Sisteme de inventar perpetuu

← Blog

Ultima actualizare: 3 februarie 2023

Gestionarea stocurilor este una dintre cele mai cruciale (și plictisitoare) părți ale fluxului de lucru al afacerii de comerț electronic. Și, din fericire, progresele în tehnologia de vânzare cu amănuntul îl facîn sfârșitmai ușor de abordat.

Unul dintre cele mai benefice a fostsistemele de inventar perpetuu — instrumente care vă pot eficientiza întregul proces de gestionare a stocurilor, toate asigurând acuratețea.

În acest articol, vom arunca o privire asupra sistemelor de inventar perpetuu, acoperind ce sunt acestea, cum funcționează și cum le puteți implementa alături dealteinstrumente de gestionare a comerțului electronic, cum ar fi Upscribe , pentru a maximiza beneficiile.

Ești gata să elimini stresul de a ține evidența inventarului tău? Să începem.

Ce este un sistem de inventar perpetuu?

Să începem simplu – inventarul perpetuu este o metodă de contabilitate prin care companiile pot urmări stocurile pe care le au la îndemână în timp real. Este adesea contrastat cu un inventar periodic , în care stocarea se face la intervale stabilite (de exemplu, zilnic sau săptămânal).

Sistemele deinventariere perpetuă sunt soluții software pe care companiile le folosesc pentru a simplifica această metodă de contabilitate. În loc să înregistreze personalul manual modificările de inventar, sistemele de inventar perpetuu folosesc date de la sistemele punctelor de vânzare (POS), comenzile clienților, instrumentele de gestionare a abonamentelor și livrările furnizorilor pentru a actualiza automat înregistrările de inventar în timp real.

Unele sisteme de inventar perpetuu se opresc doar la urmărirea inventarului disponibil, în timp ce altele includ, de asemenea, funcții precum recomandarea automată, gestionarea locației stocurilor și integrarea datelor furnizorilor.

Inventarul perpetuu vs. periodic: care este mai bun pentru afacerea dvs.?

Am acoperit pe scurt două abordări diferite ale inventarului – perpetuu și periodic. Deci pe care ar trebui să-l alegi?

Răspunsul depinde de dimensiunea, complexitatea și nevoile specifice ale afacerii dvs. Iată două considerații care vă vor ajuta să vă ghidați decizia:

1. Dimensiunea companiei

Inventarierea periodică se face de obicei manual. Pentru întreprinderile mai mici, nu va dura mai mult de câteva zile pentru a finaliza un stoc, făcând inventarul periodic o opțiune viabilă.

Dar pentru companiile care se ocupă cu volume mari de inventar, numărarea manuală a stocurilor este aproape imposibilă. Aici intervine un sistem de inventariere perpetuă. Deoarece urmărește nivelurile de inventar în timp real, personalul nu trebuie să numere manual stocurile în fiecare lună sau săptămână. Acest lucru economisește mult timp și efort.

2. Cost

Costul rulării unui sistem periodic de inventariere este legat de salariile personalului dvs. și de timpul necesar pentru a finaliza sarcina. În schimb, sistemele de inventariere perpetuă implică costuri inițiale, cum ar fi implementarea software-ului, întreținerea și upgrade-urile.

În general, cu cât afacerea este mai mare, cu atât se pot economisi mai mulți bani prin trecerea la un sistem de inventariere perpetuă.

De ce să folosiți un sistem de inventar perpetuu?

1. Previne epuizarea stocurilor

Epuizarea regulată a stocurilor este una dintre cele mai eficiente modalități de a conduce potențialii clienți în brațele concurenței. Se estimează că 21-43 % dintre clienți vor merge la alt magazin pentru a cumpăra un articol epuizat la al tău. Și mulți dintre acești clienți au dispărut definitiv – doar aproximativ 59% se vor întoarcevreodată.

