Email Pengingat: Cara Membuat Email Dorongan dengan Sopan di Setiap Situasi

Tidak ada yang lebih menyebalkan daripada menunggu, terutama untuk tindakan dari orang lain dalam situasi kerja. Tindakan atau respons yang Anda tunggu dapat memengaruhi pekerjaan yang Anda lakukan dan Anda bisa menemui jalan buntu sampai orang itu mengambil tindakan atau mengirimkan informasi yang Anda butuhkan.

Dalam situasi ini, sangat menggoda untuk marah dan menunjukkan kemarahan itu dengan harapan akan menghasilkan perubahan haluan yang lebih cepat. Namun, menjadi profesional berarti menunjukkan rasa hormat di tempat kerja dan menemukan cara untuk mengingatkan kolega Anda dengan sopan tentang permintaan Anda untuk tindakan atau informasi.

Ada banyak jenis email di luar sana. Tetapi email pengingat unik karena dapat bersifat internal maupun eksternal. Mengirim email pengingat kepada rekan kerja bukanlah hal yang aneh, serta mengirim email pengingat ke prospek penjualan saat meminta mereka untuk meninjau kontrak, mengunduh konten, atau mendaftar ke webinar Anda .

Apa pun situasinya, email pengingat atau dorongan apa pun harus ramah tetapi tegas dengan tetap mempertahankan profesionalisme dan kesopanan yang kami sebutkan. Jadi, bagaimana Anda membuat email sopan yang akan mendorong orang tersebut untuk merespons? Baca terus untuk mengetahuinya.

Mengapa Anda Perlu Mengirim Email Pengingat?

Ada banyak situasi ketika email pengingat mungkin diperlukan. Namun, kami tidak pernah lebih terhubung daripada sekarang, dan ada banyak cara untuk berinteraksi dengan orang lain selain dengan mengirim email. Bagaimana Anda tahu kapan suatu situasi memerlukan titik kontak email? Berikut ini adalah beberapa contoh di mana Anda mungkin ingin mengirim email pengingat:

• Seorang pelanggan terlambat membayar layanan dan Anda ingin menyenggol mereka tanpa merusak hubungan.
• Ada acara atau rapat yang akan datang dan Anda perlu tahu apakah orang yang Anda undang hadir.
• Anda sedang menunggu data atau informasi dari kolega atau mitra dan tidak dapat melanjutkan pekerjaan tertentu tanpanya.
• Anda berutang uang kepada pemasok tetapi tidak dapat membayarnya sampai Anda menerima faktur penuh.
• Seseorang telah melewatkan tenggat waktu, atau ada yang membayangi, dan Anda perlu orang tersebut untuk waspada. .
• Anda telah melamar pekerjaan baru atau untuk promosi dan belum mendengar apa pun. Email tindak lanjut yang dibuat dengan baik dapat menunjukkan antusiasme Anda, tetapi Anda tidak ingin terlalu memaksa.

Tentu saja, ada banyak lagi contoh mengapa Anda mungkin perlu mengirim email pengingat tetapi daftar itu membantu memberi Anda gambaran tentang situasi potensial di mana mereka akan dibutuhkan.

Kapan Mengirim Email Pengingat Anda

Tidak ada jawaban pasti untuk pertanyaan ini. Ketika Anda memilih untuk mengirim email pengingat sangat tergantung pada keadaan masing-masing. Misalnya, jika menyangkut pembayaran jatuh tempo, maka Anda biasanya akan mengirim email pada hari kerja pertama setelah pembayaran seharusnya dilakukan dan aturan itu juga dapat berlaku untuk tenggat waktu yang terlewat.

Jika Anda menunggu informasi atau data untuk melanjutkan suatu tugas, maka Anda harus mengetahui tenggat waktu yang Anda miliki dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Untuk email terkait pekerjaan, Anda dapat memilih untuk menunggu hingga periode yang signifikan telah berlalu sejak wawancara atau garis waktu apa pun yang disebutkan oleh calon pemberi kerja.

Mungkin kurang penting daripada ketika Anda mengatakan sesuatu adalah apa yang Anda katakan dan bagaimana Anda mengatakannya. Ini berlaku untuk penjangkauan email dan email pengingat. Jadi, bagaimana Anda membuat email pengingat yang sempurna itu?

4 Elemen untuk Menulis Email Pengingat yang Sopan

Aturan pertama dan terpenting adalah memastikan bahwa email Anda tidak pernah dianggap agresif atau mengancam, bahkan jika Anda mengejar pembayaran. Meskipun Anda ingin memasukkan unsur ketegasan, itu harus dilakukan dengan cara yang sopan dan ramah.

Meskipun Anda ingin orang tersebut mengambil tindakan, Anda tidak ingin mereka merasa terganggu dengan nada bicara Anda. Setiap email pengingat yang Anda kirim harus jelas dan baik. Anda ingin penerima Anda mengambil tindakan yang diinginkan alih-alih mengabaikan email Anda. Pengingat email terbaik memiliki empat elemen inti ini:

1. Baris Subjek Email

Anda harus ingat bahwa ini adalah hal pertama yang akan dilihat penerima, dan baris subjek email yang dipikirkan dengan matang adalah yang membuat orang membuka email. Idealnya, Anda ingin baris subjek dipersonalisasi, relevan dengan konten, dan memberikan kesan urgensi yang Anda inginkan.

