Email di promemoria: come creare educatamente un'e-mail di spinta in ogni situazione

Non c'è niente di più fastidioso dell'attesa, soprattutto per l'azione di qualcun altro in una situazione di lavoro. L'azione o la risposta che stai aspettando potrebbe avere un impatto sul lavoro che stai facendo e potresti trovarti in un vicolo cieco fino a quando quella persona non prenderà provvedimenti o ti invierà le informazioni di cui hai bisogno.

In queste situazioni, è allettante arrabbiarsi e mostrare quella rabbia nella speranza che produca una svolta più rapida. Tuttavia, essere professionali significa mostrare rispetto sul posto di lavoro e trovare un modo per ricordare educatamente al tuo collega la tua richiesta di azione o informazioni.

Ci sono molti diversi tipi di email là fuori. Ma le email di promemoria sono uniche in quanto possono essere sia interne che esterne. L'invio di e-mail di promemoria ai colleghi non è raro, così come l'invio di e-mail di promemoria ai potenziali clienti quando si chiede loro di rivedere un contratto, scaricare un contenuto o iscriversi al tuo webinar .

Indipendentemente dalla situazione, qualsiasi e-mail di sollecito o spinta dovrebbe essere amichevole ma ferma, pur mantenendo quella professionalità e gentilezza che abbiamo menzionato. Quindi, come dovresti creare un'e-mail educata che incoraggi la persona a rispondere? Continuate a leggere per scoprirlo.

Perché dovresti inviare un'e-mail di promemoria?

Ci sono molte situazioni in cui potrebbe essere necessaria un'e-mail di promemoria. Tuttavia, non siamo mai stati più connessi di quanto lo siamo ora, e ci sono un sacco di modi per interagire con gli altri che inviando un'e-mail. Come fai a sapere quando una situazione richiede un punto di contatto e-mail? Di seguito sono riportati alcuni esempi in cui potresti voler inviare un'e-mail di promemoria:

• Un cliente è in ritardo nel pagamento del servizio e tu vuoi dargli una spintarella senza danneggiare la relazione.
• C'è un evento o una riunione imminente e devi sapere se la persona che hai invitato sta partecipando.
• Stai aspettando dati o informazioni da un collega o un partner e non puoi procedere con un particolare lavoro senza di esso.
• Devi dei soldi a un fornitore ma non puoi pagarli finché non ricevi una fattura completa.
• Qualcuno ha mancato una scadenza, o una si sta avvicinando, e hai bisogno che la persona ne sia consapevole. .
• Hai fatto domanda per un nuovo lavoro o per una promozione e non hai sentito nulla. Un'e-mail di follow-up ben congegnata può mostrare il tuo entusiasmo ma non vuoi essere troppo invadente.

Naturalmente, ci sono molti altri esempi del motivo per cui potresti dover inviare un'e-mail di promemoria, ma quell'elenco ti aiuta a darti un'idea delle potenziali situazioni in cui saranno necessari.

Quando inviare l'e-mail di promemoria

Non esiste una risposta definitiva a questa domanda. Quando scegli di inviare un'e-mail di promemoria dipende molto dalle circostanze individuali. Ad esempio, se si tratta di un pagamento dovuto, normalmente invii l'e-mail il primo giorno lavorativo successivo al pagamento e tale regola potrebbe valere anche per una scadenza non rispettata.

Se stai aspettando informazioni o dati per procedere con un'attività, dovresti essere consapevole di qualsiasi scadenza che hai e di quanto tempo ci vorrà per completare l'attività. Per le e-mail relative al lavoro, puoi scegliere di attendere fino a quando non è trascorso un periodo significativo da qualsiasi colloquio o sequenza temporale menzionata dal potenziale datore di lavoro.

Forse meno importante di quando dici qualcosa è ciò che dici e come lo dici. Questo vale sia per le email di sensibilizzazione che per le email di promemoria. Quindi, come si crea quell'e-mail di promemoria perfetta?

4 elementi per scrivere un'e-mail di promemoria educata

La prima e più importante regola è assicurarsi che in nessun momento la tua email risulti aggressiva o minacciosa, anche se stai cercando un pagamento. Sebbene tu voglia includere un elemento di fermezza, dovrebbe essere fatto in modo educato e amichevole.

Anche se vuoi che la persona agisca, non vuoi che sia infastidita dal tuo tono. Ogni e-mail di promemoria che invii dovrebbe essere chiara e gentile. Vuoi che il tuo destinatario esegua l'azione desiderata invece di ignorare la tua email. I migliori promemoria email hanno questi quattro elementi fondamentali:

1. Riga dell'oggetto dell'e-mail

È necessario ricordare che questa è la prima cosa che vedrà il destinatario e una riga dell'oggetto e-mail ben congegnata è ciò che fa sì che le persone aprano un'e-mail. Idealmente, si desidera che la riga dell'oggetto sia personalizzata, pertinente al contenuto e che dia il senso di urgenza desiderato.

