Hatırlatma E-postaları: Her Durumda Kibarca Bir Dürtme E-postası Nasıl Hazırlanır

Yayınlanan: 2022-09-07

Beklemekten daha sinir bozucu bir şey yoktur, özellikle de bir iş durumunda başka birinin eylemini beklemek. Beklediğiniz eylem veya yanıt, yaptığınız işi etkileyebilir ve o kişi harekete geçene veya ihtiyacınız olan bilgileri size gönderene kadar kendinizi bir çıkmazda bulabilirsiniz.

Bu durumlarda, öfkelenmek ve bu öfkenin daha hızlı bir geri dönüş sağlayacağını umarak göstermek cezbedicidir. Ancak profesyonel olmak, iş yerinde saygı göstermek ve iş arkadaşınıza eylem veya bilgi talebinizi kibarca hatırlatmanın bir yolunu bulmak anlamına gelir.

Orada birçok farklı e-posta türü var. Ancak hatırlatma e-postaları, hem dahili hem de harici olabilmeleri bakımından benzersizdir. İş arkadaşlarınıza hatırlatıcı e-postalar göndermek ve ayrıca bir sözleşmeyi gözden geçirmelerini, bir içerik parçasını indirmelerini veya web seminerinize kaydolmalarını istediğinde satış potansiyellerine hatırlatma e-postaları göndermek nadir değildir .

Durum ne olursa olsun, herhangi bir hatırlatma veya dürtme e-postası arkadaşça olmalı, ancak bahsettiğimiz profesyonelliği ve nezaketi korurken sağlam olmalıdır. Peki, kişiyi yanıt vermeye teşvik edecek kibar bir e-postayı nasıl oluşturmalısınız? Öğrenmek için okumaya devam edin.

Neden Hatırlatıcı E-posta Göndermeniz Gereksin?

Hatırlatma e-postasının gerekli olabileceği birçok durum vardır. Ancak, hiçbir zaman şimdi olduğumuzdan daha fazla bağlantı kurmadık ve başkalarıyla e-posta göndermekten daha fazla etkileşim kurmanın tonlarca yolu var. Bir durumun bir e-posta temas noktasını garanti ettiğini nasıl anlarsınız? Aşağıda bir hatırlatma e-postası göndermek isteyebileceğiniz bazı örnekler verilmiştir:

  • Bir müşteri hizmet ödemesinde gecikti ve siz onu ilişkiye zarar vermeden dürtmek istiyorsunuz.
  • Yaklaşan bir etkinlik veya toplantı var ve davet ettiğiniz kişinin katılıp katılmadığını bilmeniz gerekiyor.
  • Bir meslektaşınızdan veya iş ortağınızdan veri veya bilgi bekliyorsunuz ve bu olmadan belirli bir iş parçasına devam edemezsiniz.
  • Bir tedarikçiye borcunuz var, ancak tam bir fatura alana kadar onları ödeyemezsiniz.
  • Birisi son teslim tarihini kaçırdı veya biri yaklaşıyor ve bu kişinin farkında olması gerekiyor. .
  • Yeni bir iş veya terfi için başvurdunuz ve hiçbir şey duymadınız. İyi hazırlanmış bir takip e-postası hevesinizi gösterebilir ancak fazla ısrarcı olmak istemezsiniz.

Tabii ki, neden bir hatırlatma e-postası göndermeniz gerektiğine dair daha birçok örnek var, ancak bu liste size ihtiyaç duyulacak potansiyel durumlar hakkında bir fikir vermenize yardımcı olur.

Hatırlatma E-postanızı Ne Zaman Göndermelisiniz?

Bu sorunun kesin bir cevabı yoktur. Bir hatırlatma e-postası göndermeyi seçtiğinizde, büyük ölçüde bireysel koşullara bağlıdır. Örneğin, ödenmesi gereken bir ödemeyle ilgiliyse, normalde e-postayı ödemenin yapılması gereken ilk iş gününde gönderirsiniz ve bu kural kaçırılan bir son tarih için de geçerli olabilir.

Bir göreve devam etmek için bilgi veya veri bekliyorsanız, o zaman sahip olduğunuz herhangi bir son tarihin ve görevi tamamlamanın ne kadar süreceğinin bilincinde olmalısınız. İşle ilgili e-postalar için, potansiyel işveren tarafından belirtilen herhangi bir görüşme veya zaman çizelgesinden bu yana önemli bir süre geçene kadar beklemeyi seçebilirsiniz.

Belki de bir şeyi ne zaman söylediğinizden daha az önemli, ne söylediğiniz ve nasıl söylediğinizdir. Bu, hem e -posta erişimi hem de hatırlatma e-postaları için geçerlidir. Peki, bu mükemmel hatırlatma e-postasını nasıl hazırlıyorsunuz?

Kibar Bir Hatırlatma E-postası Yazmanın 4 Öğesi

İlk ve en önemli kural, bir ödeme peşinde olsanız bile, e-postanızın hiçbir noktada saldırgan veya tehdit edici görünmemesini sağlamaktır. Bir katılık unsuru eklemek isteseniz de, bunu kibar ve arkadaşça bir şekilde yapmalısınız.

Kişinin harekete geçmesini isteseniz de, ses tonunuza kızmasını istemezsiniz. Gönderdiğiniz her hatırlatma e-postası açık ve nazik olmalıdır. Alıcınızın e-postanızı yok saymak yerine istediğiniz işlemi yapmasını istiyorsunuz. En iyi e-posta hatırlatıcıları şu dört temel öğeye sahiptir:

1. E-posta Konu Satırı

Bunun alıcının göreceği ilk şey olduğunu ve iyi düşünülmüş bir e- posta konu satırının insanların bir e-posta açmasını sağlayan şey olduğunu hatırlamanız gerekir. İdeal olarak, konu satırının kişiselleştirilmesini, içerikle alakalı olmasını ve istediğiniz aciliyet hissini vermesini istersiniz.

