Sürekli Envanter Sistemleri

← Blog

Son güncelleme: 3 Şubat 2023

Envanter yönetimi , e-ticaret iş akışının en önemli (ve sıkıcı) kısımlarından biridir. Ve neyse ki, perakende teknolojisindeki gelişmelernihayetbaşa çıkmayı kolaylaştırıyor.

En faydalı olanlardan biri,sürekli envanter sistemleri olmuştur; bu araçlar, doğruluğu sağlarken tüm envanter yönetimi sürecinizi kolaylaştırabilen araçlardır.

Bu makalede, kalıcı envanter sistemlerine bir göz atacağız—bunların ne olduğunu, nasıl çalıştığını ve faydaları en üst düzeye çıkarmak için Upscribe gibidiğere-ticaret yönetim araçlarıyla birlikte nasıl uygulayabileceğinizi ele alacağız.

Envanterinizi takip etmenin stresini atmaya hazır mısınız? Başlayalım.

Sürekli Envanter Sistemi nedir?

Basit başlayalım; sürekli envanter, işletmelerin ellerinde bulunan envanteri gerçek zamanlı olarak takip ettikleri bir muhasebe yöntemidir. Genellikle belirli aralıklarla (örn. günlük veya haftalık) stok alımının yapıldığı periyodik bir envanterle karşılaştırılır.

Sürekli envantersistemleri, işletmelerin bu muhasebe yöntemini basitleştirmek için kullandıkları yazılım çözümleridir. Personelin envanter değişikliklerini manuel olarak kaydetmesi yerine, sürekli envanter sistemleri, envanter kayıtlarını gerçek zamanlı olarak otomatik olarak güncellemek için satış noktası (POS) sistemlerinden, müşteri siparişlerinden, abonelik yönetimi araçlarından ve satıcı gönderilerinden gelen verileri kullanır.

Bazı sürekli envanter sistemleri yalnızca eldeki envanteri takip etmeyi bırakırken, diğerleri otomatik yeniden sıralama, stok konumu yönetimi ve satıcı verileri entegrasyonu gibi özellikleri de içerir.

Sürekli ve Periyodik Envanter: İşletmeniz İçin Hangisi Daha İyi?

Envantere yönelik iki farklı yaklaşımı kısaca ele aldık: sürekli ve periyodik. Peki hangisini seçmelisin?

Cevap, işletmenizin boyutuna, karmaşıklığına ve özel ihtiyaçlarına bağlıdır. Kararınızı yönlendirmenize yardımcı olacak iki husus:

1. Şirket büyüklüğü

Periyodik envanter genellikle manuel olarak yapılır. Küçük işletmeler için stok sayımının tamamlanması birkaç günden fazla sürmez; bu da periyodik envanteri uygun bir seçenek haline getirir.

Ancak, yüksek hacimli envanterle uğraşan işletmeler için stokları manuel olarak saymak neredeyse imkansızdır. Sürekli envanter sisteminin devreye girdiği yer burasıdır. Envanter seviyelerini gerçek zamanlı olarak takip ettiği için personelin her ay veya haftada bir stokları manuel olarak sayması gerekmez. Bu, çok fazla zaman ve çaba tasarrufu sağlar.

2. Maliyet

Periyodik bir envanter sistemi çalıştırmanın maliyeti, personelinizin maaşına ve görevi tamamlamaları için geçen süreye bağlıdır. Buna karşılık, sürekli envanter sistemleri, yazılım uygulaması, bakım ve yükseltmeler gibi ön maliyetleri içerir.

Genel olarak konuşursak, işletme ne kadar büyükse, sürekli envanter sistemine geçerek o kadar fazla tasarruf edilebilir.

Neden Sürekli Envanter Sistemi Kullanmalı?

1. Stoksuz kalmayı önler

Düzenli stok tükenmesi, potansiyel müşterileri rekabetin kollarına çekmenin en etkili yollarından biridir. Müşterilerin %21-43'ünün sizinkinde stokta olmayan bir ürünü satın almak için başka bir mağazaya gideceği tahmin ediliyor . Ve bu müşterilerin çoğu sonsuza dek gitti; yalnızcayaklaşık%59'u geri dönecek .

