رسائل البريد الإلكتروني للتذكير: كيف تصنع بأدب بريدًا إلكترونيًا للدفع في كل موقف

لا يوجد شيء مزعج أكثر من الانتظار ، خاصةً لاتخاذ إجراء من شخص آخر في حالة عمل. قد يؤثر الإجراء أو الرد الذي تنتظره على العمل الذي تقوم به وقد تجد نفسك في مأزق حتى يتخذ هذا الشخص إجراءً أو يرسل لك المعلومات التي تحتاجها.

في هذه المواقف ، من المغري أن تغضب وأن تظهر هذا الغضب على أمل أن يؤدي إلى تحول أسرع. ومع ذلك ، فإن كونك محترفًا يعني إظهار الاحترام في مكان العمل وإيجاد طريقة لتذكير زميلك بأدب بطلبك للعمل أو المعلومات.

هناك العديد من أنواع رسائل البريد الإلكتروني المختلفة . لكن رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية فريدة من نوعها من حيث أنها يمكن أن تكون داخلية وخارجية على حد سواء. إن إرسال رسائل بريد إلكتروني للتذكير إلى الزملاء أمر شائع ، بالإضافة إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني للتذكير إلى عملاء المبيعات المحتملين عند مطالبتهم بمراجعة العقد أو تنزيل جزء من المحتوى أو الاشتراك في ندوة الويب الخاصة بك .

بغض النظر عن الموقف ، يجب أن يكون أي بريد إلكتروني للتذكير أو التنبيه ودودًا ولكن حازمًا مع الحفاظ على الاحتراف والأدب الذي ذكرناه. إذن ، كيف يجب أن تصنع بريدًا إلكترونيًا مؤدبًا يحث الشخص على الرد؟ تابع القراءة لمعرفة ذلك.

لماذا تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني للتذكير؟

هناك العديد من المواقف التي قد تحتاج فيها إلى بريد إلكتروني للتذكير. ومع ذلك ، لم نكن أكثر ارتباطًا مما نحن عليه الآن ، وهناك العديد من الطرق للتفاعل مع الآخرين أكثر من إرسال بريد إلكتروني. كيف تعرف متى يستدعي الموقف نقطة اتصال بالبريد الإلكتروني؟ فيما يلي بعض الأمثلة التي قد ترغب في إرسال بريد إلكتروني للتذكير فيها:

• يتأخر العميل في سداد مدفوعات الخدمة وتريد دفعه دون الإضرار بالعلاقة.
• هناك حدث أو اجتماع قادم وتحتاج إلى معرفة ما إذا كان الشخص الذي دعوته سيحضر أم لا.
• أنت تنتظر بيانات أو معلومات من زميل أو شريك ولا يمكنك متابعة عمل معين بدونه.
• أنت مدين لمورد بالمال ولكن لا يمكنك دفعه حتى تتلقى فاتورة كاملة.
• فات شخص ما موعدًا نهائيًا ، أو أن هناك موعدًا يلوح في الأفق ، وتحتاج إلى أن يكون الشخص على علم بذلك. .
• لقد تقدمت بطلب للحصول على وظيفة جديدة أو للحصول على ترقية ولم تسمع شيئًا. يمكن أن تُظهر رسالة المتابعة المصممة جيدًا حماسك ولكنك لا تريد أن تكون انتهازيًا للغاية.

بالطبع ، هناك العديد من الأمثلة حول سبب حاجتك إلى إرسال بريد إلكتروني للتذكير ، لكن هذه القائمة تساعد في إعطائك فكرة عن المواقف المحتملة التي ستكون في حاجة إليها.

متى ترسل البريد الإلكتروني للتذكير

لا توجد إجابة محددة لهذا السؤال. عندما تختار إرسال بريد إلكتروني للتذكير ، فهذا يعتمد إلى حد كبير على الظروف الفردية. على سبيل المثال ، إذا كان الأمر يتعلق بدفع مستحق ، فعادة ما ترسل البريد الإلكتروني في يوم العمل الأول بعد أن يكون من المفترض أن يتم السداد وقد يتم تعليق هذه القاعدة أيضًا بسبب الموعد النهائي الضائع.

