Correos electrónicos de recordatorio: cómo elaborar cortésmente un correo electrónico de empujón en cada situación

No hay nada más molesto que esperar, especialmente por la acción de otra persona en una situación laboral. La acción o respuesta que está esperando podría afectar el trabajo que está haciendo y podría encontrarse en un callejón sin salida hasta que esa persona tome medidas o le envíe la información que necesita.

En estas situaciones, es tentador enojarse y mostrar ese enojo con la esperanza de que se recupere más rápido. Sin embargo, ser profesional significa mostrar respeto en el lugar de trabajo y encontrar una manera de recordarle amablemente a su colega su solicitud de acción o información.

Hay muchos tipos diferentes de correos electrónicos por ahí. Pero los correos electrónicos de recordatorio son únicos en el sentido de que pueden ser tanto internos como externos. Enviar correos electrónicos de recordatorio a colegas no es poco común, así como enviar correos electrónicos de recordatorio a prospectos de ventas cuando se les pide que revisen un contrato, descarguen un contenido o se registren en su seminario web .

No importa la situación, cualquier correo electrónico de recordatorio o empujón debe ser amigable pero firme, manteniendo el profesionalismo y la cortesía que mencionamos. Entonces, ¿cómo debe redactar un correo electrónico cortés que inste a la persona a responder? Siga leyendo para averiguarlo.

¿Por qué necesitaría enviar un correo electrónico de recordatorio?

Hay muchas situaciones en las que se puede necesitar un correo electrónico de recordatorio. Sin embargo, nunca hemos estado más conectados que ahora, y hay muchas maneras de interactuar con otros además de enviar un correo electrónico. ¿Cómo sabe cuándo una situación justifica un punto de contacto por correo electrónico? Los siguientes son algunos ejemplos en los que es posible que desee enviar un correo electrónico de recordatorio:

• Un cliente se atrasa en el pago del servicio y desea empujarlo sin dañar la relación.
• Hay un próximo evento o reunión y necesita saber si la persona que invitó asistirá.
• Está esperando datos o información de un colega o socio y no puede continuar con un trabajo en particular sin ellos.
• Le debe dinero a un proveedor, pero no puede pagarlo hasta que reciba una factura completa.
• Alguien no cumplió con una fecha límite, o se avecina una, y necesita que la persona esté al tanto. .
• Ha solicitado un nuevo trabajo o una promoción y no ha oído nada. Un correo electrónico de seguimiento bien elaborado puede mostrar su entusiasmo, pero no quiere ser demasiado agresivo.

Por supuesto, hay muchos más ejemplos de por qué podría necesitar enviar un correo electrónico de recordatorio, pero esa lista le ayuda a tener una idea de las posibles situaciones en las que serán necesarios.

Cuándo enviar su correo electrónico de recordatorio

No hay una respuesta definitiva a esta pregunta. El momento en que elige enviar un correo electrónico de recordatorio depende en gran medida de las circunstancias individuales. Por ejemplo, si se trata de un pago adeudado, normalmente enviaría el correo electrónico el primer día hábil después de que se debería haber realizado el pago y esa regla también podría aplicarse a una fecha límite vencida.

Si está esperando información o datos para continuar con una tarea, debe tener en cuenta cualquier fecha límite que tenga y cuánto tiempo llevará completar la tarea. Para los correos electrónicos relacionados con el trabajo, puede optar por esperar hasta que haya transcurrido un período significativo desde cualquier entrevista o cronograma mencionado por el posible empleador.

Quizás menos importante que cuando dices algo es lo que dices y cómo lo dices. Esto es cierto tanto para los correos electrónicos de divulgación como para los recordatorios. Entonces, ¿cómo creas ese correo electrónico de recordatorio perfecto?

4 elementos para escribir un correo electrónico de recordatorio cortés

La primera y más importante regla es asegurarse de que en ningún momento su correo electrónico parezca agresivo o amenazante, incluso si está buscando un pago. Si bien desea incluir un elemento de firmeza, debe hacerlo de una manera educada y amistosa.

Aunque quieres que la persona actúe, no querrás que se moleste por tu tono. Cada correo electrónico de recordatorio que envíe debe ser claro y amable. Desea que su destinatario realice la acción deseada en lugar de ignorar su correo electrónico. Los mejores recordatorios por correo electrónico tienen estos cuatro elementos básicos:

1. Línea de asunto del correo electrónico

Debe recordar que esto es lo primero que verá el destinatario, y una línea de asunto de correo electrónico bien pensada es lo que hace que las personas abran un correo electrónico. Idealmente, desea que la línea de asunto sea personalizada, relevante para el contenido y que brinde la sensación de urgencia que desea.