Sürekli envanter sistemleri, envanter eşiklerine ulaşıldığında satın almaları otomatikleştirerek stokların tükenme olasılığını en aza indirir. Bu, stok seviyenizi yüksek tutar ve zorlukla kazandığınız müşterilerinizi elde tutmanıza yardımcı olur .

2. Alıcı modellerini anlamaya yardımcı olur

Sürekli envanter sistemleri, örneğin bir müşteri sipariş verdikten sonra stok değişikliklerini gerçek zamanlı olarak kaydettiğinden, müşterilerinize ve onların satın alma modellerine ilişkin öngörüler sağlayabilir.

Bu, işletme sahiplerinin hangi faktörlerin satın alma kararlarını etkilediğini izleyebileceği anlamına gelir. Örneğin, belirli öğeler yılın belirli bir zamanında daha popüler olabilir. Bu, o zamanlarda bu ürünlerden daha yüksek bir hacmi stoklamanıza olanak tanır ve hiçbir zaman bir eksiklikle karşılaşmamanızı sağlar.

Özetle, sürekli envanter sistemleri, işletmenizin ürünleri stoklama biçimine ince ayar yapar ve hiçbir zaman eksik veya fazla stok yapmamanızı sağlar.

3. Depolama alanını optimize eder

Periyodik envanter sistemlerini kullanan birçok işletme, stokların tükenmesini önlemek için fazla sipariş verir. Eldeki envanter için gerçek zamanlı verilere erişimleri yoktur, dolayısıyla değerli alan ve kaynakları kullanarak gereğinden fazla öğe depolamak zorunda kalırlar.

Sürekli envanter sistemleri, stoktaki gerçek zamanlı değişikliklere erişim sağlar. Bu, işletmelerin depolama kapasitelerini doğru bir şekilde yönetmelerine, depo alanlarını optimize etmelerine ve envanter maliyetlerinden tasarruf etmelerine olanak tanır.

Sürekli Envanter Sistemleri Tarafından Kullanılan Formüller

1. EOQ

Ekonomik Sipariş Miktarı (EOQ), sürekli envanter sistemlerinde kullanılan ve maliyetleri düşürmeye ve alan kullanımını optimize etmeye yardımcı olabilecek bir formüldür. İlgili depolama ve yerine getirme maliyetlerine dayalı olarak sipariş edilecek optimum ürün miktarını üretir.

EOQ formülü:

EOQ = 2 ürün satıldı yıllık sipariş verme maliyeti ürünü depolama maliyeti

Diyelim ki dükkanınız yılda ortalama 500 şapka satıyor. Her bir şapkayı bir yıl boyunca saklamanız 3$'a ve sipariş vermeniz 2$'a mal oluyor. EOQ, (2 × 500 × 2 $)/(3 $)'ın karekökü veya kabaca 26 olacaktır. Bu bize şapka işletmeniz için en uygun sipariş boyutunun bir seferde 26 şapka olduğunu söyler.

2. SMM

Satılan Malların Maliyeti (veya Satışların Maliyeti), belirli bir dönemde satılan ürünlerin toplam maliyetini hesaplamak için kullanılır. Bu, işçilik, malzeme ve diğer maliyetler dahil olmak üzere, bu kalemlerin üretimi ve satışı ile ilgili tüm maliyetleri içerir.

COGS formülü:

COGS = başlangıç ​​envanteri + satın almalar – envanteri bitirme

Diyelim ki şapka işletmeniz çeyreğe 20.000 $ envanterle başladı. O çeyrekte, 50.000 dolarlık şapka satın alırsınız ve çeyreği 25.000 dolarlık bir envanterle bitirirsiniz.

SMM, 20.000 ABD Doları + 50.000 ABD Doları – 25.000 ABD Doları = 45.000 ABD Doları olacaktır. Bu bize çeyrek için satılan toplam mal maliyetinin 45.000 $ olduğunu söylüyor. Sürekli bir envanter sistemiyle, ürünler alınıp satıldıkça COGS gerçek zamanlı olarak hesaplanır.

3. Brüt Kar Yöntemi

Brüt kâr, bu malları üretme maliyetleri hesaba katıldıktan sonra malların satışından kazanılan paranın bir ölçüsüdür.

Formül:

Brüt Kâr = toplam gelir – SMM

Yukarıdaki örneğe devam edecek olursak, bu çeyrekte şapka satışlarından elde edilen toplam gelirin 65.000$ olduğunu varsayalım. COGS denklemi bize bu çeyreğin satılan mal maliyetinin 45.000 $ olduğunu söylüyor. Çeyrek için brüt kar 65.000 $ – 45.000 $ = 20.000 $ olacaktır.

