Sistemas de Inventario Perpetuo

Publicado: 2023-02-04

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La gestión de inventario es una de las partes más cruciales (y tediosas) del flujo de trabajo empresarial de comercio electrónico. Y, afortunadamente, los avances en la tecnología minoristafinalmentelo están haciendo más fácil de abordar.

Uno de los más beneficiosos han sidolos sistemas de inventario perpetuo, herramientas que pueden optimizar todo su proceso de gestión de inventario, al mismo tiempo que garantizan la precisión.

En este artículo, analizaremos los sistemas de inventario perpetuo, cubriendo qué son, cómo funcionan y cómo puede implementarlos junto conotrasherramientas de administración de comercio electrónico como Upscribe para maximizar los beneficios.

¿Listo para eliminar el estrés de hacer un seguimiento de su inventario? Empecemos.

¿Qué es un Sistema de Inventario Perpetuo?

Comencemos de manera simple: el inventario perpetuo es un método de contabilidad en el que las empresas realizan un seguimiento del inventario que tienen disponible en tiempo real. A menudo se contrasta con un inventario periódico , en el que el inventario se realiza a intervalos establecidos (por ejemplo, diariamente o semanalmente).

Lossistemasde inventario perpetuo son soluciones de software que las empresas utilizan para simplificar este método de contabilidad. En lugar de que el personal registre los cambios de inventario manualmente, los sistemas de inventario perpetuo utilizan datos de los sistemas de punto de venta (POS), pedidos de clientes, herramientas de administración de suscripciones y envíos de proveedores para actualizar automáticamente los registros de inventario en tiempo real.

Algunos sistemas de inventario perpetuo se detienen simplemente en el seguimiento del inventario disponible, mientras que otros también incluyen características como reordenación automática, administración de ubicación de existencias e integración de datos de proveedores.

Inventario perpetuo vs. periódico: ¿Cuál es mejor para su negocio?

Cubrimos brevemente dos enfoques diferentes para el inventario: perpetuo y periódico. Entonces, ¿cuál deberías elegir?

La respuesta depende del tamaño, la complejidad y las necesidades específicas de su empresa. Aquí hay dos consideraciones para ayudar a guiar su decisión:

1. Tamaño de la empresa

El inventario periódico generalmente se realiza manualmente. Para las empresas más pequeñas, no llevará más de un par de días completar un inventario, lo que hace que el inventario periódico sea una opción viable.

Pero para las empresas que manejan grandes volúmenes de inventario, contar manualmente el inventario es casi imposible. Ahí es donde entra en juego un sistema de inventario perpetuo. Como rastrea los niveles de inventario en tiempo real, el personal no necesita contar manualmente las existencias cada mes o semana. Esto ahorra mucho tiempo y esfuerzo.

2. Costo

El costo de ejecutar un sistema de inventario periódico está vinculado a los salarios de su personal y la cantidad de tiempo que les lleva completar la tarea. Por el contrario, los sistemas de inventario perpetuo implican costos iniciales como la implementación, el mantenimiento y las actualizaciones del software.

En términos generales, cuanto más grande sea el negocio, más dinero se puede ahorrar al cambiar a un sistema de inventario perpetuo.

¿Por qué usar un sistema de inventario perpetuo?

1. Evita roturas de stock

Los desabastecimientos regulares son una de las formas más efectivas de llevar a los clientes potenciales a los brazos de la competencia. Se calcula que entre el 21 % y el 43 % de los clientes irán a otra tienda a comprar un artículo que está agotado en la suya. Y muchos de esos clientes se han ido para siempre: solo alrededor del 59 % volveráalgunavez .

Los sistemas de inventario perpetuo minimizan la probabilidad de desabastecimiento al automatizar las compras cada vez que se alcanzan los umbrales de inventario. Esto mantiene altos los niveles de sus existencias y ayuda a retener a los clientes que tanto le costó ganar .

2. Ayuda a comprender los patrones de los compradores

Dado que los sistemas de inventario perpetuo registran los cambios de existencias en tiempo real, después de que un cliente realiza un pedido, por ejemplo, pueden proporcionar información sobre sus clientes y sus patrones de compra.

Esto significa que los dueños de negocios pueden rastrear qué factores influyen en las decisiones de compra. Por ejemplo, ciertos artículos pueden ser más populares en una determinada época del año. Esto le permite almacenar un mayor volumen de esos productos durante esos momentos, asegurándose de que nunca se enfrente a una escasez.

En pocas palabras, los sistemas de inventario perpetuo ajustan la forma en que su empresa almacena artículos y garantiza que nunca se quede con un inventario excesivo o insuficiente.