Hem bilinmeyen göndericilerden hem de tanıdığınız kişilerden her gün aldığınız e-postaları düşünün. Bir e-postayı anında açmanızı veya öncelik vermenizi sağlayan nedir? Bu karakterizasyonları belirlemek, konu satırınızın nasıl görünmesi gerektiği konusunda size rehberlik edebilir. İşte bazı örnekler:

  • İstenen veriler hakkında hızlı hatırlatma
  • 5'indeki etkinlik için hala bir LCV'ye ihtiyacınız var. Geliyormusun?
  • 9'unda röportajımı takip et.
  • Raporun 12'sinde teslim edileceğini hatırlatın.

2. Selamlama

Birini nasıl selamladığınız, e-postanızın geri kalanının tonunu ayarlayabilir. Ayrıca alıcıyla olan ilişkinizin ne olduğunu ve selamlamanızın resmi mi yoksa gayri resmi mi olması gerektiğini düşünmelisiniz. Örneğin, "Sayın bayım/hanımefendi" ifadesi son derece resmidir ve kuruluşunuzun müşterilerle ilgilenirken normalde kullandığı şey bu değilse, o yoldan gitmemenizi tavsiye ederim.

Basit bir merhaba ve kişinin adı yeterli olacaktır. Ama ne yaparsan yap, her zaman bir tebrik ekle. Doğrudan e-postanın gövdesine girmek kaba ve fazla hevesli görünebilir.

3. Gövde ve İstek

Şimdi, e-postanızın nedenini ve bağlamını sağladığınız önemli kısım geliyor. Yine, herhangi bir gecikmeden ne kadar sinirli veya sinirli olursanız olun; e-postanızın gövdesini samimi ve kibar tutun. Kişinin yanıt vermemesinin birçok nedeni olabilir ve yanıt eksikliğinin makul bir açıklaması olabilir.

İsteğinizi postanın ilk bölümüne ekleyebilir veya bir takip bölümü olarak alabilirsiniz. İşte postanızı nasıl yazacağınıza dair bazı örnekler:

  • Hala senden Mayıs faturasını bekliyorum. Lütfen mümkün olduğunda gönderin; aksi takdirde ödeme yapamam.
  • Sadece geçen hafta gönderdiğim bilgileri takip ediyorum. Hala ilgileniyor musun?
  • Lütfen istenen verileri ideal olarak Cuma gününe kadar gönderebilir misiniz? Önümüzdeki salıya kadar müşteriye verilecek olan raporu planlayıp yazmam gerekiyor.
  • 24'teki etkinliğimiz hakkında bir hatırlatma. Katılabilecek misin? Seni görmeyi çok isteriz. Orada görüşürsek lütfen LCV gönderin!
  • 2'sindeki planlanan departman toplantısı için, tartışılmasını istediğiniz konuları hafta sonuna kadar gönderebilir misiniz?

4. Oturumu Kapatma

Tıpkı selamlar gibi, imzaları da dahil etmek önemlidir, çünkü onları ihmal etmek sizi kaba veya öfkeli gösterebilir.

İmzanızla, e-postanız boyunca kullandığınız aynı samimi ve kibar tonu korumak istiyorsunuz. Neye ihtiyacınız olduğuna dair nazik, son bir hatırlatma ekleyebilir ve imzanızın iki bölümü olabilir: bir kapanış ve gerçek bir veda. İlk bölümün örnekleri şunları içerebilir:

  • İstenen bilgiler için şimdiden teşekkürler.
  • 31'inde görüşmek dileğiyle!
  • Ürünlerin hızlı teslimatı için şimdiden teşekkürler.
  • Cevabınızı dört gözle bekliyorum.

Gerçek imzalar kısa ve tatlı olabilir ancak yine de kibar olabilir:

  • Tekrar teşekkürler,
  • En iyi,
  • Sonra konuşuruz,

Götürmek

İyi iş iletişimi, nasıl çalıştığınızın temeli olmalıdır ve buna e-posta pazarlamanız ve sosyal yardımınız da dahildir.

Bir meslektaşınıza, müşterinize veya satış potansiyeline sahip bir kişiye e-posta gönderiyor olsanız da, yanıt eksikliğinden ne kadar hayal kırıklığına uğramış hissederseniz hissedin, her zaman kibar olmalısınız. Sakin kalmanıza yardımcı olması için yukarıda sunulan ipuçlarını kullanın ve aradığınız yanıtı almanıza yardımcı olacak uygun bir şekilde takip edin.

Yazar Biyografisi

Richard Conn, entegre bir çağrı merkezi, ses, video ve sohbet işlevselliğine sahip lider bir iletişim platformu olan 8×8'de Talep Oluşturma Kıdemli Direktörüdür. Aynı zamanda küçük işletmeler için en iyi bulut telefon sistemlerinin sağlayıcısıdır. Richard, hızlı tempolu, rekabetçi B2B ortamlarında önemli yatırım getirisi iyileştirmeleri elde etme geçmişine sahip, analitik ve sonuç odaklı bir dijital pazarlama lideridir. Richard Conn ayrıca ZoomShift ve Upside gibi alanlar için makaleler yayınladı. LinkedIn'ine göz atın.