إذا كنت تنتظر معلومات أو بيانات للمضي قدمًا في مهمة ما ، فيجب أن تكون مدركًا لأي موعد نهائي لديك والوقت الذي ستستغرقه لإكمال المهمة. بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالوظيفة ، يمكنك اختيار الانتظار حتى انقضاء فترة طويلة منذ أي مقابلة أو أي جدول زمني مذكور من قبل صاحب العمل المحتمل.

ربما يكون ما تقوله وكيف تقوله أقل أهمية مما تقوله. هذا صحيح بالنسبة للتواصل عبر البريد الإلكتروني ورسائل التذكير على حد سواء. إذن ، كيف تصنع هذا البريد الإلكتروني للتذكير المثالي؟

4 عناصر لكتابة رسالة تذكير مهذبة

القاعدة الأولى والأكثر أهمية هي التأكد من عدم ظهور رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على أنها عدوانية أو تهديدية في أي وقت ، حتى لو كنت تطارد دفعة. بينما تريد تضمين عنصر الحزم ، يجب أن يتم ذلك بطريقة مهذبة وودودة.

على الرغم من أنك تريد أن يتخذ الشخص إجراءً ، إلا أنك لا تريده أن ينزعج من نبرة صوتك. يجب أن يكون كل بريد إلكتروني للتذكير ترسله واضحًا ولطيفًا. تريد أن يتخذ المستلم الإجراء المطلوب بدلاً من تجاهل بريدك الإلكتروني. تحتوي أفضل تذكيرات البريد الإلكتروني على هذه العناصر الأساسية الأربعة:

1. سطر موضوع البريد الإلكتروني

عليك أن تتذكر أن هذا هو أول شيء يراه المتلقي ، وأن سطر موضوع البريد الإلكتروني المدروس جيدًا هو ما يجعل الأشخاص يفتحون بريدًا إلكترونيًا. من الناحية المثالية ، تريد أن يكون سطر الموضوع مخصصًا ، وذا صلة بالمحتوى ، ويعطي إحساسًا بالإلحاح الذي تريده.

فكر في رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها كل يوم ، سواء من مرسلين مجهولين أو من أشخاص تعرفهم. ما الذي يجعلك تفتح بريدًا إلكترونيًا على الفور أو تمنحه الأولوية؟ يمكن أن يرشدك تحديد هذه التوصيفات إلى الشكل الذي يجب أن يبدو عليه سطر الموضوع. وهنا بعض الأمثلة:

• تذكير سريع بشأن تلك البيانات المطلوبة
• لا تزال بحاجة إلى RSVP للحدث الخامس. هل انت قادم؟
• متابعة مقابلتي في 9.
• تذكير بأن التقرير مستحق في الثاني عشر.

2. التحية

يمكن لطريقة الترحيب بشخص ما ضبط نغمة بقية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يجب أن تفكر أيضًا في ماهية علاقتك بالمتلقي وما إذا كان ينبغي أن تكون تحياتك رسمية أم غير رسمية. على سبيل المثال ، عبارة "سيدي العزيز / سيدتي" رسمية للغاية وما لم يكن هذا هو ما تستخدمه مؤسستك عادةً عند التعامل مع العملاء ، فإنني أوصي بعدم السير في هذا الطريق.

كلمة مرحبًا بسيطة واسم الشخص يجب أن يكون كافيًا. ولكن مهما فعلت ، قم دائمًا بتضمين التحية. قد يبدو الوصول إلى نص الرسالة الإلكترونية أمرًا غير مهذب ومتلهفًا للغاية.