3. Optimiza el espacio de almacenamiento

Muchas empresas que utilizan sistemas de inventario periódico hacen pedidos en exceso para evitar desabastecimientos. No tienen acceso a datos en tiempo real para el inventario disponible, por lo que terminan almacenando más artículos de los necesarios, utilizando espacio y recursos valiosos.

Los sistemas de inventario perpetuo brindan acceso a cambios en tiempo real en las existencias. Esto permite a las empresas administrar con precisión su capacidad de almacenamiento, optimizar el espacio de almacenamiento y ahorrar dinero en costos de inventario.

Fórmulas utilizadas por los sistemas de inventario perpetuo

1. COE

La cantidad económica de pedido (EOQ) es una fórmula utilizada en los sistemas de inventario permanente que puede ayudar a reducir costos y optimizar el uso del espacio. Genera la cantidad óptima de productos para ordenar en función de los costos asociados de almacenamiento y cumplimiento.

La fórmula EOQ es:

EOQ = 2 productos vendidos anualmente costo de ordenar producto costo de almacenar producto

Digamos que su tienda vende un promedio de 500 sombreros por año. Te cuesta $3 almacenar cada sombrero durante un año y $2 hacer un pedido. El EOQ sería la raíz cuadrada de (2 × 500 × $2)/($3), o aproximadamente 26. Esto nos dice que el tamaño de pedido óptimo para su negocio de sombreros es de 26 sombreros a la vez.

2. COGS

El costo de los bienes vendidos (o costo de ventas) se utiliza para calcular el costo total de los productos vendidos durante un período determinado. Esto incluye todos los costos asociados con la producción y venta de esos artículos, incluida la mano de obra, los materiales y otros costos.

La fórmula COGS es:

COGS = inventario inicial + compras – inventario final

Digamos que su negocio de sombreros comienza el trimestre con $20,000 en inventario. Durante ese trimestre, compra $50 000 en sombreros y finaliza el trimestre con un inventario por valor de $25 000.

El COGS sería de $20 000 + $50 000 – $25 000 = $45 000. Esto nos dice que el costo total de los bienes vendidos para el trimestre fue de $45 000. Con un sistema de inventario perpetuo, el COGS se calcula en tiempo real a medida que se compran y venden los productos.

3. Método de ganancia bruta

La ganancia bruta es una medida del dinero ganado por la venta de bienes, una vez que se han contabilizado los costos de producción de esos bienes.

La fórmula es:

Beneficio bruto = ingresos totales - COGS

Para continuar con el ejemplo anterior, digamos que los ingresos totales de la venta de sombreros para el trimestre fueron de $65,000. La ecuación COGS nos dice que el costo de los bienes vendidos de este trimestre fue de $45,000. La ganancia bruta del trimestre sería de $65 000 – $45 000 = $20 000.

4. FIFO

Primero en entrar, primero en salir (FIFO) es un método de gestión de inventario en el que el inventario que llega primero se vende primero. Este método ayuda a garantizar que los productos más antiguos se vendan antes que los más nuevos y ayuda a evitar el deterioro, especialmente en negocios donde las fechas de vencimiento de los productos son importantes.

Para ilustrar, supongamos que su negocio de sombreros compró dos lotes de sombreros durante el trimestre: uno al principio (100 sombreros con un valor de $ 20,000) y otro al final (100 sombreros con un valor de $ 21,000 debido a una interrupción en la cadena de suministro).

Bajo un sistema FIFO, el lote más antiguo de 100 sombreros se venderá primero. Esto significa que el COGS se calculará sobre los $20,000 en sombreros en lugar del segundo lote más caro.

5. LIFO

Último en entrar, primero en salir (LIFO) es lo opuesto a FIFO. Es un método de gestión de inventario en el que los artículos más nuevos se venden primero. Esto puede ser beneficioso para las empresas en las que los precios están aumentando, ya que significa que el costo de los bienes vendidos puede ser mayor.

Para usar el mismo ejemplo que antes, el COGS de su negocio se calcularía sobre el lote de sombreros de $21,000 en lugar del valor de $20,000. Esto significa que su COGS sería más alto en este caso.

Mejores prácticas del sistema de inventario perpetuo

1. Elija el software adecuado

Para asegurarse de que su sistema de inventario perpetuo proporcione el mayor valor a su empresa, debe elegir el software adecuado. Algunos software de inventario perpetuo serán más adecuados para algunas empresas que para otras.

Deberá considerar algunos factores al decidir cuál es mejor para su negocio, que incluyen:

  • Costo : establezca su presupuesto desde el principio y filtre las herramientas que no se ajustan a él.
  • Funciones : No todos los programas ofrecerán las mismas funciones.Asegúrese de seleccionar uno que se adapte a sus necesidades específicas.
  • Escalabilidad : si el crecimiento es su objetivo, asegúrese de que el software que elija pueda escalar con su negocio.
  • Integraciones : por último, pero no menos importante, piense en el software que usa actualmente y si necesita su software de inventario perpetuo para integrarse con ellos.

