Электронные письма-напоминания: как вежливо создать электронное письмо с подталкиванием в любой ситуации

Нет ничего более раздражающего, чем ожидание, особенно действий кого-то другого в рабочей ситуации. Действие или ответ, которых вы ожидаете, могут повлиять на вашу работу, и вы можете оказаться в тупике, пока этот человек не примет меры или не отправит вам необходимую информацию.

В таких ситуациях заманчиво разозлиться и показать свой гнев в надежде, что это приведет к более быстрому повороту ситуации. Однако быть профессионалом означает проявлять уважение на рабочем месте и находить способ вежливо напомнить коллеге о вашем запросе на действие или информацию.

Существует множество различных типов электронных писем . Но электронные письма-напоминания уникальны тем, что они могут быть как внутренними, так и внешними. Отправка напоминаний по электронной почте коллегам не является чем-то необычным, а также отправка писем-напоминаний потенциальным клиентам , когда их просят просмотреть контракт, загрузить часть контента или зарегистрироваться на ваш веб-семинар .

Независимо от ситуации, любое электронное письмо с напоминанием или подталкиванием должно быть дружелюбным, но твердым, сохраняя при этом профессионализм и вежливость, о которых мы упоминали. Итак, как вам следует составить вежливое электронное письмо, которое побудит человека ответить? Читай дальше что бы узнать.

Почему вам нужно отправить электронное письмо с напоминанием?

Есть много ситуаций, когда может понадобиться электронное письмо с напоминанием. Тем не менее, мы никогда не были более связаны, чем сейчас, и есть множество способов взаимодействовать с другими, кроме отправки электронной почты. Как узнать, когда ситуация требует обращения по электронной почте? Ниже приведены некоторые примеры, в которых вы можете отправить электронное письмо с напоминанием:

• Клиент опаздывает с оплатой услуг, и вы хотите подтолкнуть его, не испортив отношения.
• Предстоит мероприятие или встреча , и вам нужно знать, присутствует ли человек, которого вы пригласили.
• Вы ждете данных или информации от коллеги или партнера и не можете без них приступить к определенной части работы.
• Вы должны поставщику деньги, но не можете их заплатить, пока не получите полный счет.
• Кто-то пропустил крайний срок или он приближается, и вам нужно, чтобы человек знал об этом. .
• Вы подали заявление на новую работу или на повышение по службе и ничего не слышали. Хорошо составленное последующее электронное письмо может показать ваш энтузиазм, но вы не хотите быть слишком настойчивым.

Конечно, есть еще много примеров того, почему вам может понадобиться отправить электронное письмо с напоминанием, но этот список поможет вам получить некоторое представление о потенциальных ситуациях, когда они понадобятся.

Когда отправлять напоминание по электронной почте

На этот вопрос нет однозначного ответа. Выбор отправки электронного письма с напоминанием во многом зависит от индивидуальных обстоятельств. Например, если речь идет о своевременном платеже, вы обычно отправляете электронное письмо в первый рабочий день после того, как платеж должен был быть произведен, и это правило также может действовать в случае пропущенного крайнего срока.

Если вы ждете информации или данных для выполнения задачи, то вы должны осознавать любой крайний срок, который у вас есть, и сколько времени потребуется для выполнения задачи. Для электронных писем, связанных с работой, вы можете подождать, пока не пройдет значительный период с момента любого собеседования или любого срока, указанного потенциальным работодателем.

Возможно, менее важным, чем когда вы что-то говорите, является то, что вы говорите и как вы это говорите. Это верно как для рассылки по электронной почте , так и для писем-напоминаний. Итак, как же создать идеальное электронное письмо с напоминанием?

4 элемента для написания вежливого письма-напоминания

Первое и самое важное правило — следить за тем, чтобы ваше электронное письмо ни в коем случае не выглядело агрессивным или угрожающим, даже если вы гонитесь за платежом. Хотя вы и хотите добавить элемент твердости, это следует делать вежливо и дружелюбно.

Хотя вы хотите, чтобы человек принял меры, вы не хотите, чтобы его раздражал ваш тон. Каждое электронное письмо с напоминанием, которое вы отправляете, должно быть четким и добрым. Вы хотите, чтобы ваш получатель предпринял желаемое действие вместо того, чтобы игнорировать ваше письмо. Лучшие напоминания по электронной почте имеют эти четыре основных элемента:

1. Тема письма

Вы должны помнить, что это первое, что увидит получатель, а хорошо продуманная тема письма — это то, что заставляет людей открывать письмо. В идеале вы хотите, чтобы строка темы была персонализированной, соответствующей содержанию и создавала ощущение срочности, которое вы хотите.