Pikirkan tentang email yang Anda terima setiap hari, baik dari pengirim yang tidak dikenal maupun dari orang yang Anda kenal. Apa yang membuat Anda membuka email secara instan atau memprioritaskannya? Mengidentifikasi penokohan ini dapat memandu Anda tentang seperti apa seharusnya baris subjek Anda. Berikut beberapa contohnya:

• Pengingat cepat tentang data yang diminta
• Masih membutuhkan RSVP untuk acara pada tanggal 5. Apakah Anda datang?
• Tindak lanjuti wawancara saya pada tanggal 9.
• Mengingatkan bahwa laporan tersebut jatuh tempo pada tanggal 12.

2. Salam

Bagaimana Anda menyapa seseorang dapat mengatur nada untuk sisa email Anda. Anda juga harus memikirkan apa hubungan Anda dengan penerima dan apakah sapaan Anda harus formal atau informal. Sebagai contoh, “Yang Terhormat Bapak/Ibu” sangat formal dan kecuali itu yang biasanya digunakan organisasi Anda ketika berhadapan dengan pelanggan, saya sarankan untuk tidak mengambil rute itu.

Hai sederhana dan nama orang itu sudah cukup. Tapi apa pun yang Anda lakukan, selalu sertakan salam. Masuk langsung ke badan email bisa dianggap tidak sopan dan terlalu bersemangat.

3. Tubuh dan Permintaan

Sekarang sampai pada bagian penting di mana Anda memberikan alasan dan konteks untuk email Anda. Sekali lagi, tidak peduli seberapa frustrasi atau kesal Anda dengan penundaan; jaga agar isi email Anda tetap ramah dan sopan. Mungkin ada banyak alasan mengapa orang tersebut tidak merespons, dan kurangnya respons dapat memiliki penjelasan yang masuk akal.

Anda dapat memasukkan permintaan Anda di badan awal surat atau menjadikannya sebagai bagian tindak lanjut. Berikut adalah beberapa contoh cara menulis email Anda:

• Saya masih menunggu tagihan Mei dari Anda. Silakan kirimkan ketika Anda bisa; jika tidak, saya tidak dapat mengeluarkan pembayaran.
• Hanya menindaklanjuti informasi yang saya kirimkan minggu lalu. Apakah kamu masih tertarik?
• Bisakah Anda mengirimkan data yang diminta, idealnya pada hari Jumat? Saya harus merencanakan dan menulis laporan, yang akan diserahkan kepada klien pada Selasa depan.
• Sekedar mengingatkan tentang acara kami pada tanggal 24. Apakah Anda akan dapat hadir? Kami akan senang melihat Anda. Silakan RSVP jika kita akan melihat Anda di sana!
• Untuk pertemuan departemen yang direncanakan pada tanggal 2, dapatkah Anda mengirimkan item yang ingin Anda diskusikan pada akhir minggu?

4. Menandatangani

Sama seperti salam, tanda tangan penting untuk disertakan, karena mengabaikannya dapat membuat Anda dianggap tidak sopan atau marah.

Dengan sign-off Anda, Anda ingin mempertahankan nada ramah dan sopan yang sama seperti yang Anda gunakan di seluruh email Anda. Anda dapat menyertakan pengingat terakhir yang lembut tentang apa yang Anda butuhkan, dan mungkin ada dua bagian untuk tanda tangan Anda: penutup dan perpisahan yang sebenarnya. Contoh bagian pertama dapat mencakup:

• Terima kasih sebelumnya atas info yang diminta.
• Sampai jumpa di tanggal 31!
• Terima kasih sebelumnya atas pengiriman produk yang cepat.
• Menunggu balasanmu.

Persetujuan yang sebenarnya bisa singkat dan manis tetapi tetap sopan:

• Terima kasih lagi,
• Terbaik,
• Segera berbicara,

Bawa Pulang

Komunikasi bisnis yang baik harus menjadi dasar cara Anda bekerja, dan itu termasuk pemasaran dan penjangkauan email Anda.

Baik Anda mengirim email ke kolega, klien, atau prospek penjualan, Anda harus selalu bersikap sopan, tidak peduli seberapa frustrasi yang Anda rasakan karena kurangnya tanggapan. Gunakan tip yang ditawarkan di atas untuk membantu Anda tetap tenang dan menindaklanjuti dengan cara yang tepat untuk membantu Anda mendapatkan respons yang Anda cari.

Biodata Penulis

Richard Conn adalah Senior Director for Demand Generation di 8x8, platform komunikasi terkemuka dengan fungsi pusat kontak, suara, video, dan obrolan terintegrasi. Ini juga merupakan penyedia sistem telepon cloud terbaik untuk bisnis kecil. Richard adalah pemimpin pemasaran digital analitis & berorientasi pada hasil dengan rekam jejak mencapai peningkatan ROI besar dalam lingkungan B2B yang kompetitif dan serba cepat. Richard Conn juga menerbitkan artikel untuk domain seperti ZoomShift dan Upside. Lihat LinkedIn-nya.