提醒电子邮件：如何在任何情况下礼貌地制作轻推电子邮件

没有什么比等待更烦人的了，尤其是在工作中等待别人采取行动。 您正在等待的行动或回应可能会影响您正在做的工作，您可能会发现自己陷入僵局，直到该人采取行动或向您发送您需要的信息。

在这些情况下，很容易生气并表现出愤怒，希望它会产生更快的转变。 然而，专业意味着在工作场所表现出尊重，并设法礼貌地提醒您的同事您要求采取行动或提供信息。

那里有许多不同类型的电子邮件。 但是提醒电子邮件的独特之处在于它们可以是内部的也可以是外部的。 向同事发送提醒电子邮件并不少见，以及在要求销售潜在客户查看合同、下载内容或注册网络研讨会时向他们发送提醒电子邮件。

无论情况如何，任何提醒或轻推电子邮件都应该友好而坚定，同时保持我们提到的专业精神和礼貌。 那么，您应该如何制作一封礼貌的电子邮件来敦促该人做出回应？ 请仔细阅读，找出答案。

为什么需要发送提醒电子邮件？

在许多情况下可能需要提醒电子邮件。 然而，我们从未像现在这样紧密地联系在一起，除了发送电子邮件之外，还有很多与他人互动的方式。 您如何知道何时需要电子邮件接触点？ 以下是您可能希望发送提醒电子邮件的一些示例：

• 客户迟到了服务付款，您希望在不损害关系的情况下轻推他们。
• 有即将举行的活动或会议，您需要知道您邀请的人是否出席。
• 您正在等待来自同事或合作伙伴的数据或信息，没有它就无法继续进行特定的工作。
• 您欠供应商钱，但在收到完整发票之前无法付款。
• 有人错过了最后期限，或者一个迫在眉睫，你需要这个人意识到这一点。 .
• 你申请了一份新工作或升职，但没有听到任何消息。 精心制作的后续电子邮件可以显示您的热情，但您不想太咄咄逼人。

当然，还有更多示例说明您可能需要发送提醒电子邮件的原因，但该列表有助于您了解需要它们的潜在情况。

何时发送提醒电子邮件

这个问题没有确定的答案。 您何时选择发送提醒电子邮件在很大程度上取决于个人情况。 例如，如果涉及到期付款，那么您通常会在应付款后的第一个工作日发送电子邮件，并且该规则也可能适用于错过的最后期限。

如果您正在等待信息或数据以继续执行任务，那么您应该意识到您有任何截止日期以及完成任务需要多长时间。 对于与工作相关的电子邮件，您可以选择等到潜在雇主提到的任何面试或任何时间表过去了很长一段时间。

也许比你说话更重要的是你说了什么以及你怎么说。 这对于电子邮件外展和提醒电子邮件都是如此。 那么，您如何制作完美的提醒电子邮件呢？

编写礼貌提醒电子邮件的 4 个要素

第一个也是最重要的规则是确保您的电子邮件在任何时候都不会带有攻击性或威胁性，即使您正在追逐付款。 虽然您确实想要包含坚定的元素，但应该以礼貌和友好的方式进行。

尽管您希望对方采取行动，但您不希望他们对您的语气感到恼火。 您发送的每封提醒电子邮件都应该清晰而亲切。 您希望收件人采取所需的操作，而不是忽略您的电子邮件。 最好的电子邮件提醒具有以下四个核心要素：

1. 电子邮件主题行

您需要记住，这是收件人首先看到的内容，而经过深思熟虑的电子邮件主题行是人们打开电子邮件的原因。 理想情况下，您希望主题行是个性化的，与内容相关，并提供您想要的紧迫感。

想想您每天收到的来自未知发件人和您认识的人的电子邮件。 是什么让您立即打开电子邮件或对其进行优先排序？ 识别这些特征可以指导您了解主题行的外观。 这里有些例子：

• 关于所请求数据的快速提醒
• 5日的活动仍然需要回复。 你来吗？
• 跟进我9号的采访。
• 提醒，报告将于 12 日到期。

2. 问候

你如何打招呼可以为你的电子邮件的其余部分定下基调。 您还应该考虑您与接收者的关系以及您的问候应该是正式的还是非正式的。 例如，“尊敬的先生/女士”非常正式，除非这是您的组织在与客户打交道时通常使用的方式，否则我建议不要走这条路。

一个简单的 hi 和这个人的名字就足够了。 但无论你做什么，总是包括一个问候。 直接进入电子邮件正文可能会显得不礼貌且过于急切。

3. 正文和请求

现在是您提供电子邮件的原因和上下文的重要部分。 同样，无论您对任何延误感到多么沮丧或恼火，都无关紧要。 保持电子邮件的正文友好和礼貌。 该人没有回应的原因可能有很多，没有回应可能有一个合理的解释。

您可以将您的请求包含在邮件的初始正文中，也可以将其作为后续部分。 以下是一些如何措辞邮件的示例：

• 我还在等你给梅的发票。 请尽可能发送； 否则，我无法付款。
• 只是跟进我上周发送的信息。 你还有兴趣吗？
• 能否请您发送所要求的数据，最好在星期五之前发送？ 我必须计划和撰写报告，该报告将在下周二之前交给客户。
• 只是提醒一下我们 24 日的活动。 你能参加吗？ 我们很乐意见到你。 如果我们在那里见到你，请回复！
• 对于计划在 2 日举行的部门会议，请您在本周末之前发送您想要讨论的任何项目吗？

4. 签字

就像问候一样，签收也很重要，因为忽略它们会让你显得不礼貌或生气。

签收时，您希望保持与您在整个电子邮件中使用的相同的友好和礼貌语气。 您可以包括一个温和的最后提醒您需要什么，并且您的签字可以分为两个部分：结束和真正的再见。 第一部分的示例可以包括：

• 提前感谢您提供所需的信息。
• 希望31日见！
• 提前感谢您及时交付产品。
• 期待你的答复。

实际的签收可能简短而温馨，但仍然很有礼貌：

• 再次感谢，
• 最好的，
• 一会再聊，

外卖

良好的业务沟通应该是您工作方式的基础，这包括您的电子邮件营销和外展。

无论您是向同事、客户还是潜在销售人员发送电子邮件，您都应该始终保持礼貌，无论您对没有回复感到多么沮丧。 使用上面提供的提示来帮助您保持冷静，并以适当的方式跟进，以帮助您获得所需的响应。

作者简介

Richard Conn 是 8×8 的需求生成高级总监，这是一个领先的通信平台，具有集成的联络中心、语音、视频和聊天功能。 它也是为小型企业提供最佳云电话系统的提供商。 Richard 是一位分析和以结果为导向的数字营销领导者，在快节奏、竞争激烈的 B2B 环境中实现了重大的投资回报率提升。 Richard Conn 还发表了有关 ZoomShift 和 Upside 等领域的文章。 看看他的LinkedIn。