Piensa en los correos electrónicos que recibes todos los días, tanto de remitentes desconocidos como de personas que conoces. ¿Qué te hace abrir un correo electrónico al instante o priorizarlo? Identificar estas caracterizaciones puede guiarlo sobre cómo debería ser su línea de asunto. Aquí hay unos ejemplos:

• Recordatorio rápido sobre los datos solicitados
• Todavía necesito un RSVP para el evento el día 5. ¿Vienes?
• Seguimiento de mi entrevista el día 9.
• Recordatorio que el informe vence el día 12.

2. Saludo

La forma en que saludas a alguien puede establecer el tono para el resto de tu correo electrónico. También debes pensar cuál es tu relación con el receptor y si tu saludo debe ser formal o informal. Por ejemplo, “Estimado señor/señora” es extremadamente formal y, a menos que eso sea lo que su organización usa normalmente cuando trata con los clientes, recomendaría no seguir ese camino.

Un simple hola y el nombre de la persona deberían ser suficientes. Pero hagas lo que hagas, incluye siempre un saludo. Entrar directamente en el cuerpo del correo electrónico podría parecer descortés y demasiado ansioso.

3. Cuerpo y Solicitud

Ahora viene la parte importante en la que proporciona el motivo y el contexto de su correo electrónico. Una vez más, no importa cuán frustrado o molesto esté por los retrasos; mantenga el cuerpo de su correo electrónico amable y cortés. Puede haber numerosas razones por las que la persona no ha respondido, y la falta de respuesta podría tener una explicación razonable.

Puede incluir su solicitud en el cuerpo inicial del correo o tenerla como una sección de seguimiento. Estos son algunos ejemplos de cómo redactar su correo:

• Todavía estoy esperando la factura de mayo de usted. Por favor envíelo cuando pueda; de lo contrario, no puedo emitir el pago.
• Solo siguiendo la información que envié la semana pasada. ¿Estás interesado aún?
• ¿Podría por favor enviar los datos solicitados, idealmente para el viernes? Tengo que planificar y redactar el informe, que debe entregarse al cliente el próximo martes.
• Solo un recordatorio sobre nuestro evento el día 24. ¿Podrás asistir? Nos encantaría verte. ¡Por favor confirme su asistencia si nos vemos allí!
• Para la reunión departamental planificada para el día 2, ¿podría enviar cualquier tema que desee discutir para el final de la semana?

4. Cerrar sesión

Al igual que los saludos, es importante incluir las despedidas, ya que ignorarlas puede hacer que parezcas descortés o enojado.

Con su cierre de sesión, desea mantener el mismo tono amable y cortés que ha utilizado en todo su correo electrónico. Puede incluir un último recordatorio suave de lo que necesita, y puede haber dos secciones en su despedida: un cierre y un adiós real. Los ejemplos de la primera sección pueden incluir:

• Gracias de antemano por la información solicitada.
• ¡Te espero el 31!
• Gracias de antemano por la pronta entrega de los productos.
• Esperamos su respuesta.

Las despedidas reales pueden ser breves y amables, pero aún educadas:

• Gracias de nuevo,
• Mejor,
• Hablar pronto,

la comida para llevar

La buena comunicación comercial debe ser la base de su forma de trabajar, y eso incluye su marketing por correo electrónico y su divulgación.

Ya sea que esté enviando un correo electrónico a un colega, cliente o prospecto de ventas, siempre debe ser cortés, sin importar cuán frustrado se sienta por la falta de respuesta. Use los consejos ofrecidos anteriormente para ayudarlo a mantener la calma y haga un seguimiento de manera adecuada para ayudarlo a obtener la respuesta que busca.

Biografía del autor

Richard Conn es el director sénior de generación de demanda en 8×8, una plataforma de comunicación líder con un centro de contacto integrado, funciones de voz, video y chat. También es el proveedor de los mejores sistemas telefónicos en la nube para pequeñas empresas. Richard es un líder de marketing digital analítico y orientado a los resultados con un historial de logros de importantes mejoras en el ROI en entornos B2B competitivos y de ritmo acelerado. Richard Conn también publicó artículos para dominios como ZoomShift y Upside. Echa un vistazo a su LinkedIn.