe zu einem unverzichtbaren unterstützenden Tool für Ihr Inventarverwaltungssystem.

2. Nutzen Sie die Automatisierung

Unabhängig davon, für welche Software Sie sich entscheiden, sollten Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihre Bestandsprozesse zu automatisieren. Die Automatisierung manueller Dateneingabe- und Verfolgungsaufgaben kann Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen und Ihr Bestandssystem genauer machen.

Die Aufgaben, die Sie automatisieren können, hängen stark von der von Ihnen gewählten Software ab, aber einige gängige Automatisierungen umfassen:

• Auftragsverwaltung und Auftragserfüllung
• Bestandsverfolgung und -prognose
• Nachbestellung basierend auf Nachbestellpunkten
• Berichterstellung und Analyse (z. B. Berechnung der COGS)

Diese Automatisierungen helfen Ihnen, Ihr Inventarsystem auf dem neuesten Stand zu halten und sicherzustellen, dass Sie immer die richtige Menge an Lagerbeständen zur Hand haben.

3. Migrieren Sie Ihr Inventar

Sobald Sie mit der Nutzung Ihres Perpetual Inventory Systems beginnen, ist es wichtig, alle Ihre vorhandenen Inventardaten in die Software zu migrieren.

Dieser Prozess wird wahrscheinlich wie ein monumentales Unterfangen erscheinen – und je nach Größe Ihres Unternehmens kann das stimmen. Aber es gibt ein paar Dinge, die Sie tun können, um es einfacher zu machen, einschließlich:

• Erstellen Sie eine Migrations-Checkliste : Eine Checkliste hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, wo Sie sich im Prozess befinden, und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
• Beginnen Sie mit weniger beliebten Artikeln : Beginnen Sie damit, die Artikel in Ihrem Inventar zu migrieren, die sich nicht so gut verkaufen.Auf diese Weise haben Sie Zeit, Fehler zu beheben, bevor Sie beliebtere Artikel migrieren.
• Sperrzeit jede Woche : Nehmen Sie sich jede Woche etwas Zeit, um an der Migration zu arbeiten.Selbst wenn es nur eine Stunde ist, summiert sich diese Zeit schnell und hilft Ihnen, auf Kurs zu bleiben.
• Betreiben Sie Ihr altes System parallel : Wenn Sie beide Systeme für einen bestimmten Zeitraum parallel betreiben, können Sie sicherstellen, dass Sie alle Ihre Daten migriert haben und alles reibungslos läuft.

4. Nachbestellpunkte optimieren

Nachbestellungspunkte sind die Ebenen, auf denen Sie neuen Bestand bestellen. Idealerweise möchten Sie, dass Ihre Nachbestellungspunkte niedrig genug sind, damit Ihnen nie der Vorrat ausgeht, aber hoch genug, um überschüssige Lagerbestände zu vermeiden.

Viele Systeme mit kontinuierlicher Bestandsführung verfügen über Funktionen, mit denen Sie Nachbestellungspunkte automatisch basierend auf historischen Verkaufsdaten oder anderen Parametern festlegen können. Allerdings müssen Sie diese Einstellungen wahrscheinlich feinabstimmen, um Ihre Nachbestellungspunkte genau richtig zu machen.

Einige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, sind:

• Saisonale Nachfrage : Ihr Inventarbedarf kann sich je nach Saison ändern.
• Lieferzeiten : Die Lieferzeiten können je nach Lieferant und Produkt stark variieren.Stellen Sie sicher, dass Sie sie berücksichtigen, wenn Sie Nachbestellungspunkte festlegen.
• Sicherheitsbestand : Wenn Sie es mit einer besonders unvorhersehbaren Nachfrage oder langen Vorlaufzeiten zu tun haben, sollten Sie einen Sicherheitsbestand anlegen, um sicherzustellen, dass Ihnen nie der Vorrat ausgeht.

Werden Sie proaktiv bei der Verwaltung Ihres E-Commerce-Geschäfts

Die Bestandsverwaltung ist ein entscheidender Teil der Führung eines E-Commerce-Geschäfts – und sie wird mit zunehmendem Wachstum des Unternehmens immer komplexer.

Die Nutzung eines fortlaufenden Bestandssystems und die Automatisierung so vieler Prozesse wie möglich sind der Schlüssel, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit den richtigen Tools können Sie Ihr Inventar mit minimalem Aufwand auf dem neuesten Stand und genau halten.

Und wenn Sie schon dabei sind, warum sollten Sie Ihr Abonnementgeschäft nicht proaktiv verwalten? Bei Upscribe helfen wir Online-Unternehmen, ihre Abonnementprogramme mit leistungsstarken Tools und Funktionen zu entwerfen, zu starten und zu verwalten.

Vereinbaren Sie noch heute eine kostenlose Demo , um mehr zu erfahren!