4. FIFO

İlk Giren İlk Çıkar (FIFO), ilk gelen envanterin önce satıldığı bir envanter yönetimi yöntemidir. Bu yöntem, özellikle ürünlerin son kullanma tarihlerinin önemli olduğu işletmelerde, en eski ürünlerin yenilerinden önce satılmasını sağlamaya ve bozulmaların önlenmesine yardımcı olur.

Örneğin, şapka işletmenizin bu çeyrekte iki parti şapka satın aldığını varsayalım: biri başlangıçta (20.000 $ değerinde 100 şapka) ve diğeri sonunda (tedarik zincirindeki bir aksama nedeniyle 21.000 $ değerinde 100 şapka).

Bir FIFO sistemi altında, en eski 100 şapka partisi önce satılacaktır. Bu, COGS'nin daha pahalı ikinci parti yerine 20.000 $ değerindeki şapkalar üzerinden hesaplanacağı anlamına gelir.

5. YAŞAM

Son Giren İlk Çıkar (LIFO), FIFO'nun tam tersidir. En yeni ürünlerin önce satıldığı bir envanter yönetimi yöntemidir. Bu, satılan malların maliyetinin daha yüksek olabileceği anlamına geldiğinden, fiyatların arttığı işletmeler için faydalı olabilir.

Daha önce olduğu gibi aynı örneği kullanırsak, işletmenizin COGS'si 20.000 $'lık değer yerine 21.000 $'lık şapka partisi üzerinden hesaplanır. Bu, COGS'nizin bu örnekte daha yüksek olacağı anlamına gelir.

Sürekli Envanter Sistemi En İyi Uygulamaları

1. Doğru yazılımı seçin

Sürekli envanter sisteminizin işinize en yüksek değeri sağladığından emin olmak için doğru yazılımı seçmeniz gerekir. Bazı sürekli envanter yazılımları, bazı işletmeler için diğerlerinden daha uygun olacaktır.

Hangisinin işletmeniz için en iyi olduğuna karar verirken birkaç faktörü göz önünde bulundurmanız gerekecek:

• Maliyet : Bütçenizi en baştan belirleyin ve bütçenize uymayan araçları filtreleyin.
• Özellikler : Tüm yazılımlar aynı özellikleri sunmaz.Özel ihtiyaçlarınıza uygun olanı seçtiğinizden emin olun.
• Ölçeklenebilirlik : Hedefiniz büyümeyse, seçtiğiniz yazılımın işinizle birlikte ölçeklenebildiğinden emin olun.
• Entegrasyonlar : Son olarak, şu anda kullandığınız yazılımı ve bunlarla entegre olmak için sürekli envanter yazılımınıza ihtiyacınız olup olmadığını düşünün.

Bu son nokta çok önemli; sürekli envanter sistemleri yalnızca tüm satış ve satın alma verilerinize erişimleri olduğunda etkilidir. Bu, işletmenizin bu verileri kolayca toplayan ve paylaşan araçları kullanmasının önemli olduğu anlamına gelir.

Upscribe, karınızı en üst düzeye çıkarmanıza ve operasyonları kolaylaştırmanıza yardımcı olmak için tasarlanmış bir dizi araç sunan, e-ticaret işletmeleri için bir abonelik yönetimi platformudur, örneğin:

Ayrıca, sürekli envanter sisteminizle entegrasyonları çocuk oyuncağı haline getiren güçlü bir API sunar.

Düzenli, tahmin edilebilir gelir, envanterinizi planlamayı ve yönetmeyi kolaylaştırır ve bu da Upscribe'ı envanter yönetim sisteminiz için önemli bir destekleyici araç haline getirir.

2. Otomasyondan yararlanın

Hangi yazılımı kullanmaya karar verirseniz verin, envanter süreçlerinizi otomatikleştirmenin yollarını aramalısınız. Manuel veri girişini ve izleme görevlerini otomatikleştirmek, işletmenizin zamandan ve paradan tasarruf etmesini sağlayabilir ve envanter sisteminizi daha doğru hale getirebilir.