Sistemele de inventariere perpetuă reduc la minimum probabilitatea epuizării stocurilor prin automatizarea achizițiilor ori de câte ori sunt atinse pragurile de stoc. Acest lucru vă menține nivelul stocului ridicat și vă ajută să vă păstrați clienții câștigați cu greu .

2. Ajută la înțelegerea tiparelor cumpărătorilor

Deoarece sistemele de inventariere perpetuă înregistrează modificările stocurilor în timp real – după ce un client plasează o comandă, de exemplu – ele pot oferi informații despre clienții dvs. și despre modelele lor de cumpărare.

Aceasta înseamnă că proprietarii de afaceri pot urmări factorii care influențează deciziile de cumpărare. De exemplu, anumite articole pot fi mai populare într-o anumită perioadă a anului. Acest lucru vă permite să stocați un volum mai mare de acele produse în acele perioade, asigurându-vă că nu vă confruntați niciodată cu o lipsă.

Pe scurt, sistemele de inventariere perpetuă ajustează modul în care afacerea dvs. stochează articolele și vă asigură că nu aveți niciodată o stocare insuficientă sau excesivă.

3. Optimizează spațiul de stocare

Multe companii care folosesc sisteme periodice de inventariere comandă în exces pentru a evita epuizarea stocurilor. Ei nu au acces la date în timp real pentru inventar, așa că ajung să stocheze mai multe articole decât este necesar, folosind spațiu și resurse valoroase.

Sistemele de inventariere perpetuă oferă acces la modificările stocurilor în timp real. Acest lucru permite companiilor să își gestioneze cu precizie capacitatea de stocare, să își optimizeze spațiul de depozitare și să economisească bani pe costurile de stocare.

Formule utilizate de sistemele de inventariere perpetuă

1. EOQ

Cantitatea de comandă economică (EOQ) este o formulă utilizată în sistemele de inventariere perpetuă care poate ajuta la reducerea costurilor și la optimizarea utilizării spațiului. Acesta generează cantitatea optimă de produse la comandă pe baza costurilor de depozitare și onorare asociate.

Formula EOQ este:

EOQ = 2 produse vândute anual costă pentru a comanda costul produsului pentru a stoca produsul

Să presupunem că magazinul dvs. vinde în medie 500 de pălării pe an. Vă costă 3 USD pentru a păstra fiecare pălărie timp de un an și 2 USD pentru a plasa o comandă. EOQ ar fi rădăcina pătrată a (2 × 500 × 2 USD)/(3 USD) — sau aproximativ 26. Aceasta ne spune că dimensiunea optimă a comenzii pentru afacerea dvs. de pălării este de 26 de pălării la un moment dat.

2. COGS

Costul mărfurilor vândute (sau Costul vânzărilor) este utilizat pentru a calcula costul total al produselor vândute într-o anumită perioadă. Aceasta include toate costurile asociate cu producția și vânzarea acestor articole, inclusiv forța de muncă, materialele și alte costuri.

Formula COGS este:

COGS = inventar la început + achiziții – inventar final

Să presupunem că afacerea dvs. cu pălării începe trimestrul cu un inventar de 20.000 USD. În acel trimestru, cumpărați 50.000 USD în pălării și încheiați trimestrul cu un inventar în valoare de 25.000 USD.

COGS ar fi de 20.000 USD + 50.000 USD – 25.000 USD = 45.000 USD. Acest lucru ne spune că costul total al mărfurilor vândute pentru trimestrul a fost de 45.000 USD. Cu un sistem de inventar perpetuu, COGS este calculat în timp real pe măsură ce produsele sunt achiziționate și vândute.

3. Metoda profitului brut

Profitul brut este o măsură a banilor câștigați din vânzarea bunurilor, odată ce costurile de producere a acestor bunuri au fost contabilizate.

Formula este:

Profit brut = venit total – COGS

Pentru a continua exemplul de mai sus, să presupunem că venitul total din vânzările de pălării pentru trimestrul a fost de 65.000 USD. Ecuația COGS ne spune că costul bunurilor vândute din acest trimestru a fost de 45.000 USD. Profitul brut pentru trimestrul ar fi de 65.000 USD – 45.000 USD = 20.000 USD.