Pensa alle email che ricevi ogni giorno, sia da mittenti sconosciuti che da persone che conosci. Cosa ti fa aprire un'e-mail all'istante o dargli la priorità? Identificare queste caratterizzazioni può guidarti su come dovrebbe apparire la tua riga dell'oggetto. Ecco alcuni esempi:

• Promemoria rapido sui dati richiesti
• Ho ancora bisogno di un RSVP per l'evento del 5. Vieni?
• Segui la mia intervista del 9.
• Ricordiamo che il rapporto scade il 12.

2. Saluto

Il modo in cui saluti qualcuno può dare il tono al resto della tua email. Dovresti anche pensare a quale sia il tuo rapporto con il destinatario e se il tuo saluto dovrebbe essere formale o informale. Ad esempio, "Gentile signore/signora" è estremamente formale e, a meno che non sia ciò che la tua organizzazione usa normalmente quando ha a che fare con i clienti, consiglierei di non seguire quella strada.

Un semplice ciao e il nome della persona dovrebbero essere sufficienti. Ma qualunque cosa tu faccia, includi sempre un saluto. Entrare direttamente nel corpo dell'e-mail potrebbe sembrare scortese e troppo ansioso.

3. Ente e richiesta

Ora arriva la parte importante in cui fornisci il motivo e il contesto per la tua email. Ancora una volta, non importa quanto tu sia frustrato o infastidito da eventuali ritardi; mantieni il corpo della tua email amichevole ed educato. Potrebbero esserci numerosi motivi per cui la persona non ha risposto e una mancanza di risposta potrebbe avere una spiegazione ragionevole.

Puoi includere la tua richiesta nel corpo iniziale dell'e-mail o averla come sezione di follow-up. Ecco alcuni esempi di come scrivere la tua posta:

• Sto ancora aspettando la tua fattura di May. Si prega di inviarlo quando puoi; in caso contrario, non posso emettere il pagamento.
• Sto solo dando seguito alle informazioni che ho inviato la scorsa settimana. Sei ancora interessato?
• Potresti per favore inviare i dati richiesti, idealmente entro venerdì? Devo pianificare e scrivere il rapporto, che è dovuto al cliente entro martedì prossimo.
• Solo un promemoria sul nostro evento del 24. Potrai partecipare? Ci piacerebbe vederti. Per favore RSVP se ci vediamo lì!
• Per la riunione dipartimentale prevista per il 2, potresti per favore inviare tutti gli argomenti di cui vuoi discutere entro la fine della settimana?

4. Chiusura

Proprio come i saluti, è importante includere le approvazioni, poiché trascurarle può farti sembrare scortese o arrabbiato.

Con la tua approvazione, vuoi mantenere lo stesso tono amichevole ed educato che hai usato durante la tua e-mail. Puoi includere un ultimo promemoria gentile di ciò di cui hai bisogno e ci possono essere due sezioni per la tua approvazione: una chiusura e un vero saluto. Esempi della prima sezione possono includere:

• Grazie in anticipo per le informazioni richieste.
• Spero di vederti il ​​31!
• Grazie in anticipo per la pronta consegna dei prodotti.
• Attendo con impazienza la tua risposta.

Le vere e proprie approvazioni possono essere brevi e dolci ma comunque educate:

• Grazie ancora,
• Migliore,
• Ci sentiamo presto,

L'asporto

Una buona comunicazione aziendale dovrebbe essere una base per il tuo modo di lavorare e ciò include il tuo marketing e-mail e sensibilizzazione.

Sia che tu stia inviando un'e-mail a un collega, un cliente o un potenziale cliente, dovresti sempre essere educato, non importa quanto ti senti frustrato per la mancanza di risposta. Usa i suggerimenti offerti sopra per aiutarti a mantenere la calma e segui in modo appropriato per aiutarti a ottenere la risposta che stai cercando.

Biografia dell'autore

Richard Conn è Senior Director per Demand Generation presso 8×8, una piattaforma di comunicazione leader con funzionalità integrate di contact center, voce, video e chat. È anche il fornitore dei migliori sistemi di telefonia cloud per le piccole imprese. Richard è un leader del marketing digitale analitico e orientato ai risultati con una comprovata esperienza nel raggiungimento di importanti miglioramenti del ROI in ambienti B2B frenetici e competitivi. Richard Conn ha anche pubblicato articoli per domini come ZoomShift e Upside. Dai un'occhiata al suo LinkedIn.