Otomatikleştirebileceğiniz görevler büyük ölçüde seçtiğiniz yazılıma bağlıdır, ancak bazı yaygın otomasyonlar şunları içerir:

• Sipariş yönetimi ve yerine getirilmesi
• Envanter izleme ve tahmin
• Yeniden sipariş noktalarına göre yeniden sıralama
• Raporlama ve analitik (örn. COGS'nin hesaplanması)

Bu otomasyonlar, envanter sisteminizi güncel tutmanıza yardımcı olacak ve her zaman doğru miktarda stoğun elinizin altında olmasını sağlayacaktır.

3. Envanterinizi taşıyın

Sürekli envanter sisteminizi kullanmaya başladığınızda, tüm mevcut envanter verilerinizi yazılıma taşımanız önemlidir.

Bu süreç muhtemelen muazzam bir girişim gibi görünecek ve işinizin boyutuna bağlı olarak bu doğru olabilir. Ancak bunu kolaylaştırmak için yapabileceğiniz birkaç şey var:

• Bir geçiş kontrol listesi oluşturun : Bir kontrol listesi, sürecin neresinde olduğunuzu takip etmenize ve hiçbir şeyin gözden kaçırılmadığından emin olmanıza yardımcı olur.
• Daha az popüler olan öğelerle başlayın : Envanterinizdeki çok satmayan öğeleri taşıyarak başlayın.Bu şekilde, daha popüler öğeleri taşımadan önce tüm karışıklıkları halletmek için zamanınız olur.
• Her hafta blokaj süresi : Geçiş üzerinde çalışmak için her hafta biraz zaman ayırın.Sadece bir saat bile olsa, bu süre hızla artacak ve doğru yolda kalmanıza yardımcı olacaktır.
• Eski sisteminizi paralel olarak çalıştırın : Her iki sistemi de bir süre paralel olarak çalıştırmak, tüm verilerinizi taşımanıza ve her şeyin sorunsuz çalıştığından emin olmanıza yardımcı olabilir.

4. Yeniden sipariş noktalarını optimize edin

Yeniden sipariş noktaları, yeni envanter sipariş ettiğiniz seviyelerdir. İdeal olarak, yeniden sipariş puanlarınızın stoklarınızın asla bitmeyeceği kadar düşük, ancak aşırı envanterden kaçınacak kadar yüksek olmasını istersiniz.

Sürekli envanter sistemlerinin çoğu, geçmiş satış verilerine veya diğer parametrelere dayalı olarak yeniden sipariş noktalarını otomatik olarak belirlemenize olanak tanıyan özelliklere sahiptir. Bununla birlikte, yeniden sıralama noktalarınızı doğru bir şekilde elde etmek için muhtemelen bu ayarlarda ince ayar yapmanız gerekecek.

Göz önünde bulundurmanız gereken bazı faktörler şunlardır:

• Mevsimsel talep : Envanter ihtiyaçlarınız mevsime göre değişiklik gösterebilir.
• Teslim süreleri : Teslim süreleri, tedarikçinize ve ürününüze bağlı olarak önemli ölçüde değişebilir.Yeniden sipariş noktalarını ayarlarken bunları hesaba kattığınızdan emin olun.
• Güvenlik stoğu : Özellikle öngörülemeyen taleple veya uzun tedarik süreleriyle uğraşıyorsanız, hiçbir zaman tükenmeyeceğinden emin olmak için bir güvenlik stoğu ayarlamayı düşünün.

E-Ticaret İşletmenizi Yönetme Konusunda Proaktif Olun

Envanter yönetimi, bir e-ticaret işi yürütmenin kritik bir parçasıdır ve işletmeler büyüdükçe daha da karmaşık hale gelmektedir.

Sürekli bir envanter sisteminden yararlanmak ve mümkün olduğu kadar çok işlemi otomatikleştirmek, rekabetçi kalmanın anahtarıdır. Doğru araçlarla, minimum çabayla envanterinizi güncel ve doğru tutabileceksiniz.

Hazır başlamışken abonelik işinizi yönetme konusunda neden proaktif olmayasınız? Upscribe'da, çevrimiçi işletmelerin abonelik programlarını güçlü araçlar ve özelliklerle tasarlamalarına, başlatmalarına ve yönetmelerine yardımcı oluyoruz.

Daha fazlasını öğrenmek için bugün ücretsiz bir demo planlayın !