4. FIFO

First In, First Out (FIFO) este o metodă de gestionare a stocurilor în care stocul care intră primul este vândut primul. Această metodă ajută la asigurarea faptului că cele mai vechi produse sunt vândute înaintea celor mai noi și ajută la prevenirea deteriorării, în special în afacerile în care datele de expirare ale produselor sunt importante.

Pentru a exemplifica, să presupunem că afacerea dvs. de pălării a achiziționat două loturi de pălării în timpul trimestrului: unul la început (100 de pălării în valoare de 20.000 USD) și unul la sfârșit (100 de pălării în valoare de 21.000 USD din cauza unei întreruperi a lanțului de aprovizionare).

În cadrul unui sistem FIFO, cel mai vechi lot de 100 de pălării va fi vândut primul. Aceasta înseamnă că COGS va fi calculat pe baza pălăriilor în valoare de 20.000 USD, mai degrabă decât pe cel de-al doilea lot mai scump.

5. LIFO

Last In, First Out (LIFO) este opusul FIFO. Este o metodă de gestionare a stocurilor în care cele mai noi articole sunt vândute mai întâi. Acest lucru poate fi benefic pentru întreprinderile în care prețurile cresc, deoarece înseamnă că costul mărfurilor vândute poate fi mai mare.

Pentru a folosi același exemplu ca înainte, COGS-ul companiei dvs. ar fi calculat pe lotul de pălării de 21.000 USD, mai degrabă decât pe valoarea de 20.000 USD. Aceasta înseamnă că COGS ar fi mai mare în acest caz.

Cele mai bune practici ale sistemului de inventar perpetuu

1. Alegeți software-ul potrivit

Pentru a vă asigura că sistemul dvs. de inventar perpetuu oferă cea mai mare valoare afacerii dvs., trebuie să alegeți software-ul potrivit. Unele software de inventar perpetuu vor fi mai potrivite pentru unele companii decât pentru altele.

Va trebui să luați în considerare câțiva factori atunci când decideți care este cel mai bun pentru afacerea dvs., inclusiv:

• Cost : stabiliți-vă bugetul imediat și filtrați instrumentele care nu se încadrează în el.
• Caracteristici : Nu toate programele vor oferi aceleași caracteristici.Asigurați-vă că alegeți unul care se potrivește nevoilor dumneavoastră specifice.
• Scalabilitate : Dacă obiectivul dvs. este creșterea, asigurați-vă că software-ul pe care îl alegeți se poate adapta la afacerea dvs.
• Integrari : Nu în ultimul rând, gândiți-vă la software-ul pe care îl utilizați în prezent și dacă aveți nevoie de software-ul dvs. de inventar perpetuu pentru a vă integra cu ele.

Ultimul punct este uriaș - sistemele de inventar perpetuu sunt eficiente numai atunci când au acces la toate datele dvs. de vânzări și achiziții. Aceasta înseamnă că este important ca afacerea dvs. să folosească instrumente care colectează și partajează cu ușurință aceste date.

Upscribe este o platformă de gestionare a abonamentelor pentru companiile de comerț electronic care oferă o suită de instrumente concepute pentru a vă ajuta să vă maximizați profiturile și să vă eficientizați operațiunile, inclusiv:

Oh, oferă, de asemenea, un API puternic care face integrările cu sistemul dvs. de inventar perpetuu o simplă simplă.

Veniturile regulate și previzibile facilitează planificarea și gestionarea inventarului, ceea ce face ca Upscribe să fie un instrument de sprijin esențial pentru sistemul dvs. de gestionare a stocurilor.

2. Utilizați automatizarea

Indiferent de software-ul pe care decideți să utilizați, ar trebui să căutați modalități de a vă automatiza procesele de inventar. Automatizarea introducerii manuale a datelor și a sarcinilor de urmărire vă poate economisi timp și bani pentru afacerea dvs. și vă poate face sistemul de inventar mai precis.