Ese último punto es enorme: los sistemas de inventario perpetuo solo son efectivos cuando tienen acceso a todos sus datos de ventas y compras. Eso significa que es importante que su empresa use herramientas que recopilen y compartan estos datos fácilmente.

Upscribe es una plataforma de administración de suscripciones para empresas de comercio electrónico que ofrece un conjunto de herramientas diseñadas para ayudarlo a maximizar sus ganancias y optimizar las operaciones, que incluyen:

Dashboard | Upscribe

Upscribe Dashboard

Upscribe Dashboard

Oh, también ofrece una poderosa API que hace que las integraciones con su sistema de inventario perpetuo sean muy sencillas.

Upscribe Dashboard 1

Los ingresos regulares y predecibles facilitan la planificación y la gestión de su inventario, y eso convierte a Upscribe en una herramienta de apoyo esencial para su sistema de gestión de inventario.

2. Aproveche la automatización

Independientemente del software que decida utilizar, debe buscar formas de automatizar sus procesos de inventario. Automatizar la entrada manual de datos y las tareas de seguimiento puede ahorrarle tiempo y dinero a su negocio y hacer que su sistema de inventario sea más preciso.

Las tareas que puede automatizar dependerán en gran medida del software que elija, pero algunas automatizaciones comunes incluyen:

  • Gestión y cumplimiento de pedidos
  • Seguimiento y previsión de inventario
  • Reordenamiento basado en puntos de reorden
  • Informes y análisis (p. ej., cálculo de COGS)

Estas automatizaciones lo ayudarán a mantener actualizado su sistema de inventario, asegurando que siempre tenga la cantidad correcta de existencias a mano.

3. Migra tu inventario

Una vez que comience a usar su sistema de inventario perpetuo, es importante migrar todos sus datos de inventario existentes al software.

Este proceso probablemente parecerá una empresa monumental y, según el tamaño de su empresa, puede ser cierto. Pero hay algunas cosas que puede hacer para que sea más fácil, que incluyen:

  • Cree una lista de verificación de migración : una lista de verificación lo ayudará a realizar un seguimiento de dónde se encuentra en el proceso y asegurarse de que no se pase nada por alto.
  • Comience con artículos menos populares : comience migrando los artículos de su inventario que no se venden tanto.De esa manera, tendrá tiempo para resolver cualquier problema antes de migrar elementos más populares.
  • Bloquee tiempo cada semana : Reserve algo de tiempo cada semana para trabajar en la migración.Incluso si es solo una hora, ese tiempo se acumulará rápidamente y lo ayudará a mantenerse encaminado.
  • Ejecute su sistema heredado en paralelo : la ejecución de ambos sistemas en paralelo durante un período de tiempo puede ayudar a garantizar que haya migrado todos sus datos y que todo funcione sin problemas.

4. Optimizar los puntos de pedido

Los puntos de pedido son los niveles en los que solicita nuevo inventario. Idealmente, desea que sus puntos de pedido sean lo suficientemente bajos como para que nunca se quede sin existencias, pero lo suficientemente altos como para evitar el exceso de inventario.

Muchos de los sistemas de inventario perpetuo tienen funciones que le permiten establecer puntos de pedido automáticamente en función de los datos históricos de ventas u otros parámetros. Dicho esto, es probable que deba ajustar esa configuración para obtener los puntos de pedido correctos.

Algunos factores que debe considerar incluyen:

  • Demanda estacional : sus necesidades de inventario pueden cambiar según la temporada.
  • Plazos de entrega : los plazos de entrega pueden variar drásticamente según su proveedor y producto.Asegúrese de tenerlos en cuenta al establecer los puntos de pedido.
  • Inventario de seguridad : si se trata de una demanda especialmente impredecible o de plazos de entrega prolongados, plantéese establecer un inventario de seguridad para asegurarse de que nunca se agote.

Sea proactivo en la gestión de su negocio de comercio electrónico

La gestión de inventario es una parte fundamental de la gestión de un negocio de comercio electrónico, y se vuelve cada vez más compleja a medida que crece el negocio.

Aprovechar un sistema de inventario perpetuo y automatizar tantos procesos como sea posible es clave para mantenerse competitivo. Con las herramientas adecuadas, podrá mantener su inventario actualizado y preciso con un esfuerzo mínimo.

Y mientras lo hace, ¿por qué no ser proactivo en la administración de su negocio de suscripción? En Upscribe, ayudamos a las empresas en línea a diseñar, lanzar y administrar sus programas de suscripción con potentes herramientas y funciones.

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Pío
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