3. الجسم والطلب

الآن يأتي الجزء المهم حيث تقدم سبب وسياق بريدك الإلكتروني. مرة أخرى ، لا يهم مدى إحباطك أو انزعاجك من أي تأخير ؛ اجعل محتوى بريدك الإلكتروني ودودًا ومهذبًا. قد تكون هناك أسباب عديدة لعدم رد الشخص ، وقد يكون لعدم الرد تفسير معقول.

يمكنك إما تضمين طلبك في النص الأولي للبريد أو جعله قسم متابعة. فيما يلي بعض الأمثلة حول كيفية صياغة البريد الخاص بك:

• ما زلت في انتظار فاتورة ماي منك. الرجاء إرساله عندما تستطيع ؛ خلاف ذلك ، لا يمكنني إصدار الدفع.
• مجرد متابعة للمعلومات التي أرسلتها الأسبوع الماضي. هل مازلت مهتما؟
• هل يمكنك إرسال البيانات المطلوبة ، من الناحية المثالية ، بحلول يوم الجمعة؟ لا بد لي من التخطيط وكتابة التقرير ، وهو مستحق للعميل بحلول يوم الثلاثاء المقبل.
• فقط للتذكير بحدثنا يوم 24. هل ستتمكن من الحضور؟ نحب أن نراك. الرجاء الرد على دعوة الحضور إذا كنا سنراك هناك!
• بالنسبة لاجتماع الإدارة المخطط له في اليوم الثاني ، هل يمكنك إرسال أي عناصر تريد مناقشتها بحلول نهاية الأسبوع؟

4. تسجيل الخروج

تمامًا مثل التحيات ، من المهم تضمين التوقيعات ، لأن إهمالها قد يجعلك تبدو غير مهذب أو غاضبًا.

من خلال تسجيل الخروج الخاص بك ، تريد الحفاظ على نفس اللهجة اللطيفة والمهذبة التي استخدمتها في جميع أنحاء بريدك الإلكتروني. يمكنك تضمين تذكير أخير لطيف بما تحتاجه ، ويمكن أن يكون هناك قسمان في تسجيل الخروج: الخاتمة والوداع الفعلي. يمكن أن تشمل أمثلة القسم الأول ما يلي:

• شكرا مقدما على المعلومات المطلوبة.
• آمل أن أراك في الحادي والثلاثين!
• شكرًا مقدمًا على التسليم الفوري للمنتجات.
• نتطلع إلى ردك.

يمكن أن تكون الموافقات الفعلية قصيرة ولطيفة ولكنها لا تزال مهذبة:

• شكرًا لك مرة أخرى،
• الأفضل،
• نتكلم قريبا،

الوجبات الجاهزة

يجب أن يكون التواصل التجاري الجيد أساسًا لكيفية عملك ، وهذا يشمل التسويق عبر البريد الإلكتروني والتواصل.

سواء كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى زميل أو عميل أو عميل محتمل للمبيعات ، يجب أن تكون دائمًا مهذبًا ، بغض النظر عن مدى شعورك بالإحباط بسبب عدم الاستجابة. استخدم النصائح المقدمة أعلاه للمساعدة في الحفاظ على هدوئك والمتابعة بطريقة مناسبة لمساعدتك في الحصول على الاستجابة التي تلاحقها.

المؤلف السيرة الذاتية

ريتشارد كون هو المدير الأول لتوليد الطلب في 8 × 8 ، وهي منصة اتصالات رائدة مع مركز اتصال متكامل ووظائف الصوت والفيديو والدردشة. إنه أيضًا مزود أفضل أنظمة الهواتف السحابية للشركات الصغيرة . ريتشارد هو قائد في مجال التسويق الرقمي التحليلي والقائم على النتائج وله سجل حافل في تحقيق تحسينات كبيرة في عائد الاستثمار في بيئات B2B سريعة الخطى والتنافسية. نشر Richard Conn أيضًا مقالات لمجالات مثل ZoomShift و Upside. تحقق من موقعه على LinkedIn.