Sarcinile pe care le puteți automatiza vor depinde în mare măsură de software-ul pe care îl alegeți, dar unele automatizări comune includ:

• Gestionarea si onorarea comenzilor
• Urmărirea și prognozarea stocurilor
• Reordonare bazată pe puncte de reordonare
• Raportare și analiză (de exemplu, calcularea COGS)

Aceste automatizări vă vor ajuta să vă mențineți sistemul de inventar la zi, asigurându-vă că aveți întotdeauna la îndemână cantitatea potrivită de stoc.

3. Migrați-vă inventarul

Odată ce începeți să utilizați sistemul dvs. de inventar perpetuu, este important să migrați toate datele de inventar existente în software.

Acest proces va părea probabil o întreprindere monumentală și, în funcție de dimensiunea afacerii dvs., poate fi adevărat. Dar există câteva lucruri pe care le puteți face pentru a le ușura, inclusiv:

• Creați o listă de verificare a migrației : o listă de verificare vă va ajuta să urmăriți unde vă aflați în proces și să vă asigurați că nimic nu este trecut cu vederea.
• Începeți cu articole mai puțin populare : începeți prin a migra articolele din inventarul dvs. care nu se vând la fel de mult.În acest fel, aveți timp să rezolvați eventualele probleme înainte de a migra articole mai populare.
• Blocarea timpului în fiecare săptămână : alocă ceva timp în fiecare săptămână pentru a lucra la migrare.Chiar dacă este doar o oră, acel timp se va acumula rapid și vă va ajuta să rămâneți pe drumul cel bun.
• Rulați sistemul moștenit în paralel : rularea ambelor sisteme în paralel pentru o perioadă de timp vă poate ajuta să vă asigurați că ați migrat toate datele și că totul funcționează fără probleme.

4. Optimizați punctele de reordonare

Punctele de reordonare sunt nivelurile la care comandați un inventar nou. În mod ideal, doriți ca punctele de recomandă să fie suficient de mici încât să nu epuizați niciodată stocul, dar suficient de mari pentru a evita stocul în exces.

Multe dintre sistemele de inventar perpetuu au caracteristici care vă permit să setați automat puncte de recomandă pe baza datelor istorice ale vânzărilor sau alți parametri. Acestea fiind spuse, probabil că va trebui să ajustați aceste setări pentru a obține punctele de reordonare corecte.

Unii factori pe care ar trebui să îi luați în considerare includ:

• Cerere sezonieră : nevoile dvs. de inventar se pot schimba în funcție de sezon.
• Perioadele de livrare : timpii de livrare pot varia dramatic în funcție de furnizor și de produs.Asigurați-vă că le luați în considerare atunci când setați puncte de recomandă.
• Stoc de siguranță : dacă aveți de-a face cu o cerere deosebit de imprevizibilă sau cu termene lungi de livrare, luați în considerare stabilirea unui stoc de siguranță pentru a vă asigura că nu veți epuiza niciodată.

Fiți proactiv în ceea ce privește gestionarea afacerii dvs. de comerț electronic

Gestionarea stocurilor este o parte esențială a conducerii unei afaceri de comerț electronic și devine din ce în ce mai complexă pe măsură ce afacerile cresc.

Utilizarea unui sistem de inventariere perpetuu și automatizarea cât mai multor procese sunt cheia pentru a rămâne competitiv. Cu instrumentele potrivite, vă veți putea menține inventarul actualizat și precis, cu un efort minim.

Și în timp ce ești la asta, de ce să nu fii proactiv în gestionarea afacerii tale cu abonament? La Upscribe, ajutăm companiile online să își proiecteze, să lanseze și să-și gestioneze programele de abonament cu instrumente și funcții puternice.

Programați o demonstrație gratuită astăzi pentru a afla mai multe!