Подумайте о электронных письмах, которые вы получаете каждый день, как от неизвестных отправителей, так и от людей, которых вы знаете. Что заставляет вас мгновенно открывать электронное письмо или расставлять приоритеты? Выявление этих характеристик может помочь вам понять, как должна выглядеть ваша тема письма. Вот некоторые примеры:

• Быстрое напоминание о запрошенных данных
• Все еще нужен RSVP для мероприятия 5-го числа. Ты идешь?
• Продолжение моего интервью от 9-го.
• Напоминаем, что отчет должен быть сдан 12 числа.

2. Приветствие

То, как вы приветствуете кого-то, может задать тон всему вашему письму. Вы также должны подумать о том, каковы ваши отношения с получателем и должно ли ваше приветствие быть формальным или неформальным. Например, «Уважаемый сэр/мадам» является чрезвычайно формальным, и если ваша организация обычно не использует это при работе с клиентами, я бы рекомендовал не идти по этому пути.

Простого приветствия и имени человека должно быть достаточно. Но что бы вы ни делали, всегда включайте приветствие. Переход прямо к тексту письма может показаться невежливым и слишком нетерпеливым.

3. Тело и запрос

Теперь наступает важная часть, где вы указываете причину и контекст вашего письма. Опять же, не имеет значения, насколько вы расстроены или раздражены любыми задержками; держите тело вашего электронного письма дружелюбным и вежливым. Может быть множество причин, по которым человек не ответил, и отсутствие ответа может иметь разумное объяснение.

Вы можете либо включить свой запрос в исходное тело письма, либо сделать его дополнительным разделом. Вот несколько примеров того, как написать письмо:

• Я все еще жду от вас счет за Мэй. Пожалуйста, пришлите его, когда сможете; в противном случае я не могу произвести оплату.
• Просто уточняю информацию, которую отправил на прошлой неделе. Ты все еще интересуешься?
• Не могли бы вы отправить запрошенные данные, желательно до пятницы? Я должен спланировать и написать отчет, который должен быть представлен клиенту к следующему вторнику.
• Напоминаем о нашем мероприятии 24 числа. Вы сможете присутствовать? Мы будем рады видеть вас. Пожалуйста, RSVP, если мы увидим вас там!
• Не могли бы вы прислать какие-либо вопросы, которые вы хотите обсудить, к концу недели для запланированной встречи отдела 2-го числа?

4. Подписание

Так же, как и приветствия, важно включить знаки внимания, так как пренебрежение ими может заставить вас выглядеть невежливым или злым.

Подписываясь, вы хотите сохранить тот же дружелюбный и вежливый тон, который вы использовали в своем электронном письме. Вы можете включить мягкое, последнее напоминание о том, что вам нужно, и ваше завершение может состоять из двух частей: закрытие и фактическое прощание. Примеры первого раздела могут включать:

• Заранее спасибо за запрашиваемую информацию.
• Надеюсь увидеть вас 31 числа!
• Заранее благодарим за оперативную доставку продукции.
• Ждем Вашего ответа.

Фактические подписания могут быть короткими и милыми, но все же вежливыми:

• Спасибо еще раз,
• Лучший,
• Говори скорее,

Вынос

Хорошее деловое общение должно быть основой вашей работы, включая маркетинг по электронной почте и охват.

Пишите ли вы по электронной почте коллеге, клиенту или потенциальному продавцу, вы всегда должны быть вежливы, независимо от того, насколько вы разочарованы отсутствием ответа. Воспользуйтесь советами, предложенными выше, чтобы сохранить хладнокровие и принять соответствующие меры, чтобы получить желаемый ответ.

Биография автора

Ричард Конн — старший директор по формированию спроса в 8×8, ведущей коммуникационной платформе с интегрированным контакт-центром, функциями голосовой связи, видео и чата. Это также поставщик лучших облачных телефонных систем для малого бизнеса. Ричард является лидером в области цифрового маркетинга, ориентированным на результат, и имеет большой опыт значительного повышения рентабельности инвестиций в динамично развивающейся конкурентной среде B2B. Ричард Конн также публиковал статьи для таких доменов, как ZoomShift и Upside. Проверьте его LinkedIn.